Thỏa thuận điều hành LLC do người quản lý điều hành: Cần bao gồm gì và vì sao quan trọng

Thỏa thuận điều hành của một LLC do người quản lý điều hành là một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất mà một công ty trách nhiệm hữu hạn có thể tạo ra. Tài liệu này giải thích ai điều hành công ty, quyền hạn được phân chia như thế nào, dòng tiền vận hành ra sao, và điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp thay đổi theo thời gian.

Đối với các nhà sáng lập đang xây dựng một LLC với nhà đầu tư thụ động, chủ sở hữu bên ngoài, hoặc một đội ngũ quản lý chuyên trách, tài liệu này không chỉ là thủ tục hình thức. Đây là bản kế hoạch vận hành của doanh nghiệp. Một thỏa thuận rõ ràng giúp giảm tranh chấp, hỗ trợ tuân thủ và giúp công ty dễ quản lý hơn khi phát triển.

Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và duy trì tổ chức thông qua các tài liệu cùng hỗ trợ tuân thủ cần thiết để khởi động với sự tự tin. Hướng dẫn này giải thích thỏa thuận điều hành LLC do người quản lý điều hành là gì, vì sao nó quan trọng và những điều khoản nào nên có.

LLC do người quản lý điều hành là gì?

LLC có thể được quản lý theo một trong hai cách chính:

• Do thành viên điều hành: Các chủ sở hữu trực tiếp điều hành hoạt động hằng ngày.
• Do người quản lý điều hành: Một hoặc nhiều người quản lý chịu trách nhiệm vận hành hằng ngày và đưa ra quyết định.

Trong mô hình do người quản lý điều hành, các thành viên vẫn có thể sở hữu công ty, nhưng họ không nhất thiết tham gia vào hoạt động thường nhật. Thay vào đó, thỏa thuận điều hành trao quyền cho các người quản lý được chỉ định để hành động thay mặt LLC.

Cấu trúc này thường được sử dụng khi:

• Một số chủ sở hữu muốn đầu tư nhưng không quản lý hoạt động.
• Doanh nghiệp cần sự lãnh đạo có kinh nghiệm.
• Công ty dự kiến mở rộng và muốn một cấu trúc quản lý chính thức hơn.
• Các chủ sở hữu muốn tách biệt rõ ràng giữa quyền sở hữu và quyền kiểm soát.

Vì sao thỏa thuận điều hành quan trọng

Thỏa thuận điều hành là hợp đồng nội bộ quy định cách LLC hoạt động. Ngay cả khi luật tiểu bang đưa ra các quy tắc mặc định, những quy tắc đó có thể không phản ánh đúng cách các thành viên thực sự muốn công ty vận hành.

Một thỏa thuận điều hành mạnh có thể:

• Xác định ai có thẩm quyền hành động thay mặt LLC.
• Giảm sự nhầm lẫn về quyền sở hữu và quyền kiểm soát.
• Thiết lập kỳ vọng về lợi nhuận, lỗ và phân phối.
• Đặt ra quy trình thêm hoặc loại bỏ thành viên và người quản lý.
• Hỗ trợ duy trì bảo vệ trách nhiệm hữu hạn bằng cách cho thấy công ty được đối xử như một pháp nhân riêng biệt.
• Cung cấp lộ trình xử lý tranh chấp, chuyển nhượng và giải thể.

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, công ty có thể phải áp dụng các quy tắc mặc định của tiểu bang vốn quá chung chung hoặc quá cứng nhắc so với nhu cầu kinh doanh.

Khi nào mô hình do người quản lý điều hành phù hợp

LLC do người quản lý điều hành không bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Mô hình này hữu ích nhất khi cần tách biệt quyền sở hữu và quyền điều hành.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• LLC bất động sản: Nhà đầu tư sở hữu công ty tài sản, trong khi người quản lý xử lý vận hành.
• Startup có nhiều chủ sở hữu: Các nhà sáng lập muốn một người hoặc một nhóm nhỏ điều hành hằng ngày.
• Doanh nghiệp gia đình: Một số thành viên gia đình có thể sở hữu phần vốn nhưng không làm việc trong vận hành.
• Nhóm đầu tư: Thành viên thụ động góp vốn, còn người quản lý đưa ra quyết định.
• Doanh nghiệp dịch vụ chuyên môn: Một nhóm lãnh đạo phụ trách quản trị trong khi các thành viên khác tập trung vào khách hàng hoặc chiến lược.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chủ sở hữu với vai trò khác nhau, mô hình do người quản lý điều hành có thể mang lại sự rõ ràng rất cần thiết.

