Đăng ký tên tại Maryland và tra cứu doanh nghiệp: Cách bảo vệ tên LLC của bạn

Chọn tên doanh nghiệp là một trong những quyết định đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn bắt đầu công ty tại Maryland. Tên đó phải phù hợp với thương hiệu của bạn, đáp ứng các quy định đặt tên của tiểu bang và còn phải có sẵn trong hồ sơ của tiểu bang trước khi bạn nộp giấy tờ thành lập. Nếu bạn dự định hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý của pháp nhân, bạn cũng có thể cần đăng ký một tên thương mại.

Hướng dẫn này sẽ giải thích cách tra cứu doanh nghiệp tại Maryland, các quy định đặt tên LLC, giữ chỗ tên, tên thương mại và các bước thực tế để bảo đảm tên của bạn sẵn sàng trước khi nộp hồ sơ.

Vì sao việc kiểm tra tên doanh nghiệp Maryland lại quan trọng

Một cái tên mạnh có thể giúp khách hàng ghi nhớ doanh nghiệp của bạn, nhưng Maryland cũng yêu cầu tên đó phải đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý. Nói chung, tiểu bang sẽ không chấp nhận một tên quá giống với tên doanh nghiệp đã tồn tại hoặc một tên gợi ý mục đích không phù hợp.

Việc kiểm tra tên cẩn thận giúp bạn:

• Tránh chậm trễ khi nộp hồ sơ
• Giảm nguy cơ bị tiểu bang từ chối
• Hạn chế khả năng xảy ra xung đột với doanh nghiệp khác
• Bảo vệ thương hiệu trước khi bạn đầu tư vào logo, website và marketing

Nếu bạn đang thành lập LLC, tên đó phải vừa là tên thương hiệu vừa là thuật ngữ hợp pháp trong hồ sơ thành lập.

Quy định đặt tên LLC tại Maryland

Tên LLC ở Maryland phải tuân theo các quy định đặt tên của tiểu bang. Tên phải bao gồm một trong các định danh LLC bắt buộc sau:

• Limited liability company
• L.L.C.
• LLC
• L.C.
• LC

Phần lớn doanh nghiệp sử dụng dạng viết tắt LLC ở cuối tên, nhưng quy định cũng cho phép các biến thể khác.

Tên dự định của bạn cũng phải khác biệt với các tên đã được nộp tại Maryland Department of Assessments and Taxation. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là bạn không thể chỉ thay đổi rất nhỏ mà coi đó là một tên mới hoàn toàn.

Ví dụ, những thay đổi sau thường không đủ để làm tên trở nên khác biệt:

• Thêm hoặc bỏ LLC, Inc. hoặc Co.
• Chỉ thay đổi dấu câu
• Chuyển giữa dạng số ít và số nhiều
• Thay đổi định dạng nhỏ
• Thêm mạo từ xác định như the

Bạn cũng nên tránh các tên gợi ý rằng công ty của bạn là cơ quan chính phủ, sử dụng thuật ngữ bị hạn chế theo cách gây hiểu lầm, hoặc gợi ý một mục đích bất hợp pháp.

Cách thực hiện tra cứu doanh nghiệp Maryland

Trước khi chốt tên, hãy tra cứu hồ sơ Maryland để xem tên đó đã được sử dụng hay quá giống với một pháp nhân khác hay chưa.

Bạn có thể thực hiện việc này thông qua công cụ tra cứu pháp nhân của Maryland Business Express. Bắt đầu với tên chính xác bạn muốn dùng, sau đó thử thêm một vài biến thể gần giống nếu cần.

Một quy trình tra cứu tốt bao gồm:

1. Tra cứu đúng tên bạn muốn dùng.
2. Tra cứu các phiên bản rút gọn và mở rộng của tên.
3. Kiểm tra xem các từ khóa chính trong tên có xuất hiện trong tên của pháp nhân khác hay không.
4. Xem kỹ cả hồ sơ đang hoạt động và không còn hoạt động, không chỉ kết quả đầu tiên.
5. Xác nhận tên đó đủ khác biệt trước khi bạn bắt đầu xây dựng thương hiệu hoặc nộp hồ sơ.

Đừng cho rằng tên còn dùng được chỉ vì không thấy đúng chính tả đó trong kết quả tìm kiếm. Maryland đánh giá mức độ khác biệt, không chỉ dựa trên trùng khớp tuyệt đối.

