Жұмысты аутсорсинг арқылы сәтті ұйымдастыру жолы: шағын бизнеске арналған 21 практикалық кеңес

Аутсорсинг шағын бизнес иелеріне жылдамырақ әрекет етуге, үстеме шығындарды азайтуға және өсуді қамтамасыз ететін жұмысқа назар аударуға көмектеседі. Компания құрып, оны АҚШ-та дамытып жатқан құрылтайшылар үшін аутсорсинг көбіне тығырық пен тұрақты ілгерілеудің айырмашылығын білдіреді.

Мәселе тек тапсырманы басқа біреуге беру емес. Сәтті аутсорсинг нақты ауқымды, мердігерді мұқият таңдауды және тиімді қарым-қатынасты талап етеді. Дұрыс ұйымдастырылған жағдайда, аутсорсинг толық жұмыс күнімен қызметкер жалдамай-ақ, арнайы мамандардың тәжірибесін пайдалануға мүмкіндік береді.

Бұл нұсқаулық шағын бизнеске жұмысты сенімді түрде аутсорсинг арқылы берудің практикалық қадамдарын түсіндіреді.

Шағын бизнес үшін аутсорсинг нені білдіреді

Аутсорсинг — бұл әдетте компания ішінде орындалатын тапсырманы, жобаны немесе функцияны сыртқы адамға немесе компанияға тапсыру тәжірибесі. Бұл копирайтинг үшін фрилансер жалдау, веб-әзірлеу үшін мердігер тарту немесе қаржылық есептерді жүргізу үшін бухгалтерлік фирманы пайдалану болуы мүмкін.

Шағын бизнес үшін аутсорсинг көбіне икемділікке қатысты. Қажет болған кезде тиісті сараптаманы тарта аласыз, тек орындалған жұмыс үшін төлейсіз және ішкі команданы тым ерте үлкейтпейсіз.

Аутсорсинг әсіресе мына жағдайларда пайдалы:

• Қысқа мерзімді жобаға арнайы дағдылар қажет болғанда
• Ішкі командаңыздың ресурсы жетпей жатқанда
• Ұзақ мерзімді міндеттемесіз жаңа арнаны немесе қызметті сынап көргіңіз келгенде
• Кеңейе отырып, еңбек шығындарын бақылауда ұстау қажет болғанда
• Басшылық уақытын стратегияға, сатылымға және операцияларға жұмсағыңыз келгенде

Аутсорсингтің артықшылықтары

Жақсы ұйымдастырылған аутсорсинг стратегиясы бизнестің барлық дерлік бөлігіне оң әсер ете алады.

1. Тұрақты шығындарды азайту

Әр функция үшін толық штаттағы қызметкер жалдаудың орнына, нақты нәтижелер немесе жұмыс сағаттары үшін төлеуге болады. Бұл жалақы қорын жеңіл ұстап, қызметкерлерді іздеу, бейімдеу және әлеуметтік пакет әкімшілігіне байланысты жүктемені азайтады.

2. Жылдамырақ орындау

Мамандар көбіне жұмысты жалпы бейінді мамандарға қарағанда тезірек орындайды, өйткені олар құралдарды, жұмыс үдерістерін және талап етілетін стандарттарды жақсы біледі.

3. Сараптамаға кеңірек қол жеткізу

Шағын бизнеске штаттағы дизайнер, заңгер, маркетолог немесе әзірлеуші толық жұмыс күні қажет болмауы мүмкін, бірақ кейде сол дағдылар бәрібір керек болады. Аутсорсинг бұл тәжірибені қажет кезде пайдалануға мүмкіндік береді.

4. Негізгі команда үшін көбірек назар

Қайталанатын немесе өте мамандандырылған жұмыс сырттан орындалғанда, ішкі командаңыз кіріс пен клиент тәжірибесіне тікелей әсер ететін басымдықтарға көбірек уақыт бөле алады.

5. Масштабтаудың жеңілдігі

Аутсорсинг тұрақты штат санын тым ерте көбейтпей-ақ қосымша қуат алуға мүмкіндік береді.

