Làm thế nào để chấm dứt các cuộc họp độc hại và tổ chức những cuộc họp hiệu quả

Các cuộc họp lẽ ra phải tạo ra sự rõ ràng, đồng thuận và hành động. Nhưng trên thực tế, nhiều cuộc họp lại làm điều ngược lại. Chúng làm gián đoạn công việc tập trung, kéo dài mà không đi đến quyết định, và khiến đội ngũ cảm thấy mệt mỏi.

Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, cái giá còn cao hơn. Khi bạn đang xây dựng một công ty, mỗi giờ đều quan trọng. Thời gian dành cho một cuộc họp kém hiệu quả là thời gian không thể dùng để phục vụ khách hàng, cải thiện vận hành, quản lý tuân thủ, hoặc chuẩn bị cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Vì vậy, câu hỏi không phải là các cuộc họp có hữu ích hay không. Câu hỏi thực sự là các cuộc họp của bạn có được thiết kế để tạo ra kết quả hay chỉ để tiêu tốn thời gian.

Vì sao các cuộc họp trở nên độc hại

Một cuộc họp trở nên độc hại khi nó không còn giúp ích cho doanh nghiệp mà bắt đầu gây hại cho những người tham gia. Tác hại đó có thể rất rõ ràng, như lãng phí giờ làm, hoặc tinh vi hơn, như gây nhầm lẫn, bực bội và làm mất đà tiến triển.

Những dấu hiệu phổ biến gồm có:

• Không có mục đích rõ ràng
• Không có chương trình họp
• Quá nhiều người tham dự
• Không đưa ra quyết định nào
• Một hoặc hai người chi phối toàn bộ cuộc thảo luận
• Các chủ đề bên lề lấn át cuộc trò chuyện
• Không phân công việc cần làm tiếp theo
• Không có bước theo dõi sau cuộc họp

Khi những khuôn mẫu này lặp lại, nhân viên sẽ bắt đầu xem các cuộc họp là một trở ngại thay vì một công cụ. Cách nhìn đó rất quan trọng vì nó thay đổi cách mọi người chuẩn bị, tham gia và thực thi sau khi cuộc họp kết thúc.

Chi phí ẩn của những cuộc họp tệ

Chi phí của một cuộc họp không chỉ là khoảng thời gian được chặn trên lịch. Nó còn bao gồm thời gian chuẩn bị, sự gián đoạn đối với công việc tập trung, và sự chậm trễ khi các quyết định không được đưa ra kịp thời.

Hãy xem xét toàn bộ tác động:

• Tiền lương được chi trả trong khi mọi người ngồi nghe
• Công việc bị dừng lại trong thời gian họp
• Đà tiến triển bị mất khi các quyết định bị trì hoãn
• Những vấn đề lẽ ra giải quyết trong vài phút lại kéo dài thành nhiều giờ
• Nhân viên có thể phải làm thêm giờ để bắt kịp sau nhiều lần bị gián đoạn

Với một doanh nghiệp nhỏ, chỉ vài cuộc họp không cần thiết mỗi tuần cũng có thể gây thiệt hại thực sự. Thiệt hại đó càng lớn hơn khi ban lãnh đạo coi họp là giải pháp mặc định cho mọi câu hỏi.

Khi nào bạn không nên tổ chức họp

Một công ty hiệu quả không phải là công ty có nhiều cuộc họp hơn. Đó là công ty có sự phán đoán tốt hơn về thời điểm cần họp.

Bạn có thể không cần họp khi:

• Chủ đề có thể xử lý bằng một tin nhắn ngắn hoặc email
• Một người có thể ra quyết định nhanh chóng
• Hai người có thể giải quyết trực tiếp vấn đề
• Cuộc trao đổi chỉ mang tính thông tin, không mang tính chiến lược
• Nhóm chưa thu thập đủ dữ kiện để có một cuộc thảo luận hữu ích

Nếu mục tiêu chỉ là chia sẻ cập nhật, giao việc hoặc hỏi tình trạng tiến độ, thì thường nên dùng một hình thức giao tiếp khác. Hãy dành các cuộc họp cho những tình huống cần thảo luận trực tiếp, giải quyết vấn đề theo nhóm, hoặc những quyết định cần nhiều góc nhìn.

Điều gì làm cho một cuộc họp đáng để tổ chức

Một cuộc họp cần có một nhiệm vụ rõ ràng. Nếu nó không thể làm nhiệm vụ đó tốt hơn các hình thức giao tiếp khác, thì có lẽ nó không nên diễn ra.

