Cách thuê ngoài công việc thành công: 21 mẹo thực tế cho doanh nghiệp nhỏ

Thuê ngoài có thể giúp chủ doanh nghiệp nhỏ di chuyển nhanh hơn, giảm chi phí cố định và tập trung vào những công việc thúc đẩy tăng trưởng. Với các nhà sáng lập đang xây dựng công ty, bao gồm cả những người thành lập và mở rộng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, thuê ngoài thường là yếu tố quyết định giữa tình trạng tắc nghẽn liên tục và tiến triển ổn định.

Điều quan trọng không chỉ là giao việc cho bên khác. Thuê ngoài thành công đòi hỏi phạm vi công việc rõ ràng, lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận và giao tiếp chặt chẽ. Khi làm đúng, thuê ngoài giúp bạn tiếp cận nhân tài chuyên môn mà không phải gánh chi phí dài hạn của việc tuyển nhân viên toàn thời gian cho mọi vị trí.

Hướng dẫn này trình bày các bước thực tế mà doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng để thuê ngoài công việc một cách tự tin.

Thuê ngoài có nghĩa gì đối với doanh nghiệp nhỏ

Thuê ngoài là việc thuê một cá nhân hoặc công ty bên ngoài để xử lý một nhiệm vụ, dự án hoặc chức năng vốn sẽ được thực hiện nội bộ. Điều đó có thể là thuê freelancer viết nội dung, thuê nhà thầu phát triển web, hoặc thuê công ty kế toán để quản lý hồ sơ tài chính.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài thường xoay quanh tính linh hoạt. Bạn có thể đưa đúng chuyên môn vào đúng lúc cần, chỉ trả cho phần công việc cần thiết và tránh xây dựng một đội ngũ nội bộ quá lớn khi còn quá sớm.

Thuê ngoài đặc biệt hữu ích khi:

• Bạn cần kỹ năng chuyên môn cho một dự án ngắn hạn
• Đội ngũ nội bộ của bạn đang quá tải
• Bạn muốn thử một kênh hoặc dịch vụ mới mà không muốn cam kết dài hạn
• Bạn cần kiểm soát chi phí lao động trong khi mở rộng
• Bạn muốn ban lãnh đạo tập trung thời gian vào chiến lược, bán hàng và vận hành

Lợi ích của thuê ngoài

Một chiến lược thuê ngoài được vận hành tốt có thể cải thiện gần như mọi phần của doanh nghiệp.

1. Giảm chi phí cố định

Thay vì tuyển nhân sự toàn thời gian cho mọi chức năng, bạn có thể trả cho các đầu việc cụ thể hoặc số giờ làm việc. Điều đó giúp bảng lương gọn hơn và giảm gánh nặng tuyển dụng, hội nhập nhân sự và quản lý phúc lợi.

2. Thực thi nhanh hơn

Các chuyên gia thường hoàn thành công việc nhanh hơn người làm tổng quát vì họ đã quen với công cụ, quy trình và tiêu chuẩn của công việc.

3. Tiếp cận chuyên môn tốt hơn

Một doanh nghiệp nhỏ có thể không cần nhà thiết kế, luật sư, chuyên gia tiếp thị hay lập trình viên làm việc toàn thời gian trong nội bộ, nhưng vẫn cần những kỹ năng đó theo từng thời điểm. Thuê ngoài cho phép bạn khai thác chuyên môn đó khi cần.

4. Tập trung hơn cho đội ngũ cốt lõi

Khi các công việc lặp lại hoặc rất chuyên biệt được xử lý bên ngoài, đội ngũ nội bộ có thể dành nhiều thời gian hơn cho các ưu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

5. Dễ mở rộng hơn

Thuê ngoài cung cấp cho bạn cách bổ sung năng lực mà không phải đưa ra quyết định tăng biên chế cố định quá sớm.

Khi thuê ngoài gặp vấn đề

Thuê ngoài chỉ hiệu quả khi quy trình được quản lý cẩn thận. Nếu không, nó có thể tạo ra chậm trễ, nhầm lẫn và phải làm lại.

