Paano Itigil ang Mga Toxic na Pulong at Magpatakbo ng Mga Produktibong Pulong

Ang mga pulong ay dapat lumikha ng kalinawan, pagkakaayon, at aksyon. Sa aktuwal na sitwasyon, marami ang kabaligtaran ang nangyayari. Nakakaantala ang mga ito sa malalim na trabaho, tumatagal nang walang mga desisyon, at nag-iiwan sa mga team na dismayado.

Para sa mga founder at may-ari ng maliliit na negosyo, mas mataas pa ang gastos. Kapag nagtatayo ka ng kumpanya, bawat oras ay mahalaga. Ang oras na ginugol sa hindi produktibong pulong ay oras na hindi naiuukol sa pagseserbisyo sa mga customer, pagpapabuti ng operasyon, pamamahala ng compliance, o paghahanda para sa susunod na yugto ng paglago.

Kaya ang tanong ay hindi kung kapaki-pakinabang ang mga pulong. Ang tunay na tanong ay kung ang inyong mga pulong ay idinisenyo para maghatid ng resulta o para lamang ubusin ang oras.

Bakit Nagiging Toxic ang Mga Pulong

Nagiging toxic ang isang pulong kapag hindi na ito nakatutulong sa negosyo at nagsisimula na itong makasama sa mga taong kasama rito. Maaaring halatang pinsala ito, tulad ng nasayang na oras, o mas banayad, tulad ng kalituhan, hinanakit, at nawawalang momentum.

Karaniwang palatandaan ang mga sumusunod:

• Walang malinaw na layunin
• Walang agenda
• Sobrang daming dumadalo
• Walang nagagawang desisyon
• Isang o dalawang tao lang ang nangingibabaw sa usapan
• Ang mga hindi kaugnay na paksa ang nangingibabaw sa talakayan
• Walang naiaatang na mga action item
• Walang follow-up na nangyayari

Kapag paulit-ulit ang mga pattern na ito, nagsisimulang ituring ng mga empleyado ang mga pulong bilang hadlang imbes na kasangkapan. Mahalaga ang pananaw na ito dahil binabago nito kung paano naghahanda, nakikilahok, at nagpapatupad ang mga tao pagkatapos ng pulong.

Ang Nakatagong Gastos ng Masasamang Pulong

Ang gastos ng isang pulong ay higit pa sa naka-block na oras sa kalendaryo. Kasama rito ang oras sa paghahanda, pagkaantala sa nakatutok na trabaho, at ang delay na dulot kapag hindi agad nakagagawa ng desisyon.

Isaalang-alang ang kabuuang epekto:

• Ginagastos ang sahod habang nakaupo at nakikinig ang mga tao
• Humihinto ang trabaho habang isinasagawa ang pulong
• Nawawala ang momentum kapag ipinagpapaliban ang mga desisyon
• Ang mga isyung dapat nasolusyunan sa loob ng ilang minuto ay humahaba at nagiging oras
• Maaaring mag-overtime ang mga empleyado para makahabol pagkatapos ng paulit-ulit na pagkaantala

Para sa isang maliit na negosyo, kahit ilang hindi kinakailangang pulong bawat linggo ay maaaring magdulot ng totoong pinsala. Lumalala ang pinsalang ito kapag itinuturing ng pamunuan ang mga pulong bilang default na solusyon sa bawat tanong.

Kailan Hindi Dapat Magdaos ng Pulong

Ang isang produktibong kumpanya ay hindi mas maraming pulong ang mayroon. Mas mahusay ang paghatol nito kung kailan kailangan ang pulong.

Marahil ay hindi mo na kailangan ng pulong kung:

• Ang paksa ay kayang ayusin sa maikling mensahe o email
• Isang tao lang ang puwedeng magpasya agad
• Dalawang tao ang puwedeng magresolba ng isyu nang direkta
• Ang usapan ay pang-impormasyon, hindi pang-estratehiya
• Hindi pa nakakalap ang grupo ng mga kinakailangang datos para sa kapaki-pakinabang na talakayan

Kung ang layunin ay magbigay lamang ng update, magtalaga ng gawain, o humingi ng status check, kadalasan ay mas mabuti ang ibang paraan ng komunikasyon. Itabi ang mga pulong para sa mga sitwasyong nakikinabang sa live na talakayan, collaborative na paglutas ng problema, o mga desisyong nangangailangan ng iba’t ibang pananaw.

Ano ang Nagpapahalaga sa Isang Pulong

Ang isang pulong ay dapat may malinaw na tungkulin. Kung hindi nito magagawa ang tungkuling iyon nang mas mahusay kaysa sa ibang paraan ng komunikasyon, malamang ay hindi ito dapat ituloy.

