E-Verify dành cho nhà thầu chính phủ: Những điều nhà tuyển dụng cần biết

Nhà thầu chính phủ phải đối mặt với một bối cảnh tuân thủ khác với nhiều nhà tuyển dụng khác. Ngoài các luật tuyển dụng và lao động thông thường, một số nhà thầu và nhà thầu phụ liên bang phải sử dụng E-Verify để xác nhận rằng nhân viên mới được tuyển có đủ điều kiện làm việc tại Hoa Kỳ.

Đối với các nhà sáng lập, doanh nghiệp đang tăng trưởng và các nhóm tuân thủ, yêu cầu này có thể ảnh hưởng đến quy trình tuyển dụng, hệ thống tiếp nhận nhân sự, quản lý hợp đồng và lưu trữ hồ sơ. Làm sai có thể tạo ra rủi ro cho hợp đồng, gây ra phiền toái hành chính và có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý. Làm đúng giúp thiết lập một quy trình tuân thủ lặp lại được, hỗ trợ tăng trưởng.

Hướng dẫn này giải thích E-Verify là gì, khi nào nhà thầu chính phủ phải sử dụng, áp dụng cho ai và cách xây dựng một quy trình tuân thủ thực tế.

E-Verify là gì?

E-Verify là hệ thống xác minh tư cách làm việc trực tuyến do chính phủ liên bang vận hành. Nhà tuyển dụng đối chiếu thông tin từ Mẫu I-9 của nhân viên mới với dữ liệu do Cơ quan An sinh Xã hội và Bộ An ninh Nội địa lưu giữ.

Mục đích là giúp nhà tuyển dụng xác nhận rằng người lao động được phép làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ. E-Verify không thay thế cho Mẫu I-9. Thay vào đó, đây là một bước xác minh bổ sung được sử dụng bởi các nhà tuyển dụng có nghĩa vụ tham gia hoặc tự nguyện đăng ký.

Vì sao nhà thầu chính phủ cần chú ý

Đối với hầu hết nhà tuyển dụng tư nhân, E-Verify là tùy chọn trừ khi luật bang hoặc điều khoản hợp đồng cụ thể yêu cầu. Tuy nhiên, đối với nhà thầu chính phủ, các quy tắc có thể là bắt buộc tùy theo hợp đồng và loại công việc được thực hiện.

Một nhà thầu có thể phải sử dụng E-Verify khi các quy định mua sắm liên bang, yêu cầu riêng của cơ quan hoặc điều khoản hợp đồng biến việc tham gia thành điều kiện để làm việc với chính phủ. Điều đó có nghĩa là gánh nặng tuân thủ không chỉ liên quan đến tuyển dụng. Nó còn có thể ảnh hưởng đến chiến lược đấu thầu, rà soát hợp đồng và hoạt động nhân sự.

Nếu công ty của bạn đang theo đuổi các hợp đồng liên bang, E-Verify nên được xem xét sớm, không phải sau khi đã trúng thầu.

Khi nào E-Verify được yêu cầu đối với nhà thầu liên bang

Yêu cầu cụ thể có thể phụ thuộc vào ngôn ngữ hợp đồng và các quy định liên bang áp dụng. Trên thực tế, nhà thầu chính phủ có thể cần đăng ký E-Verify nếu:

• Hợp đồng có điều khoản E-Verify.
• Nhà thầu hoặc nhà thầu phụ liên bang thuộc phạm vi của quy tắc áp dụng.
• Công ty tuyển dụng nhân viên sẽ làm việc dưới một hợp đồng liên bang thuộc phạm vi áp dụng.
• Hợp đồng yêu cầu xác minh tất cả nhân viên mới hoặc một số nhóm nhân viên nhất định.

Một số hợp đồng chỉ yêu cầu xác minh các nhân viên được phân công cho hợp đồng liên bang, trong khi các hợp đồng khác có thể yêu cầu xác minh tất cả nhân viên mới trong thời hạn của hợp đồng. Vì nội dung hợp đồng rất quan trọng, mỗi thỏa thuận trúng thầu nên được rà soát cẩn thận.

Ai phải được xác minh?

Những nhân viên phải được kiểm tra thông qua E-Verify tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng và quy tắc liên bang áp dụng. Trong nhiều trường hợp, nhà thầu phải xác minh:

• Nhân viên mới được phân công cho hợp đồng thuộc phạm vi áp dụng.
• Trong một số trường hợp, tất cả nhân viên mới được tuyển của công ty.
• Một số nhân viên của nhà thầu phụ nếu hợp đồng phụ cũng thuộc phạm vi áp dụng.

