Πώς να χρησιμοποιείτε γραφήματα και διαγράμματα σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο

Ένα ισχυρό επιχειρηματικό σχέδιο δεν αφηγείται απλώς μια ιστορία. Βοηθά τους αναγνώστες να κατανοήσουν γρήγορα την ευκαιρία, να συγκρίνουν παραδοχές και να αξιολογήσουν αν η επιχείρηση μπορεί να αναπτυχθεί με ρεαλιστικό τρόπο. Τα γραφήματα και τα διαγράμματα μπορούν να κάνουν αυτή τη διαδικασία ευκολότερη, αλλά μόνο όταν χρησιμοποιούνται με πρόθεση.

Πάρα πολλά οπτικά στοιχεία μπορούν να κάνουν ένα επιχειρηματικό σχέδιο να φαίνεται φορτωμένο ή επιφανειακό. Πολύ λίγα μπορούν να αφήσουν σημαντικές τάσεις κρυμμένες μέσα σε μεγάλες παραγράφους κειμένου. Η σωστή ισορροπία εξαρτάται από το κοινό, τον τύπο των δεδομένων και τον ρόλο που παίζει κάθε οπτικό στοιχείο στη συνολική επιχειρηματολογία.

Για ιδρυτές που προετοιμάζουν ένα σχέδιο για δανειστές, επενδυτές, συνεργάτες ή ακόμη και για εσωτερικό προγραμματισμό, ο στόχος είναι απλός: χρησιμοποιήστε τα οπτικά στοιχεία για να διευκρινίσετε, όχι για να διακοσμήσετε. Ένα διάγραμμα πρέπει να βοηθά τον αναγνώστη να κατανοήσει ένα βασικό σημείο πιο γρήγορα από ό,τι θα το έκανε το κείμενο μόνο του.

Γιατί τα γραφήματα και τα διαγράμματα έχουν σημασία σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο

Τα επιχειρηματικά σχέδια συχνά χρειάζεται να επικοινωνήσουν αριθμούς που είναι δύσκολο να απορροφηθούν σε μορφή παραγράφου. Οι προβλέψεις εσόδων, το μέγεθος της αγοράς, η ανάπτυξη πελατών, τα χρονοδιαγράμματα πρόσληψης και οι προβλέψεις εξόδων γίνονται ευκολότερα κατανοητά όταν παρουσιάζονται οπτικά.

Τα διαγράμματα είναι χρήσιμα επειδή:

• Δείχνουν τάσεις με την πάροδο του χρόνου
• Αναδεικνύουν συγκρίσεις μεταξύ κατηγοριών
• Κάνουν τις οικονομικές παραδοχές ευκολότερες στην αξιολόγηση
• Μειώνουν την ποσότητα κειμένου που χρειάζεται για να εξηγηθούν τα δεδομένα
• Βοηθούν τους αναγνώστες να εντοπίζουν πιο γρήγορα κινδύνους, κενά ή ευκαιρίες

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο αναγνώστης εξετάζει πολλά σχέδια σε σύντομο χρονικό διάστημα. Ένα σωστά τοποθετημένο διάγραμμα μπορεί να κάνει το σχέδιό σας πιο εύκολο στην επισκόπηση και πιο αξιομνημόνευτο.

Πότε να χρησιμοποιείτε διάγραμμα αντί για απλό κείμενο

Δεν χρειάζεται κάθε αριθμός να έχει γραφική απεικόνιση. Στην πραγματικότητα, η επιβολή ενός διαγράμματος εκεί όπου δεν χρειάζεται μπορεί να αποδυναμώσει το σχέδιο.

Χρησιμοποιήστε ένα οπτικό στοιχείο όταν τα δεδομένα:

• Μεταβάλλονται με την πάροδο του χρόνου
• Συγκρίνουν πολλές κατηγορίες
• Περιέχουν ένα σαφές μοτίβο ή τάση
• Θα ήταν δύσκολο να γίνουν κατανοητά μόνο σε μία πρόταση
• Υποστηρίζουν μια σημαντική επιχειρηματική απόφαση ή πρόβλεψη

Χρησιμοποιήστε απλό κείμενο ή πίνακα όταν τα δεδομένα:

• Είναι πολύ μικρά σε όγκο
• Χρειάζονται ακριβείς τιμές αντί για τάσεις
• Εξηγούνται καλύτερα μέσα στο πλαίσιο
• Δεν ωφελούνται από οπτική σύγκριση

Ένας χρήσιμος κανόνας είναι ο εξής: αν ο αναγνώστης μπορεί να κατανοήσει το σημείο πιο γρήγορα από ένα διάγραμμα παρά από μια παράγραφο, τότε το διάγραμμα πιθανότατα αξίζει να συμπεριληφθεί.

