Cách thành lập công ty tại Bắc Dakota: Hướng dẫn từng bước cho chủ doanh nghiệp

Bắc Dakota là một tiểu bang hấp dẫn đối với các doanh nhân muốn có một con đường rõ ràng để thành lập công ty cổ phần. Dù bạn đang khởi động một doanh nghiệp dịch vụ địa phương, một startup định hướng tăng trưởng hay một doanh nghiệp gia đình, việc thành lập công ty có thể tạo ra một cấu trúc pháp lý rõ ràng, tách biệt trách nhiệm giữa doanh nghiệp và cá nhân, đồng thời giúp việc phát hành cổ phần, thu hút đối tác và thiết lập cơ chế quản trị chính thức trở nên dễ dàng hơn.

Hướng dẫn này sẽ đi qua toàn bộ quy trình thành lập công ty tại Bắc Dakota từ đầu đến cuối. Bạn sẽ biết cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ, cách hoàn tất thủ tục nộp cho tiểu bang, những hồ sơ công ty cần lưu giữ và cách duy trì tuân thủ sau khi thành lập.

Thành lập công ty tại Bắc Dakota có nghĩa là gì

Công ty cổ phần là một pháp nhân được hình thành theo luật của tiểu bang. Sau khi được thành lập, công ty tồn tại tách biệt với các cổ đông của mình. Sự tách biệt đó là một trong những lý do khiến nhiều chủ doanh nghiệp chọn cấu trúc này: công ty có thể sở hữu tài sản, ký kết hợp đồng, tuyển dụng nhân viên và hoạt động dưới tên riêng của mình.

Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, những khác biệt thực tế lớn nhất giữa công ty cổ phần và các loại hình khác thường nằm ở quản trị và thuế:

• Công ty sử dụng các vai trò lãnh đạo chính thức như giám đốc và viên chức.
• Quyền sở hữu thường được chia thành các cổ phần.
• Doanh nghiệp phải tuân thủ các thủ tục công ty, bao gồm điều lệ nội bộ, cuộc họp và lưu trữ hồ sơ.
• Về thuế, công ty thường được đánh thuế như một C corporation, trừ khi có bầu chọn S corporation riêng với IRS.

Nếu bạn muốn một cấu trúc có tính chính thức hơn nhưng vẫn có thêm sự linh hoạt cho sở hữu và kế hoạch vốn cổ phần, công ty cổ phần có thể phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Trước khi nộp hồ sơ: Những quyết định quan trọng cần thực hiện

Một hồ sơ suôn sẻ bắt đầu từ một vài quyết định.

Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

Bài viết này tập trung vào công ty kinh doanh thông thường. Nếu doanh nghiệp của bạn là hành nghề chuyên môn, hoạt động nông trại hoặc trang trại chăn nuôi, hoặc trang trại gia súc được cấp phép, Bắc Dakota có các quy định bổ sung. Những thực thể này vẫn có thể là công ty cổ phần, nhưng yêu cầu nộp hồ sơ và sở hữu có thể khác.

Nếu bạn chỉ cần một cấu trúc đơn giản, chuyển tiếp thuế, LLC có thể phù hợp hơn. Nếu bạn muốn huy động vốn, phát hành cổ phần hoặc xây dựng một cấu trúc công ty truyền thống hơn, việc thành lập công ty có thể là lựa chọn tốt hơn.

Chọn tên phù hợp với quy định

Bắc Dakota yêu cầu tên công ty của bạn phải có khả năng phân biệt với các tên đã đăng ký khác và phải đáp ứng các quy định đặt tên của tiểu bang. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là bạn nên:

• Xác nhận tên còn khả dụng trước khi nộp hồ sơ.
• Đảm bảo tên bao gồm một cụm nhận diện công ty phù hợp như company, corporation, incorporated, limited hoặc dạng viết tắt tương ứng.
• Tránh những tên có thể gây nhầm lẫn cho công chúng hoặc gợi ý một mục đích mà doanh nghiệp bạn không thực sự đảm nhiệm.

Một tên công ty mạnh nên có tính thương hiệu, rõ ràng và dễ nhớ, nhưng cũng phải vượt qua quá trình xem xét tính khả dụng của tiểu bang.

Chỉ định đại diện đăng ký tại Bắc Dakota

Mọi công ty tại Bắc Dakota đều phải duy trì một registered agent với địa chỉ thực tế trong tiểu bang. Người hoặc dịch vụ này sẽ nhận các thông báo chính thức, bao gồm văn bản tống đạt và thư từ từ tiểu bang.

