Cách sử dụng biểu đồ và đồ thị trong kế hoạch kinh doanh

Một kế hoạch kinh doanh tốt không chỉ kể một câu chuyện. Nó còn giúp người đọc hiểu nhanh cơ hội, so sánh các giả định và đánh giá liệu doanh nghiệp có thể tăng trưởng theo cách thực tế hay không. Biểu đồ và đồ thị có thể giúp quá trình đó dễ dàng hơn, nhưng chỉ khi chúng được sử dụng có chủ đích.

Quá nhiều hình ảnh có thể khiến kế hoạch kinh doanh trở nên rối mắt hoặc hời hợt. Quá ít có thể khiến những xu hướng quan trọng bị chôn vùi trong các đoạn văn dài. Sự cân bằng phù hợp phụ thuộc vào đối tượng đọc, loại dữ liệu và vai trò của từng hình ảnh trong toàn bộ lập luận.

Đối với những người sáng lập đang chuẩn bị kế hoạch cho bên cho vay, nhà đầu tư, đối tác hoặc thậm chí cho việc lập kế hoạch nội bộ, mục tiêu rất đơn giản: dùng hình ảnh để làm rõ, không phải để trang trí. Một biểu đồ nên giúp người đọc hiểu một điểm chính nhanh hơn so với chỉ đọc văn bản.

Vì sao biểu đồ và đồ thị quan trọng trong kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh thường cần truyền đạt những con số khó nắm bắt nếu chỉ trình bày bằng đoạn văn. Dự báo doanh thu, quy mô thị trường, tăng trưởng khách hàng, tiến độ tuyển dụng và dự báo chi phí sẽ dễ hiểu hơn khi được trực quan hóa một cách rõ ràng.

Biểu đồ hữu ích vì chúng:

• Thể hiện xu hướng theo thời gian
• Làm nổi bật sự so sánh giữa các nhóm
• Giúp xem xét các giả định tài chính dễ hơn
• Giảm lượng văn bản cần thiết để giải thích dữ liệu
• Giúp người đọc phát hiện rủi ro, khoảng trống hoặc cơ hội nhanh hơn

Điều này đặc biệt quan trọng khi người đọc phải xem nhiều kế hoạch trong thời gian ngắn. Một biểu đồ được đặt đúng chỗ có thể giúp kế hoạch của bạn dễ lướt qua hơn và dễ ghi nhớ hơn.

Khi nào nên dùng biểu đồ thay vì văn bản thuần

Không phải con số nào cũng cần đồ họa. Trên thực tế, cố ép một biểu đồ vào nơi không cần thiết có thể làm kế hoạch yếu đi.

Hãy dùng hình ảnh khi dữ liệu:

• Thay đổi theo thời gian
• So sánh nhiều nhóm khác nhau
• Có một mô hình hoặc xu hướng rõ ràng
• Khó hiểu nếu chỉ diễn đạt bằng một câu
• Hỗ trợ một quyết định hoặc dự báo kinh doanh quan trọng

Hãy dùng văn bản thuần hoặc bảng khi dữ liệu:

• Có khối lượng rất nhỏ
• Cần giá trị chính xác thay vì xu hướng
• Được giải thích tốt hơn trong ngữ cảnh
• Không có lợi từ việc so sánh bằng hình ảnh

Một nguyên tắc hữu ích là: nếu người đọc hiểu ý nhanh hơn từ biểu đồ so với một đoạn văn, thì biểu đồ đó có lẽ đáng để đưa vào.

Các loại biểu đồ phù hợp nhất cho kế hoạch kinh doanh

Mỗi loại biểu đồ phù hợp hơn với từng phần khác nhau trong kế hoạch kinh doanh. Chọn đúng định dạng sẽ cải thiện tính rõ ràng và độ tin cậy.

Biểu đồ cột

Biểu đồ cột lý tưởng để so sánh các nhóm. Chúng phù hợp cho:

• So sánh doanh thu theo dòng sản phẩm
• Doanh số hàng tháng theo kênh
• Khách hàng thu hút được theo nguồn
• Ước tính thị phần của đối thủ

Đây là một trong những định dạng linh hoạt nhất cho kế hoạch kinh doanh vì chúng dễ đọc và dễ giải thích.

