2 mẹo tâm lý giúp đàm phán kinh doanh hiệu quả hơn

Đàm phán không chỉ là bài kiểm tra về logic. Đó còn là bài kiểm tra về thời điểm, cách đặt vấn đề, sự tự tin và cảm nhận của đối phương. Con số rất quan trọng, nhưng cách những con số đó xuất hiện trong cuộc trò chuyện đôi khi còn quan trọng không kém.

Với người sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và bất kỳ ai thường xuyên đàm phán hợp đồng, giá cả, thời hạn hoặc thù lao, việc hiểu một vài nguyên tắc tâm lý có thể cải thiện kết quả mà không biến cuộc trao đổi thành một cuộc đối đầu. Mục tiêu không phải là thao túng người khác. Mục tiêu là truyền đạt giá trị rõ ràng, bảo vệ biên lợi nhuận và đi đến một thỏa thuận mà cả hai bên đều có thể chấp nhận.

Hai chiến thuật hữu ích nhất là neo giá và kỹ thuật cửa vào mặt. Khi được dùng đúng cách, chúng có thể giúp bạn định hình cuộc trò chuyện trước khi chính nó định hình bạn.

1. Đưa ra đề nghị đầu tiên để thiết lập điểm neo

Con số đáng tin cậy đầu tiên trong một cuộc đàm phán thường trở thành điểm tham chiếu cho tất cả những gì diễn ra sau đó. Điểm tham chiếu đó được gọi là điểm neo.

Khi một điểm neo đã được đặt lên bàn, bên kia thường điều chỉnh quanh nó thay vì bắt đầu lại từ đầu. Đó là lý do đề nghị mở đầu có thể ảnh hưởng mạnh đến kết quả cuối cùng.

Nếu bạn đang kêu gọi vốn, báo giá một dự án, đề xuất mức lương hoặc đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, con số đầu tiên thường định hình cảm giác về mức nào là cao, hợp lý hay thấp. Ngay cả khi cả hai bên đều biết con số mở đầu chỉ là điểm khởi đầu, bộ não vẫn dùng nó như một lối tắt.

Vì sao neo giá hiệu quả

Con người không đánh giá con số trong khoảng trống. Họ so sánh chúng với con số có ý nghĩa đầu tiên mà họ nghe được. Điều đó có nghĩa là một điểm neo mạnh có thể:

• Định hình kỳ vọng trước khi quá trình qua lại bắt đầu
• Khiến mục tiêu của bạn trông hợp lý hơn
• Giảm khả năng bên kia tự đặt khung tham chiếu cho bạn
• Giúp bạn tránh tự neo mình ở mức quá thấp

Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh, nơi chỉ một nhượng bộ cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận, dòng tiền hoặc giá trị mối quan hệ lâu dài.

Cách sử dụng neo giá hiệu quả

Một điểm neo mạnh không phải là ngẫu nhiên. Nó nên dựa trên thông tin, có tính hợp lý và có thể bảo vệ được.

1. Nghiên cứu thị trường trước. Nắm rõ mức giá của các dịch vụ, mức lương, phí duy trì hoặc điều khoản hợp đồng tương tự.
2. Bắt đầu cao hơn mục tiêu của bạn khi bạn cần dư địa để thương lượng đi xuống. Nếu mức đích thực sự của bạn là một khoản phí cụ thể, đề xuất ban đầu nên để lại không gian cho thỏa hiệp mà không rơi xuống dưới mức tối thiểu chấp nhận được.
3. Giải thích con số bằng giá trị. Nêu rõ khách hàng, đối tác hoặc nhà tuyển dụng sẽ nhận được gì đổi lại.
4. Giữ bình tĩnh sau khi nói ra. Trình bày con số một cách tự tin, rồi dừng lại để nó có thời gian “ngấm”.

Khi nào không nên là người đưa ra đề nghị đầu tiên

Neo giá rất mạnh, nhưng không phải lúc nào cũng là cách phù hợp.