Đại diện đăng ký của bạn cần đáng tin cậy vì bỏ lỡ thông báo chính thức có thể gây ra vấn đề tuân thủ. Khi đánh giá một registered agent, hãy xem xét:

• Có địa chỉ đường phố thực tế tại Bắc Dakota
• Xử lý tài liệu đáng tin cậy
• Chuyển tiếp thư pháp lý và thư từ từ tiểu bang kịp thời
• Dễ dàng truy cập hồ sơ thành lập

Đối với nhiều nhà sáng lập, sử dụng dịch vụ registered agent chuyên nghiệp là một cách thực tế để giữ mọi thứ ngăn nắp ngay từ đầu.

Xác định ai sẽ quản lý công ty

Trước khi nộp hồ sơ, hãy suy nghĩ về cơ cấu lãnh đạo ban đầu của bạn.

• Ai sẽ là người thành lập?
• Ai là các giám đốc ban đầu?
• Ai sẽ đảm nhiệm vai trò viên chức?
• Công ty sẽ được phép phát hành bao nhiêu cổ phần?
• Bao nhiêu cổ phần sẽ được phát hành thực tế?

Những lựa chọn này không cần quá phức tạp, nhưng nên được ghi nhận rõ ràng. Hồ sơ tốt ngay từ đầu sẽ giảm nhầm lẫn về sau.

Bước 1: Nộp Articles of Incorporation

Để thành lập một doanh nghiệp nội địa dạng công ty tại Bắc Dakota, bạn nộp Articles of Incorporation với Secretary of State.

Hồ sơ nộp thường sẽ bao gồm các thông tin cốt lõi như:

• Tên công ty
• Registered agent và registered office
• Số lượng cổ phần được phép phát hành
• Thông tin của người thành lập
• Các điều khoản bổ sung khác bắt buộc đối với loại công ty cụ thể của bạn

Bắc Dakota hiện thu phí nộp hồ sơ $100 cho đăng ký công ty nội địa. Sau khi tiểu bang chấp thuận hồ sơ, công ty của bạn chính thức được thành lập.

Một hồ sơ cẩn thận rất quan trọng. Sai sót về tên, đại diện hoặc cấu trúc cổ phần có thể làm chậm quá trình thành lập hoặc tạo ra nhu cầu sửa đổi không cần thiết sau này. Nếu bạn nộp cho một doanh nghiệp sẽ sớm hoạt động, hãy dành thời gian rà soát trước khi gửi.

Bước 2: Soạn bylaws và hồ sơ công ty

Hồ sơ nộp cho tiểu bang tạo ra công ty, nhưng bylaws mới là quy tắc vận hành.

Bylaws thường quy định:

• Cách bầu giám đốc
• Cách bổ nhiệm viên chức
• Cách triệu tập cuộc họp cổ đông
• Quy trình biểu quyết
• Quy tắc lưu trữ hồ sơ
• Cách phê duyệt các hành động quan trọng của công ty

Cùng với bylaws, công ty của bạn nên duy trì một hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn. Bộ hồ sơ đó thường bao gồm:

• Articles of Incorporation
• Bylaws
• Nghị quyết ban đầu của hội đồng quản trị hoặc người thành lập
• Hồ sơ phát hành cổ phần
• Biên bản họp
• Nghị quyết ngân hàng
• Tài liệu thuế và tuân thủ

Thủ tục công ty không chỉ là giấy tờ cho có. Chúng giúp chứng minh rằng doanh nghiệp đang hoạt động như một pháp nhân độc lập thực sự.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp tổ chức

Sau khi công ty được thành lập, người thành lập hoặc các giám đốc ban đầu nên tổ chức một cuộc họp tổ chức hoặc ban hành quyết định bằng văn bản.

Trong cuộc họp đó, công ty thường sẽ:

• Thông qua bylaws
• Bầu viên chức
• Phê duyệt việc phát hành cổ phần
• Cho phép mở tài khoản ngân hàng
• Xác nhận năm tài chính
• Thông qua các nghị quyết cần thiết

Hãy lưu biên bản hoặc nghị quyết đã ký. Đây là một trong những phần dễ bị bỏ qua nhất của quá trình thành lập công ty, nhưng lại rất quan trọng cho quản trị và lưu trữ hồ sơ.

Bước 4: Phát hành cổ phần

Cổ phần đại diện cho quyền sở hữu trong công ty. Nếu có nhiều hơn một chủ sở hữu, hồ sơ cổ phần nên thể hiện rõ vị thế sở hữu của từng người.