Biểu đồ đường

Biểu đồ đường phù hợp nhất để thể hiện sự thay đổi theo thời gian. Chúng đặc biệt hữu ích cho:

• Dự báo tăng trưởng doanh thu
• Xu hướng dòng tiền
• Tăng trưởng người dùng hoặc khách hàng
• Mẫu hình hiệu suất theo mùa

Nếu bạn muốn thể hiện đà tăng trưởng, biểu đồ đường thường là lựa chọn rõ ràng nhất.

Biểu đồ tròn

Biểu đồ tròn nên được sử dụng có chọn lọc. Chúng có thể phù hợp khi thể hiện một số ít phần của tổng thể, chẳng hạn như:

• Cơ cấu doanh thu theo danh mục sản phẩm
• Phân bổ ngân sách theo phòng ban
• Phân chia nhóm khách hàng

Nếu biểu đồ có quá nhiều lát cắt hoặc các giá trị quá giống nhau, nó sẽ khó đọc. Trong nhiều trường hợp, biểu đồ cột hiệu quả hơn biểu đồ tròn.

Bảng

Bảng không phải là biểu đồ, nhưng chúng có thể giá trị không kém trong kế hoạch kinh doanh. Hãy dùng bảng khi người đọc cần các con số chính xác như:

• Giả định dự báo theo tháng
• Ước tính chi phí khởi nghiệp
• Các gói giá
• Tiến độ các mốc quan trọng

Bảng hỗ trợ chi tiết, trong khi biểu đồ hỗ trợ nhận diện mô hình. Trong nhiều kế hoạch kinh doanh, cả hai đều cần thiết.

Nên đặt hình ảnh ở đâu trong kế hoạch

Biểu đồ nên xuất hiện ở vị trí giúp người đọc hiểu phần văn bản xung quanh. Đặt hình ảnh quá xa phần nội dung mà nó hỗ trợ sẽ buộc người đọc phải mất công hơn.

Những vị trí phổ biến cho biểu đồ và đồ thị bao gồm:

• Tóm tắt điều hành, để có cái nhìn tổng quan cấp cao về tăng trưởng hoặc thị trường
• Phân tích thị trường, cho quy mô phân khúc hoặc xu hướng nhu cầu
• Sản phẩm và dịch vụ, cho so sánh giá hoặc cơ cấu doanh thu
• Chiến lược tiếp thị, cho các kênh thu hút khách hàng và giả định phễu chuyển đổi
• Kế hoạch tài chính, cho dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền
• Phần mốc thời gian, cho kế hoạch dựa trên tiến độ

Nếu một biểu đồ là trọng tâm của một luận điểm, hãy đặt nó gần chính luận điểm đó. Nếu nó là bằng chứng hỗ trợ, hãy giữ nó ở gần và ghi nhãn rõ ràng.

Một kế hoạch kinh doanh nên có bao nhiêu biểu đồ?

Không có con số cố định. Số lượng phù hợp phụ thuộc vào mức độ phức tạp của doanh nghiệp và độ dài của kế hoạch.

Một bản kế hoạch ngắn gọn cho một doanh nghiệp đơn giản có thể chỉ cần vài hình ảnh. Một kế hoạch cho một startup có nhiều nguồn doanh thu, giả định tăng trưởng hoặc phân khúc thị trường có thể cần nhiều hơn.

Điều quan trọng nhất là mỗi hình ảnh phải xứng đáng có mặt. Nếu một biểu đồ lặp lại thông tin đã quá rõ từ văn bản, nó có thể là không cần thiết. Nếu một phần quá dày đặc số liệu hoặc dự báo, một hình ảnh có thể là rất cần thiết.

Một cách tiếp cận thực tế là tự hỏi ba câu hỏi:

• Hình ảnh này có làm rõ một điểm quan trọng không?
• Nó có giảm sự mơ hồ hoặc giúp hiểu nhanh hơn không?
• Nó có giúp người đọc đánh giá doanh nghiệp một cách tự tin hơn không?

Nếu cả ba câu trả lời đều là có, biểu đồ đó có lẽ đáng để đưa vào.

Điều gì làm cho một biểu đồ hiệu quả

Một biểu đồ trong kế hoạch kinh doanh nên sạch sẽ, dễ đọc và gắn trực tiếp với nội dung. Thiết kế tốt rất quan trọng vì người đọc có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin được trình bày.

