5 mẹo kế toán sổ sách cho chủ doanh nghiệp nhỏ để củng cố sức khỏe tài chính

Kế toán sổ sách không phải là phần thú vị nhất khi điều hành một doanh nghiệp, nhưng lại là một trong những phần quan trọng nhất. Với những nhà sáng lập mới, đặc biệt là những người vừa thành lập LLC hoặc corporation, sổ sách chính xác giúp hiểu rõ dòng tiền, chuẩn bị cho thuế, duy trì tuân thủ và đưa ra quyết định tốt hơn.

Khi hồ sơ của bạn được sắp xếp gọn gàng, bạn có thể nhanh chóng trả lời các câu hỏi thực tế:

• Hiện tại còn bao nhiêu tiền mặt?
• Sản phẩm hoặc dịch vụ nào thực sự có lợi nhuận?
• Chi phí có đang tăng nhanh hơn doanh thu không?
• Có thể tái đầu tư bao nhiêu một cách an toàn vào công ty?

Kế toán sổ sách tốt không chỉ là ghi nhận giao dịch. Đó là việc xây dựng một hệ thống tài chính đáng tin cậy để hỗ trợ tăng trưởng. Điều đó đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp, khi chủ sở hữu phải cân bằng giữa thủ tục thành lập, ngân hàng, thuế, bảng lương và vận hành hằng ngày.

Dưới đây là năm mẹo kế toán thực tế có thể giúp chủ doanh nghiệp nhỏ cải thiện sự rõ ràng về tài chính và tránh những sai lầm phổ biến.

1. Xem xét báo cáo tài chính mỗi tháng

Báo cáo tài chính kể câu chuyện về doanh nghiệp của bạn. Bảng cân đối kế toán cho thấy công ty sở hữu gì và đang nợ gì. Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu và chi phí. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy tiền đi vào và đi ra như thế nào.

Nếu bạn chỉ xem những báo cáo này một lần mỗi năm, các vấn đề có thể bị bỏ qua quá lâu. Việc rà soát hằng tháng tạo cho bạn một hệ thống cảnh báo sớm.

Cần chú ý điều gì

• Chi phí tăng đột biến bất thường
• Biên lợi nhuận gộp giảm
• Khách hàng thanh toán chậm
• Chi phí nhà cung cấp tăng
• Số dư tiền mặt thay đổi không khớp với xu hướng doanh số

Cách hình thành thói quen này

Hãy đặt lịch rà soát tài chính hằng tháng trên lịch của bạn. Trong buổi rà soát đó, hãy so sánh tháng hiện tại với các tháng trước và tự hỏi liệu các con số có hợp lý hay không. Nếu một hạng mục tăng quá nhanh, hãy xác định nguyên nhân trước khi nó trở thành vấn đề lớn hơn.

Việc rà soát hằng tháng đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp mới thành lập vì chi tiêu ban đầu thường diễn ra rất nhanh. Phí nộp hồ sơ, công cụ khởi nghiệp, dịch vụ chuyên môn, quảng cáo và hàng tồn kho đều có thể tạo ra những biến động tiền mặt không đều. Rà soát thường xuyên giúp bạn chủ động trước những thay đổi đó.

2. Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp

Một trong những nguyên tắc kế toán đơn giản nhất cũng là một trong những nguyên tắc thường bị bỏ qua nhất: tuyệt đối không trộn lẫn chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp.

Dùng cùng một tài khoản hoặc thẻ cho cả hai có thể thấy tiện lúc đầu, nhưng về sau sẽ tạo ra vấn đề. Giao dịch lẫn lộn khiến việc đối chiếu khó hơn, làm phức tạp báo cáo thuế và có thể làm suy yếu sự tách biệt pháp lý mà chủ doanh nghiệp muốn duy trì.

