Cách tự trả tiền cho bản thân khi là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên: khoản rút của chủ sở hữu, thuế và thời điểm nên thành lập LLC

Việc tự trả tiền cho bản thân khi là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên vừa đơn giản ở một khía cạnh, vừa dễ bị hiểu sai ở khía cạnh khác. Không có bảng lương, không có lương chủ sở hữu và không có tiền lương W-2 trả cho chủ doanh nghiệp. Thay vào đó, bạn tự trả tiền cho mình bằng cách rút tiền từ lợi nhuận kinh doanh thông qua khoản rút của chủ sở hữu.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến sổ sách kế toán, lập kế hoạch thuế, dòng tiền và cách bạn tách biệt tiền kinh doanh với chi tiêu cá nhân. Nó cũng giúp bạn quyết định khi nào mô hình doanh nghiệp tư nhân một thành viên vẫn còn phù hợp và khi nào có thể đã đến lúc thành lập LLC thông qua một dịch vụ thành lập doanh nghiệp như Zenind.

Doanh nghiệp tư nhân một thành viên là gì

Doanh nghiệp tư nhân một thành viên là cấu trúc kinh doanh mặc định cho một cá nhân vận hành doanh nghiệp mà không thành lập một pháp nhân riêng biệt. Nếu bạn bắt đầu bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ hoặc làm việc tự do một mình, bạn có thể đã đang hoạt động với tư cách là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên ngay cả khi chưa từng nộp hồ sơ thành lập đặc biệt nào.

Điểm cốt lõi là doanh nghiệp và chủ sở hữu không tách biệt cho mục đích thuế. Thu nhập và chi phí kinh doanh được chuyển sang tờ khai thuế cá nhân của bạn. Bạn báo cáo hoạt động kinh doanh trên các biểu mẫu IRS phù hợp, và lợi nhuận kinh doanh thường được xem là thu nhập của bạn.

Cấu trúc này linh hoạt và dễ bắt đầu, nhưng cũng có nghĩa là bạn chịu trách nhiệm tự lưu giữ hồ sơ đầy đủ và tự lập kế hoạch thuế.

Chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên thực sự tự trả tiền như thế nào

Là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên, bạn không đưa chính mình vào bảng lương theo cách bạn làm nếu là nhân viên của một LLC hoặc công ty cổ phần. Bạn cũng không được khấu trừ khoản tiền tự trả cho mình như một chi phí kinh doanh.

Thay vào đó, bạn tự trả tiền thông qua khoản rút của chủ sở hữu.

Khoản rút của chủ sở hữu đơn giản là tiền được chuyển từ doanh nghiệp sang cá nhân bạn. Bạn có thể:

• Chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân
• Viết séc cho chính mình
• Ghi nhận một khoản rút tiền mặt khi cần

Số tiền và thời điểm rút do bạn quyết định, miễn là bạn giữ tài chính doanh nghiệp có tổ chức và để lại đủ tiền trong doanh nghiệp để trang trải chi phí và thuế.

Khoản rút không phải là tiền lương. Đó là việc phân phối khoản tiền bạn đã kiếm được thông qua doanh nghiệp sau khi trừ chi phí.

Vì sao bạn không nên trộn lẫn tiền kinh doanh và tiền cá nhân

Về mặt kỹ thuật, một số doanh nghiệp rất nhỏ ban đầu dùng một tài khoản cho mọi thứ. Trên thực tế, điều đó nhanh chóng tạo ra vấn đề.

Việc trộn lẫn tiền khách hàng trả với chi tiêu cá nhân khiến sổ sách khó quản lý hơn, việc chuẩn bị thuế rối hơn và hồ sơ hỗ trợ khi bị kiểm toán yếu hơn. Bạn sẽ khó xác định giao dịch mua nào thực sự là chi phí kinh doanh và giao dịch nào là cá nhân.