Các vấn đề phổ biến gồm:

• Phạm vi dự án không rõ ràng
• Hợp đồng yếu hoặc thiếu điều khoản bằng văn bản
• Tuyển chọn chỉ dựa trên giá thấp
• Giao tiếp kém và vòng phản hồi chậm
• Trễ tiến độ và vấn đề chất lượng
• Quyền sở hữu sản phẩm bàn giao và sở hữu trí tuệ không rõ ràng

Doanh nghiệp thuê nhà thầu vẫn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Nếu công việc bị trễ hoặc sai, khách hàng thường sẽ trách doanh nghiệp chứ không phải nhà thầu. Vì vậy, thuê ngoài cần được xem như một quy trình quản lý, không chỉ là một giao dịch mua dịch vụ.

21 mẹo để thuê ngoài thành công

Hãy dùng những mẹo này để việc thuê ngoài trở nên dễ dự đoán và hiệu quả hơn.

1. Xác định kết quả trước

Trước khi tìm người hỗ trợ, hãy quyết định chính xác thế nào là thành công. Một yêu cầu mơ hồ như “hỗ trợ marketing” là quá rộng. Một bản mô tả tốt hơn nên nêu rõ kênh, thời hạn, đối tượng mục tiêu, sản phẩm bàn giao và kỳ vọng về hiệu suất.

2. Chia công việc thành từng phần

Các dự án lớn sẽ dễ quản lý hơn khi được chia thành những mốc nhỏ hơn. Điều này giúp bạn ước tính chi phí, theo dõi tiến độ và phát hiện vấn đề sớm.

3. Tách việc gấp khỏi việc chiến lược

Không phải mọi nhiệm vụ đều nên thuê ngoài cùng lúc. Hãy bắt đầu với những việc lặp lại, tốn thời gian hoặc nằm ngoài thế mạnh cốt lõi của bạn.

4. Xác định các kỹ năng cần có

Liệt kê kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm và công cụ mà nhà thầu cần. Nếu công việc đòi hỏi kiến thức ngành, hãy nói rõ điều đó.

5. Đặt kỳ vọng có thể đo lường

Xác định rõ kết quả cuối cùng cần bao gồm những gì. Nếu bạn muốn thiết kế lại website, hãy nêu rõ số trang, tính năng, thiết bị và yêu cầu thương hiệu.

6. Yêu cầu xem các mẫu liên quan

Xem các sản phẩm mẫu phù hợp với loại dự án bạn cần. Một hồ sơ năng lực tốt nên cho thấy freelancer hoặc nhà thầu đã từng hoàn thành các nhiệm vụ tương tự.

7. Kiểm tra tham chiếu khi dự án quan trọng

Với công việc quan trọng, nếu có thể hãy trao đổi với khách hàng trước đây. Hãy hỏi xem nhà thầu có bàn giao đúng hạn, giao tiếp rõ ràng và xử lý chỉnh sửa một cách chuyên nghiệp hay không.

8. Đừng chọn chỉ dựa vào giá

Lựa chọn rẻ nhất có thể trở thành đắt nhất nếu phải làm lại. Giá quan trọng, nhưng cần được cân bằng với chất lượng, độ tin cậy và mức độ phù hợp.

9. Xác minh giấy phép và chứng chỉ

Một số công việc yêu cầu giấy phép hành nghề, chứng chỉ, bảo hiểm hoặc bằng chứng đủ điều kiện khác. Hãy xác nhận các yêu cầu đó trước khi dự án bắt đầu.

10. Sử dụng bản mô tả phạm vi công việc bằng văn bản

Bản mô tả phạm vi công việc nên nêu rõ phần nào được bao gồm, phần nào không, thời hạn bàn giao và cách đánh giá hoàn thành. Điều này giúp tránh hiểu lầm về sau.

11. Đưa các điều khoản quan trọng vào hợp đồng

Với các dự án có ý nghĩa, hãy dựa vào thỏa thuận bằng văn bản thay vì chỉ nhớ miệng. Hợp đồng nên bao gồm điều khoản thanh toán, thời hạn, sản phẩm bàn giao, bảo mật, quyền sở hữu và quyền chấm dứt.