Аутсорсинг қате кеткенде

Аутсорсинг тек үдеріс мұқият басқарылғанда ғана тиімді жұмыс істейді. Әйтпесе, ол кідіріс, түсініспеушілік және қайта өңдеуге әкелуі мүмкін.

Жиі кездесетін мәселелер:

• Жобаның ауқымы нақты анықталмауы
• Әлсіз шарттар немесе жазбаша келісімдердің болмауы
• Тек арзан бағаға қарап таңдау жасау
• Нашар коммуникация және баяу кері байланыс
• Мерзімнің бұзылуы және сапа мәселелері
• Нәтижелер мен зияткерлік меншікке иелік ету құқығының анық болмауы

Мердігерді жалдаған бизнес нәтижеге бәрібір өзі жауап береді. Егер жұмыс кешігіп қалса немесе қате орындалса, клиент көбіне мердігерді емес, компанияны кінәлайды. Сондықтан аутсорсингті жай сатып алу емес, басқару үдерісі ретінде қарастыру керек.

Аутсорсингті сәтті ұйымдастыруға арналған 21 кеңес

Аутсорсингті анағұрлым болжамды әрі өнімді ету үшін осы кеңестерді қолданыңыз.

1. Алдымен нәтижені анықтаңыз

Көмек іздемес бұрын, табыстың нақты қандай болатынын шешіп алыңыз. «Маркетингке көмектесу» сияқты бұлыңғыр сұраныс тым кең. Нақтырақ бриф арна, мерзім, мақсатты аудитория, орындалатын жұмыстар және өнімділік күтулерін сипаттауы керек.

2. Жұмысты бөліктерге бөліңіз

Ірі жобаларды шағын кезеңдерге бөлу арқылы басқару оңайырақ болады. Бұл құнын бағалауға, ілгерілеуді бақылауға және мәселелерді ертерек байқауға көмектеседі.

3. Шұғыл жұмысты стратегиялық жұмыстан ажыратыңыз

Әр тапсырманы бірдей уақытта аутсорсингке беру қажет емес. Алдымен қайталанатын, көп уақыт алатын немесе негізгі құзыретіңізге кірмейтін жұмыстан бастаңыз.

4. Қажет дағдыларды анықтаңыз

Мердігерге керек техникалық дағдылардың, тәжірибенің және құралдардың тізімін жасаңыз. Егер тапсырма салалық білімді қажет етсе, оны нақты көрсетіңіз.

5. Өлшенетін күтулер қойыңыз

Соңғы нәтиже нені қамтуы керек екенін анықтаңыз. Егер веб-сайтты қайта жасау қажет болса, беттерді, функцияларды, құрылғыларды және бренд талаптарын нақтылаңыз.

6. Тиісті үлгілерді сұраңыз

Сізге қажет жоба түріне ұқсас жұмыстарды қарап шығыңыз. Жақсы портфолио фрилансердің немесе мердігердің осындай тапсырмаларды орындағанын көрсетуі керек.

7. Жоба маңызды болса, пікірлерді тексеріңіз

Маңызды жұмыс үшін мүмкін болса, бұрынғы клиенттермен сөйлесіңіз. Мердігердің мерзімді сақтағанын, анық коммуникация жасағанын және түзетулерді кәсіби түрде басқарғанын сұраңыз.

8. Тек бағаға қарап таңдау жасамаңыз

Ең арзан нұсқа жұмысты қайта істеу қажет болса, ең қымбатқа түсуі мүмкін. Баға маңызды, бірақ ол сапа, сенімділік және сәйкестікпен бірге бағалануы тиіс.

9. Лицензиялар мен біліктіліктерді тексеріңіз

Кейбір жұмыстар ресми лицензияны, сертификатты, сақтандыруды немесе басқа да біліктілік дәлелдерін талап етеді. Жобаны бастамас бұрын бұл талаптарды растаңыз.

10. Жұмыс ауқымын жазбаша бекітіңіз

Жұмыс ауқымы не кіретінін, не кірмейтінін, қашан аяқталатынын және аяқталудың қалай бағаланатынын сипаттауы керек. Бұл кейін түсініспеушіліктің алдын алады.

