Mẹo thuế cho thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu: Chi phí được khấu trừ, thuế tạm nộp hàng quý và lưu trữ hồ sơ

Thợ cắt tóc, nhà tạo mẫu tóc và các chuyên gia làm đẹp tại salon thường phải xoay sở giữa lịch khách dày đặc, tồn kho sản phẩm, lịch hẹn và hoạt động tiếp thị trên mạng xã hội trong khi vẫn cố gắng duy trì lợi nhuận. Thuế có thể là phần kém thú vị nhất của công việc, nhưng lập kế hoạch thuế thông minh có thể tạo ra khác biệt lớn cho lợi nhuận của bạn.

Nếu bạn làm việc với tư cách là thợ cắt tóc độc lập, nhà tạo mẫu, người thuê ghế hoặc chuyên gia làm đẹp lưu động, trách nhiệm thuế của bạn sẽ khác với một nhân viên W-2 truyền thống. Bạn có thể cần theo dõi từng đồng thu nhập, thực hiện các khoản thuế tạm nộp hàng quý và yêu cầu các khoản khấu trừ kinh doanh một cách cẩn thận trong suốt cả năm. Tin tốt là với một hệ thống đơn giản và cấu trúc doanh nghiệp phù hợp, mùa thuế sẽ dễ quản lý hơn nhiều.

Hướng dẫn này phân tích những mẹo thuế mà thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu cần biết để giữ mọi thứ ngăn nắp, giảm căng thẳng thuế có thể tránh được và tận dụng các khoản khấu trừ hợp pháp.

Hiểu cách IRS nhìn nhận công việc của bạn

Nếu bạn tự kinh doanh, IRS thường xem bạn là chủ doanh nghiệp thay vì nhân viên. Điều đó có nghĩa là bạn khai báo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C và tính thuế tự doanh trên Schedule SE khi nộp tờ khai.

Về mặt thực tế, điều này thường có nghĩa là:

• Bạn khai báo toàn bộ thu nhập từ dịch vụ, tiền boa, doanh số bán lẻ và các công việc liên quan.
• Bạn nộp thuế thu nhập và thuế tự doanh trên thu nhập ròng của mình.
• Bạn có thể cần thực hiện các khoản thuế ước tính trong năm thay vì chờ đến tháng Tư.
• Bạn có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ để chứng minh mọi khoản khấu trừ bạn yêu cầu.

Ngay cả khi salon hoặc nền tảng gửi cho bạn một mẫu thuế, bạn vẫn phải khai báo toàn bộ thu nhập chịu thuế, dù có nhận được giấy tờ hay không.

Biết những mẫu thuế nào quan trọng nhất

Hầu hết các chuyên gia làm đẹp độc lập chỉ cần một vài mẫu, nhưng mỗi mẫu đều giữ vai trò quan trọng.

Mẫu 1040

Đây là tờ khai thuế thu nhập cá nhân chính của bạn. Thu nhập kinh doanh cuối cùng sẽ được chuyển vào tờ khai cá nhân của bạn.

Schedule C

Schedule C là nơi bạn khai báo thu nhập kinh doanh và các chi phí kinh doanh thông thường, cần thiết. Đây là nơi hầu hết thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu theo dõi lãi hoặc lỗ.

Schedule SE

Schedule SE được dùng để tính thuế tự doanh, khoản thuế này bao gồm đóng góp An sinh Xã hội và Medicare cho người tự kinh doanh.

Mẫu 1040-ES

Nếu bạn dự kiến sẽ phải nộp thuế, Mẫu 1040-ES giúp bạn tính toán và nộp thuế ước tính trong năm.

Mẫu 1099-NEC

Nhiều nhà thầu độc lập nhận được Mẫu 1099-NEC nếu khách hàng hoặc doanh nghiệp trả cho họ ít nhất 600 đô la cho dịch vụ. Không phải khách hàng nào cũng phát hành mẫu này, nhưng bạn vẫn phải khai báo khoản thu nhập đó.