Cách tốt hơn là mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và chỉ dùng tài khoản đó cho hoạt động kinh doanh. Gửi các khoản thanh toán của khách hàng vào đó, thanh toán hóa đơn kinh doanh từ đó và dùng tài khoản đó làm điểm xuất phát cho mọi khoản rút của chủ sở hữu.

Thói quen này giúp tài chính của bạn dễ theo dõi hơn và tạo nền tảng chuyên nghiệp hơn cho doanh nghiệp.

Thiết lập đúng tài khoản từ sớm

Một hệ thống tài chính gọn gàng sẽ tiết kiệm thời gian về sau. Hầu hết chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên được lợi từ các công cụ cơ bản sau:

• Tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng, nếu bạn dùng tín dụng để chi trả chi phí
• Hệ thống ghi sổ hoặc phần mềm kế toán
• Quy trình lưu giữ hồ sơ cho biên lai, hóa đơn và quãng đường di chuyển

Nếu bạn vận hành doanh nghiệp tại nhà, bạn cũng có thể muốn có số điện thoại hoặc đường dây kinh doanh riêng. Điều này không bắt buộc vì lý do thuế, nhưng có thể giúp tổ chức công việc và giao tiếp với khách hàng tốt hơn.

Nếu bạn dùng thẻ tín dụng cho chi phí kinh doanh, hãy chỉ dùng thẻ đó cho các giao dịch mua phục vụ doanh nghiệp. Quy tắc tương tự cũng áp dụng cho thẻ ghi nợ. Dấu vết chi tiêu càng rõ ràng, việc đối chiếu sổ sách và chuẩn bị nộp thuế càng dễ dàng.

Thuế hoạt động như thế nào đối với chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên

Một trong những sai lầm phổ biến nhất của chủ doanh nghiệp mới là cho rằng họ chỉ phải trả thuế khi chuyển tiền vào tài khoản cá nhân. Thuế đối với doanh nghiệp tư nhân một thành viên không vận hành như vậy.

Bạn bị đánh thuế trên lợi nhuận kinh doanh, không phải trên số tiền bạn rút.

Lợi nhuận thường là khoản còn lại sau khi lấy doanh thu kinh doanh trừ chi phí kinh doanh. Ngay cả khi bạn để tiền trong tài khoản doanh nghiệp, khoản đó vẫn có thể được tính là thu nhập chịu thuế của bạn.

Tùy vào tình huống, bạn có thể phải nộp:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế thu nhập địa phương
• Thuế tự doanh

Thuế tự doanh thường bao gồm các khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare cho những người làm việc cho chính mình. Vì không có chủ lao động khấu trừ các khoản này cho bạn, bạn cần tự lập kế hoạch cho chúng.

Nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên thực hiện các khoản nộp thuế ước tính trong năm. Việc này giúp giảm khả năng phải nộp một khoản lớn khi khai thuế.

Khi nào bạn có thể rút tiền

Không có lịch trả lương cố định cho chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên. Bạn có thể rút tiền hằng tuần, hằng tháng hoặc bất cứ khi nào dòng tiền cho phép.

Sự linh hoạt này hữu ích, nhưng không nên nhầm lẫn với quyền truy cập không giới hạn vào tài khoản doanh nghiệp. Trước khi thực hiện một khoản rút, hãy tự hỏi doanh nghiệp còn đủ tiền cho những khoản sau không:

• Chi phí vận hành
• Hàng tồn kho hoặc vật tư
• Tiếp thị và phần mềm
• Khoản thanh toán cho nhà thầu hoặc nhân viên
• Tiền dành cho thuế
• Quỹ dự phòng khẩn cấp

Một nhịp rút tiền đều đặn thường hiệu quả hơn các khoản rút ngẫu nhiên. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thiết lập lịch rút tiền định kỳ để dòng tiền cá nhân có thể dự đoán được và tài khoản doanh nghiệp vẫn khỏe mạnh.

Một cách thực tế để quyết định số tiền rút

Không có công thức chung cho mọi trường hợp, nhưng một khung đơn giản có thể giúp ích.