12. Làm rõ quyền sở hữu đối với công việc

Nếu bạn đang trả tiền cho nội dung viết, thiết kế, mã nguồn hoặc các sản phẩm sáng tạo khác, hãy đảm bảo hợp đồng nêu rõ ai sở hữu sản phẩm cuối cùng và bạn nhận được những quyền gì.

13. Hiểu các điều khoản cấp phép của bên thứ ba

Nếu nhà thầu sử dụng phần mềm được cấp phép, nội dung có bản quyền, mẫu hoặc thành phần của bên thứ ba, hãy xác nhận rằng giấy phép đó cho phép cách sử dụng dự kiến của bạn.

14. Thiết lập thời gian biểu thực tế

Công việc tốt cần thời gian. Hãy hỏi dự án nên mất bao lâu, rồi chừa đủ thời gian cho việc xem xét, chỉnh sửa và các vấn đề phát sinh.

15. Thêm các mốc thời hạn

Với dự án lớn hơn, hãy đưa vào các ngày đến hạn cụ thể cho bản nháp, đánh giá, phê duyệt và bàn giao cuối cùng. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm.

16. Theo dõi tiến độ mà không vi mô hóa

Bạn cần có khả năng quan sát tiến độ công việc, nhưng can thiệp quá nhiều thường làm chậm tiến độ. Hãy thống nhất lịch cập nhật định kỳ thay vì yêu cầu giám sát hằng ngày.

17. Giao tiếp sớm khi ưu tiên thay đổi

Nếu nhu cầu của bạn thay đổi, hãy báo cho nhà thầu ngay. Phản hồi chậm sẽ gây lãng phí công sức và thường làm kết quả cuối cùng tệ hơn.

18. Khuyến khích ý kiến chuyên môn

Những freelancer nhiều kinh nghiệm thường có cách giải quyết vấn đề tốt hơn so với kế hoạch ban đầu. Hãy lắng nghe khi họ đề xuất một cách tiếp cận hiệu quả hơn.

19. Giữ phản hồi trực tiếp và tôn trọng

Phản hồi ngắn gọn, cụ thể sẽ giảm nhầm lẫn. Hãy tập trung vào công việc, không phải con người, và biến các yêu cầu chỉnh sửa thành những hành động rõ ràng.

20. Ghi chép mọi thứ quan trọng

Lưu lại hồ sơ về sản phẩm bàn giao, phê duyệt, chỉnh sửa và tệp cuối cùng. Tài liệu tốt sẽ hữu ích nếu sau này bạn cần xem lại công việc hoặc chuyển giao cho người khác.

21. Xây dựng phương án dự phòng

Đừng phụ thuộc vào một nhà cung cấp bên ngoài duy nhất cho các hoạt động quan trọng. Hãy giữ sẵn danh sách các lựa chọn thay thế để doanh nghiệp vẫn vận hành được nếu một nhà thầu không còn khả dụng.

Thuê ngoài theo từng chức năng kinh doanh

Các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp phù hợp với việc thuê ngoài theo những cách khác nhau.

Marketing và nội dung

Các công việc thường được thuê ngoài gồm viết blog, viết email marketing, nội dung quảng cáo, SEO, quản lý mạng xã hội và thiết kế đồ họa. Những việc này hữu ích vì chúng thường đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược và sản xuất nội dung, điều mà doanh nghiệp giai đoạn đầu khó duy trì hoàn toàn nội bộ.

Công nghệ

Phát triển web, phát triển ứng dụng, kiểm thử QA, thiết lập tự động hóa và hỗ trợ kỹ thuật là những hạng mục thường được thuê ngoài. Các dự án này phù hợp với chuyên gia đã quen với các công cụ và framework liên quan.

Tài chính và hành chính

Kế toán sổ sách, hỗ trợ bảng lương, xuất hóa đơn và công việc hậu cần văn phòng là những ứng viên mạnh cho thuê ngoài khi doanh nghiệp muốn vận hành gọn gàng mà không cần tăng biên chế.