Mẫu 8829 và Mẫu 7206

Nếu bạn yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà, Mẫu 8829 có thể áp dụng. Nếu bạn đủ điều kiện cho khoản khấu trừ bảo hiểm y tế dành cho người tự kinh doanh, Mẫu 7206 có thể liên quan.

Theo dõi thu nhập như một chủ doanh nghiệp

Sai lầm thuế lớn nhất của nhiều thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu là ghi chép kém. Nếu thu nhập của bạn đến từ nhiều nguồn, chẳng hạn như dịch vụ, tiền boa, sản phẩm bán lẻ hoặc đến tận nơi phục vụ khách, bạn cần một hệ thống ghi lại tất cả.

Một quy trình ghi chép đơn giản có thể bao gồm:

• Một tài khoản séc kinh doanh để nhận mọi khoản thu nhập và chi tiêu kinh doanh
• Một bảng tính hoặc ứng dụng kế toán ghi lại mọi giao dịch
• Đối soát hàng ngày hoặc hàng tuần đối với thu nhập từ lịch hẹn, thanh toán tiền mặt và thanh toán bằng thẻ
• Lưu hóa đơn cho vật tư, công cụ, số km di chuyển và chi phí chuyên môn
• Xem lại lợi nhuận hàng tháng để không bao giờ bất ngờ với hóa đơn thuế

Nếu bạn vẫn đang trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh, hãy cân nhắc chính thức hóa cấu trúc doanh nghiệp. Thành lập LLC thông qua Zenind có thể giúp tách bạch rõ hơn giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp, từ đó việc ghi chép sổ sách và theo dõi thuế cũng dễ hơn.

Các khoản chi phí được khấu trừ phổ biến cho thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu

IRS thường cho phép bạn khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết có liên quan trực tiếp đến việc vận hành doanh nghiệp. Với thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu, các khoản này có thể cộng dồn rất nhanh.

Dụng cụ và thiết bị

Tông đơ, kéo cắt tóc, tỉa viền, máy sấy, dụng cụ uốn, lược, bàn chải, thiết bị khử trùng, xe đẩy và gương đều có thể đủ điều kiện nếu được sử dụng cho công việc.

Vật tư và sản phẩm

Dầu gội, dầu xả, sản phẩm tạo kiểu, áo choàng, dải quấn cổ, găng tay, dung dịch khử khuẩn, khăn, tạp dề và các vật tư tiêu hao tương tự thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Tiền thuê ghế hoặc thuê phòng salon

Nếu bạn thuê ghế, thuê booth hoặc thuê phòng dịch vụ, các khoản thanh toán tiền thuê này thường được khấu trừ như một chi phí kinh doanh.

Giấy phép và phí chuyên môn

Giấy phép hành nghề thẩm mỹ của bang, phí gia hạn, giấy phép kinh doanh, hội phí hiệp hội nghề nghiệp và chi phí đào tạo liên tục có thể được khấu trừ nếu chúng là bắt buộc hoặc liên quan trực tiếp đến công việc của bạn.

Bảo hiểm

Bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm tài sản kinh doanh và các hợp đồng bảo hiểm liên quan đến doanh nghiệp thường được khấu trừ.

Tiếp thị và quảng cáo

Chi phí website, quảng cáo trên mạng xã hội, tờ rơi in ấn, danh thiếp, chương trình giới thiệu và chụp ảnh thương hiệu đều có thể hỗ trợ tăng trưởng của bạn và có thể được khấu trừ.

Giáo dục và đào tạo

Các lớp học, hội thảo, chứng chỉ và đào tạo kỹ thuật giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng chuyên môn của bạn có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh.

Điện thoại và internet

Nếu bạn dùng điện thoại hoặc internet cho đặt lịch, liên lạc với khách, tạo nội dung hoặc quản lý kinh doanh, bạn có thể khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh.

