Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng tại Minnesota: Hướng dẫn thực tiễn cho doanh nghiệp mới

Các doanh nghiệp tại Minnesota bán hàng hóa chịu thuế hoặc dịch vụ chịu thuế cần hiểu sớm về thuế bán hàng và thuế sử dụng. Nếu bạn đang thành lập công ty mới, mở cửa hàng trực tuyến, hoặc mở rộng hoạt động sang Minnesota từ một bang khác, việc đăng ký không phải là điều nên để sau. Bang này yêu cầu doanh nghiệp đăng ký trước khi thực hiện các giao dịch bán hàng chịu thuế và phải duy trì nghĩa vụ kê khai, thu thuế và nộp thuế sau khi việc đăng ký trở nên bắt buộc.

Hướng dẫn này giải thích ai cần đăng ký, khi nào cần đăng ký, cách hệ thống của Minnesota hoạt động, và những vấn đề tuân thủ mà chủ doanh nghiệp mới cần đặc biệt lưu ý.

Thuế bán hàng và thuế sử dụng tại Minnesota bao gồm những gì

Thuế bán hàng áp dụng cho phần lớn các giao dịch bán lẻ hàng hóa và một số dịch vụ chịu thuế tại Minnesota. Thuế sử dụng áp dụng khi hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế được sử dụng tại Minnesota nhưng thuế bán hàng không được tính tại thời điểm mua.

Đối với chủ doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là có hai câu hỏi tuân thủ riêng biệt cần quan tâm:

• Tôi có cần thu thuế bán hàng từ khách hàng không?
• Tôi có phải nộp thuế sử dụng cho các khoản mua hàng của doanh nghiệp mình không?

Nếu câu trả lời cho một trong hai câu hỏi là có, việc đăng ký có thể là bắt buộc.

Ai cần đăng ký

Một doanh nghiệp thường cần đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng tại Minnesota nếu doanh nghiệp có hiện diện thuế tại bang này và có bán hàng chịu thuế. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Doanh nghiệp có địa điểm, văn phòng, kho hàng hoặc hiện diện khác tại Minnesota
• Doanh nghiệp thực hiện dịch vụ chịu thuế tại Minnesota
• Doanh nghiệp gửi hàng hóa chịu thuế đến Minnesota
• Người bán ngoài bang vượt ngưỡng người bán từ xa của Minnesota
• Doanh nghiệp cần tài khoản thuế sử dụng cho các khoản mua hàng chịu thuế được sử dụng tại Minnesota

Nếu bạn chưa chắc sản phẩm hoặc dịch vụ của mình có chịu thuế hay không, cách an toàn nhất là xem xét quy định của Sở Thuế vụ Minnesota trước khi thu thuế hoặc xuất hóa đơn.

Người bán từ xa: khi nào việc đăng ký trở thành bắt buộc

Minnesota áp dụng quy định hiện diện kinh tế đối với người bán từ xa. Một nhà bán lẻ hoặc nhà cung cấp dịch vụ trung gian ngoài bang phải đăng ký, thu và nộp thuế bán hàng Minnesota khi doanh số bán vào Minnesota vượt quá ngoại lệ dành cho người bán nhỏ của bang.

Theo quy tắc hiện hành, ngoại lệ này bị vượt khi người bán từ xa có:

• Hơn 100.000 USD doanh số bán lẻ được giao đến Minnesota trong 12 tháng trước đó, hoặc
• 200 giao dịch bán lẻ trở lên được giao đến Minnesota trong 12 tháng trước đó

Mỗi giao dịch bán lẻ được tính là một giao dịch. Khi vượt ngưỡng, người bán phải bắt đầu thu thuế vào ngày đầu tiên của một tháng dương lịch, chậm nhất là 60 ngày sau khi vượt ngưỡng.

Mốc thời gian này rất quan trọng. Chờ đến quý tiếp theo hoặc đến khi đến hạn tờ khai thuế năm có thể dẫn đến truy thu thuế, tiền phạt và tiền lãi.

Khi nào cần đăng ký

Đối với hầu hết doanh nghiệp, nguyên tắc rất đơn giản: hãy đăng ký trước khi bạn thực hiện các giao dịch bán hàng chịu thuế tại Minnesota.

Điều này bao gồm các tình huống như:

• Mở cửa hàng tại Minnesota
• Bắt đầu kinh doanh dịch vụ tại Minnesota cung cấp các dịch vụ chịu thuế
• Ra mắt cửa hàng trực tuyến có khách hàng tại Minnesota
• Bắt đầu hoạt động bán buôn hoặc bán lẻ làm phát sinh nghĩa vụ thu thuế
• Thành lập pháp nhân mới và chuẩn bị bán sản phẩm chịu thuế ngay lập tức

Nếu bạn chỉ cần nộp thuế sử dụng cho các khoản mua hàng của doanh nghiệp, Minnesota cũng cho phép đăng ký chỉ cho thuế sử dụng trong một số trường hợp.

Cách thức đăng ký tại Minnesota

Sở Thuế vụ Minnesota sử dụng quy trình đăng ký doanh nghiệp để cấp Mã số thuế Minnesota và thiết lập tài khoản Thuế bán hàng và thuế sử dụng. Trên thực tế, đây là tài khoản mà bạn dùng để nộp tờ khai và nộp thuế.