Các điều khoản chính cần có trong thỏa thuận

Thỏa thuận điều hành của LLC do người quản lý điều hành nên đủ chi tiết để phản ánh cách doanh nghiệp thực sự vận hành. Cách diễn đạt cụ thể có thể thay đổi, nhưng hầu hết các thỏa thuận nên bao gồm những nội dung sau.

1. Thông tin công ty

Bắt đầu với các thông tin cơ bản:

• Tên LLC
• Tiểu bang thành lập
• Địa chỉ kinh doanh chính
• Thông tin đại lý đăng ký
• Mục đích kinh doanh
• Ngày hiệu lực của thỏa thuận

Phần này xác định công ty và thiết lập phạm vi của tài liệu.

2. Quyền sở hữu thành viên và vốn góp

Thỏa thuận nên xác định từng thành viên và nêu rõ mỗi người sở hữu bao nhiêu phần của công ty.

Bao gồm:

• Tên thành viên
• Tỷ lệ sở hữu hoặc số đơn vị sở hữu
• Vốn góp ban đầu
• Việc góp vốn bổ sung là bắt buộc hay tự nguyện
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên không góp đúng như cam kết

Hồ sơ quyền sở hữu rõ ràng là điều thiết yếu cho quyền biểu quyết, phân bổ lợi nhuận và quy tắc chuyển nhượng.

3. Quyền hạn và trách nhiệm của người quản lý

Đây là phần cốt lõi của một thỏa thuận do người quản lý điều hành. Tài liệu phải nêu rõ người quản lý được phép làm gì và không được làm gì.

Các nội dung thường gồm:

• Bổ nhiệm người quản lý
• Thời hạn nhiệm kỳ hoặc điều kiện phục vụ
• Quyền ký hợp đồng, mở tài khoản, tuyển nhân sự và điều hành hoạt động
• Giới hạn thẩm quyền
• Một người quản lý có thể hành động một mình hay cần nhiều phê duyệt
• Chuẩn mực chăm sóc và nghĩa vụ ủy thác, nếu áp dụng

Quyền hạn được định nghĩa càng rõ thì càng ít có khả năng phát sinh xung đột về sau.

4. Quyền của thành viên và các quyết định bảo lưu

Ngay cả trong LLC do người quản lý điều hành, các thành viên thường vẫn giữ những quyền sở hữu quan trọng. Thỏa thuận nên nêu rõ những quyết định nào cần được thành viên phê duyệt.

Các ví dụ thường bao gồm:

• Sửa đổi thỏa thuận điều hành
• Tiếp nhận thành viên mới
• Phê duyệt các khoản vay lớn hoặc bán tài sản lớn
• Sáp nhập hoặc giải thể LLC
• Bãi nhiệm người quản lý
• Thay đổi chế độ thuế của công ty

Nếu các thành viên giữ quyền phủ quyết với những quyết định quan trọng, các quyền đó phải được quy định rõ ràng bằng văn bản.

5. Quy tắc biểu quyết

Các điều khoản biểu quyết nên giải thích cách tính phê duyệt.

Những câu hỏi chính cần trả lời:

• Phiếu bầu dựa trên tỷ lệ sở hữu, mỗi thành viên một phiếu, hay theo cách khác?
• Chỉ cần đa số đơn giản hay cần tỷ lệ siêu đa số cho các quyết định lớn?
• Người quản lý có được bỏ phiếu về các vấn đề của thành viên không?
• Có thể dùng văn bản đồng ý thay cho cuộc họp không?

Cơ cấu biểu quyết nên phù hợp với mô hình sở hữu và nhu cầu ra quyết định của công ty.

