Уытты кездесулерді қалай тоқтатып, өнімді кездесулер өткізуге болады

Кездесулер түсініктілік, үйлесім және әрекет қалыптастыруы тиіс. Алайда іс жүзінде олардың көбі керісінше әсер етеді. Олар терең жұмысты бөледі, шешімсіз созылып кетеді және команданы қажытады.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін бұл шығын одан да жоғары. Компания құрып жатқан кезде әр сағат маңызды. Тиімсіз кездесуге кеткен уақыт - тұтынушыларға қызмет көрсетуге, операцияларды жақсартуға, сәйкестікті басқаруға немесе өсудің келесі кезеңіне дайындалуға жұмсалмай қалған уақыт.

Сондықтан мәселе кездесулер пайдалы ма, жоқ па дегенде емес. Негізгі сұрақ - сіздің кездесулеріңіз нәтиже беруге арналған ба, әлде жай ғана уақытты алып қоя ма.

Неліктен кездесулер уытты болып кетеді

Кездесу бизнеске көмектесуді тоқтатып, ішіндегі адамдарға зиян келтіре бастағанда уытты болады. Бұл зиян айқын болуы мүмкін, мысалы босқа кеткен сағаттар, немесе жасырын болуы мүмкін, мысалы түсінбеушілік, реніш және жоғалған қарқын.

Жиі кездесетін белгілер:

• Нақты мақсаты жоқ
• Күн тәртібі жоқ
• Қатысушылар тым көп
• Ешқандай шешім қабылданбайды
• Бір-екі адам әңгімені басып кетеді
• Қосымша тақырыптар әңгімені өзіне бұрып алады
• Іс-әрекет тапсырмалары бөлінбейді
• Кейінгі бақылау жасалмайды

Бұл үлгілер қайталана берсе, қызметкерлер кездесулерді құрал ретінде емес, кедергі ретінде қабылдай бастайды. Бұл қабылдау маңызды, өйткені ол адамдардың кездесуге қалай дайындалатынын, қалай қатысатынын және кездесу аяқталғаннан кейін қалай әрекет ететінін өзгертеді.

Нашар кездесулердің жасырын құны

Кездесудің құны тек күнтізбедегі уақытпен өлшенбейді. Оған дайындық уақыты, шоғырланған жұмыстың бөлінуі және шешімдер тез қабылданбағандықтан туындайтын кешігу де кіреді.

Жалпы әсерін ойлап көріңіз:

• Адамдар отырып тыңдап отырған кезде жалақы жұмсалады
• Кездесу барысында жұмыс тоқтайды
• Шешімдер кейінге қалдырылғанда қарқын жоғалады
• Бірнеше минутта шешілуі тиіс мәселелер сағаттарға созылады
• Қайталанған үзілістерден кейін қызметкерлер кешке дейін қалып, үлгеруге мәжбүр болуы мүмкін

Шағын бизнес үшін апта сайынғы бірнеше қажетсіз кездесу де елеулі зиян келтіруі мүмкін. Басшылық кездесулерді әр сұраққа әдепкі шешім ретінде қолдана берсе, бұл зиян одан әрі ұлғаяды.

Қай кезде кездесу өткізбеген дұрыс

Өнімді компанияның көп кездесуі болмайды. Ол кездесудің қашан қажет екенін дұрыс бағалайды.

Төмендегі жағдайларда сізге кездесу қажет болмауы мүмкін:

• Тақырыпты қысқа хабарлама немесе электрондық пошта арқылы шешуге болса
• Бір адам шешімді тез қабылдай алса
• Екі адам мәселені тікелей шеше алса
• Әңгіме стратегиялық емес, ақпараттық сипатта болса
• Топ әлі пайдалы талқылауға қажет деректерді жинамаған болса

Мақсат тек жаңарту беру, тапсырма бөлу немесе мәртебені сұрау ғана болса, басқа байланыс тәсілі әдетте тиімдірек болады. Тікелей талқылау, бірлескен мәселе шешу немесе бірнеше көзқарасты қажет ететін шешімдер үшін кездесулерді сақтаңыз.

Кездесуді өткізуге тұрарлық ететін нәрсе

Кездесудің нақты міндеті болуы керек. Егер ол бұл міндетті басқа байланыс тәсілінен жақсы атқара алмаса, оны өткізбеу керек.