Đừng chỉ dừng ở tra cứu của tiểu bang

Cơ sở dữ liệu của tiểu bang chỉ là một phần của quá trình kiểm tra tên. Trước khi quyết định tên doanh nghiệp, bạn cũng nên xem xét các xung đột thực tế khác.

Hãy cân nhắc các bước kiểm tra bổ sung sau:

• Tra cứu cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục Sáng chế và Nhãn hiệu Hoa Kỳ để tìm các nhãn hiệu tương tự
• Tìm kiếm trên web xem có doanh nghiệp nào trong ngành của bạn đang dùng tên đó hay không
• Kiểm tra xem tên miền còn khả dụng không
• Xem các tên người dùng trên mạng xã hội mà bạn có thể muốn sử dụng

Một tên có thể vẫn hợp lệ với tiểu bang nhưng vẫn gây rắc rối nếu một công ty khác đã có quyền nhãn hiệu trong cùng thị trường hoặc lĩnh vực liên quan.

Tên thương mại và DBA tại Maryland

Nếu bạn muốn hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý của LLC, Maryland dùng thuật ngữ trade name thay vì DBA.

Ví dụ, pháp nhân của bạn có thể là Chesapeake Operations, LLC, nhưng bạn muốn tiếp thị một dòng sản phẩm với tên Harbor Home Services. Trong trường hợp đó, bạn thường sẽ cần nộp tên thương mại để tiểu bang có hồ sơ ghi nhận tên kinh doanh thay thế.

Tên thương mại hữu ích khi bạn muốn:

• Tiếp thị các dịch vụ khác nhau dưới cùng một pháp nhân
• Dùng một tên thân thiện với khách hàng hơn tên pháp nhân
• Tách tên pháp lý khỏi thương hiệu công khai
• Vận hành nhiều mảng kinh doanh mà không cần lập riêng từng pháp nhân

Tên thương mại không giống nhãn hiệu. Tên thương mại tạo ra hồ sơ nộp với tiểu bang cho tên bạn sử dụng trong kinh doanh. Nhãn hiệu bảo vệ các dấu hiệu nhận diện thương hiệu trong hoạt động thương mại. Tùy cách sử dụng tên, bạn có thể cần một trong hai hoặc cả hai.

Khi nào nên giữ chỗ tên doanh nghiệp Maryland

Nếu bạn chưa sẵn sàng nộp LLC ngay, Maryland cho phép giữ chỗ tên. Theo mẫu của tiểu bang, tên được giữ trong 30 ngày.

Giữ chỗ tên có thể phù hợp nếu bạn:

• Đã tìm được tên phù hợp nhưng vẫn đang chuẩn bị các hồ sơ còn lại
• Cần thêm thời gian để hoàn thiện thông tin về chủ sở hữu hoặc quản lý
• Muốn giữ tên trước khi bắt đầu quá trình thành lập

Nếu bạn đã sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập ngay, thường thì không cần giữ chỗ tên. Bạn có thể bảo đảm tên trong quá trình nộp hồ sơ nếu tên đó đáp ứng yêu cầu của tiểu bang.

Danh sách từng bước để đăng ký tên tại Maryland

Sử dụng danh sách này để đi từ ý tưởng đến tên sẵn sàng nộp hồ sơ.

1. Lập danh sách ngắn các tên

Bắt đầu với nhiều lựa chọn thay vì chỉ một tên. Một tên bạn thích có thể bị loại vì đã có hồ sơ tồn tại hoặc xung đột nhãn hiệu.

2. Xác nhận hậu tố bắt buộc

Nếu bạn đang thành lập LLC, hãy bảo đảm mỗi lựa chọn đều kết thúc bằng định danh LLC được chấp nhận như LLC hoặc L.L.C..

3. Tra cứu hồ sơ Maryland

Dùng công cụ tra cứu pháp nhân của Maryland để kiểm tra các tên đang hoạt động và các tên tương tự dễ gây nhầm lẫn.

4. Xem lại các hạn chế đặt tên

Bảo đảm tên không gợi ý một mục đích mà doanh nghiệp của bạn sẽ không thực hiện hợp pháp và không ám chỉ sự liên hệ với cơ quan chính phủ.

5. Kiểm tra nhãn hiệu và việc sử dụng trên mạng

Tra cứu xung đột nhãn hiệu liên bang và xem tên đó đã được sử dụng trên internet hay chưa.

6. Quyết định xem bạn có cần tên thương mại hay không

Nếu tên dùng công khai khác với tên pháp lý của pháp nhân, hãy chuẩn bị hồ sơ tên thương mại.

