Cách lên kế hoạch cho một buổi picnic công ty đáng nhớ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Một buổi picnic công ty có thể làm được nhiều hơn là lấp đầy một buổi chiều mùa hè. Với một doanh nghiệp nhỏ, nó có thể củng cố mối quan hệ trong đội ngũ, nâng cao tinh thần làm việc và giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn với những con người đứng sau công việc. Nó cũng có thể phản ánh văn hóa mà bạn muốn xây dựng khi doanh nghiệp phát triển.

Dù bạn điều hành một LLC mới thành lập, một doanh nghiệp gia đình hay một đội ngũ đang mở rộng với hàng chục nhân viên, một buổi picnic được lên kế hoạch tốt không cần tốn kém mới tạo được cảm giác chu đáo. Những sự kiện tốt nhất không phải là những sự kiện có ngân sách lớn nhất. Chúng là những sự kiện khiến mọi người cảm thấy được chào đón, thoải mái và được hòa nhập.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước thực tế để lên kế hoạch cho một buổi picnic công ty vừa có tổ chức, vừa tiết kiệm, lại thực sự thú vị.

Bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng

Trước khi chọn địa điểm hay đặt đồ ăn, hãy quyết định buổi picnic này nhằm đạt được điều gì. Quyết định đó sẽ định hướng cho mọi lựa chọn khác.

Các mục tiêu phổ biến bao gồm:

• Tăng tinh thần sau một giai đoạn bận rộn
• Chào đón nhân viên mới và giúp mọi người kết nối với nhau
• Kỷ niệm một cột mốc của công ty
• Thể hiện sự trân trọng đối với nhân viên và gia đình họ
• Tạo một không gian thoải mái cho sự giao lưu giữa các nhóm

Một buổi picnic hướng đến sự tri ân sẽ khác với buổi picnic tập trung vào gắn kết đội nhóm hoặc vui chơi cùng gia đình. Nếu bạn biết rõ mục đích ngay từ đầu, việc chọn đúng hình thức, hoạt động và ngân sách sẽ dễ hơn nhiều.

Đặt ngân sách phù hợp với quy mô sự kiện

Một ngân sách thực tế sẽ giúp sự kiện không trở nên căng thẳng. Hãy bắt đầu bằng cách ước tính các khoản lớn nhất:

• Phí thuê địa điểm hoặc giấy phép
• Đồ ăn và thức uống
• Thuê vật dụng như lều, bàn, ghế hoặc bếp nướng
• Hoạt động và giải trí
• Trang trí và biển hiệu
• Hỗ trợ di chuyển và đỗ xe
• Bảo hiểm, nếu cần
• Quỹ dự phòng cho thời tiết hoặc nhu cầu phát sinh vào phút chót

Nếu buổi picnic chỉ cần đơn giản, hãy giữ ngân sách ở mức đơn giản. Một nguyên tắc tốt là ưu tiên sự thoải mái và đồ ăn trước, rồi chỉ thêm một hoặc hai điểm nhấn đặc biệt. Ví dụ, một bữa trưa được phục vụ chu đáo cùng các trò chơi ngoài trời và một khu vực có bóng râm dễ chịu có thể đáng nhớ hơn một sự kiện trang trí cầu kỳ nhưng vận hành kém.

Nếu sự kiện là một phần của nỗ lực xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng rộng hơn, hãy bảo đảm trải nghiệm này phù hợp với giai đoạn phát triển của công ty. Các doanh nghiệp mới và đang tăng trưởng thường hưởng lợi nhiều hơn từ sự ấm áp và tổ chức tốt hơn là chi tiêu quá mức.

Chọn ngày và giờ phù hợp

Ngày tổ chức picnic tốt nhất là sự cân bằng giữa sự thuận tiện, thời tiết và khả năng tham gia.

Hãy lưu ý các điểm sau:

• Tránh các dịp cuối tuần lễ lớn nếu bạn muốn tăng tỷ lệ tham dự
• Kiểm tra lịch học của trường nếu bạn mời cả gia đình
• Thông báo trước đủ sớm để nhân viên có thời gian sắp xếp
• Cân nhắc bắt đầu vào cuối buổi sáng hoặc đầu buổi chiều để tránh thời điểm nóng nhất trong ngày
• Có kế hoạch dự phòng thời tiết nếu sự kiện diễn ra ngoài trời

Nếu đội ngũ của bạn có nhân viên làm theo ca hoặc làm việc từ xa, hãy cân nhắc xem một ngày duy nhất có phù hợp với mọi người không, hay một phương án kết hợp sẽ hợp lý hơn. Trong một số trường hợp, một sự kiện ngắn hơn diễn ra trong giờ làm việc sẽ có tỷ lệ tham dự tốt hơn một buổi tụ họp cuối tuần quy mô lớn.