Vì sao việc tách biệt lại quan trọng

• Chi phí doanh nghiệp dễ theo dõi và phân loại hơn
• Chuẩn bị thuế sạch hơn và nhanh hơn
• Dòng tiền dễ phân tích hơn
• Giảm nguy cơ bỏ sót các khoản được khấu trừ thuế
• Hồ sơ doanh nghiệp đáng tin cậy hơn nếu được kế toán hoặc bên cho vay xem xét

Các bước thực tế

Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng ngay khi công ty được thành lập. Sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp cho các khoản chi của công ty khi có thể. Nếu bạn hoàn ứng cho bản thân vì một khoản chi phí doanh nghiệp hợp lệ, hãy ghi nhận rõ ràng và giữ hóa đơn.

Với các nhà sáng lập mới bắt đầu, thói quen này nên được áp dụng ngay từ ngày đầu tiên. Khi ranh giới giữa doanh nghiệp và cá nhân bị làm mờ từ sớm, việc làm sạch sổ sách sau này sẽ khó hơn rất nhiều.

3. Tự động hóa các tác vụ kế toán lặp lại

Kế toán thủ công có thể phù hợp với một doanh nghiệp rất nhỏ, nhưng sẽ nhanh chóng trở nên kém hiệu quả. Việc nhập cùng một dữ liệu vào bảng tính, lưu hóa đơn bằng tay và cập nhật hóa đơn từng cái một làm tăng nguy cơ sai sót.

Tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện tính nhất quán.

Nên tự động hóa những gì

• Lập hóa đơn và nhắc thanh toán
• Phân loại chi phí
• Đồng bộ giao dịch ngân hàng
• Thu thập hóa đơn
• Các hóa đơn định kỳ
• Báo cáo tài chính cơ bản

Lợi ích của tự động hóa

• Ít thời gian cho nhập liệu hơn
• Ít lỗi ghi chép hơn
• Đóng sổ cuối tháng nhanh hơn
• Nhìn rõ số liệu hiện tại hơn
• Dễ phối hợp hơn với kế toán hoặc bookkeeper

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ chờ đến khi việc kế toán trở nên căng thẳng mới bắt đầu dùng công cụ. Cách tốt hơn là tự động hóa càng sớm càng tốt để hệ thống phát triển cùng công ty. Điều này đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp dự kiến khối lượng giao dịch sẽ tăng sau khi thành lập.

Tự động hóa không thay thế được phán đoán. Vẫn cần có người xem lại báo cáo và xác nhận các giao dịch được phân loại đúng. Nhưng nó loại bỏ rất nhiều công việc lặp lại và giúp sổ sách luôn được cập nhật.

4. Theo dõi mọi khoản chi, kể cả những khoản nhỏ

Các khoản chi nhỏ rất dễ bị bỏ qua, nhưng chúng cộng dồn nhanh hơn hầu hết chủ doanh nghiệp nghĩ. Cà phê cho buổi gặp, phí đỗ xe, văn phòng phẩm, phần mềm thuê bao, phí vận chuyển và chi phí đi lại đều có thể trở nên đáng kể theo thời gian.

Nếu những chi phí đó không được ghi nhận đúng, bức tranh tài chính của bạn sẽ không đầy đủ.

Vì sao chi phí nhỏ lại quan trọng

• Chúng ảnh hưởng đến biên lợi nhuận
• Chúng giúp dự toán chính xác hơn
• Chúng có thể đủ điều kiện để khấu trừ thuế doanh nghiệp
• Chúng cho thấy tiền đang bị thất thoát ở đâu
• Chúng giúp bạn đưa ra quyết định định giá tốt hơn

Thói quen theo dõi chi phí tốt hơn

• Giữ hóa đơn ngay lập tức
• Dùng ứng dụng di động để chụp hóa đơn giấy
• Phân loại chi phí ngay khi phát sinh
• Đối chiếu tài khoản thường xuyên thay vì chờ đến cuối năm
• Có chính sách rõ ràng cho việc hoàn ứng cho chủ sở hữu hoặc nhân viên

Hệ thống kế toán tốt nhất là hệ thống giúp ghi nhận chi phí thật dễ dàng. Nếu một hóa đơn mất quá nhiều thời gian để lưu, nó thường sẽ bị thất lạc. Một quy trình đơn giản tốt hơn một quy trình hoàn hảo nhưng không ai làm theo.