7. Chỉ giữ chỗ tên khi thật sự cần

Nếu bạn cần thêm thời gian trước khi nộp hồ sơ, hãy giữ chỗ tên. Nếu không, hãy tiến hành thành lập ngay.

8. Nộp hồ sơ thành lập LLC

Khi tên đã rõ ràng, hãy nộp Articles of Organization và hoàn tất các bước còn lại để thiết lập LLC tại Maryland.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều vấn đề về tên xuất hiện vì người sáng lập làm quá nhanh. Hãy chú ý những lỗi phổ biến sau:

• Chọn tên quá giống với tên pháp nhân của đối thủ
• Quên thêm hậu tố LLC
• Nhầm lẫn giữa tên thương mại và nhãn hiệu
• Cho rằng tên miền còn trống nghĩa là tên doanh nghiệp cũng có sẵn
• Giữ chỗ tên trong khi bạn đã sẵn sàng nộp hồ sơ
• Bỏ qua tra cứu nhãn hiệu và tạo ra xung đột thương hiệu sau này

Mục tiêu là chọn một cái tên hợp pháp để sử dụng, phù hợp trên thị trường và đáng để xây dựng lâu dài.

Ví dụ về chiến lược đặt tên

Giả sử bạn muốn mở một công ty dịch vụ nhà ở tại Maryland. Thay vì kiểm tra một tên duy nhất, bạn có thể lập danh sách như sau:

• Chesapeake Home Care LLC
• Chesapeake Property Care LLC
• Chesapeake Residential Services LLC
• Harbor County Home Care LLC

Sau đó, bạn sẽ tra cứu cơ sở dữ liệu pháp nhân Maryland, xem các cơ sở dữ liệu nhãn hiệu và xác nhận rằng lựa chọn cuối cùng đủ khác biệt và có thể sử dụng trên website, hồ sơ và tài liệu marketing.

Cách làm đó đáng tin cậy hơn nhiều so với việc chọn tên trước rồi mới cố gắng xử lý xung đột sau.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn muốn thành lập LLC tại Maryland và giữ cho quy trình đặt tên đơn giản, Zenind có thể giúp bạn chuẩn bị và nộp các bước cốt lõi của việc thành lập doanh nghiệp. Điều đó bao gồm việc giúp bạn đi từ ý tưởng tên đến pháp nhân đã đăng ký với ít chậm trễ và ít phải đoán mò hơn.

Đối với những người sáng lập muốn làm việc có tổ chức, quy trình đúng rất đơn giản: kiểm tra khả dụng, xác nhận quy định, quyết định xem có cần tên thương mại hay không, và nộp hồ sơ khi tên đã sẵn sàng.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để kiểm tra tên doanh nghiệp Maryland của tôi còn trống hay không?

Hãy dùng công cụ tra cứu pháp nhân của Maryland Business Express và so sánh tên dự định của bạn với các hồ sơ hiện có. Bạn cũng nên kiểm tra xung đột nhãn hiệu và trên web trước khi nộp hồ sơ.

Tên LLC tại Maryland có bắt buộc phải có LLC không?

Có. Tên LLC ở Maryland phải bao gồm một định danh công ty trách nhiệm hữu hạn được chấp nhận, chẳng hạn như LLC hoặc L.L.C..

Tôi có thể dùng tên công khai khác với tên pháp lý của LLC không?

Có. Nếu bạn hoạt động dưới một tên khác, Maryland dùng thuật ngữ trade name cho hồ sơ đó.

Giữ chỗ tên tại Maryland có hiệu lực bao lâu?

Mẫu giữ chỗ tên của Maryland cho biết tên được giữ trong 30 ngày.

Tra cứu tên của tiểu bang có đủ chưa?

Không. Bạn cũng nên kiểm tra xung đột nhãn hiệu, khả dụng của tên miền và cách tên đó đang được dùng thực tế trên thị trường trước khi quyết định.

Kết luận cuối cùng

Đăng ký tên tại Maryland không chỉ là một lần tra cứu nhanh trong cơ sở dữ liệu. Cách làm tốt nhất là chọn một cái tên đáp ứng quy định của tiểu bang, khác biệt với các pháp nhân đã tồn tại và hỗ trợ thương hiệu của bạn về lâu dài. Nếu bạn xử lý sớm các bước tra cứu, giữ chỗ và tên thương mại, bạn sẽ giảm rủi ro khi nộp hồ sơ và làm cho các bước còn lại để thành lập LLC trở nên dễ dàng hơn.