Hướng dẫn đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland cho doanh nghiệp mới

Nếu bạn bán hàng hóa chịu thuế hoặc một số dịch vụ chịu thuế tại Maryland, việc đăng ký thuế bán hàng và sử dụng là một trong những bước tuân thủ đầu tiên cần thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp. Quy trình này khá đơn giản khi bạn hiểu ai cần đăng ký, cần chuẩn bị thông tin gì, và cách vận hành việc kê khai định kỳ.

Hướng dẫn này giải thích việc đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland theo cách thực tế để bạn có thể thiết lập doanh nghiệp đúng cách và tránh các vấn đề tuân thủ có thể phòng ngừa.

Thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland là gì

Thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland là một loại thuế của tiểu bang được thu trên các giao dịch bán hàng chịu thuế. Nói chung, các doanh nghiệp bán tài sản cá nhân hữu hình, dịch vụ chịu thuế hoặc một số sản phẩm số có thể cần thu và nộp loại thuế này. Mức thuế bán hàng và sử dụng tiêu chuẩn tại Maryland là 6% trên các giao dịch chịu thuế.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ xử lý khoản thuế này tại thời điểm bán hàng. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cũng có thể phải nộp thuế sử dụng đối với các khoản mua chịu thuế mà không bị tính thuế, hoặc đối với hàng hóa được đưa vào Maryland để sử dụng trong tiểu bang.

Ai cần đăng ký

Tài khoản thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland không chỉ dành cho cửa hàng truyền thống. Việc đăng ký có thể được yêu cầu đối với nhiều loại hình hoạt động kinh doanh khác nhau, bao gồm:

• Doanh nghiệp có địa điểm vật lý tại Maryland
• Người bán trực tuyến gửi sản phẩm chịu thuế đến khách hàng ở Maryland
• Doanh nghiệp bán dịch vụ chịu thuế
• Người bán từ xa vượt ngưỡng hiện diện kinh tế của Maryland
• Đơn vị vận hành sàn giao dịch chịu trách nhiệm thu thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland đối với các giao dịch được thực hiện qua nền tảng của họ
• Doanh nghiệp cần tài khoản thuế bán hàng và sử dụng chỉ để báo cáo thuế sử dụng

Nếu doanh nghiệp của bạn có bán hàng tại Maryland, về nguyên tắc tiểu bang sẽ yêu cầu bạn đăng ký giấy phép thuế bán hàng và sử dụng.

Ngưỡng đối với người bán từ xa

Maryland áp dụng ngưỡng hiện diện kinh tế đối với người bán ngoài tiểu bang. Một người bán từ xa có thể cần đăng ký nếu vượt quá một trong hai mức sau trong doanh số giao đến Maryland:

• 100.000 USD doanh thu gộp, hoặc
• 200 giao dịch riêng lẻ

Nếu bạn bán hàng trực tuyến và gửi hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế đến khách hàng ở Maryland, ngưỡng này rất quan trọng. Khi hoạt động của bạn vượt ngưỡng, bạn nên rà soát ngay nghĩa vụ đăng ký của mình.

Khi nào nên đăng ký

Thời điểm tốt nhất để đăng ký là trước khi bạn bắt đầu bán hàng chịu thuế. Nếu bạn đang thành lập một công ty mới và biết rằng mình sẽ bán các mặt hàng chịu thuế tại Maryland, việc đăng ký nên nằm trong danh sách kiểm tra khi ra mắt, chứ không phải là việc làm sau cùng.

Bạn có thể cần đăng ký khi:

• Bắt đầu một doanh nghiệp mới có doanh số bán hàng chịu thuế tại Maryland
• Mở thêm một địa điểm kinh doanh
• Mở rộng từ mô hình kinh doanh địa phương sang bán hàng trực tuyến
• Bắt đầu bán vào Maryland từ một tiểu bang khác và vượt ngưỡng người bán từ xa
• Cần bổ sung tài khoản thuế bán hàng và sử dụng cho một doanh nghiệp đã tồn tại

Những gì bạn cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ

Hệ thống đăng ký kết hợp của Maryland yêu cầu thông tin cơ bản về doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin sau trước khi bắt đầu:

• Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng liên bang (FEIN)
• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Tên giao dịch, nếu khác
• Địa chỉ kinh doanh thực tế
• Địa chỉ nhận thư
• Loại hình sở hữu và thông tin pháp nhân
• Thông tin liên hệ
• Mô tả hoạt động kinh doanh
• Lý do nộp đơn

Maryland thường yêu cầu có FEIN trước khi đăng ký doanh nghiệp, trừ khi bạn là hộ kinh doanh cá thể xin chỉ giấy phép thuế bán hàng và sử dụng và không có FEIN.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần mới, việc có FEIN sớm sẽ giúp quá trình đăng ký còn lại dễ dàng hơn.