Chọn địa điểm phù hợp với trải nghiệm bạn muốn tạo ra

Địa điểm sẽ định hình không khí của sự kiện. Công viên, nhà chòi, khu vực bãi biển, trung tâm cộng đồng, khu cắm trại, hoặc thậm chí bãi đỗ xe của văn phòng bạn đều có thể phù hợp, tùy theo quy mô công ty và loại sự kiện.

Khi so sánh các địa điểm, hãy tìm những yếu tố sau:

• Có bóng râm và chỗ ngồi
• Có nhà vệ sinh
• Có chỗ đậu xe thuận tiện
• Có lối tiếp cận phù hợp cho khách có nhu cầu di chuyển đặc biệt
• Có bếp nướng, điện hoặc nước nếu cần
• Có quy định về đồ ăn, âm nhạc, rượu và thú cưng
• Có không gian có mái che trong trường hợp trời mưa

Một địa điểm tốt không nhất thiết phải là địa điểm đẹp nhất. Đó là nơi giúp sự kiện diễn ra dễ dàng và mang lại sự thoải mái cho khách. Nếu bạn mời cả gia đình, trẻ nhỏ hoặc người lớn tuổi, sự thoải mái và khả năng tiếp cận càng quan trọng hơn.

Xây dựng một chủ đề dễ thực hiện

Một chủ đề có thể khiến buổi picnic trở nên có chủ ý hơn mà không làm tăng quá nhiều chi phí. Mục tiêu không phải là biến sự kiện thành một buổi trình diễn. Mục tiêu là tạo ra một ý tưởng thị giác và xã hội đơn giản để buổi gặp gỡ trở nên đặc biệt hơn.

Ví dụ:

• Tiệc nướng mùa hè
• Ngày hội trò chơi sân vườn
• Hội chợ quê
• Ngày biển
• Tiệc nướng kiểu miền Tây
• Ngày hội gia đình
• Picnic trong công viên

Một chủ đề tốt có thể thể hiện qua những chi tiết nhỏ:

• Khăn trải bàn hoặc khăn ăn đồng bộ
• Một bảng màu đơn giản
• Danh sách phát nhạc theo chủ đề
• Một hoặc hai tấm biển vui nhộn
• Phông chụp ảnh hoặc banner có thương hiệu
• Nhãn món ăn phù hợp với chủ đề

Đừng làm chủ đề trở nên quá phức tạp. Nếu đây là một buổi picnic gia đình, điều mọi người nhớ sẽ là cảm giác dễ dàng khi tham dự, chứ không phải số lượng đạo cụ đã dùng.

Chuẩn bị đồ ăn mà mọi người thực sự muốn ăn

Đồ ăn thường là phần đáng nhớ nhất của một buổi picnic, vì vậy nó xứng đáng được lên kế hoạch cẩn thận. Hãy xây dựng thực đơn đủ đa dạng để đáp ứng nhiều khẩu vị và nhu cầu ăn uống khác nhau.

Một thực đơn picnic cân bằng thường bao gồm:

• Một món chính như burger, gà, thịt nướng hoặc rau củ nướng
• Món ăn kèm như salad mì ống, bắp cải trộn, khoai tây chiên, trái cây hoặc bắp nướng
• Lựa chọn cho người ăn chay hoặc thuần chay
• Lựa chọn không chứa gluten hoặc phù hợp với người có dị ứng nếu có thể
• Nước, soda và các lựa chọn không cồn
• Món tráng miệng như bánh quy, brownie, dưa hấu hoặc kem

Nếu bạn phục vụ đồ uống có cồn, hãy xác nhận địa điểm có cho phép hay không và nêu rõ chính sách trước sự kiện. Thông thường, tốt hơn là giữ danh sách đồ uống đơn giản và ưu tiên an toàn. Hãy cung cấp đủ nước và các lựa chọn không cồn để mọi khách mời đều có trải nghiệm tốt.

Dịch vụ catering có thể giảm bớt căng thẳng, nhưng một buổi picnic theo kiểu tự phục vụ hoặc tập trung vào bếp nướng cũng có thể hiệu quả nếu đội ngũ nhỏ. Nếu nhân viên tự mang món ăn, hãy phân nhóm rõ ràng để tránh tình trạng có năm món salad mì ống nhưng lại không có đồ uống.

Thêm hoạt động phù hợp với nhiều độ tuổi và sở thích

Không phải ai cũng muốn chơi bóng mềm. Một buổi picnic tốt nên có nhiều cách tham gia khác nhau để mọi người chọn điều khiến họ thoải mái.