Mga magandang dahilan para magdaos ng pulong:

• Pagpapasya sa isang mahalagang usapin na may maraming stakeholder
• Pagresolba ng isang alitan o hindi pagkakaunawaan
• Pagbuo ng mga posibleng approach
• Pagsusuri ng performance laban sa mga layunin
• Pagkokoordina ng trabaho sa iba’t ibang team o departamento
• Pagpaplano ng launch, rollout, o malaking pagbabago sa negosyo

Sa bawat kaso, dapat magtapos ang pulong sa isang resulta. Maaaring ang resultang iyon ay isang desisyon, plano, may-ari ng gawain, deadline, o malinaw na susunod na hakbang.

Mga Panuntunan ng Produktibong Pulong

Ang pinakamabisang mga pulong ay hindi basta-basta at walang hangganan. May sapat itong estruktura upang manatiling nasa landas at sapat na kaluwagan upang lumitaw ang tamang mga ideya.

1. Tukuyin ang layunin sa pamamagitan ng nakasulat

Dapat magsimula ang bawat pulong sa isang nakasulat na pahayag ng layunin. Isang pangungusap ay sapat na kung malinaw ito.

Mga halimbawa:

• Magpasya kung aling vendor ang pipiliin
• Suriin ang buwanang sales performance at tukuyin ang mga kailangang itama
• Tapusin ang timeline ng paglulunsad para sa bagong serbisyo

Kung hindi mo malinaw na maisulat ang layunin, malamang ay hindi pa handa ang pulong.

2. Magpadala ng agenda nang maaga

Ang agenda ay nagbibigay ng oras sa mga kalahok upang makapaghanda at binabawasan ang nasasayang na talakayan.

Ang isang kapaki-pakinabang na agenda ay dapat may kasama:

• Ang paksa o mga paksa na tatalakayin
• Ang pagkakasunod-sunod ng talakayan
• Ang oras na nakalaan sa bawat item
• Anumang dokumento o data na dapat repasuhin ng mga kalahok bago ang pulong
• Ang inaasahang resulta para sa bawat paksa

Kapag alam ng mga tao kung ano ang tatalakayin, darating sila na handang mag-ambag imbes na gugulin ang unang kalahati ng pulong sa paghabol sa impormasyon.

3. Imbitahan lamang ang mga taong kailangang naroon

Madalas na parang mahalaga ang malalaking pulong, pero hindi kalidad ang sukat. Kadalasang nangangahulugan lang ang mas maraming tao ng mas maraming ulit-ulit na punto, mas maraming side conversation, at mas mabagal na mga desisyon.

Imbitahan lamang ang mga taong:

• Kailangang gumawa ng desisyon
• Kailangang magbigay ng kritikal na input
• Kailangang mag-asikaso ng follow-up na gawain
• Kailangang maunawaan ang resulta dahil naaapektuhan nito ang kanilang responsibilidad

Ang iba ay puwedeng makatanggap na lang ng notes pagkatapos.

4. Magsimula at magtapos sa oras

Ang pagiging maagap ay nagpapakita ng disiplina. Ipinapakita nito sa team na mahalaga ang pulong at mahalaga rin ang iskedyul.

Ang pagsisimula nang late ay nag-uudyok sa pagiging huli. Ang pagtatapos nang late ay kumakain ng oras para sa natitirang bahagi ng araw. Kung ang isang pulong ay palaging lumalampas sa oras, masyadong malawak ang agenda o hindi maayos na napapamahalaan ang talakayan.

5. Isang paksa lang sa bawat pagkakataon

Kapag maraming isyu ang sabay-sabay na tinatalakay, nagiging mahirap sundan ang pulong at mas mahirap itong tapusin.

Dapat maayos na ibalik ng isang matibay na chair o facilitator ang grupo kapag lumilihis ang usapan. Ang paglalagay muna sa tabi ng mga hindi kaugnay na usapin ay hindi pag-iwas. Ito ang paraan para maprotektahan ang layunin ng pulong.

6. Gumawa ng desisyon bago matapos ang pulong

Ang pulong na nagtatapos sa “pag-iisipan pa natin ito” ay kadalasang nagdudulot ng mas maraming kalituhan kaysa kalinawan.

Bago magtapos, tiyaking malinaw ang mga sumusunod:

• Ano ang napagdesisyunan
• Ano pa ang hindi nareresolba
• Sino ang may-ari ng bawat action item
• Kailan due ang bawat follow-up na gawain

Kung hindi makagawa ng desisyon, tukuyin kung anong impormasyon pa ang kailangan at kung kailan muling magtitipon ang grupo.

7. Itala at ibahagi agad ang mga susunod na hakbang

Ang meeting notes ay hindi dagdag na trabaho lang. Sila ang tulay sa pagitan ng usapan at pagpapatupad.