Cách đăng ký tại Maryland

Maryland sử dụng Đơn đăng ký kết hợp cho nhiều đăng ký thuế và giấy phép kinh doanh. Tùy vào tình huống của bạn, bạn có thể hoàn tất quy trình này trực tuyến.

1. Xác nhận loại hình doanh nghiệp của bạn

Bắt đầu bằng cách xác định doanh nghiệp của bạn có địa điểm vật lý tại Maryland, bán hàng trực tuyến hay cả hai. Quy trình đăng ký của tiểu bang sẽ đặt ra các câu hỏi để xác định lộ trình đăng ký phù hợp.

2. Chọn tài khoản thuế bán hàng và sử dụng

Nếu bạn sẽ bán hàng chịu thuế tại Maryland, hãy chọn tùy chọn đăng ký thuế bán hàng và sử dụng. Nếu bạn không bán hàng nhưng cần báo cáo thuế sử dụng, tiểu bang có một tùy chọn riêng cho mục đích đó.

3. Hoàn tất đơn đăng ký

Nhập cẩn thận thông tin doanh nghiệp của bạn. Tiểu bang có thể yêu cầu chi tiết về chủ sở hữu, cấu trúc doanh nghiệp, địa điểm và loại hàng hóa hoặc dịch vụ bán ra.

4. Nộp đơn

Sau khi đơn hoàn tất, hãy nộp qua hệ thống của tiểu bang hoặc qua quy trình giấy tờ phù hợp nếu trường hợp của bạn yêu cầu.

5. Lưu giữ thông tin tài khoản của bạn

Sau khi đăng ký, hãy lưu trữ an toàn thông tin tài khoản thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland. Bạn sẽ cần thông tin này cho việc kê khai, trao đổi thư từ và hồ sơ bán lại hoặc miễn thuế.

Điều gì xảy ra sau khi đăng ký

Đăng ký chỉ là bước đầu tiên. Bạn cũng cần hiểu tần suất nộp tờ khai, thời điểm thanh toán và nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ.

Tần suất kê khai

Các tờ khai thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland ban đầu bắt đầu theo quý. Tùy theo mức độ phát sinh thuế của bạn, Comptroller có thể sau đó thay đổi tần suất kê khai thành hàng tháng, hàng quý, nửa năm một lần hoặc hàng năm.

Hạn nộp

Tờ khai thuế bán hàng và sử dụng thường đến hạn vào ngày 20 của tháng sau khi kết thúc kỳ kê khai. Nếu ngày đến hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ hợp pháp, tờ khai sẽ đến hạn vào ngày làm việc tiếp theo.

Nộp hồ sơ điện tử

Maryland hỗ trợ nộp tờ khai thuế bán hàng và sử dụng bằng phương thức điện tử. Nộp trực tuyến là cách hiệu quả nhất để duy trì đúng hạn, giảm giấy tờ và lưu lại bản ghi của các tờ khai đã nộp.

Lợi ích của việc nộp đúng hạn

Maryland cho phép giảm trừ đối với việc nộp đúng hạn trên một số tờ khai được nộp và thanh toán đúng hạn. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn nhỏ, việc nộp đúng hạn vẫn rất quan trọng vì giúp bạn tránh bị phạt, tính lãi và mất khoản giảm trừ.

Những nguyên tắc cơ bản về thu thuế bán hàng

Khi tài khoản của bạn đã hoạt động, doanh nghiệp cần có quy trình thu đúng loại thuế từ khách hàng.