Số km di chuyển và công tác

Việc lái xe giữa địa điểm khách hàng, không gian salon, cửa hàng vật tư và các buổi đào tạo có thể tạo ra cơ hội khấu trừ theo số km hoặc chi phí xe. Hãy lưu nhật ký ghi ngày tháng, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm đã đi.

Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn dùng một không gian trong nhà để đặt lịch, làm hành chính, theo dõi tồn kho hoặc làm nội dung, và không gian đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà.

Bữa ăn kinh doanh và tiếp khách hàng

Một số bữa ăn và chi phí tiếp khách hàng có thể được khấu trừ trong một số trường hợp giới hạn, nhưng quy tắc rất cụ thể. Hãy lưu hồ sơ chi tiết và thận trọng.

Đừng bỏ lỡ những khoản khấu trừ dễ quên

Một số khoản khấu trừ ban đầu không rõ ràng, nhưng có thể tạo khác biệt đáng kể trong năm.

• Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán
• Phí thuê bao phần mềm đặt lịch hoặc kế toán
• Khăn, giặt là và vật tư vệ sinh dùng cho kinh doanh
• Dụng cụ nhỏ và linh kiện thay thế
• Trang bị bảo hộ hoặc đồng phục bắt buộc khi làm việc
• Các loại thuế và phí gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh của bạn

Một nguyên tắc đơn giản là: nếu chi phí đó là thông thường đối với công việc của bạn và cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh, thì nó có thể thuộc về hồ sơ thuế của bạn.

Thuế tạm nộp quan trọng hơn nhiều người nghĩ

Khi bạn tự kinh doanh, thuế không tự động bị khấu trừ từ khoản thu nhập của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cần nộp các khoản thuế ước tính bốn lần một năm.

Thuế ước tính thường bao gồm:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế tự doanh
• Trong một số trường hợp, thuế thu nhập tiểu bang

Nếu bạn chờ đến cuối năm, bạn có thể gặp một hóa đơn lớn và thậm chí là tiền phạt. Cách làm tốt hơn là để dành một tỷ lệ phần trăm từ mỗi khoản thanh toán bạn nhận được. Nhiều chuyên gia độc lập dành riêng một tài khoản tiết kiệm thuế để tiền sẵn sàng khi đến hạn.

Một thói quen cơ bản có ích:

• Rà soát thu nhập và chi phí hàng tháng
• Ước tính nghĩa vụ thuế theo quý
• Trích tiền từ mỗi khoản chi trả
• Tính lại nếu doanh nghiệp của bạn tăng trưởng nhanh hoặc chậm lại

Dùng đóng góp hưu trí để giảm áp lực thuế

Thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu tự kinh doanh có thể dùng các kế hoạch hưu trí không chỉ để tiết kiệm dài hạn mà còn cho kế hoạch thuế.

Tùy trường hợp, bạn có thể đóng góp vào:

• IRA truyền thống hoặc Roth IRA
• SEP IRA
• Solo 401(k)

Những kế hoạch này có thể giúp bạn tiết kiệm cho hưu trí đồng thời có khả năng giảm thu nhập chịu thuế. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào thu nhập, cấu trúc doanh nghiệp và việc bạn có nhân viên hay không. Nếu đóng góp hưu trí là một phần trong kế hoạch của bạn, hãy trao đổi với chuyên gia thuế về cấu trúc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Cân nhắc khấu trừ bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh

Nếu bạn tự trả bảo hiểm y tế, bạn có thể đủ điều kiện khấu trừ phí bảo hiểm theo quy tắc bảo hiểm y tế dành cho người tự kinh doanh, miễn là bạn đáp ứng các yêu cầu.

Điều này đặc biệt quan trọng với nhiều chuyên gia làm đẹp độc lập không nhận được bảo hiểm từ chủ sử dụng lao động. Hãy lưu hồ sơ về các khoản phí đã trả và xác nhận cách khoản khấu trừ này ảnh hưởng đến tình hình thuế tổng thể của bạn.