Trước tiên, hãy xem xét doanh thu và chi phí trung bình hằng tháng. Sau đó ước tính nghĩa vụ thuế và để riêng khoản đó trước khi quyết định số tiền rút. Tiếp theo, nhìn vào phần lợi nhuận còn lại và chọn một khoản rút không gây căng thẳng cho doanh nghiệp.

Một khoản rút có trách nhiệm thường phụ thuộc vào:

• Lợi nhuận kinh doanh hằng tháng của bạn
• Khoản dự phòng thuế của bạn
• Biến động doanh thu theo mùa
• Các khoản đầu tư kinh doanh sắp tới
• Nhu cầu thu nhập cá nhân của bạn

Nếu doanh nghiệp vẫn còn biến động, một khoản rút nhỏ hơn có thể an toàn hơn cho đến khi doanh thu ổn định hơn.

Hồ sơ kế toán bạn nên lưu giữ

Hồ sơ tốt là điều thiết yếu đối với chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên. Tối thiểu, hãy lưu tài liệu cho:

• Tất cả khoản thanh toán của khách hàng
• Tất cả chi phí kinh doanh
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Biên lai cho các khoản mua có thể khấu trừ
• Nhật ký quãng đường hoặc đi lại, nếu áp dụng
• Hồ sơ các khoản rút của chủ sở hữu
• Khoản nộp thuế và hồ sơ nộp thuế ước tính

Bạn không cần một hệ thống phức tạp, nhưng bạn cần một hệ thống nhất quán. Phần mềm kế toán có thể giúp bạn phân loại thu nhập và chi phí trong suốt cả năm để không phải sắp xếp mọi thứ vào mùa khai thuế.

Điều đó cũng giúp bạn dễ hiểu hơn liệu doanh nghiệp có thực sự có lãi hay chỉ đang luân chuyển tiền.

Những sai lầm phổ biến của chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên khi tự trả tiền

Các vấn đề lớn nhất thường đến từ việc tách biệt kém và lập kế hoạch thuế yếu.

Hãy tránh những sai lầm sau:

• Xem mọi khoản tiền gửi vào là thu nhập cá nhân có thể chi tiêu
• Quên để dành tiền cho thuế
• Dùng một tài khoản cho cả chi tiêu kinh doanh và chi tiêu gia đình
• Ghi nhận khoản rút của chủ sở hữu như chi phí kinh doanh
• Không lưu giữ biên lai và sao kê
• Chờ đến mùa thuế mới tổ chức hồ sơ

Những sai lầm này có thể dẫn đến sổ sách khó hiểu, bỏ lỡ khoản khấu trừ và bất ngờ về thuế.

Khi nào doanh nghiệp tư nhân một thành viên có thể không còn đủ

Doanh nghiệp tư nhân một thành viên có thể phù hợp với người làm tự do, chuyên gia tư vấn, doanh nghiệp phụ và doanh nhân giai đoạn đầu. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, chủ sở hữu có thể muốn một cấu trúc mang lại sự tách biệt rõ ràng hơn và thiết lập chính thức hơn.

Đó là lúc LLC thường trở nên hấp dẫn.

Việc thành lập LLC có thể giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một danh tính có cấu trúc hơn cho ngân hàng, hợp đồng và tổ chức vận hành. Nó cũng có thể hỗ trợ cách tiếp cận kỷ luật hơn đối với việc lưu giữ hồ sơ và thành lập doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp chuyển từ công việc phụ sang hoạt động toàn thời gian.

Nếu bạn đang ở giai đoạn đó, Zenind có thể giúp bạn thành lập LLC và bắt đầu xây dựng trên một nền tảng kinh doanh chính thức hơn.

Chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên so với LLC: vì sao sự khác biệt này quan trọng

Doanh nghiệp tư nhân một thành viên không phải là pháp nhân riêng biệt. LLC thì có.