Những lý do tốt để tổ chức họp gồm có:

• Đưa ra một quyết định quan trọng với nhiều bên liên quan
• Giải quyết xung đột hoặc hiểu lầm
• Brainstorm các phương án khả thi
• Xem xét hiệu suất so với mục tiêu
• Phối hợp công việc giữa các nhóm hoặc phòng ban
• Lập kế hoạch ra mắt, triển khai hoặc một thay đổi lớn trong doanh nghiệp

Trong mỗi trường hợp, cuộc họp nên kết thúc bằng một kết quả. Kết quả đó có thể là một quyết định, một kế hoạch, một người chịu trách nhiệm, một hạn chót, hoặc một bước tiếp theo đã được xác định.

Các nguyên tắc của một cuộc họp hiệu quả

Những cuộc họp hiệu quả nhất không phải là những cuộc họp ngẫu hứng và không giới hạn. Chúng đủ có cấu trúc để đi đúng hướng, nhưng cũng đủ linh hoạt để những ý tưởng đúng được đưa ra.

1. Xác định mục đích bằng văn bản

Mọi cuộc họp nên bắt đầu bằng một câu mô tả mục đích được viết ra. Chỉ cần một câu nếu nó đủ rõ ràng.

Ví dụ:

• Quyết định chọn nhà cung cấp nào
• Xem lại hiệu suất doanh số hàng tháng và xác định hành động khắc phục
• Chốt tiến độ ra mắt cho dịch vụ mới

Nếu bạn không thể viết rõ mục đích, có lẽ cuộc họp vẫn chưa sẵn sàng.

2. Gửi chương trình họp trước

Chương trình họp giúp người tham dự có thời gian chuẩn bị và giảm thảo luận lãng phí.

Một chương trình họp hữu ích nên bao gồm:

• Chủ đề hoặc các chủ đề sẽ thảo luận
• Thứ tự thảo luận
• Thời lượng dành cho từng mục
• Bất kỳ tài liệu hoặc dữ liệu nào người tham dự nên xem trước
• Kết quả mong đợi cho từng chủ đề

Khi mọi người biết trước sẽ thảo luận gì, họ có thể đến cuộc họp sẵn sàng đóng góp thay vì dành nửa đầu buổi để bắt nhịp lại.

3. Chỉ mời những người thực sự cần có mặt

Các cuộc họp đông người thường có vẻ quan trọng, nhưng số lượng không phải là dấu hiệu của chất lượng. Càng nhiều người thì càng dễ lặp lại ý, càng nhiều trao đổi ngoài lề và quyết định càng chậm.

Chỉ mời những người:

• Cần đưa ra quyết định
• Cần cung cấp ý kiến quan trọng
• Cần chịu trách nhiệm cho phần việc tiếp theo
• Cần hiểu kết quả vì nó ảnh hưởng đến trách nhiệm của họ

Những người còn lại có thể nhận ghi chú sau cuộc họp.

4. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Đúng giờ thể hiện tính kỷ luật. Nó cho cả đội thấy cuộc họp quan trọng và lịch làm việc cũng quan trọng.

Bắt đầu muộn sẽ thưởng cho sự chậm trễ. Kết thúc muộn sẽ lấy mất thời gian của phần còn lại trong ngày. Nếu một cuộc họp thường xuyên kéo dài quá giờ, thì либо chương trình họp quá rộng hoặc cuộc thảo luận chưa được điều phối tốt.

5. Giữ một chủ đề tại một thời điểm

Khi nhiều vấn đề được bàn cùng lúc, cuộc họp trở nên khó theo dõi và càng khó đi đến kết thúc.

Một người điều phối hoặc chủ trì tốt nên kéo cuộc thảo luận trở lại khi nó đi chệch hướng. Ghi nhận các vấn đề không liên quan để xử lý sau không phải là né tránh. Đó là cách bảo vệ mục đích của cuộc họp.

6. Đưa ra quyết định trước khi cuộc họp kết thúc

Một cuộc họp kết thúc bằng câu “chúng ta nên suy nghĩ thêm” thường tạo ra nhiều nhầm lẫn hơn là rõ ràng.

Trước khi kết thúc, hãy xác nhận:

• Điều gì đã được quyết định
• Điều gì vẫn chưa được giải quyết
• Ai chịu trách nhiệm cho từng việc cần làm
• Khi nào từng nhiệm vụ tiếp theo đến hạn

Nếu chưa thể ra quyết định, hãy xác định cần thêm thông tin gì và khi nào nhóm sẽ họp lại.

7. Ghi lại và gửi nhanh các bước tiếp theo

Biên bản họp không phải là việc làm cho có. Chúng là cầu nối giữa thảo luận và thực thi.