6. Lợi nhuận, lỗ và phân phối

Thỏa thuận nên nêu cách phân bổ lợi nhuận và lỗ, cũng như cách phân phối tiền mặt.

Cân nhắc bao gồm:

• Phương pháp phân bổ lợi nhuận và lỗ
• Thời điểm phân phối
• Việc phân phối có phải theo tỷ lệ sở hữu hay không
• Người quản lý có nhận thù lao riêng ngoài phân phối hay không
• Ngôn ngữ phân bổ thuế phù hợp với cấu trúc tài chính của công ty

Phần này quan trọng cả về sự công bằng nội bộ lẫn tính nhất quán trong báo cáo thuế.

7. Thù lao của người quản lý

Nếu người quản lý được trả công cho công việc của mình, thỏa thuận nên nêu rõ cách thức trả.

Hãy đề cập đến:

• Mức lương, phí quản lý hoặc cơ cấu thưởng
• Hoàn trả chi phí kinh doanh
• Việc thay đổi thù lao có cần thành viên phê duyệt hay không
• Cách thức phê duyệt thay đổi thù lao

Thù lao cần được ghi nhận để kỳ vọng của các bên rõ ràng ngay từ đầu.

8. Cuộc họp và lưu trữ hồ sơ

Một thỏa thuận tốt nên thiết lập cách lưu giữ hồ sơ công ty và cách ghi nhận các quyết định chính thức.

Bao gồm các quy tắc cho:

• Cuộc họp thành viên
• Cuộc họp người quản lý
• Yêu cầu thông báo
• Biên bản hoặc văn bản đồng ý
• Hồ sơ tài chính và quyền truy cập
• Thủ tục kế toán và thuế

Ngay cả khi LLC nhỏ, hồ sơ cơ bản cũng giúp hỗ trợ quản trị tốt.

9. Thêm hoặc loại bỏ thành viên

Việc thay đổi quyền sở hữu có thể gây ra tranh chấp lớn nếu quy trình không được xác định trước.

Thỏa thuận nên giải thích:

• Cách tiếp nhận thành viên mới
• Cần phê duyệt nhất trí hay đa số
• Có hạn chế chuyển nhượng hay không
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên qua đời, mất năng lực, từ chức hoặc bị loại bỏ
• Quy trình mua lại phần vốn và phương pháp định giá

Những quy tắc này đặc biệt quan trọng đối với các công ty có nhiều chủ sở hữu.

10. Thêm hoặc loại bỏ người quản lý

Công ty cũng nên có một quy trình rõ ràng để thay thế ban quản lý.

Thỏa thuận của bạn có thể đề cập đến:

• Ai bổ nhiệm người quản lý
• Người quản lý có thể bị bãi nhiệm có hoặc không có lý do hay không
• Điều gì tạo thành một vị trí trống
• Cách chọn người quản lý thay thế
• Có thể bổ nhiệm người quản lý tạm thời cho đến khi có biểu quyết hay không

Đây là một trong những biện pháp bảo vệ quan trọng nhất trong một LLC do người quản lý điều hành.

11. Bồi thường và bảo vệ trách nhiệm

Thỏa thuận điều hành nên đề cập đến bảo vệ trách nhiệm cho thành viên và người quản lý.

Các điều khoản phổ biến gồm:

• Bồi thường cho các hành vi thiện chí thay mặt LLC
• Giới hạn trách nhiệm cá nhân khi công ty được duy trì đúng cách
• Quy tắc hoàn trả chi phí pháp lý, nếu được phép
• Hành vi khiến một người mất quyền được bảo vệ

Những điều khoản này giúp hỗ trợ tư cách pháp nhân riêng biệt của LLC.

12. Giải thể và thanh lý

Mọi LLC đều nên biết cách kết thúc hoạt động.

Thỏa thuận nên mô tả:

• Các sự kiện dẫn đến giải thể
• Ai có thẩm quyền thanh lý doanh nghiệp
• Cách bán hoặc phân chia tài sản còn lại
• Cách thanh toán cho chủ nợ
• Cách hoàn tất các bước về thuế và hành chính cuối cùng

Một quy trình thanh lý rõ ràng có thể ngăn ngừa vấn đề khi doanh nghiệp đóng cửa hoặc chuyển đổi.