Οι καλύτεροι τύποι διαγραμμάτων για επιχειρηματικά σχέδια

Διαφορετικοί τύποι διαγραμμάτων λειτουργούν καλύτερα για διαφορετικές ενότητες ενός επιχειρηματικού σχεδίου. Η επιλογή του σωστού μορφότυπου βελτιώνει τη σαφήνεια και την αξιοπιστία.

Ραβδογράμματα

Τα ραβδογράμματα είναι ιδανικά για συγκρίσεις κατηγοριών. Λειτουργούν καλά για:

• Συγκρίσεις εσόδων ανά γραμμή προϊόντος
• Μηνιαίες πωλήσεις ανά κανάλι
• Απόκτηση πελατών ανά πηγή
• Εκτιμήσεις μεριδίου αγοράς ανταγωνιστών

Είναι από τις πιο ευέλικτες μορφές για επιχειρηματικά σχέδια επειδή διαβάζονται εύκολα και εξηγούνται εύκολα.

Γραμμικά διαγράμματα

Τα γραμμικά διαγράμματα είναι τα καλύτερα για να δείχνουν μεταβολές με την πάροδο του χρόνου. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για:

• Προβλέψεις αύξησης εσόδων
• Τάσεις ταμειακών ροών
• Ανάπτυξη χρηστών ή πελατών
• Εποχικά μοτίβα απόδοσης

Αν θέλετε να δείξετε δυναμική, ένα γραμμικό διάγραμμα είναι συνήθως η πιο καθαρή επιλογή.

Κυκλικά διαγράμματα

Τα κυκλικά διαγράμματα πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ. Μπορούν να λειτουργήσουν όταν παρουσιάζετε λίγα μέρη ενός συνόλου, όπως:

• Κατανομή εσόδων ανά κατηγορία προϊόντος
• Κατανομή προϋπολογισμού ανά τμήμα
• Ανάλυση τμημάτων πελατών

Αν το διάγραμμα έχει πάρα πολλές φέτες ή πολύ παρόμοιες τιμές, γίνεται δύσκολο στην ανάγνωση. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα ραβδόγραμμα είναι πιο αποτελεσματικό από ένα κυκλικό διάγραμμα.

Πίνακες

Οι πίνακες δεν είναι διαγράμματα, αλλά μπορούν να είναι εξίσου πολύτιμοι σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο. Χρησιμοποιήστε πίνακες όταν ο αναγνώστης χρειάζεται ακριβή στοιχεία, όπως:

• Μηνιαίες υποθέσεις πρόβλεψης
• Εκτιμήσεις αρχικών εξόδων
• Κλιμάκια τιμολόγησης
• Χρονοδιαγράμματα ορόσημων

Οι πίνακες υποστηρίζουν τη λεπτομέρεια, ενώ τα διαγράμματα υποστηρίζουν την αναγνώριση προτύπων. Σε πολλά επιχειρηματικά σχέδια, χρειάζονται και τα δύο.

Πού να τοποθετείτε τα οπτικά στοιχεία στο σχέδιο

Ένα διάγραμμα πρέπει να εμφανίζεται εκεί όπου βοηθά τον αναγνώστη να κατανοήσει το κείμενο που το συνοδεύει. Η τοποθέτηση ενός οπτικού στοιχείου μακριά από τη συζήτηση που υποστηρίζει αναγκάζει τον αναγνώστη να καταβάλει μεγαλύτερη προσπάθεια.

Συνηθισμένα σημεία για γραφήματα και διαγράμματα είναι τα εξής:

• Περίληψη εκτελεστικού επιπέδου, για μια συνοπτική εικόνα ανάπτυξης ή αγοράς
• Ανάλυση αγοράς, για μεγέθη τμημάτων ή τάσεις ζήτησης
• Προϊόντα και υπηρεσίες, για συγκρίσεις τιμών ή μίγμα εσόδων
• Στρατηγική μάρκετινγκ, για κανάλια απόκτησης και παραδοχές του funnel
• Οικονομικό σχέδιο, για προβλέψεις εσόδων, εξόδων, κερδοφορίας και ταμειακών ροών
• Ενότητα ορόσημων, για χρονογραμμές προγραμματισμού

Αν ένα διάγραμμα είναι κεντρικό σε έναν ισχυρισμό, τοποθετήστε το κοντά στον ίδιο τον ισχυρισμό. Αν αποτελεί υποστηρικτικό στοιχείο, κρατήστε το κοντά και με σαφή επισήμανση.