11. Маңызды шарттарды келісімшартқа енгізіңіз

Маңызды жобалар үшін ауызша келісімге емес, жазбаша құжатқа сүйеніңіз. Келісімшартта төлем шарттары, мерзімдер, нәтижелер, құпиялылық, иелік ету және тоқтату құқықтары қамтылуы керек.

12. Жұмысқа меншік құқығын нақтылаңыз

Егер сіз түпнұсқа мәтін, дизайн, код немесе басқа шығармашылық өнім үшін төлеп отырсаңыз, келісімде соңғы нәтижеге кім ие болатыны және сіз қандай құқық алатыныңыз анық жазылуы керек.

13. Үшінші тарап лицензияларының шарттарын түсініңіз

Егер мердігер лицензияланған бағдарламалық жасақтаманы, stock контентті, үлгілерді немесе үшінші тарап компоненттерін пайдаланса, лицензияның сіздің жоспарланған қолдануыңызға рұқсат беретінін тексеріңіз.

14. Нақты мерзім белгілеңіз

Жақсы жұмысқа уақыт керек. Жобаның қанша уақыт алатынын сұраңыз, содан кейін қарау, түзету және күтпеген мәселелерге жеткілікті уақыт қалдырыңыз.

15. Аралық мерзімдер қосыңыз

Ірі жобалар үшін жобаның жобалық нұсқаларына, қарауға, бекітуге және финалдық тапсыруға нақты мерзімдер енгізіңіз. Бұл жауапкершілікті жеңілдетеді.

16. Бақылауды микробасқарусыз жүргізіңіз

Жұмыс барысын көріп отыру керек, бірақ үздіксіз араласу әдетте ілгерілеуді баяулатады. Күнделікті бақылаудың орнына тұрақты аралық кездесулерге келісіңіз.

17. Басымдықтар өзгерсе, ерте хабарласыңыз

Қажеттілік өзгерсе, оны мердігерге дереу айтыңыз. Кешіктірілген кері байланыс босқа кеткен еңбекке әкеледі және соңғы нәтижені нашарлатады.

18. Кәсіби ұсыныстарды тыңдаңыз

Тәжірибелі фрилансерлер кейде мәселені бастапқы жоспардан жақсырақ шеше алады. Егер олар тиімдірек немесе нәтижелі тәсіл ұсынса, оны тыңдаңыз.

19. Кері байланысты тікелей әрі сыпайы беріңіз

Қысқа, нақты кері байланыс түсінбеушілікті азайтады. Адамға емес, жұмысқа көңіл бөліңіз және түзету сұрауларын нақты етіңіз.

20. Маңызды нәрсенің бәрін құжаттаңыз

Нәтижелерді, бекітулерді, түзетулерді және соңғы файлдарды жазып отырыңыз. Жақсы құжаттама кейін жұмысты қайта қарау немесе оны басқа адамға тапсыру қажет болса көмектеседі.

21. Балама нұсқалар дайындаңыз

Маңызды операциялар үшін бір ғана сыртқы жеткізушіге тәуелді болмаңыз. Егер мердігер қолжетімсіз болып қалса, бизнесіңізді жалғастыру үшін балама тізімін сақтаңыз.

Бизнес функциялары бойынша аутсорсинг

Бизнестің әр бөлігі аутсорсингке әртүрлі деңгейде ыңғайлы келеді.

Маркетинг және контент

Жиі аутсорсингке берілетін тапсырмаларға блог жазу, email-копирайтинг, жарнама креативі, SEO, әлеуметтік желілерді басқару және графикалық дизайн кіреді. Бұлар ерте кезеңде үй ішінде ұстау қиын болатын стратегия мен өндірістің үйлесімін талап етеді.

Технология

Веб-әзірлеу, қолданба әзірлеу, QA-тестілеу, автоматтандыруды баптау және техникалық қолдау жиі аутсорсингке беріледі. Бұл жобалар тиісті құралдар мен фреймворктерді жақсы білетін мамандардан пайда көреді.

Қаржы және әкімшілік

Бухгалтерлік есеп, жалақыны өңдеу, шот-фактура жасау және back-office әкімшілігі бизнес штат санын көбейтпей-ақ жүйелі болғысы келгенде аутсорсингке жақсы келеді.