Với doanh nghiệp mới, việc theo dõi chi phí chặt chẽ cũng giúp hình thành các mẫu tài chính. Nếu bạn biết chính xác để vận hành công ty mỗi tháng cần bao nhiêu, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch tăng trưởng, tuyển dụng và ngân sách marketing hơn.

5. Biết khi nào nên nhờ chuyên gia

Không có gì sai khi tự làm kế toán sổ sách trong những ngày đầu của doanh nghiệp. Thực tế, nhiều nhà sáng lập bắt đầu theo cách đó. Nhưng khi công ty phát triển, khối lượng và mức độ phức tạp của công việc thường tăng lên.

Đến một thời điểm nào đó, tự làm kế toán có thể làm bạn chậm lại hoặc tạo ra rủi ro không cần thiết.

Dấu hiệu cho thấy có thể đã đến lúc cần hỗ trợ

• Bạn đang chậm đối chiếu sổ sách
• Mùa thuế gây căng thẳng không cần thiết
• Báo cáo của bạn không còn đáng tin cậy
• Bạn không chắc giao dịch đã được phân loại đúng hay chưa
• Bảng lương, thuế bán hàng hoặc báo cáo nhà thầu đã trở nên phức tạp hơn
• Bạn dành quá nhiều thời gian quản lý sổ sách thay vì điều hành doanh nghiệp

Chuyên gia có thể mang lại gì

Một bookkeeper hoặc kế toán đủ năng lực có thể giúp bạn duy trì hồ sơ gọn gàng hơn, cải thiện độ chính xác của báo cáo và giảm nguy cơ mắc lỗi tốn kém. Họ cũng có thể giúp bạn diễn giải số liệu để đưa ra quyết định với sự tự tin cao hơn.

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, giá trị thực sự không chỉ là tuân thủ. Đó là sự rõ ràng. Khi bức tranh tài chính rõ ràng, việc lập kế hoạch thuế, dự báo tăng trưởng và chuẩn bị cho các cuộc trao đổi về vốn sẽ dễ dàng hơn.

Kế toán sổ sách bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp tốt

Kế toán sổ sách sẽ dễ hơn khi chính doanh nghiệp được thiết lập đúng ngay từ đầu. Đó là lý do giai đoạn thành lập rất quan trọng.

Khi chủ sở hữu thành lập LLC hoặc corporation, họ không chỉ đang hoàn thành một thủ tục pháp lý. Họ đang tạo ra cấu trúc hỗ trợ cho ngân hàng, kế toán, thuế và tuân thủ. Một thiết lập gọn gàng giúp việc giữ hồ sơ ngăn nắp từ đầu trở nên dễ dàng hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự đơn giản, rõ ràng và tuân thủ. Nền tảng đó rất quan trọng vì việc duy trì kế toán sổ sách tốt sẽ dễ hơn nhiều khi công ty có hồ sơ phù hợp, bản sắc doanh nghiệp riêng biệt và các hệ thống hành chính cần thiết.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, hãy xem thành lập và kế toán sổ sách là những bước liên kết với nhau, không phải hai việc tách rời. Càng sớm xây dựng thói quen tốt, bạn càng dễ phát triển một cách bền vững.

Kết luận

Kế toán sổ sách không cần phải phức tạp, nhưng phải nhất quán. Bằng cách xem xét báo cáo tài chính hằng tháng, tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, tự động hóa các tác vụ thường xuyên, theo dõi mọi khoản chi và biết khi nào cần nhờ hỗ trợ, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc hơn nhiều.

Nền tảng đó đặc biệt có giá trị đối với các công ty mới. Khi sổ sách của bạn được tổ chức ngay từ đầu, bạn có thể dành ít thời gian cho việc dọn dẹp và tập trung nhiều hơn vào tăng trưởng.

Kế toán sổ sách tốt không chỉ là giữ sổ. Đó là việc tạo ra sự minh bạch và kỷ luật mà mọi doanh nghiệp đều cần để tiến về phía trước với sự tự tin.