Khi phát hành cổ phần, hãy ghi lại:

• Số cổ phần được phát hành
• Loại cổ phần, nếu có
• Ngày phát hành
• Cổ đông nhận cổ phần
• Bất kỳ hạn chế hoặc điều khoản vesting nào

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị cho vốn đầu tư bên ngoài, chương trình ưu đãi vốn chủ sở hữu trong tương lai hoặc thỏa thuận giữa các đồng sáng lập, hãy thiết lập cấu trúc cổ phần đúng ngay từ đầu. Sửa hồ sơ cổ phần sau này luôn mất công hơn so với làm đúng ngay từ giai đoạn thành lập.

Bước 5: Xin EIN từ IRS

Hầu hết các công ty đều cần Employer Identification Number, hay EIN, từ IRS. Bạn sẽ dùng mã này để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, nộp tờ khai thuế, tuyển dụng nhân viên và xử lý các vấn đề thuế liên bang khác.

IRS cung cấp một đơn đăng ký EIN trực tuyến miễn phí cho các đối tượng đủ điều kiện tại Hoa Kỳ. Bạn cũng có thể nộp qua fax hoặc thư nếu cần.

EIN không phải là tùy chọn đối với hầu hết các công ty. Ngay cả khi bạn chưa có kế hoạch thuê nhân viên ngay, bạn thường vẫn cần EIN để vận hành đúng cách với tư cách một công ty.

Bước 6: Đăng ký các yêu cầu về thuế và địa phương

Sau khi hoàn tất các bước ở cấp liên bang, hãy rà soát các yêu cầu của tiểu bang và địa phương có thể áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, bạn có thể cần:

• Đăng ký tài khoản thuế bán hàng hoặc các tài khoản thuế tiểu bang khác
• Xin giấy phép địa phương hoặc giấy phép thành phố
• Bảo đảm giấy phép chuyên ngành
• Đăng ký với tư cách nhà tuyển dụng nếu bạn sẽ thuê nhân sự

Bắc Dakota không áp dụng một mô hình giấy phép kinh doanh thống nhất ở cấp tiểu bang. Các giấy phép phù hợp phụ thuộc vào hoạt động, địa điểm và ngành nghề của bạn. Nhà hàng, nhà thầu xây dựng, doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe và nhà bán lẻ trực tuyến có thể có các yêu cầu khác nhau.

Bước 7: Xem xét báo cáo hữu ích sở hữu thụ hưởng liên bang

Nhiều công ty cũng chịu sự điều chỉnh của các quy định báo cáo thông tin quyền sở hữu thụ hưởng liên bang do FinCEN ban hành.

Những quy định này có thể thay đổi, và thời hạn nộp phụ thuộc vào hướng dẫn liên bang hiện hành cũng như thời điểm công ty của bạn được thành lập hoặc đăng ký. Trước khi nộp hồ sơ, hãy kiểm tra các yêu cầu mới nhất của FinCEN để xác nhận liệu công ty của bạn có phải là reporting company hay không và thời hạn nào được áp dụng.

Đây là một bước tuân thủ quan trọng vì nó ảnh hưởng đến nhiều pháp nhân mới thành lập ở Hoa Kỳ. Hãy đưa nó vào danh sách kiểm tra thành lập thay vì xem như một việc làm sau cùng.

Bước 8: Duy trì tuân thủ định kỳ

Sau khi công ty tại Bắc Dakota của bạn được thành lập, công việc vẫn chưa kết thúc. Tuân thủ định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì trạng thái tốt.

Nộp báo cáo thường niên

Các công ty tại Bắc Dakota phải nộp báo cáo thường niên với Secretary of State. Báo cáo đến hạn vào ngày 1 tháng 8 và có phí nộp hồ sơ. Hiện tại, Bắc Dakota thu $25 cho báo cáo thường niên. Báo cáo thường bao gồm thông tin của viên chức và giám đốc thay vì danh sách đầy đủ chủ sở hữu.

Hãy đưa hạn chót này vào lịch tuân thủ hằng năm của bạn. Việc bỏ lỡ báo cáo thường niên có thể dẫn đến phạt, mất trạng thái tốt hoặc các vấn đề hành chính về sau.

Duy trì registered agent

Công ty của bạn phải luôn có một registered agent tại Bắc Dakota với địa chỉ thực tế trong tiểu bang. Nếu đại diện của bạn thay đổi, hãy cập nhật với tiểu bang kịp thời.