Ang isang mahusay na set ng notes ay dapat may kasama:

• Petsa at layunin ng pulong
• Mahahalagang desisyon na ginawa
• Mga action item
• Mga may-ari ng bawat action item
• Mga deadline
• Anumang bukas na tanong o panganib

Ipadala agad ang notes habang sariwa pa ang usapan. Ang delayed na follow-up ay ginagawang parang hindi na natuloy ang kahit kapaki-pakinabang na pulong.

Paano Mamuno sa Mas Mahuhusay na Pulong

Kung ikaw ang namumuno sa mga pulong, hindi mo tungkulin ang mangibabaw sa silid. Tungkulin mo ang lumikha ng kalinawan at momentum.

Ibig sabihin, dapat mong:

• Itakda ang mga inaasahan bago magsimula ang pulong
• Panatilihing nakatuon ang usapan sa layunin
• Anyayahan ang mas tahimik na mga kalahok kapag mahalaga ang kanilang input
• Itigil nang magalang ang paulit-ulit na usapan at side conversation
• Ibuod ang mga desisyon habang nangyayari ang mga ito
• Tapusin ang pulong nang malinaw ang pagmamay-ari at mga deadline

Ang isang mahusay na facilitator ay hindi hinahayaang maging group chat na walang resulta ang pulong. Ang trabaho ay gabayan ang usapan tungo sa aksyon.

Paano Pagbutihin ang Mga Pulong sa Isang Lumalaking Kumpanya

Habang lumalaki ang isang negosyo, kadalasang dumarami rin ang mga pulong. Kapag walang disiplina, napupuno ang kalendaryo nang mas mabilis kaysa sa pagbuti ng kumpanya.

Maaaring mapanatiling kapaki-pakinabang ng mga founder at operator ang mga pulong sa pamamagitan ng pagbuo ng simpleng operating rhythm:

• Gumamit ng recurring meetings lamang para sa paulit-ulit na mga desisyon o update
• Panatilihing isang layunin lamang ang bawat pulong
• Suriin ang iskedyul ng pulong bawat buwan at kanselahin ang mahihinang pulong
• Palitan ang mga status meeting ng dashboards o nakasulat na update kapag posible
• Panagutin ang mga manager kung ang mga pulong ba ay nagbubunga ng aksyon

Mahalaga ito lalo na para sa mga kumpanyang nasa maagang yugto pa lang. Sa panahon ng business formation, sabay-sabay na hinaharap ng bawat founder ang legal setup, operasyon, hiring, marketing, at cash flow. Maaaring pabagalin ng labis na kultura ng pulong ang lahat ng iyon.

Isang Simpleng Checklist ng Pulong

Bago ka mag-iskedyul ng pulong, itanong ang mga sumusunod:

• Talagang kailangan ba ang pulong?
• Anong desisyon o resulta ang dapat likhain ng pulong na ito?
• Sino talaga ang kailangang dumalo?
• Ano ang dapat repasuhin ng mga kalahok bago ang pulong?
• Ano ang mangyayari kaagad pagkatapos ng pulong?

Kung hindi mo kayang sagutin nang malinaw ang mga tanong na ito, malamang ay hindi pa handang iiskedyul ang pulong.

Pagbuo ng Kulturang Nirerespeto ang Oras

Ang pinakamahuhusay na team ay itinuturing ang oras bilang pinagsasaluhang asset ng negosyo. Hindi ibig sabihin nito ay pag-iwas sa collaboration. Ibig sabihin nito ay sinasadya ang paggamit ng collaboration.

Kapag nakikita ng mga tao na ang mga pulong ay may layunin, maikli, at maayos ang pagpapatakbo, mas buong-buo silang nakikilahok. Mas maayos silang naghahanda. Mas tapat silang nagsasalita. Umaalis silang may mas malinaw na ideya kung ano ang susunod na mangyayari.

Iyan ang tunay na halaga ng isang mabuting pulong. Hindi lang nito pinupuno ang oras. Itinutulak nito ang negosyo pasulong.

Pangwakas na Kaisipan

Hindi maiiwasan ang mga toxic na pulong. Kadalasan, bunga lamang ang mga ito ng malabong layunin, mahinang facilitation, sobrang daming kalahok, o kakulangan sa follow-through. Simple ang solusyon: mag-iskedyul ng mas kaunting pulong, gawing mas intentional ang bawat isa, at panagutin ang lahat para sa aksyon.

Para sa mga founder at small business team, mapoprotektahan ng disiplina na ito ang pinakamahalagang yaman na mayroon ka: oras. Kapag mahusay ang iyong mga pulong, mas may puwang ang team mo para magtayo, magpasya, at lumago.