Nhân viên hiện tại không phải lúc nào cũng phải được xác minh, trừ khi hợp đồng quy định cụ thể. Vì vậy, điều quan trọng là xác định phạm vi yêu cầu trước khi xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự.

Mối quan hệ giữa Mẫu I-9 và E-Verify

Mọi nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ đều phải hoàn thành Mẫu I-9 cho nhân viên mới. Mẫu này xác nhận giấy tờ nhận dạng và quyền làm việc.

E-Verify được thực hiện sau khi hoàn tất I-9. Nhà tuyển dụng nhập thông tin từ I-9 vào hệ thống E-Verify và nhận kết quả xác nhận hoặc thông báo không xác nhận tạm thời.

Một quy trình tuân thủ thường sẽ diễn ra như sau:

1. Hoàn thành Mẫu I-9 cho nhân viên mới.
2. Đăng ký E-Verify nếu được yêu cầu.
3. Gửi thông tin của nhân viên lên E-Verify trong thời hạn bắt buộc.
4. Theo dõi kết quả hồ sơ và thực hiện các bước tiếp theo nếu cần.
5. Lưu giữ hồ sơ theo chính sách công ty và yêu cầu pháp lý.

Bỏ qua I-9 hoặc sử dụng E-Verify không đúng cách có thể tạo ra vấn đề tuân thủ.

Cách nhà thầu chính phủ sử dụng E-Verify

Một nhà thầu bắt buộc sử dụng E-Verify nên thiết lập một quy trình nội bộ rõ ràng. Quy trình thường bao gồm các bước sau.

1. Rà soát hợp đồng

Trước khi bắt đầu tiếp nhận nhân sự, công ty nên rà soát hợp đồng và các điều khoản liên quan để xác nhận liệu E-Verify có bắt buộc hay không và ai phải được xác minh. Nếu công ty là nhà thầu phụ, việc rà soát tương tự cũng cần được thực hiện ở cấp hợp đồng phụ.

2. Đăng ký E-Verify

Nếu công ty chưa đăng ký, công ty phải hoàn tất quá trình đăng ký trước khi xác minh nhân viên. Việc đăng ký thường yêu cầu thông tin nhà tuyển dụng, thẩm quyền ký và đồng ý với các quy tắc của chương trình.

3. Đào tạo bộ phận nhân sự và tuyển dụng

Những người xử lý quá trình tiếp nhận nhân sự cần hiểu:

• Khi nào công ty phải sử dụng E-Verify.
• Những nhân viên nào thuộc phạm vi áp dụng.
• Cách hoàn thành I-9 trước.
• Cách gửi hồ sơ đúng thời hạn.
• Cần làm gì nếu có kết quả không xác nhận tạm thời.

Đào tạo giúp giảm lỗi và giữ cho quy trình nhất quán giữa các địa điểm và đơn vị kinh doanh.

4. Tích hợp E-Verify vào quy trình tiếp nhận nhân sự

Bước xác minh nên được đưa vào danh sách kiểm tra tiếp nhận nhân sự tiêu chuẩn. Như vậy, công ty không phải dựa vào trí nhớ hoặc các lời nhắc ngẫu nhiên.

Một quy trình tiếp nhận tốt xác định rõ:

• Hạn chót hoàn thành I-9.
• Hạn chót gửi hồ sơ E-Verify.
• Người chịu trách nhiệm nội bộ cho từng bước.
• Quy trình dự phòng nếu người phụ trách nhân sự chính không có mặt.

5. Theo dõi kết quả và phản hồi kịp thời

Nếu E-Verify trả về kết quả không xác nhận tạm thời, nhà tuyển dụng phải tuân thủ quy trình bắt buộc và không được áp dụng biện pháp bất lợi chỉ dựa trên kết quả ban đầu. Việc chậm trễ, bỏ lỡ thời hạn hoặc giao tiếp kém có thể tạo ra rủi ro không cần thiết.

Những lỗi thường gặp của nhà thầu

Các nhà thầu chính phủ thường gặp những vấn đề có thể tránh được giống nhau. Những lỗi phổ biến nhất bao gồm:

• Cho rằng E-Verify áp dụng cho toàn bộ công ty trong khi chỉ một phần nhân sự thuộc phạm vi.
• Không đọc kỹ ngôn ngữ hợp đồng.
• Hoàn thành E-Verify trước khi quy trình I-9 kết thúc.
• Bỏ lỡ thời hạn nộp sau khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.
• Không đào tạo quản lý hoặc nhân viên HR về quy trình bắt buộc.
• Quên đưa nhà thầu phụ vào kế hoạch tuân thủ.
• Không lưu hồ sơ bằng văn bản về người chịu trách nhiệm xác minh.