Hỗ trợ pháp lý và tuân thủ

Các nhà sáng lập thường thuê ngoài công việc pháp lý và tuân thủ cho những chuyên gia đủ điều kiện. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình thành lập công ty, rà soát hợp đồng, vấn đề nhãn hiệu hoặc nghĩa vụ nộp hồ sơ theo bang.

Vận hành và thực hiện đơn hàng

Một số doanh nghiệp thuê ngoài logistics, chăm sóc khách hàng, kho bãi hoặc công việc lắp đặt. Những thỏa thuận này có thể cải thiện tính nhất quán nếu nhà cung cấp có hệ thống tốt và tiêu chuẩn dịch vụ rõ ràng.

Cách quyết định nên thuê ngoài việc gì trước

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tìm những công việc đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện sau:

• Công việc lặp lại và tốn thời gian
• Công việc cần chuyên môn mà bạn chưa có nội bộ
• Công việc quan trọng nhưng không phải lợi thế cốt lõi của bạn
• Công việc có đầu ra rõ ràng và có thể đo lường được
• Công việc có thể làm từ xa với mức giám sát hạn chế

Một điểm khởi đầu thông minh thường là một dự án khép kín với điểm kết thúc rõ ràng, chẳng hạn như làm mới website, một loạt bài blog hoặc dọn dẹp sổ sách kế toán.

Cách quản lý mối quan hệ với nhà thầu

Quản lý nhà thầu tốt thì đơn giản, nhưng phải nhất quán.

Hãy bắt đầu bằng một bản mô tả rõ ràng. Chia sẻ bối cảnh, mục tiêu, thời hạn và các ví dụ về những gì bạn thích. Thống nhất cách giao tiếp sẽ diễn ra như thế nào và tần suất cập nhật ra sao. Xem xét nhanh các bản nháp ban đầu để dự án không bị đình trệ.

Nếu nhà thầu làm tốt, hãy ghi lại điều gì đã hiệu quả và áp dụng lại cách đó. Nếu mối quan hệ không diễn ra tốt, hãy xử lý vấn đề trực tiếp và chuyên nghiệp. Một vấn đề nhỏ được phát hiện sớm sẽ dễ sửa hơn nhiều so với một vấn đề lớn chỉ được nhận ra ở cuối.

Thuê ngoài và tăng trưởng doanh nghiệp

Thuê ngoài không chỉ là cách tiết kiệm thời gian. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, đó là một chiến lược tăng trưởng. Nó giúp các nhà sáng lập tiếp tục tiến lên mà không phải chờ đến khi đủ khả năng xây dựng đội ngũ nội bộ hoàn chỉnh cho mọi nhu cầu.

Điều đó rất quan trọng ở giai đoạn đầu xây dựng công ty. Dù bạn đang thành lập LLC, thành lập công ty cổ phần hay chuẩn bị mở rộng một doanh nghiệp hiện có, thuê ngoài có thể giúp bạn duy trì sự gọn nhẹ nhưng vẫn vận hành ở mức cao.

Mục tiêu không phải là thuê ngoài mọi thứ. Mục tiêu là thuê ngoài đúng việc, cho đúng người, với đúng điều khoản.

Kết luận

Thuê ngoài thành công phụ thuộc vào sự rõ ràng, giao tiếp và kiểm soát. Hãy xác định kết quả, chọn nhà cung cấp cẩn thận, ghi chép kỳ vọng và quản lý mối quan hệ nghiêm túc như bất kỳ nhân sự nội bộ nào.

Khi bạn tiếp cận thuê ngoài một cách có cấu trúc, nó trở thành một công cụ thực tế cho tăng trưởng thay vì là một nguồn rủi ro. Với doanh nghiệp nhỏ, điều đó có thể đồng nghĩa với thực thi tốt hơn, chi phí cố định thấp hơn và nhiều thời gian hơn để tập trung xây dựng chính doanh nghiệp.