Các thực hành tốt bao gồm:

• Xác định sản phẩm và dịch vụ nào chịu thuế
• Tách riêng các mặt hàng chịu thuế và không chịu thuế trong hệ thống bán hàng
• Theo dõi đúng các giao dịch miễn thuế và mua để bán lại
• Rà soát quy tắc theo điểm đến giao hàng đối với đơn hàng trực tuyến
• Đảm bảo hóa đơn thể hiện rõ số thuế đã thu

Nếu bạn bán hàng qua nhiều tiểu bang, hãy nhớ rằng quy tắc về tính chịu thuế có thể khác nhau theo loại sản phẩm và nơi nhận hàng. Một doanh nghiệp bán cả hàng chịu thuế và hàng miễn thuế nên rà soát kỹ từng nhóm sản phẩm.

Hồ sơ bán lại và miễn thuế

Không phải mọi giao dịch đều phải tính thuế. Trong một số trường hợp, người mua có thể cung cấp giấy chứng nhận mua để bán lại hợp lệ hoặc tài liệu miễn thuế.

Ví dụ, nếu khách hàng mua hàng để bán lại, bạn thường nên thu thập thông tin bán lại phù hợp trước khi xử lý giao dịch là miễn thuế. Hồ sơ của bạn phải nêu rõ lý do không thu thuế.

Điểm mấu chốt rất đơn giản: nếu bạn miễn thuế cho một giao dịch, hãy lưu lại chứng từ. Khi bị kiểm tra, thiếu giấy tờ có thể biến một khoản miễn thuế hợp lệ thành một vấn đề về thuế.

Những lỗi đăng ký thường gặp

Nhiều doanh nghiệp mới gặp phải các vấn đề có thể tránh được trong quá trình đăng ký tại Maryland:

• Chờ quá lâu mới đăng ký sau khi bắt đầu bán hàng
• Nộp hồ sơ khi chưa có FEIN trong trường hợp FEIN là bắt buộc
• Chọn sai loại đăng ký
• Nhầm lẫn giữa trách nhiệm thuế bán hàng và thuế sử dụng
• Không cập nhật tài khoản sau khi thay đổi tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ
• Không thiết lập lịch nộp tờ khai sau khi được chấp thuận
• Bỏ qua thông báo nộp hồ sơ vì doanh nghiệp không phát sinh thuế phải nộp

Những lỗi này thường có thể tránh được bằng một danh sách kiểm tra cơ bản khi khởi động doanh nghiệp.

Zenind hỗ trợ như thế nào trong quy trình này

Nếu bạn đang thành lập một LLC hoặc công ty cổ phần tại Maryland, Zenind giúp bạn hoàn thiện cấu trúc doanh nghiệp để bạn có thể chuyển sang các bước tuân thủ thuế và giấy phép với ít trở ngại hơn. Sau khi pháp nhân được thành lập, các bước tiếp theo thường bao gồm xin EIN, đăng ký các tài khoản thuế của tiểu bang và thiết lập hệ thống vận hành cần thiết để duy trì tuân thủ.

Với nhiều nhà sáng lập, thách thức không nằm ở việc nộp hồ sơ mà là quản lý đúng trình tự. Thành lập doanh nghiệp, xin EIN, đăng ký thuế cấp tiểu bang và duy trì tuân thủ định kỳ đều liên kết với nhau.

Danh sách kiểm tra thực tế khi khởi động

Dùng danh sách này nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp có thể phải nộp thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland:

• Thành lập pháp nhân doanh nghiệp
• Xin FEIN
• Xác định sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế hay không
• Đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland nếu cần
• Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ
• Cấu hình thu thuế bán hàng trong phần mềm hóa đơn hoặc POS của bạn
• Lên lịch các ngày đến hạn nộp hồ sơ
• Sắp xếp gọn gàng hồ sơ miễn thuế và bán lại

Lời kết

Đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại Maryland là một bước tuân thủ cốt lõi đối với nhiều doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế. Dù bạn hoạt động từ cửa hàng, bán trực tuyến hay cả hai, quy trình đăng ký và kê khai phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro.

Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp mới tại Maryland, hãy xử lý đồng thời việc thành lập pháp nhân, đăng ký thuế và thiết lập kê khai để doanh nghiệp của bạn bắt đầu trên nền tảng vững chắc.