Khi đăng ký, bạn có thể cần cung cấp các thông tin như:

• Tần suất nộp tờ khai dự kiến
• Phương pháp kế toán của bạn
• Bất kỳ loại thuế địa phương hoặc thuế địa phương đặc biệt nào có thể áp dụng
• Thông tin nhận dạng doanh nghiệp cơ bản
• Ngày giao dịch bán chịu thuế đầu tiên, nếu việc đăng ký gắn với thời điểm ra mắt hoặc mở rộng hoạt động

Minnesota hỗ trợ đăng ký trực tuyến, và doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Hệ thống đăng ký Thuế bán hàng hợp nhất nếu muốn đăng ký tại nhiều bang thành viên thông qua một quy trình.

Thuế cấp bang chưa phải là toàn bộ câu chuyện

Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ tập trung vào thuế bán hàng cấp bang Minnesota và bỏ qua nghĩa vụ thuế địa phương. Minnesota cũng quản lý các loại thuế bán hàng và thuế sử dụng địa phương, và mức thuế áp dụng có thể phụ thuộc vào nơi khách hàng nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể cần:

• Thu đúng mức thuế cấp bang
• Cộng thêm đúng mức thuế địa phương
• Theo dõi tính chịu thuế theo điểm đến
• Cập nhật mức thuế khi quy định địa phương thay đổi

Nếu bạn bán hàng đến nhiều địa điểm khác nhau tại Minnesota, phần mềm tính thuế hoặc một quy trình tuân thủ đáng tin cậy có thể giúp ngăn ngừa việc thu thiếu thuế.

Thuế bán hàng và thuế sử dụng có liên quan, nhưng không giống nhau

Thuế bán hàng được thu từ khách hàng đối với các giao dịch bán chịu thuế.
Thuế sử dụng thường do doanh nghiệp hoặc người tiêu dùng nộp khi hàng hóa chịu thuế được sử dụng tại Minnesota mà không bị tính thuế bán hàng.

Một số ví dụ về vấn đề thuế sử dụng đối với doanh nghiệp bao gồm:

• Thiết bị mua từ nhà cung cấp ngoài bang nhưng không tính thuế Minnesota
• Vật tư văn phòng mua trực tuyến nhưng không bị tính đúng thuế
• Vật phẩm quảng cáo, nội thất hoặc phần mềm thuộc diện chịu thuế nhưng được lập hóa đơn không có thuế

Nếu nhà cung cấp của bạn không tính thuế bán hàng và không có miễn trừ áp dụng, thuế sử dụng có thể phải nộp.

Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp thường gặp rắc rối ở cùng một vài vấn đề.

1. Chờ quá lâu mới đăng ký

Nếu bạn bắt đầu bán hàng chịu thuế trước khi đăng ký, bạn có thể phải điều chỉnh tờ khai của kỳ trước và giải trình việc chậm trễ.

2. Cho rằng mọi dịch vụ đều được miễn thuế

Minnesota đánh thuế phần lớn giao dịch bán lẻ hàng hóa và một số dịch vụ, nhưng không phải mọi dịch vụ đều chịu thuế. Cần xem xét cẩn thận loại sản phẩm hoặc dịch vụ.

3. Bỏ qua doanh số từ xa trên nhiều kênh

Trang web, danh sách trên sàn thương mại điện tử và các kênh bán hàng khác của bạn đều được tính vào cùng một ngưỡng của Minnesota.

4. Quên thuế địa phương

Chỉ tuân thủ mức thuế cấp bang là chưa đủ nếu thuế bán hàng địa phương cũng áp dụng.

5. Bỏ sót thuế sử dụng đối với các khoản mua hàng của doanh nghiệp

Việc nhà cung cấp không tính thuế không làm mất nghĩa vụ nộp thuế nếu khoản mua đó thuộc diện chịu thuế.

Kê khai và lưu trữ hồ sơ

Đăng ký chỉ là bước khởi đầu. Sau đó, bạn cần một hệ thống để:

• Thu đúng mức thuế
• Theo dõi doanh số chịu thuế và miễn thuế
• Nộp tờ khai đúng hạn
• Lưu giữ chứng từ miễn thuế và hồ sơ bán hàng
• Rà soát các thay đổi về mức thuế và tính chịu thuế của sản phẩm

Hồ sơ đầy đủ đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng qua nhiều nền tảng hoặc có cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế.

Zenind có thể hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Nếu bạn đang thành lập công ty mới tại Hoa Kỳ, đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng chỉ là một phần trong bức tranh tuân thủ rộng hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập đi từ bước thành lập pháp nhân đến thiết lập doanh nghiệp đang vận hành một cách ít ma sát hơn.

Điều đó quan trọng vì việc đăng ký thuế bán hàng thường phụ thuộc vào các chi tiết được thiết lập trong quá trình thành lập, bao gồm:

• Loại hình pháp nhân
• Bang thành lập và đăng ký
• Cơ cấu sở hữu và cấu trúc doanh nghiệp
• Việc doanh nghiệp đã sẵn sàng tuyển dụng, bán hàng hoặc mở rộng sang bang mới hay chưa

Với nhiều nhà sáng lập, lộ trình gọn nhất là thành lập doanh nghiệp đúng cách trước, lấy EIN khi cần, rồi đăng ký các tài khoản thuế cấp bang ngay khi hoạt động chịu thuế bắt đầu.

Kết luận

Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng tại Minnesota không chỉ là một bước nộp hồ sơ. Đây là một phần trong kế hoạch khởi động pháp lý và vận hành của doanh nghiệp. Nếu bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế tại Minnesota, hoặc nếu bạn vượt ngưỡng người bán từ xa, hãy đăng ký kịp thời, thu đúng thuế và duy trì tuân thủ các yêu cầu của bang và địa phương.

Một quy trình thiết lập có kỷ luật ngay từ đầu có thể giúp tránh việc phải xử lý hậu quả tốn kém sau này.