Πόσα διαγράμματα πρέπει να περιλαμβάνει ένα επιχειρηματικό σχέδιο;

Δεν υπάρχει σταθερός αριθμός. Η σωστή ποσότητα εξαρτάται από την πολυπλοκότητα της επιχείρησης και το μήκος του σχεδίου.

Ένα σύντομο σχέδιο για μια απλή επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται μόνο λίγα οπτικά στοιχεία. Ένα σχέδιο για μια startup με πολλαπλές ροές εσόδων, υποθέσεις ανάπτυξης ή τμήματα αγοράς μπορεί να χρειάζεται περισσότερα.

Το πιο σημαντικό είναι κάθε οπτικό στοιχείο να δικαιολογεί τη θέση του. Αν ένα διάγραμμα επαναλαμβάνει πληροφορίες που είναι ήδη προφανείς από το κείμενο, μπορεί να είναι περιττό. Αν μια ενότητα είναι πυκνή σε αριθμούς ή προβλέψεις, ένα οπτικό στοιχείο μπορεί να είναι απαραίτητο.

Μια πρακτική προσέγγιση είναι να θέσετε τρεις ερωτήσεις:

• Διευκρινίζει αυτό το οπτικό στοιχείο ένα σημαντικό σημείο;
• Μειώνει τη σύγχυση ή επιταχύνει την κατανόηση;
• Βοηθά τον αναγνώστη να αξιολογήσει την επιχείρηση με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση;

Αν η απάντηση και στις τρεις είναι ναι, τότε το διάγραμμα πιθανότατα αξίζει να συμπεριληφθεί.

Τι κάνει ένα διάγραμμα αποτελεσματικό

Ένα διάγραμμα σε επιχειρηματικό σχέδιο πρέπει να είναι καθαρό, ευανάγνωστο και άμεσα συνδεδεμένο με την αφήγηση. Ο καλός σχεδιασμός έχει σημασία επειδή ο αναγνώστης μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις με βάση τις πληροφορίες που παρουσιάζονται.

Τα αποτελεσματικά διαγράμματα συνήθως έχουν:

• Σαφή τίτλο
• Σύντομη λεζάντα ή επεξήγηση όταν χρειάζεται
• Ετικέτες που διαβάζονται εύκολα
• Συνεπή μονάδα μέτρησης και χρονικές περιόδους
• Απλά χρώματα που δεν αποσπούν την προσοχή από τα δεδομένα
• Πηγή ή σημείωση αν οι πληροφορίες είναι εκτιμήσεις

Αποφύγετε διακοσμητικά στοιχεία που δεν προσθέτουν νόημα. Ο σκοπός του διαγράμματος είναι η επικοινωνία, όχι το στυλ.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Τα κακώς χρησιμοποιημένα οπτικά στοιχεία μπορούν να βλάψουν την αξιοπιστία ενός επιχειρηματικού σχεδίου. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι τα εξής:

Υπερφόρτωση του σχεδίου με διαγράμματα

Πάρα πολλά οπτικά στοιχεία μπορούν να κάνουν το έγγραφο να φαίνεται χωρίς εστίαση. Αν σχεδόν κάθε δεύτερη παράγραφος έχει ένα γράφημα, οι αναγνώστες μπορεί να σταματήσουν να προσέχουν.

Χρήση οπτικών στοιχείων που δεν ταιριάζουν με το κείμενο

Το διάγραμμα πρέπει να υποστηρίζει το σημείο που διατυπώνεται. Αν το οπτικό στοιχείο εισάγει διαφορετικό μήνυμα από την παράγραφο, δημιουργεί σύγχυση.

Απόκρυψη παραδοχών

Οι προβλέψεις έχουν αξία μόνο αν οι παραδοχές πίσω από αυτές είναι ορατές ή εύκολες στην κατανόηση. Ένα διάγραμμα χωρίς πλαίσιο μπορεί να φαίνεται προσεγμένο ενώ στην πραγματικότητα δεν πείθει.

Υπερβολική πολυπλοκότητα του διαγράμματος

Αν ο αναγνώστης χρειάζεται αρκετά λεπτά για να αποκωδικοποιήσει ένα οπτικό στοιχείο, είναι υπερβολικά περίπλοκο για επιχειρηματικό σχέδιο. Η απλότητα συνήθως υπερισχύει.