Giữ hồ sơ luôn cập nhật

Cập nhật hồ sơ công ty bất cứ khi nào bạn:

• Thêm hoặc bãi nhiệm viên chức hay giám đốc
• Phát hành cổ phần mới
• Thay đổi địa chỉ kinh doanh
• Sửa đổi điều lệ thành lập
• Thay đổi registered agent

Quản lý hồ sơ tốt là một trong những cách đơn giản nhất để bảo vệ cấu trúc công ty mà bạn đã xây dựng.

Giữ thuế và hồ sơ nộp luôn đúng hạn

Nộp tờ khai thuế liên bang và tiểu bang đúng hạn, đồng thời rà soát các nghĩa vụ chuyên ngành trong suốt năm. Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực được quản lý chặt, hãy biến tuân thủ thành một phần của quy trình vận hành thường xuyên thay vì chờ đến khi có nhắc nhở.

Công ty cổ phần tại Bắc Dakota so với LLC

Nhiều chủ doanh nghiệp so sánh giữa công ty cổ phần và LLC trước khi thành lập.

Công ty cổ phần có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn:

• Quản trị chính thức
• Phát hành cổ phần
• Một cấu trúc quen thuộc với nhà đầu tư
• Sự tách biệt rõ ràng giữa quản lý và sở hữu
• Kế hoạch vốn chủ sở hữu dài hạn

LLC có thể phù hợp hơn nếu bạn muốn:

• Thủ tục nội bộ đơn giản hơn
• Cách xử lý thuế mặc định linh hoạt hơn
• Cơ cấu quản trị thường xuyên ít hơn

Không có lựa chọn nào tốt nhất cho mọi trường hợp. Câu trả lời phù hợp phụ thuộc vào kế hoạch tăng trưởng, mô hình sở hữu và chiến lược thuế của bạn.

Cách Zenind giúp bạn thành lập công ty tại Bắc Dakota

Zenind được xây dựng cho các chủ doanh nghiệp muốn có một quy trình thành lập tinh gọn mà vẫn không mất kiểm soát đối với tuân thủ.

Với Zenind, bạn có thể tập trung các nhiệm vụ thành lập quan trọng như:

• Chuẩn bị tên doanh nghiệp
• Hỗ trợ registered agent
• Quản lý quy trình nộp hồ sơ
• Tổ chức hồ sơ công ty
• Nhắc nhở tuân thủ
• Truy cập tài liệu liên tục

Điều đó quan trọng vì thành lập công ty không chỉ là một lần nộp hồ sơ. Đó là một chuỗi bước cần được thực hiện theo đúng thứ tự. Một quy trình được tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi nộp hồ sơ và giúp duy trì công ty dễ dàng hơn sau khi ra mắt.

Đối với những nhà sáng lập muốn di chuyển nhanh nhưng vẫn giữ mọi thứ ngăn nắp, Zenind giúp biến một danh sách kiểm tra phức tạp thành một quy trình có thể quản lý được.

Câu hỏi thường gặp

Thành lập công ty tại Bắc Dakota mất bao lâu?

Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy theo khối lượng hồ sơ, độ chính xác của tài liệu và phương thức nộp. Cách quan trọng nhất để giảm trì hoãn là chuẩn bị hồ sơ thành lập cẩn thận trước khi nộp.

Tôi có cần registered agent ở Bắc Dakota không?

Có. Mọi công ty tại Bắc Dakota đều phải duy trì một registered agent với địa chỉ thực tế trong tiểu bang.

Tôi có cần bylaws không?

Có. Bylaws là quy tắc nội bộ của công ty và nên được thông qua sớm sau khi thành lập.

Công ty có cần EIN không?

Trong hầu hết trường hợp, có. Công ty thường cần EIN để mở tài khoản ngân hàng, tuyển dụng và nộp thuế.

Có cần nộp báo cáo thường niên không?

Có. Các công ty tại Bắc Dakota phải nộp báo cáo thường niên hằng năm và giữ thông tin tiểu bang luôn cập nhật.

Kết luận

Thành lập công ty tại Bắc Dakota khá đơn giản khi bạn hiểu đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng một tên phù hợp, chỉ định registered agent, nộp Articles of Incorporation, thông qua bylaws, phát hành cổ phần đúng cách và duy trì tuân thủ liên bang cũng như tiểu bang.

Nếu bạn muốn một lộ trình gọn gàng hơn từ khâu thành lập đến duy trì sau đó, Zenind có thể giúp bạn quản lý quy trình với ít bước rườm rà hơn và ít phải phỏng đoán hơn.