Mỗi lỗi này đều có thể được ngăn ngừa bằng một quy trình rõ ràng và việc rà soát nội bộ định kỳ.

Cách xây dựng hệ thống tuân thủ thực tế

Một hệ thống tuân thủ hiệu quả không cần phải phức tạp. Nhưng nó cần được ghi chép, có thể lặp lại và có người phụ trách phù hợp.

Hãy cân nhắc xây dựng hệ thống của bạn dựa trên các thành phần sau:

• Danh sách kiểm tra rà soát hợp đồng cho các hợp đồng liên bang mới.
• Danh sách kiểm tra tuyển dụng bao gồm các bước I-9 và E-Verify.
• Phân công rõ ràng vai trò cho HR, pháp lý và vận hành.
• Hệ thống lịch hoặc quy trình làm việc để theo dõi thời hạn.
• Kiểm tra nội bộ để xác nhận các hồ sơ đang được xử lý đúng cách.
• Chính sách lưu trữ hồ sơ cho tài liệu I-9 và E-Verify.

Đối với một doanh nghiệp đang phát triển, những biện pháp kiểm soát này giúp giảm rủi ro mà không làm chậm quá trình tuyển dụng.

Zenind hỗ trợ doanh nghiệp đang phát triển như thế nào

Đối với các công ty đang chuẩn bị đảm nhận những nghĩa vụ tuân thủ phức tạp hơn, nền tảng pháp lý và vận hành vững chắc là rất quan trọng. Zenind giúp các doanh nhân và doanh nghiệp nhỏ thành lập và duy trì công ty của họ, tạo nền tảng tốt hơn để quản lý hợp đồng, quy trình tuân thủ và tăng trưởng trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang theo đuổi hợp đồng chính phủ, hãy bảo đảm cấu trúc pháp nhân, các đăng ký cần thiết và quy trình nội bộ đã sẵn sàng trước khi công việc bắt đầu. Một nền tảng tuân thủ ổn định sẽ giúp xử lý các nghĩa vụ như E-Verify dễ dàng hơn khi chúng phát sinh.

Câu hỏi thường gặp về E-Verify dành cho nhà thầu chính phủ

E-Verify có giống với Mẫu I-9 không?

Không. Mẫu I-9 được yêu cầu đối với gần như mọi nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ, trong khi E-Verify là hệ thống xác minh trực tuyến bổ sung được sử dụng khi luật pháp, hợp đồng hoặc lựa chọn của nhà tuyển dụng yêu cầu.

Tất cả nhà thầu chính phủ có phải sử dụng E-Verify không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Yêu cầu phụ thuộc vào hợp đồng, loại công việc và các quy tắc liên bang áp dụng.

Nhà thầu phụ có thể bị yêu cầu sử dụng E-Verify không?

Có. Trong một số trường hợp, nhà thầu phụ cũng thuộc phạm vi áp dụng, đặc biệt khi hợp đồng phụ có điều khoản yêu cầu hoặc chuyển giao nghĩa vụ liên bang.

Tôi có cần xác minh nhân viên hiện tại không?

Không nhất thiết. Nhiều nghĩa vụ E-Verify chỉ áp dụng cho nhân viên mới, nhưng phạm vi cụ thể phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng.

Điều gì xảy ra nếu một hồ sơ nhận kết quả không xác nhận tạm thời?

Nhà tuyển dụng phải tuân thủ quy trình E-Verify được yêu cầu và cho nhân viên cơ hội giải quyết vấn đề. Nhân viên không nên bị đối xử bất công chỉ dựa trên kết quả ban đầu.

Kết luận

E-Verify không chỉ là một bước kiểm tra nhân sự đối với nhà thầu chính phủ. Nó là một phần của khung tuân thủ rộng hơn, có thể ảnh hưởng đến khả năng tham gia hợp đồng, quy trình tiếp nhận nhân sự và quản lý lực lượng lao động.

Cách tốt nhất là rà soát yêu cầu hợp đồng sớm, xây dựng quy trình xác minh nhất quán và đào tạo nhóm phụ trách tuyển dụng. Sự kết hợp đó giúp nhà thầu tuân thủ trong khi vẫn giữ cho hoạt động hiệu quả.

Đối với các doanh nghiệp đang mở rộng sang lĩnh vực làm việc với chính phủ, cấu trúc pháp nhân phù hợp và thói quen tuân thủ đúng đắn có thể giúp việc mở rộng trở nên suôn sẻ hơn.