Έλλειψη συνέπειας στη μορφοποίηση

Διαφορετικές γραμματοσειρές, χρώματα, κλίμακες και στυλ μπορούν να κάνουν το σχέδιο να φαίνεται ημιτελές. Χρησιμοποιήστε ένα συνεπές σύστημα σχεδιασμού σε όλα τα οπτικά στοιχεία.

Χρήση διαγραμμάτων για την υποστήριξη οικονομικών προβλέψεων

Οι οικονομικές προβλέψεις είναι από τα σημαντικότερα σημεία όπου αξίζει να χρησιμοποιούνται οπτικά στοιχεία. Οι επενδυτές και οι δανειστές θέλουν να κατανοήσουν πώς η επιχείρηση σκοπεύει να παράγει έσοδα, να διαχειρίζεται το κόστος και να διατηρεί τις ταμειακές ροές της.

Χρήσιμα διαγράμματα στην οικονομική ενότητα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Αύξηση εσόδων σε ορίζοντα 12 έως 36 μηνών
• Τάσεις μικτού περιθωρίου κέρδους
• Αναλύσεις εξόδων ανά κατηγορία
• Ρυθμό κατανάλωσης κεφαλαίων και διάρκεια λειτουργίας
• Χρονοδιάγραμμα επίτευξης σημείου ισορροπίας
• Συγκρίσεις σεναρίων για συντηρητική, αναμενόμενη και επιθετική ανάπτυξη

Αυτά τα διαγράμματα βοηθούν τους αναγνώστες να δουν αν η οικονομική ιστορία είναι ρεαλιστική. Κάνουν επίσης ευκολότερη την εξήγηση του τρόπου με τον οποίο η επιχείρηση θα διαχειριστεί την αβεβαιότητα.

Για startups, αυτή η ενότητα πρέπει να συνδέεται άμεσα με το επιχειρηματικό μοντέλο της εταιρείας. Ένα καλά δομημένο διάγραμμα μπορεί να δείξει πώς μια νεοσύστατη LLC ή corporation σχεδιάζει να περάσει από την έναρξη στη δημιουργία εσόδων.

Πώς να παρουσιάζετε οπτικά τα δεδομένα αγοράς

Η ανάλυση αγοράς είναι μια ακόμη ενότητα όπου τα διαγράμματα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα. Αντί να παραθέτετε στοιχεία αγοράς σε πυκνό κείμενο, χρησιμοποιήστε οπτικά στοιχεία για να δείξετε:

• Συνολικό διαθέσιμο μέγεθος αγοράς
• Εξυπηρετήσιμο διαθέσιμο μέγεθος αγοράς
• Αναλύσεις του στοχευόμενου τμήματος
• Γεωγραφικές ευκαιρίες
• Τάσεις ανάπτυξης στον κλάδο

Όταν τα δεδομένα αγοράς παρουσιάζονται οπτικά, είναι ευκολότερο να εξηγήσετε γιατί η επιχείρηση στοχεύει σε μια συγκεκριμένη niche ή πελατειακή βάση.

Για παράδειγμα, μια startup υπηρεσιών μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα ραβδόγραμμα για να συγκρίνει τη ζήτηση σε διάφορες περιοχές, ενώ μια εταιρεία προϊόντων μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα γραμμικό διάγραμμα για να δείξει την ανάπτυξη της κατηγορίας τα τελευταία χρόνια.

Τα οπτικά στοιχεία πρέπει να ενισχύουν την αφήγηση του επιχειρηματικού σας σχεδίου

Κάθε διάγραμμα πρέπει να συνδέεται με την κεντρική ιστορία του σχεδίου. Ο αναγνώστης δεν πρέπει να χρειάζεται να μαντέψει γιατί περιλαμβάνεται το οπτικό στοιχείο.

Αν το σχέδιό σας βασίζεται σε στρατηγική χαμηλού κόστους εισόδου, τα διαγράμματά σας μπορεί να αναδεικνύουν λιτές δαπάνες startup και σταδιακό σχέδιο προσλήψεων.

Αν το σχέδιο εστιάζει σε ταχεία επέκταση, τα οπτικά στοιχεία μπορεί να δείχνουν αύξηση πωλήσεων, απόκτηση πελατών και προβλεπόμενη λειτουργική μόχλευση.