Hãy cân nhắc kết hợp như sau:

• Trò chơi ngoài trời như cornhole, Jenga khổng lồ, ném vòng hoặc ném đĩa
• Thử thách theo đội như chạy tiếp sức hoặc đố vui
• Bàn thủ công cho trẻ em
• Danh sách phát nhạc và khu ghế ngồi có bóng râm cho khách muốn thư giãn
• Rút thăm trúng thưởng hoặc bốc quà nhỏ
• Khu chụp ảnh hoặc phông nền có thương hiệu
• Một khoảnh khắc ngắn để ghi nhận nhân viên hoặc các cột mốc

Nếu có trẻ em tham dự, hãy bố trí ít nhất một khu hoạt động riêng cho các em. Điều đó có thể tạo ra khác biệt giữa việc phụ huynh ở lại trọn sự kiện hay rời đi sớm.

Nếu đội ngũ của bạn thích cạnh tranh, hãy lồng vào ngày hội một vài cuộc thi vui vẻ. Giải thưởng nên nhỏ và không khí thân thiện. Mục tiêu là sự tham gia, không phải áp lực.

Gửi lời mời rõ ràng và cụ thể

Giao tiếp tốt sẽ giúp tránh nhầm lẫn sau này. Hãy gửi lời mời sớm và bao gồm những thông tin mà mọi người cần để quyết định tham dự.

Lời mời nên trả lời các câu hỏi sau:

• Sự kiện này nhằm mục đích gì?
• Ai được mời?
• Khi nào diễn ra?
• Tổ chức ở đâu?
• Có diễn ra dù trời mưa hay nắng không?
• Khách có cần mang theo gì không?
• Sự kiện có thân thiện với gia đình không?
• Có chỗ đậu xe không?
• Có cho phép mang thú cưng không?
• Hạn chót xác nhận tham dự là khi nào?

Nếu sự kiện có chủ đề, hãy nhắc đến theo cách dễ hiểu. Nếu khách được khuyến khích mặc trang phục thoải mái, hãy nói rõ điều đó. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện gia đình, hãy nêu rõ liệu trẻ em hoặc người đi cùng có thể tham dự hay không.

Lời mời càng rõ ràng, bạn càng ít phải trả lời câu hỏi sau đó.

Nghĩ đến khả năng tiếp cận và sự thoải mái

Một buổi picnic chỉ thành công khi mọi người có thể tham gia một cách thoải mái. Khả năng tiếp cận không phải là điều để xem nhẹ; đó là một phần của quá trình lên kế hoạch.

Hãy kiểm tra địa điểm về:

• Chỗ đậu xe và khu vực đón trả khách
• Lối đi hoặc bề mặt phù hợp cho xe lăn
• Chỗ ngồi cho khách lớn tuổi hoặc người không thể đứng lâu
• Bóng râm và khả năng chống nắng
• Lối vào nhà vệ sinh
• Mức độ ồn đối với người nhạy cảm với âm thanh
• Nhãn món ăn dành cho nhu cầu ăn kiêng hoặc dị ứng

Sự thoải mái cũng rất quan trọng. Một vài bổ sung chi phí thấp có thể làm sự kiện tốt hơn rất nhiều:

• Thêm trạm nước
• Trạm kem chống nắng hoặc thuốc xua côn trùng
• Bảng chỉ dẫn hoặc bản đồ
• Quạt hoặc lều trong thời tiết nóng
• Chăn hoặc máy sưởi nếu thời tiết mát hơn dự kiến

Nếu bạn mời các gia đình, những chi tiết này càng quan trọng hơn. Phụ huynh sẽ có xu hướng ở lại và tận hưởng sự kiện hơn khi mọi thứ được tổ chức dễ dàng.

Xem xét an toàn, bảo hiểm và quy định của địa điểm

Một buổi picnic có vẻ khá thoải mái, nhưng khâu chuẩn bị vẫn cần chặt chẽ. Trước sự kiện, hãy xác nhận các quy định áp dụng cho địa điểm và các nhà cung cấp dịch vụ.

Kiểm tra:

• Yêu cầu về xử lý thực phẩm
• Hạn chế về tiếng ồn
• Chính sách đối với đồ uống có cồn
• Yêu cầu về giấy phép hoặc đặt chỗ
• Yêu cầu về bảo hiểm của nhà cung cấp
• Quy định hủy bỏ hoặc ngày dự phòng khi thời tiết xấu

Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp bên ngoài, hãy yêu cầu thỏa thuận bằng văn bản và xác minh rằng họ đáp ứng yêu cầu của địa điểm. Nếu sự kiện có dùng bếp nướng, phao bơm hơi, hoạt động thể thao hoặc các trò chơi có mức rủi ro cao hơn, hãy xác nhận ai chịu trách nhiệm lắp đặt và giám sát.