Кездесудің орынды себептері:

• Бірнеше мүдделі тараппен маңызды шешім қабылдау
• Қақтығыс немесе түсінбеушілікті шешу
• Мүмкін тәсілдерді ой бөлісу арқылы қарастыру
• Нәтижені мақсаттармен салыстыра отырып талдау
• Жұмысты бөлімдер немесе командалар арасында үйлестіру
• Іске қосу, енгізу немесе ірі бизнес өзгерісін жоспарлау

Әр жағдайда кездесу нәтижемен аяқталуы тиіс. Ол нәтиже шешім, жоспар, жауапты адам, мерзім немесе нақты келесі қадам болуы мүмкін.

Өнімді кездесудің ережелері

Ең тиімді кездесулер бейберекет те, шектен тыс ашық та болмайды. Олар бағытын жоғалтпау үшін жеткілікті құрылымдалған және дұрыс ойлардың шығуына мүмкіндік беретіндей икемді болады.

1. Мақсатты жазбаша түрде анықтаңыз

Әр кездесудің басында жазбаша мақсат көрсетілуі керек. Егер ол анық болса, бір сөйлем жеткілікті.

Мысалдар:

• Қай жеткізушіні таңдайтынымызды шешу
• Айлық сату нәтижелерін қарап, түзету әрекеттерін анықтау
• Жаңа қызметтің іске қосылу кестесін түпкілікті бекіту

Егер мақсатты анық жаза алмасаңыз, кездесу әлі дайын емес болуы мүмкін.

2. Күн тәртібін алдын ала жіберіңіз

Күн тәртібі қатысушыларға дайындалуға уақыт береді және бос әңгімелерді азайтады.

Пайдалы күн тәртібінде мыналар болуы керек:

• Талқыланатын тақырып немесе тақырыптар
• Талқылау реті
• Әр тармаққа бөлінген уақыт
• Кездесуге дейін қаралуы тиіс құжаттар немесе деректер
• Әр тақырып бойынша күтілетін нәтиже

Адамдар не талқыланатынын білсе, олар дайын болып келеді де, кездесудің алғашқы жартысын ілесіп отыруға жұмсамайды.

3. Тек қажет адамдарды шақырыңыз

Үлкен кездесулер маңызды көрінуі мүмкін, бірақ көлем сапаның белгісі емес. Адам саны артқан сайын қайталау көбейеді, қосымша әңгімелер пайда болады және шешім қабылдау баяулайды.

Тек мыналарға қажет адамдарды шақырыңыз:

• Шешім қабылдауы тиіс адамдар
• Маңызды пікір беруі қажет адамдар
• Кейінгі жұмысты атқаруы тиіс адамдар
• Нәтиже олардың міндеттеріне әсер ететіндіктен, қорытындыны білуі керек адамдар

Қалғандарына кейін жазбаша қорытынды жіберуге болады.

4. Уақытында бастаңыз және уақытында аяқтаңыз

Уақтылық тәртіпті білдіреді. Ол командаға кездесудің де, кестенің де маңызды екенін көрсетеді.

Кеш бастау кешігуді марапаттайды. Кеш аяқтау күннің қалған бөлігінен уақытты ұрлайды. Егер кездесу үнемі ұзап кетсе, күн тәртібі тым кең немесе талқылау дұрыс басқарылмай жатыр деген сөз.

5. Бір уақытта бір тақырыпты ғана қараңыз

Бірнеше мәселе қатар талқыланса, кездесуді қадағалау қиын болады және оны аяқтау одан да қиынға соғады.

Күшті төраға немесе модератор әңгіме ауытқи бастағанда топты қайта бағыттауы керек. Байланыссыз мәселелерді кейінге қалдыру - қашу емес. Бұл кездесудің мақсатын қорғаудың жолы.

6. Кездесу аяқталмай тұрып шешім қабылдаңыз

«Бұл туралы әлі де ойлану керек» деген сөзбен аяқталған кездесу көбіне айқындық емес, керісінше шатасу тудырады.

Жабар алдында мыналарды нақтылаңыз:

• Не шешілді
• Не әлі шешілмей қалды
• Әр іс-әрекет тапсырмасына кім жауапты
• Әр келесі қадамның мерзімі қандай

Егер шешім қабылданбаса, қандай ақпарат жетіспейтінін және топ қашан қайта жиналатынын анықтаңыз.

7. Келесі қадамдарды тез тіркеп, таратыңыз

Кездесу жазбалары - бұл жай ғана әкімшілік жұмыс емес. Олар әңгімені іске айналдыратын көпір.