Sự khác biệt đó thay đổi cách bạn suy nghĩ về tiền bạc, trách nhiệm pháp lý và vận hành. Ngay cả khi LLC được đánh thuế theo cách tương tự doanh nghiệp tư nhân một thành viên trong một số trường hợp, bản thân cấu trúc pháp lý vẫn khác nhau.

Nhiều chủ doanh nghiệp chọn chuyển sang LLC khi họ muốn:

• Cấu trúc kinh doanh chính thức hơn
• Sự tách biệt rõ ràng hơn giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh
• Hình ảnh chuyên nghiệp với ngân hàng và khách hàng
• Nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trở nên nghiêm túc hơn, bạn nên đánh giá liệu việc tiếp tục là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên có còn phù hợp với mục tiêu của mình hay không.

Một quy trình thanh toán hằng tháng đơn giản cho chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên

Nếu bạn muốn một hệ thống thực tế, hãy dùng nhịp hằng tháng:

1. Gửi toàn bộ thu nhập kinh doanh vào tài khoản doanh nghiệp.
2. Thanh toán toàn bộ chi phí kinh doanh từ tài khoản đó.
3. Dành riêng một phần lợi nhuận cho thuế.
4. Xem xét số dư tiền mặt còn lại.
5. Chuyển khoản rút của chủ sở hữu đã lên kế hoạch vào tài khoản cá nhân.
6. Cập nhật hồ sơ kế toán ngay lập tức.

Cách này giữ cho doanh nghiệp có tổ chức và ngăn thói quen phổ biến là tự trả tiền cho mình trước khi kiểm tra nhu cầu thuế và chi phí.

Bạn có nên tự trả cùng một số tiền mỗi lần không?

Không nhất thiết. Khoản rút cố định có thể giúp lập ngân sách, nhưng doanh nghiệp của bạn không phải lúc nào cũng hỗ trợ cùng một mức rút tiền.

Nếu doanh thu dao động, hãy cân nhắc điều chỉnh khoản rút theo lợi nhuận thực tế và tiền mặt sẵn có. Mục tiêu không phải là biến tài khoản doanh nghiệp thành tài khoản nhận lương cá nhân. Mục tiêu là giữ cho doanh nghiệp ổn định trong khi đảm bảo bạn có thể tiếp cận thu nhập của mình một cách đáng tin cậy.

Nên làm gì nếu doanh nghiệp của bạn chưa có lãi

Nếu doanh nghiệp vẫn còn mới hoặc tạm thời đang lỗ, hãy tránh ép buộc các khoản rút định kỳ.

Ở giai đoạn đó, bạn có thể cần để tiền lại trong doanh nghiệp để trang trải tăng trưởng, chi phí vận hành và thuế. Rút tiền quá sớm có thể tạo ra thiếu hụt tiền mặt và khiến doanh nghiệp khó duy trì hơn.

Tốt hơn là xây dựng một khoản dự phòng trước thay vì xem doanh nghiệp như tài khoản thanh toán cá nhân.

Suy nghĩ cuối cùng

Việc tự trả tiền cho bản thân khi là chủ doanh nghiệp tư nhân một thành viên sẽ rõ ràng khi bạn hiểu các quy tắc. Bạn không chạy bảng lương cho chính mình. Bạn rút tiền của chủ sở hữu từ lợi nhuận kinh doanh, giữ tiền kinh doanh và tiền cá nhân tách biệt, đồng thời lập kế hoạch thuế cẩn thận.

Miễn là bạn duy trì hồ sơ sạch và quản lý dòng tiền có trách nhiệm, doanh nghiệp tư nhân một thành viên có thể là cách thực tế để bắt đầu và vận hành doanh nghiệp. Khi công ty phát triển và bạn muốn một cấu trúc chính thức hơn, thành lập LLC có thể là bước tiếp theo hợp lý. Zenind giúp doanh nhân thực hiện quá trình chuyển đổi đó bằng quy trình thành lập công ty đáng tin cậy dành cho các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.