Biểu đồ hiệu quả thường có:

• Tiêu đề rõ ràng
• Chú thích ngắn hoặc phần giải thích khi cần
• Nhãn dễ đọc
• Đơn vị và khoảng thời gian nhất quán
• Màu sắc đơn giản, không gây phân tán khỏi dữ liệu
• Nguồn hoặc ghi chú nếu thông tin là ước tính

Tránh các yếu tố trang trí không mang thêm ý nghĩa. Mục đích của biểu đồ là truyền đạt, không phải tạo kiểu.

Những lỗi phổ biến cần tránh

Hình ảnh được dùng kém có thể làm tổn hại đến độ tin cậy của kế hoạch kinh doanh. Một số lỗi phổ biến nhất gồm:

Nhồi quá nhiều biểu đồ vào kế hoạch

Quá nhiều hình ảnh có thể khiến tài liệu mất trọng tâm. Nếu cứ mỗi vài đoạn lại có một biểu đồ, người đọc có thể ngừng chú ý.

Dùng hình ảnh không khớp với nội dung

Biểu đồ phải hỗ trợ luận điểm đang được nêu ra. Nếu hình ảnh đưa ra một thông điệp khác với đoạn văn, nó sẽ gây nhầm lẫn.

Che giấu các giả định

Dự báo và ước tính chỉ hữu ích nếu các giả định phía sau chúng được thể hiện rõ hoặc dễ hiểu. Một biểu đồ thiếu ngữ cảnh có thể trông rất đẹp nhưng vẫn không thuyết phục.

Làm biểu đồ quá phức tạp

Nếu người đọc cần vài phút để giải mã một hình ảnh, thì nó quá phức tạp đối với một kế hoạch kinh doanh. Đơn giản thường là tốt nhất.

Không giữ định dạng nhất quán

Các phông chữ, màu sắc, tỷ lệ và phong cách khác nhau có thể khiến kế hoạch trông như chưa hoàn thiện. Hãy dùng một hệ thống thiết kế nhất quán cho tất cả hình ảnh.

Dùng biểu đồ để hỗ trợ dự báo tài chính

Dự báo tài chính là một trong những nơi quan trọng nhất để dùng hình ảnh. Nhà đầu tư và bên cho vay muốn hiểu doanh nghiệp dự kiến tạo doanh thu, quản lý chi phí và duy trì dòng tiền như thế nào.

Các biểu đồ hữu ích trong phần tài chính có thể gồm:

• Tăng trưởng doanh thu trong 12 đến 36 tháng
• Xu hướng biên lợi nhuận gộp
• Phân bổ chi phí theo danh mục
• Tốc độ đốt tiền và thời gian trụ được
• Mốc hòa vốn
• So sánh kịch bản tăng trưởng thận trọng, kỳ vọng và mạnh mẽ

Những biểu đồ này giúp người đọc thấy liệu câu chuyện tài chính có thực tế hay không. Chúng cũng giúp giải thích cách doanh nghiệp sẽ xử lý sự không chắc chắn.

Đối với startup, phần này nên gắn trực tiếp với mô hình kinh doanh của công ty. Một biểu đồ được cấu trúc tốt có thể cho thấy một LLC hoặc công ty mới thành lập dự định đi từ giai đoạn ra mắt đến tạo doanh thu như thế nào.

Cách trình bày dữ liệu thị trường bằng hình ảnh

Phân tích thị trường cũng là một phần mà biểu đồ đặc biệt hữu ích. Thay vì liệt kê các số liệu thị trường bằng văn xuôi dày đặc, hãy dùng hình ảnh để thể hiện:

• Quy mô thị trường có thể khai thác tối đa
• Quy mô thị trường có thể phục vụ
• Phân chia phân khúc mục tiêu
• Cơ hội theo khu vực địa lý
• Xu hướng tăng trưởng trong ngành

Khi dữ liệu thị trường được trình bày bằng hình ảnh, việc giải thích vì sao doanh nghiệp nhắm vào một phân khúc hoặc nhóm khách hàng cụ thể sẽ dễ hơn.