Những lỗi thuế phổ biến mà thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu nên tránh

Một vài sai lầm lặp đi lặp lại tạo ra phần lớn áp lực thuế cho các chuyên gia salon độc lập.

Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh

Nếu mọi thứ đi qua cùng một tài khoản, việc ghi chép sẽ nhanh chóng rối lên. Tài khoản riêng giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.

Quên khai báo thu nhập tiền mặt

Tiền mặt, thẻ, thanh toán qua ứng dụng và tiền boa đều được tính. Nếu khoản đó kiếm được từ hoạt động kinh doanh, nó phải có trong hồ sơ của bạn.

Bỏ lỡ các khoản thuế tạm nộp

Chờ đến mùa nộp tờ khai có thể tạo ra tiền phạt và vấn đề dòng tiền.

Khấu trừ chi phí cá nhân như chi phí kinh doanh

Chỉ phần chi phí dành cho kinh doanh mới được đưa vào tờ khai. Giữ riêng chi tiêu cá nhân.

Không lưu hóa đơn

Nếu bạn không thể chứng minh một khoản khấu trừ, bạn có thể mất nó khi bị kiểm tra hoặc rà soát.

Bỏ qua biến động thu nhập theo quý

Doanh nghiệp trong ngành làm đẹp thường có mùa cao điểm và thấp điểm. Hãy xem lại ước tính thuế của bạn khi thu nhập thay đổi.

Khi nào LLC có thể hữu ích

Nhiều thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể, sau đó chuyển sang LLC khi doanh nghiệp phát triển. LLC không tự động làm giảm thuế, nhưng có thể tạo nền tảng kinh doanh vững chắc hơn.

Ví dụ, LLC có thể giúp bạn:

• Tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp rõ ràng hơn
• Xây dựng cấu trúc chuyên nghiệp hơn cho việc đặt lịch, ngân hàng và kế toán
• Đơn giản hóa quá trình ghi nhận thu nhập và chi phí
• Chuẩn bị cho tăng trưởng, tuyển dụng hoặc cơ hội hợp tác trong tương lai

Nếu bạn đã sẵn sàng chính thức hóa doanh nghiệp của mình, Zenind có thể giúp bạn thành lập LLC và thiết lập cấu trúc trước khi mùa thuế trở nên phức tạp.

Xây dựng hệ thống thuế đơn giản quanh năm

Bạn không cần một thiết lập phức tạp để tuân thủ. Bạn cần một quy trình lặp lại được.

Một hệ thống vững chắc cho thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu bao gồm:

• Một tài khoản kinh doanh riêng
• Ghi sổ hàng tháng
• Lưu biên nhận theo từng danh mục
• Rà soát thuế tạm nộp hàng quý
• Một kế hoạch tiết kiệm hưu trí, nếu phù hợp
• Một cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng hỗ trợ hồ sơ minh bạch

Khi bạn xem thuế là một phần của hoạt động kinh doanh thay vì một cuộc chạy nước rút vào cuối năm, bạn sẽ kiểm soát tốt hơn lợi nhuận và sự an tâm của mình.

Kết luận

Thuế của thợ cắt tóc và nhà tạo mẫu hoàn toàn có thể quản lý được khi bạn hiểu các quy định và duy trì hồ sơ nhất quán. Theo dõi toàn bộ thu nhập, tách biệt chi tiêu cá nhân và kinh doanh, yêu cầu các khoản khấu trừ hợp pháp và lập kế hoạch cho các khoản thuế tạm nộp hàng quý trước khi chúng trở thành vấn đề.

Những thói quen đúng đắn có thể giảm căng thẳng, cải thiện dòng tiền và giúp bạn giữ lại nhiều hơn số tiền mình kiếm được trong khi xây dựng một doanh nghiệp có tổ chức hơn.