Nếu bạn chưa hiểu thị trường, bên kia có nhiều thông tin hơn, hoặc mối quan hệ đó cần sự tinh tế, thì hỏi thêm trước có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn. Trong một số cuộc đàm phán, việc bạn nêu đề nghị đầu tiên có thể tiết lộ quá nhiều hoặc khóa bạn vào một vị thế trước khi bạn hiểu hết bối cảnh.

Trong những trường hợp đó, hãy thu thập thêm thông tin trước khi nêu con số. Khi bạn đã tự tin về khoảng giá của mình, bạn vẫn có thể neo hiệu quả mà không phải đoán mò.

2. Dùng kỹ thuật cửa vào mặt một cách có đạo đức

Kỹ thuật cửa vào mặt hoạt động bằng cách đưa ra một yêu cầu lớn trước, với kỳ vọng là nó sẽ bị từ chối, sau đó mới đưa ra một yêu cầu nhỏ hơn và hợp lý hơn.

Khi đề nghị thứ hai trông ôn hòa hơn nếu so sánh, bên kia sẽ dễ đồng ý hơn. Về mặt tâm lý, sự tương phản khiến đề nghị thứ hai giống như một nhượng bộ.

Khi được dùng đúng cách, kỹ thuật này có thể giúp bạn chuyển từ một vị thế mở đầu đầy tham vọng sang mục tiêu thực sự mà không tạo cảm giác bạn đang nhượng bộ quá nhanh.

Cách vận dụng trong thực tế

Hãy hình dung bạn đang thương lượng thời gian triển khai cho một dự án khách hàng. Mốc thời gian lý tưởng của bạn là ba tháng.

Thay vì mở đầu ngay bằng ba tháng, bạn có thể trước hết đưa ra một ước tính rộng hơn, chẳng hạn bốn tháng rưỡi hoặc năm tháng, nếu con số đó vẫn có tính hợp lý dựa trên khối lượng công việc. Sau khi khách hàng phản đối, bạn có thể đưa phương án ba tháng như một điểm giữa hợp lý.

Lúc này, đề nghị thứ hai trở nên hợp tác hơn vì nó xuất hiện sau một yêu cầu lớn hơn.

Vì sao nó có thể hiệu quả

Chiến thuật này có thể kích hoạt một số phản ứng:

• Bên kia cảm thấy bạn đang nhượng bộ
• Yêu cầu đã điều chỉnh trông hợp lý hơn khi đặt cạnh đề nghị ban đầu
• Cuộc trò chuyện có cảm giác hợp tác hơn là cứng nhắc
• Bên kia có thể sẵn sàng đáp lại bằng cách gặp bạn ở giữa chừng

Tuy nhiên, kỹ thuật này chỉ hiệu quả nếu yêu cầu đầu tiên có vẻ đáng tin. Nếu đề nghị mở đầu quá vô lý, bên kia có thể ngừng coi cuộc trao đổi là nghiêm túc.

Hãy dùng cẩn thận

Đây không phải là mẹo để lợi dụng người khác. Nó hiệu quả nhất khi cả hai yêu cầu đều nằm trong phạm vi khả thi.

Nếu bạn đẩy quá xa, bạn có thể làm tổn hại niềm tin hoặc khiến bên kia cảm thấy bị thao túng. Điều đó có thể khiến bạn mất hợp đồng, mất mối quan hệ hoặc mất cơ hội trong tương lai.

Cách làm tốt hơn là sử dụng kỹ thuật này một cách có chừng mực và trung thực. Vị thế mở đầu của bạn nên đầy tham vọng, nhưng không mang tính trình diễn. Vị thế theo sau nên là một phương án thực sự, không phải một sự nhượng bộ giả tạo.

Các kỹ thuật tâm lý hỗ trợ giúp tăng hiệu quả của cả hai cách

Neo giá và kỹ thuật cửa vào mặt hiệu quả nhất khi được hỗ trợ bởi một vài thói quen đàm phán khác.