Ví dụ, một startup dịch vụ có thể dùng biểu đồ cột để so sánh nhu cầu ở nhiều khu vực, trong khi một công ty sản phẩm có thể dùng biểu đồ đường để thể hiện sự tăng trưởng của danh mục trong vài năm gần đây.

Hình ảnh nên củng cố câu chuyện của kế hoạch kinh doanh

Mỗi biểu đồ phải kết nối với câu chuyện trung tâm của kế hoạch. Người đọc không nên phải đoán vì sao hình ảnh đó được đưa vào.

Nếu kế hoạch của bạn dựa trên chiến lược thâm nhập chi phí thấp, các biểu đồ của bạn có thể nhấn mạnh chi phí khởi nghiệp tinh gọn và kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn.

Nếu kế hoạch tập trung vào mở rộng nhanh, hình ảnh có thể thể hiện tăng trưởng doanh số, thu hút khách hàng và đòn bẩy vận hành dự kiến.

Nếu công ty đang chuẩn bị gọi vốn, các biểu đồ nên hỗ trợ yêu cầu vốn bằng cách cho thấy nguồn vốn sẽ được sử dụng như thế nào và sẽ mở ra những cột mốc nào.

Sự kết nối với câu chuyện này biến một biểu đồ từ một bảng hiển thị số liệu thành một công cụ thuyết phục cho kế hoạch kinh doanh.

Các thực hành tốt nhất cho người sáng lập startup

Người sáng lập thường viết kế hoạch kinh doanh trong khi vẫn phải xoay xở việc thành lập, vận hành và gây quỹ. Vì vậy, các hình ảnh cần phải hiệu quả và dễ duy trì.

Một vài thực hành tốt có thể giúp:

• Dùng một phong cách hình ảnh thống nhất trong toàn bộ tài liệu
• Cập nhật mọi biểu đồ khi giả định tài chính thay đổi
• Lưu dữ liệu nguồn trong một tệp riêng
• Thêm ghi chú khi các dự báo dựa trên ước tính
• Kiểm tra khả năng đọc của từng hình ảnh cả khi in ra và trên màn hình

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp và chuẩn bị tài liệu kế hoạch cùng lúc, hãy giữ cho kế hoạch kinh doanh phù hợp với cấu trúc pháp lý, thông tin sở hữu và mô hình vận hành mà bạn đang xây dựng. Như vậy, kế hoạch sẽ phản ánh đúng doanh nghiệp thực tế mà bạn dự định triển khai.

Danh sách kiểm tra đơn giản trước khi đưa một biểu đồ vào

Trước khi thêm một biểu đồ vào kế hoạch kinh doanh, hãy xác nhận rằng nó đáp ứng danh sách kiểm tra này:

• Nó hỗ trợ một điểm quan trọng
• Nó dễ đọc trong nháy mắt
• Nó dùng đúng loại biểu đồ
• Nó khớp với phần còn lại của tài liệu
• Nó mang lại giá trị vượt lên trên phần văn bản xung quanh
• Nó không lặp lại thông tin một cách không cần thiết
• Nó dựa trên dữ liệu hoặc giả định có cơ sở

Nếu một hình ảnh không đạt hơn một tiêu chí trong số này, có lẽ nó nên được chỉnh sửa hoặc loại bỏ.

Kết luận

Biểu đồ và đồ thị hiệu quả nhất trong một kế hoạch kinh doanh khi chúng giúp người đọc tiết kiệm thời gian và làm sắc nét thông điệp. Chúng nên giúp giải thích mô hình kinh doanh, hỗ trợ dự báo tài chính và làm cho các giả định quan trọng dễ đánh giá hơn.

Khi được sử dụng tốt, hình ảnh làm cho kế hoạch chuyên nghiệp hơn và thuyết phục hơn. Khi được sử dụng kém, chúng làm người đọc mất tập trung khỏi câu chuyện và làm suy yếu tài liệu.

Những kế hoạch kinh doanh tốt nhất đạt được sự cân bằng: đủ hình ảnh để làm rõ các con số, nhưng không quá nhiều đến mức tài liệu mất tập trung. Đối với những người sáng lập đang chuẩn bị ra mắt, thành lập hoặc phát triển công ty, sự cân bằng đó có thể tạo nên khác biệt giữa một bản kế hoạch chỉ bị lướt qua và một bản được xem xét nghiêm túc.