Αν η εταιρεία προετοιμάζεται για χρηματοδότηση, τα διαγράμματα πρέπει να υποστηρίζουν το αίτημα κεφαλαίου δείχνοντας πώς θα χρησιμοποιηθεί το κεφάλαιο και ποια ορόσημα αναμένεται να ξεκλειδώσει.

Αυτή η σύνδεση με την αφήγηση είναι αυτό που μετατρέπει ένα διάγραμμα από απλή παρουσίαση αριθμών σε πειστικό επιχειρηματικό εργαλείο.

Καλές πρακτικές για ιδρυτές startups

Οι ιδρυτές συχνά γράφουν επιχειρηματικά σχέδια ενώ ταυτόχρονα διαχειρίζονται την ίδρυση, τις λειτουργίες και τις εργασίες χρηματοδότησης. Για αυτόν τον λόγο, τα οπτικά στοιχεία πρέπει να είναι αποδοτικά και εύκολα στη συντήρηση.

Μερικές καλές πρακτικές μπορούν να βοηθήσουν:

• Χρησιμοποιήστε ένα ενιαίο οπτικό στυλ σε όλο το έγγραφο
• Ενημερώνετε κάθε διάγραμμα όταν αλλάζουν οι οικονομικές παραδοχές
• Κρατάτε τα δεδομένα πηγής οργανωμένα σε ξεχωριστό αρχείο
• Προσθέτετε σημειώσεις όταν οι προβλέψεις βασίζονται σε εκτιμήσεις
• Ελέγχετε κάθε οπτικό στοιχείο για αναγνωσιμότητα σε εκτυπωμένη σελίδα και στην οθόνη

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση και προετοιμάζετε ταυτόχρονα τα έγγραφα σχεδιασμού, διατηρήστε το επιχειρηματικό σχέδιο ευθυγραμμισμένο με τη νομική δομή, τα στοιχεία ιδιοκτησίας και το λειτουργικό μοντέλο που δημιουργείτε. Έτσι το σχέδιο αντικατοπτρίζει την πραγματική επιχείρηση που σκοπεύετε να λανσάρετε.

Μια απλή λίστα ελέγχου πριν συμπεριλάβετε ένα διάγραμμα

Πριν προσθέσετε ένα γράφημα ή διάγραμμα στο επιχειρηματικό σας σχέδιο, βεβαιωθείτε ότι πληροί αυτή τη λίστα ελέγχου:

• Υποστηρίζει ένα σημαντικό σημείο
• Είναι εύκολο να διαβαστεί με μια ματιά
• Χρησιμοποιεί τον σωστό τύπο διαγράμματος
• Ταιριάζει με το υπόλοιπο έγγραφο
• Προσθέτει αξία πέρα από το συνοδευτικό κείμενο
• Δεν επαναλαμβάνει πληροφορίες χωρίς λόγο
• Βασίζεται σε τεκμηριωμένα δεδομένα ή παραδοχές

Αν ένα οπτικό στοιχείο αποτυγχάνει σε περισσότερα από ένα από αυτά τα κριτήρια, πιθανότατα πρέπει να αναθεωρηθεί ή να αφαιρεθεί.

Τελικές σκέψεις

Τα γραφήματα και τα διαγράμματα είναι πιο αποτελεσματικά σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο όταν εξοικονομούν χρόνο στον αναγνώστη και ενισχύουν το μήνυμα. Πρέπει να βοηθούν στην εξήγηση του επιχειρηματικού μοντέλου, να υποστηρίζουν τις οικονομικές προβλέψεις και να κάνουν τις βασικές παραδοχές ευκολότερες στην αξιολόγηση.

Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, τα οπτικά στοιχεία κάνουν ένα σχέδιο πιο επαγγελματικό και πιο πειστικό. Όταν χρησιμοποιούνται λανθασμένα, αποσπούν την προσοχή από την ιστορία και αποδυναμώνουν το έγγραφο.

Τα καλύτερα επιχειρηματικά σχέδια βρίσκουν την ισορροπία: αρκετά οπτικά στοιχεία ώστε να διευκρινίζουν τους αριθμούς, αλλά όχι τόσα πολλά ώστε το έγγραφο να χάνει την εστίασή του. Για τους ιδρυτές που ετοιμάζονται να λανσάρουν, να ιδρύσουν ή να αναπτύξουν μια εταιρεία, αυτή η ισορροπία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε ένα σχέδιο που διαβάζεται επιφανειακά και σε ένα σχέδιο που αντιμετωπίζεται σοβαρά.