Với doanh nghiệp nhỏ, nên xây dựng một danh sách kiểm tra ngắn trước sự kiện để bao quát các yếu tố an toàn cơ bản. Danh sách đó có thể bao gồm bộ sơ cứu, người phụ trách chính, số liên hệ khẩn cấp và kế hoạch ứng phó với thời tiết.

Sử dụng một timeline lập kế hoạch đơn giản

Một timeline sẽ giúp sự kiện không biến thành cuộc chạy nước rút vào phút chót.

6 đến 8 tuần trước

• Xác nhận mục tiêu, ngân sách và ước tính số người tham dự
• Đặt địa điểm
• Chọn ngày tổ chức và phương án dự phòng
• Quyết định đồ ăn sẽ được phục vụ bởi nhà cung cấp, bếp nướng hay theo kiểu mọi người cùng đóng góp

4 đến 6 tuần trước

• Gửi lời mời hoặc thông báo trước
• Đặt nhà cung cấp và vật dụng thuê
• Chọn hoạt động và giải trí
• Xác nhận khả năng tiếp cận và chi tiết đỗ xe

2 đến 3 tuần trước

• Thu thập xác nhận tham dự
• Chốt thực đơn
• Đặt mua vật dụng, biển hiệu và đồ trang trí
• Phân công việc chuẩn bị và trách nhiệm trong ngày diễn ra

1 tuần trước

• Xác nhận phương án dự phòng thời tiết và chi tiết địa điểm
• Kiểm tra lại số lượng thức ăn và lịch đến của nhà cung cấp
• Chuẩn bị lịch trình chi tiết và số liên hệ khẩn cấp
• In biển báo, nhãn hoặc thẻ tên nếu cần

Ngày diễn ra sự kiện

• Đến sớm
• Sắp xếp chỗ ngồi, bóng râm, đồ ăn và khu hoạt động
• Kiểm tra nhạc, nguồn điện và thiết bị
• Chỉ định một người xử lý vấn đề và một người tập trung vào trải nghiệm khách mời

Giữ lịch trình thoải mái

Một buổi picnic công ty nên mang cảm giác thư giãn, không phải bị đóng khung quá chặt. Một vài mốc thời gian chính là hữu ích, nhưng hãy để mọi người có không gian giao lưu tự nhiên.

Một trình tự đơn giản có thể như sau:

• Đến nơi và check-in
• Mở phục vụ đồ ăn
• Trò chơi hoặc hoạt động tự do
• Lời chào mừng hoặc lời cảm ơn ngắn
• Thời gian tự do và trò chuyện
• Rút thăm giải thưởng hoặc hoạt động kết thúc

Hãy giữ các thông báo ngắn gọn. Nếu buổi picnic bị lên lịch quá chặt, mọi người có thể cảm thấy như đang dự một cuộc họp ngoài trời. Những sự kiện tốt nhất tạo ra cơ hội kết nối mà không kiểm soát quá mức.

Kết thúc sự kiện thật tốt

Phần kết của buổi picnic cũng quan trọng. Một kết thúc chỉn chu sẽ khiến sự kiện trở nên chuyên nghiệp và được trân trọng hơn.

Trước khi mọi người ra về:

• Cảm ơn khách đã tham gia
• Thu dọn các vật dụng và đồ thuê
• Cất giữ phần đồ ăn còn lại một cách an toàn
• Xác nhận khu vực đã được dọn sạch
• Hoàn trả thiết bị và vật dụng
• Ghi lại điều gì hiệu quả và điều gì nên thay đổi lần sau

Sau sự kiện, hãy xin phản hồi nhanh từ đội ngũ. Chỉ vài phản hồi cũng có thể giúp bạn cải thiện cho lần tiếp theo mà không làm mọi thứ phức tạp hơn.

Kết luận

Một buổi picnic công ty đáng nhớ được xây dựng từ kế hoạch rõ ràng, giao tiếp chu đáo và một vài điểm nhấn có chủ ý. Bạn không cần ngân sách lớn hay chủ đề cầu kỳ để khiến mọi người cảm thấy được trân trọng. Bạn cần một kế hoạch tôn trọng thời gian của mọi người, giữ cho sự kiện thoải mái và mang lại lý do để cả đội ngũ cùng tận hưởng khoảnh khắc bên nhau.

Với các doanh nghiệp nhỏ, điều đó rất quan trọng. Văn hóa bạn xây dựng trong những khoảnh khắc như thế này thường sẽ đi theo cách mọi người làm việc với nhau mỗi ngày. Một buổi picnic tốt có thể củng cố văn hóa đó theo cách đơn giản và gần gũi.

Nếu công ty của bạn đang phát triển, ngay cả những truyền thống nhỏ cũng có thể giúp tạo nên cảm giác bản sắc mạnh mẽ hơn. Và với những người sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp từ đầu, những truyền thống đó có thể trở thành một phần lý do khiến công ty đáng để gia nhập và gắn bó.