Một bộ ghi chú tốt nên bao gồm:

• Ngày và mục đích cuộc họp
• Các quyết định chính đã đưa ra
• Các việc cần làm
• Người chịu trách nhiệm cho từng việc
• Hạn chót
• Bất kỳ câu hỏi mở hoặc rủi ro nào

Hãy gửi ghi chú sớm khi cuộc thảo luận còn mới. Theo dõi chậm trễ sẽ biến ngay cả một cuộc họp hữu ích thành một cuộc họp dễ bị quên lãng.

Cách dẫn dắt những cuộc họp tốt hơn

Nếu bạn là người chủ trì họp, vai trò của bạn không phải là chiếm lĩnh phòng họp. Vai trò của bạn là tạo ra sự rõ ràng và đà tiến triển.

Điều đó có nghĩa là bạn nên:

• Thiết lập kỳ vọng trước khi cuộc họp bắt đầu
• Giữ cuộc thảo luận tập trung vào mục đích
• Mời những người ít nói hơn khi ý kiến của họ quan trọng
• Cắt bớt sự lặp lại và các trao đổi ngoài lề một cách lịch sự
• Tóm tắt các quyết định ngay khi chúng được đưa ra
• Kết thúc bằng trách nhiệm và thời hạn rõ ràng

Một người điều phối tốt không để cuộc họp trôi thành một cuộc trò chuyện nhóm không có kết quả. Nhiệm vụ là dẫn dắt cuộc thảo luận hướng tới hành động.

Cách cải thiện các cuộc họp trong một công ty đang phát triển

Khi doanh nghiệp lớn lên, số lượng cuộc họp cũng thường tăng theo. Nếu không có kỷ luật, lịch làm việc sẽ nhanh chóng bị lấp đầy trước khi công ty thực sự tiến bộ.

Nhà sáng lập và người vận hành có thể giữ cho các cuộc họp hữu ích bằng cách xây dựng một nhịp vận hành đơn giản:

• Chỉ dùng các cuộc họp định kỳ cho những quyết định hoặc cập nhật lặp lại
• Mỗi cuộc họp chỉ nên có một mục đích
• Rà soát lịch họp hàng tháng và hủy những cuộc họp kém hiệu quả
• Thay các cuộc họp cập nhật tình trạng bằng bảng theo dõi hoặc báo cáo bằng văn bản khi có thể
• Yêu cầu các quản lý chịu trách nhiệm về việc các cuộc họp có tạo ra hành động hay không

Điều này đặc biệt quan trọng với những công ty còn ở giai đoạn đầu. Trong quá trình thành lập doanh nghiệp, mỗi nhà sáng lập đều phải xử lý đồng thời thủ tục pháp lý, vận hành, tuyển dụng, marketing và dòng tiền. Một văn hóa họp quá nặng nề có thể làm chậm tất cả những việc đó.

Một danh sách kiểm tra đơn giản cho cuộc họp

Trước khi lên lịch họp, hãy tự hỏi:

• Cuộc họp có thực sự cần thiết không?
• Cuộc họp này nên tạo ra quyết định hoặc kết quả gì?
• Ai thực sự cần tham dự?
• Người tham dự nên xem trước điều gì?
• Điều gì sẽ diễn ra ngay sau cuộc họp?

Nếu bạn không thể trả lời rõ những câu hỏi này, có lẽ cuộc họp vẫn chưa sẵn sàng để lên lịch.

Xây dựng một văn hóa tôn trọng thời gian

Những đội ngũ khỏe mạnh nhất xem thời gian là một tài sản kinh doanh chung. Điều đó không có nghĩa là tránh hợp tác. Nó có nghĩa là sử dụng sự hợp tác một cách có chủ đích.

Khi mọi người thấy các cuộc họp có mục đích rõ ràng, ngắn gọn và được điều hành tốt, họ sẽ tham gia đầy đủ hơn. Họ chuẩn bị tốt hơn. Họ trao đổi thẳng thắn hơn. Và họ rời cuộc họp với hiểu biết rõ ràng hơn về bước tiếp theo.

Đó mới là giá trị thực sự của một cuộc họp tốt. Nó không chỉ lấp đầy thời gian. Nó thúc đẩy doanh nghiệp tiến về phía trước.

Kết luận

Những cuộc họp độc hại không phải là điều không thể tránh khỏi. Chúng thường là kết quả của mục đích mơ hồ, điều phối yếu, quá nhiều người tham gia hoặc thiếu theo dõi. Cách khắc phục rất rõ ràng: tổ chức ít họp hơn, làm cho mỗi cuộc họp có chủ đích hơn, và yêu cầu mọi người chịu trách nhiệm cho hành động.

Với các nhà sáng lập và đội ngũ doanh nghiệp nhỏ, kỷ luật đó có thể bảo vệ nguồn lực quý giá nhất mà bạn có: thời gian. Khi các cuộc họp của bạn hiệu quả, đội ngũ sẽ có thêm không gian để xây dựng, ra quyết định và phát triển.