Заң және комплаенс қолдауы

Құрылтайшылар көбіне заң және комплаенс тапсырмаларын білікті мамандарға тапсырады. Бұл әсіресе компания құру, келісімшарттарды тексеру, тауар белгісі мәселелері немесе штаттық есеп беру міндеттері кезінде пайдалы болуы мүмкін.

Операциялар және орындау

Кейбір бизнес логистика, клиенттерге қызмет көрсету, қойма немесе орнату жұмыстарын аутсорсингке береді. Егер жеткізушінің жүйелері мықты әрі қызмет стандарттары анық болса, мұндай келісімдер тұрақтылықты жақсарта алады.

Алдымен нені аутсорсингке беру керек екенін қалай шешуге болады

Егер неден бастау керегіне сенімді болмасаңыз, төмендегі шарттардың кемінде біріне сай келетін тапсырмаларды қараңыз:

• Жұмыс қайталанатын және көп уақыт алады
• Жұмыс сіздің ішкі командаңызда жоқ сараптаманы талап етеді
• Жұмыс маңызды, бірақ негізгі артықшылығыңызға кірмейді
• Жұмыстың нәтижесі нақты және өлшенетін болуы мүмкін
• Жұмысты шектеулі бақылаумен қашықтан орындауға болады

Жақсы бастапқы нүкте ретінде көбіне нақты аяқталу сызығы бар бір жоба ыңғайлы болады, мысалы веб-сайтты жаңарту, бірнеше блог жазбасы немесе бухгалтерияны реттеу.

Мердігермен жұмысты қалай басқару керек

Жақсы мердігермен жұмыс істеу қарапайым, бірақ ол тұрақты болуға тиіс.

Нақты брифтен бастаңыз. Фондық ақпаратты, мақсаттарды, мерзімдерді және ұнайтын үлгілерді бөлісіңіз. Байланыс қалай жүретінін және жаңартулар қаншалықты жиі күтілетінін келісіп алыңыз. Ерте нұсқаларды жылдам қарап шығыңыз, сонда жоба тоқтап қалмайды.

Егер мердігер жақсы жұмыс істесе, не тиімді болғанын жазып қойып, сол тәсілді қайта қолданыңыз. Егер қарым-қатынас нәтиже бермесе, мәселені тікелей әрі кәсіби түрде талқылаңыз. Ерте байқалған шағын мәселені соңында анықталған үлкен мәселеден гөрі түзету оңай.

Аутсорсинг және бизнестің өсуі

Аутсорсинг тек уақыт үнемдеу құралы емес. Көптеген шағын бизнес үшін ол өсу стратегиясы болып табылады. Бұл құрылтайшыларға әр қажеттілік үшін толық ішкі командаға ақша жеткілікті болғанша күтіп отырмай-ақ алға жылжуға мүмкіндік береді.

Бұл компания құрудың бастапқы кезеңдерінде әсіресе маңызды. Сіз LLC бастап жатырсыз ба, корпорация құрып жатырсыз ба, әлде бар бизнесті кеңейтуге дайындалып жатырсыз ба, аутсорсинг сізге жеңіл құрылым сақтай отырып, жоғары деңгейде жұмыс істеуге көмектесе алады.

Мақсат - бәрін аутсорсингке беру емес. Мақсат - дұрыс жұмысты, дұрыс адамдарға, дұрыс шарттармен тапсыру.

Қорытынды ойлар

Сәтті аутсорсинг айқындыққа, байланысқа және бақылауға сүйенеді. Нәтижені анықтаңыз, жеткізушілерді мұқият таңдаңыз, күтулерді құжаттаңыз және қарым-қатынасты кез келген ішкі қызметкермен жұмыс істегендей жауапкершілікпен басқарыңыз.

Аутсорсингке құрылымды түрде қарасаңыз, ол тәуекел көзі емес, өсуді қолдайтын практикалық құралға айналады. Шағын бизнес үшін бұл жақсы орындалу, төмен үстеме шығын және компанияны құруға көбірек уақыт деген сөз болуы мүмкін.