Mẹo soạn thảo để có thỏa thuận chặt chẽ hơn

Thỏa thuận điều hành của LLC do người quản lý điều hành nên thực tế, không chỉ mang tính hình thức.

Một số thực hành soạn thảo tốt:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản khi có thể.
• Đảm bảo quyền sở hữu, kiểm soát và biểu quyết nhất quán xuyên suốt tài liệu.
• Phù hợp thỏa thuận với Articles of Organization của LLC.
• Rà soát các yêu cầu cụ thể của tiểu bang trước khi hoàn thiện tài liệu.
• Cập nhật thỏa thuận khi doanh nghiệp thêm chủ sở hữu, huy động vốn hoặc thay đổi lãnh đạo.

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc luật sư xem xét cũng là một bước khôn ngoan, đặc biệt khi LLC có nhiều thành viên, nhà đầu tư bên ngoài hoặc các quy tắc quản trị phức tạp.

Zenind hỗ trợ thành lập LLC như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập và quản lý LLC bằng các công cụ thực tiễn được xây dựng cho chủ doanh nghiệp muốn duy trì tổ chức.

Tùy theo gói dịch vụ và nhu cầu của bạn, Zenind có thể hỗ trợ:

• Dịch vụ thành lập LLC
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Hỗ trợ tuân thủ
• Tổ chức tài liệu doanh nghiệp
• Hỗ trợ hành chính liên tục cho các công ty đang phát triển

Nếu bạn đang xây dựng một LLC do người quản lý điều hành, việc có một thỏa thuận điều hành vững chắc cùng hỗ trợ thành lập đáng tin cậy có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót có thể tránh được.

Câu hỏi thường gặp

Thỏa thuận điều hành LLC do người quản lý điều hành có bắt buộc không?

Nhiều tiểu bang không yêu cầu nộp thỏa thuận điều hành lên cơ quan nhà nước, nhưng việc có tài liệu này là rất nên làm. Ở một số tiểu bang, thỏa thuận điều hành nội bộ gần như là cần thiết để chứng minh doanh nghiệp được cấu trúc và quản lý như thế nào.

Thành viên có thể đồng thời là người quản lý không?

Có. Một thành viên có thể đồng thời giữ vai trò người quản lý nếu thỏa thuận cho phép. Điều quan trọng là tài liệu phải nêu rõ vai trò và thẩm quyền của người đó.

LLC một thành viên có cần thỏa thuận do người quản lý điều hành không?

Có thể có, nhưng ít phổ biến hơn. Một LLC một thành viên thường có cơ cấu quản trị đơn giản hơn. Mô hình do người quản lý điều hành trở nên hữu ích hơn khi có nhiều người tham gia hoặc khi chủ sở hữu muốn người khác xử lý vận hành.

Điều gì xảy ra nếu thỏa thuận điều hành không đề cập đến một vấn đề nào đó?

Nếu thỏa thuận không đề cập đến một vấn đề, luật tiểu bang và các quy tắc mặc định của LLC có thể được áp dụng. Điều đó có thể dẫn đến kết quả mà chủ sở hữu không dự định, vì vậy soạn thảo chi tiết là rất quan trọng.

Tôi nên dùng mẫu hay thuê luật sư?

Mẫu có thể là điểm khởi đầu tốt, đặc biệt đối với các LLC đơn giản. Nếu công ty của bạn có nhiều thành viên, quyền lợi của nhà đầu tư, chế độ thuế đặc biệt hoặc cơ cấu quản lý khác thường, việc luật sư rà soát là một bước thận trọng.

Kết luận

Thỏa thuận điều hành LLC do người quản lý điều hành không chỉ ghi nhận quyền sở hữu. Nó xác định thẩm quyền, làm rõ kỳ vọng và giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru khi phát triển.

Những thỏa thuận tốt nhất là thỏa thuận được điều chỉnh theo cấu trúc thực tế và nhu cầu ra quyết định của công ty. Nếu bạn đang thành lập LLC và muốn có tài liệu phù hợp cùng sự hỗ trợ ngay từ đầu, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc hơn cho doanh nghiệp.