Жақсы жазбаларда мыналар болуы керек:

• Кездесу күні мен мақсаты
• Қабылданған негізгі шешімдер
• Іс-әрекет тапсырмалары
• Әр тапсырмаға жауапты адамдар
• Мерзімдер
• Ашық сұрақтар немесе тәуекелдер

Жазбаларды талқылау әлі жадыңызда тұрған кезде жіберіңіз. Кешіктірілген кейінгі жұмыс тіпті пайдалы кездесуді де ұмыт қалған іске айналдырады.

Жақсы кездесулерді қалай жүргізуге болады

Егер сіз кездесуді жүргізсеңіз, сіздің міндетіңіз бөлмедегі әңгімені үстемдеу емес. Сіздің міндетіңіз - айқындық пен қарқын қалыптастыру.

Бұл үшін сіз мыналарды істеуіңіз керек:

• Кездесу басталғанға дейін күтілімдерді белгілеу
• Әңгімені мақсатқа бағыттап ұстау
• Маңызды кезде үнсіз қатысушылардан да пікір сұрау
• Қайталануды және қосымша әңгімелерді сыпайы түрде тоқтату
• Шешімдерді олар қабылданған сәтте қорытындылау
• Нақты жауапкершілік пен мерзімдермен жабу

Жақсы модератор кездесудің жай ғана нәтижесіз топтық әңгімеге айналуына жол бермейді. Міндет - әңгімені әрекетке қарай жетелеу.

Өсіп келе жатқан компанияда кездесулерді қалай жақсартуға болады

Бизнес өскен сайын кездесулер саны да әдетте көбейеді. Тәртіп болмаса, күнтізбе компаниядан бұрын толып кетеді.

Құрылтайшылар мен операциялық басшылар кездесулерді пайдалы ұстау үшін қарапайым жұмыс ырғағын орната алады:

• Қайталанатын кездесулерді тек қайталанатын шешімдер немесе жаңартулар үшін пайдалану
• Бір кездесуді бір мақсатқа арнау
• Кездесу кестесін әр ай сайын қарап, әлсіз кездесулерді алып тастау
• Мүмкін болған жерде мәртебе кездесулерін дашбордтармен немесе жазбаша жаңартулармен алмастыру
• Менеджерлерді кездесулердің іс-әрекетке әкелетіні үшін жауапты ету

Бұл әсіресе әлі даму сатысындағы компаниялар үшін маңызды. Бизнес құру кезеңінде әр құрылтайшы заңдық рәсімдеу, операциялар, жалдау, маркетинг және ақша ағынын қатар басқаруға мәжбүр болады. Шамадан тыс кездесулер мәдениеті мұның бәрін баяулатуы мүмкін.

Қарапайым кездесу тізімі

Кездесу жоспарламас бұрын мына сұрақтарға жауап беріңіз:

• Кездесу шын мәнінде қажет пе?
• Бұл кездесу қандай шешім немесе нәтиже беруі тиіс?
• Кімнің қатысуы шынымен қажет?
• Қатысушылар алдын ала нені қарап шығуы керек?
• Кездесуден кейін бірден не болады?

Егер бұл сұрақтарға нақты жауап бере алмасаңыз, кездесу әлі жоспарлауға дайын емес болуы мүмкін.

Уақытты құрметтейтін мәдениет қалыптастыру

Ең сау командалар уақытты ортақ бизнес активі ретінде қарайды. Бұл ынтымақтастықтан бас тарту дегенді білдірмейді. Бұл ынтымақтастықты саналы түрде пайдалану деген сөз.

Адамдар кездесулердің мақсатты, қысқа және жақсы жүргізілетінін көрсе, олар толық қатысады. Жақсырақ дайындалады. Ашық сөйлейді. Келесі қадамның не екенін анық түсініп шығады.

Міне, жақсы кездесудің шынайы құны осы. Ол жай ғана уақытты толтырмайды. Ол бизнесті алға жылжытады.

Қорытынды ойлар

Уытты кездесулер міндетті нәрсе емес. Олар көбіне бұлыңғыр мақсаттың, әлсіз модерацияның, қатысушылардың тым көптігінің немесе кейінгі бақылаудың жоқтығының нәтижесі. Шешімі қарапайым: аз кездесіңіз, әр кездесуді саналы өткізіңіз және барлығын әрекет үшін жауапты етіңіз.

Құрылтайшылар мен шағын бизнес командалары үшін мұндай тәртіп ең құнды ресурсыңызды - уақытыңызды - қорғауға көмектеседі. Кездесулеріңіз тиімді болса, командаңыздың құруға, шешім қабылдауға және өсуге көбірек мүмкіндігі болады.