Im lặng

Sau khi bạn đưa ra đề nghị, đừng vội lấp khoảng trống. Sự im lặng tạo không gian để bên kia suy nghĩ, phản ứng và thường tiết lộ nhiều hơn họ dự định.

Cách diễn đạt

Trình bày đề nghị theo kết quả, không chỉ theo giá. Một khoản phí tư vấn sẽ dễ bảo vệ hơn khi nó gắn với tiết kiệm chi phí, tốc độ, giảm rủi ro hoặc kết quả tốt hơn.

Gắn nhãn cảm xúc

Thừa nhận trực tiếp mối lo của bên kia. Những câu như “Tôi hiểu vì sao điều đó có vẻ cao” giúp giảm căng thẳng và giữ cho cuộc trao đổi tiếp tục.

Nhận thức về BATNA

Biết phương án tốt nhất của bạn nếu thỏa thuận đổ vỡ. Một phương án dự phòng vững chắc giúp bạn tự tin nói không khi cần thiết và tránh chấp nhận những điều khoản làm suy yếu doanh nghiệp của bạn.

Danh sách kiểm tra đàm phán đơn giản

Trước cuộc trao đổi tiếp theo, hãy rà soát danh sách này:

• Biết mục tiêu, mức tối thiểu và kết quả lý tưởng của bạn
• Nghiên cứu khoảng giá để các con số của bạn dựa trên thực tế
• Quyết định xem bạn nên là người neo giá trước hay nên tìm hiểu thêm trước khi nêu con số
• Chuẩn bị một hoặc hai hướng nhượng bộ có tính hợp lý
• Luyện nói to đề nghị mở đầu của bạn
• Giữ bình tĩnh nếu bên kia phản ứng mạnh
• Sẵn sàng rút lui nếu thỏa thuận không khả thi

Điểm cuối cùng đó rất quan trọng. Tâm lý học có thể cải thiện một cuộc đàm phán, nhưng không thể cứu một thỏa thuận tồi. Nếu con số không phù hợp, không có chiến thuật nào nên khiến bạn chấp nhận chúng.

Dành cho người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Những kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi bạn đàm phán với nhà cung cấp, nhà thầu, chủ nhà, khách hàng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp giai đoạn đầu thường chịu áp lực phải chấp nhận bất cứ điều gì được đưa ra. Điều đó có thể dẫn đến biên lợi nhuận thấp, điều khoản bất lợi và căng thẳng không đáng có về sau.

Cách tiếp cận tốt hơn là xem đàm phán như một phần của việc vận hành doanh nghiệp có kỷ luật. Khi bạn hiểu rõ các con số của mình và trình bày chúng tốt, bạn sẽ bảo vệ công ty trước khi hợp đồng được ký.

Đó cũng là lý do vì sao nền tảng pháp lý và vận hành vững chắc lại quan trọng ngay từ ngày đầu. Cấu trúc rõ ràng, sổ sách gọn gàng và giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp mọi cuộc đàm phán trở nên dễ quản lý hơn.

Kết luận

Những người đàm phán giỏi không dựa vào sự áp đặt. Họ dựa vào sự chuẩn bị, cách đặt vấn đề và tâm lý học.

Nếu bạn muốn có lợi thế thực tế trong cuộc đàm phán kinh doanh tiếp theo, hãy bắt đầu với hai bước:

• Đưa ra đề nghị đầu tiên có tính đáng tin cậy khi bạn có thể kiểm soát điểm neo
• Dùng một yêu cầu theo sau được cấu trúc tốt để khiến mục tiêu thực sự của bạn trông hợp lý

Cả hai chiến thuật đều hiệu quả hơn khi chúng dựa trên nghiên cứu, được trình bày bình tĩnh và được sử dụng một cách có đạo đức. Sự kết hợp đó giúp bạn chốt được những thỏa thuận tốt hơn mà không làm tổn hại niềm tin.