Ngăn ngừa bạo lực tại nơi làm việc: Hướng dẫn thực tiễn cho nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ

Bạo lực tại nơi làm việc là một rủi ro kinh doanh nghiêm trọng và có thể ảnh hưởng đến các công ty ở mọi quy mô, mọi ngành nghề. Đối với các nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và các nhóm đang phát triển, phòng ngừa không chỉ là vấn đề an toàn mà còn là vấn đề vận hành. Chỉ một sự cố cũng có thể làm gián đoạn hoạt động hằng ngày, gây hại cho nhân viên và khách hàng, tạo ra rủi ro pháp lý và làm tổn hại uy tín của doanh nghiệp.

Tin tốt là nhiều sự cố có thể được giảm thiểu bằng một chiến lược phòng ngừa rõ ràng. Những nhà tuyển dụng xây dựng văn hóa tôn trọng, tăng cường an ninh, đào tạo quản lý và phản ứng sớm với các dấu hiệu cảnh báo sẽ có vị thế tốt hơn để bảo vệ đội ngũ và doanh nghiệp của mình.

Bạo lực tại nơi làm việc là gì

Bạo lực tại nơi làm việc không chỉ bao gồm hành vi tấn công thể chất. Nó còn có thể bao gồm đe dọa, uy hiếp, quấy rối, theo dõi, lăng mạ bằng lời nói, phá hoại tài sản và các hành vi gây rối tạo ra cảm giác sợ hãi hoặc nguy hiểm trong môi trường làm việc.

Những sự cố này có thể liên quan đến:

• Nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên
• Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc khách ghé thăm
• Các mối quan hệ cá nhân lan sang môi trường làm việc
• Các hành vi phạm tội như cướp hoặc xâm nhập trái phép

Vì các mối đe dọa có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức, công tác phòng ngừa cần cả văn hóa lẫn kiểm soát. Một chính sách thôi là chưa đủ. Nhà tuyển dụng cần một kế hoạch được hiểu rõ, được truyền đạt và được thực hành.

Vì sao phòng ngừa quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ cho rằng bạo lực tại nơi làm việc chỉ là vấn đề của các nhà tuyển dụng lớn, chuỗi bán lẻ hoặc những ngành có rủi ro cao. Trên thực tế, các đội ngũ nhỏ có thể đối mặt với những thách thức riêng:

• Ít tầng quản lý hơn để nhận ra dấu hiệu cảnh báo
• Hạ tầng an ninh hạn chế
• Nhân viên làm việc một mình hoặc ngoài giờ
• Tương tác trực tiếp nhiều với khách hàng và không gian mở cho công chúng
• Ít nguồn lực hơn để chịu đựng thời gian ngừng hoạt động sau một sự cố

Đối với một công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ, một sự cố an toàn có thể nhanh chóng làm đình trệ năng suất. Vì vậy, phòng ngừa nên được xem là một phần của kế hoạch kinh doanh cốt lõi, bên cạnh tuyển dụng, tuân thủ và bảo hiểm.

Xây dựng chính sách phòng ngừa bạo lực tại nơi làm việc

Một chính sách bằng văn bản giúp nhân viên biết rõ kỳ vọng và giúp quản lý có khung hành động. Chính sách cần rõ ràng, thực tế và dễ tìm.

Một chính sách mạnh nên bao gồm:

• Tuyên bố không khoan nhượng đối với bạo lực, đe dọa và uy hiếp
• Các ví dụ rõ ràng về hành vi bị cấm
• Quy trình báo cáo mối quan ngại một cách bảo mật
• Hướng dẫn ứng phó với nguy hiểm tức thời
• Các bước điều tra và xử lý kỷ luật hoặc khắc phục
• Bảo vệ người báo cáo khỏi bị trả đũa

Chính sách nên được rà soát thường xuyên và điều chỉnh khi doanh nghiệp phát triển, thay đổi địa điểm hoặc bổ sung rủi ro vận hành mới.

Nhận diện sớm các dấu hiệu cảnh báo

Nhiều sự cố bạo lực thường có dấu hiệu báo trước. Quản lý và đồng nghiệp không cần dự đoán mọi tình huống, nhưng họ nên biết khi nào hành vi đã vượt quá giới hạn.

Các dấu hiệu cảnh báo phổ biến có thể bao gồm:

• Xung đột leo thang với đồng nghiệp hoặc khách hàng
• Đe dọa lặp lại, dù được nói như một câu đùa
• Hành vi ám ảnh hoặc có tính chất theo dõi
• Thái độ thù địch đột ngột sau khi bị kỷ luật, giáng chức hoặc chấm dứt hợp đồng lao động
• Lạm dụng chất kích thích ảnh hưởng đến khả năng phán đoán hoặc hành vi
• Ám ảnh về vũ khí, trả đũa hoặc báo thù
• Nỗi sợ hãi bất thường, kích động hoặc oán giận cực độ

Không có dấu hiệu đơn lẻ nào chứng minh rằng một mối đe dọa sắp xảy ra. Vấn đề nằm ở việc nhận diện mô hình. Nếu nhiều hành vi đáng lo cùng xuất hiện, nhà tuyển dụng nên ghi chép lại và chuyển vấn đề theo quy trình đã định.

Cải thiện quy trình tuyển dụng và hội nhập nhân viên

Phòng ngừa bắt đầu từ trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc. Tuyển dụng cẩn trọng không đảm bảo môi trường hoàn toàn an toàn, nhưng có thể giảm bớt rủi ro có thể tránh được.

Nhà tuyển dụng có thể cân nhắc:

• Kiểm tra tham chiếu một cách nhất quán và đúng luật
• Sử dụng sàng lọc lý lịch khi phù hợp và được phép
• Xác minh lịch sử việc làm và bằng cấp
• Đặt câu hỏi phỏng vấn hành vi để đánh giá khả năng xử lý xung đột
• Thiết lập kỳ vọng trong quá trình hội nhập về ứng xử và báo cáo

Mục tiêu không phải là loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Mục tiêu là đưa ra quyết định tốt hơn và xây dựng văn hóa trong đó trách nhiệm bắt đầu từ ngày đầu tiên.

Nâng cao an ninh nơi làm việc

Các biện pháp an ninh không cần phức tạp mới hiệu quả. Thực tế, các biện pháp bảo vệ cơ bản thường tạo ra khác biệt lớn nhất.

Các bước thực tế gồm:

• Kiểm soát việc ra vào văn phòng, khu lưu trữ và các khu vực nhạy cảm
• Áp dụng quy trình đăng ký khách ra vào
• Lắp camera ở khu vực chung hoặc khu vực rủi ro cao khi phù hợp với pháp luật
• Giữ lối vào, lối ra và hành lang đủ ánh sáng
• Cung cấp phương thức cảnh báo khẩn cấp hoặc nút báo động khi phù hợp
• Hạn chế quyền ra vào ngoài giờ cho nhân sự được phép
• Cất giữ tiền mặt và tài sản có giá trị an toàn

Đối với các doanh nghiệp có hoạt động tiếp xúc công chúng, bố cục không gian làm việc rất quan trọng. Tầm nhìn thông thoáng, khu lễ tân an toàn và các điểm ra vào có thể dự đoán trước có thể giảm cơ hội xảy ra đối đầu.

Đào tạo quản lý và nhân viên

Đào tạo là yếu tố thiết yếu vì chính sách chỉ có hiệu lực khi mọi người biết cách áp dụng. Nhân viên cần hiểu phải báo cáo điều gì, báo cáo cho ai và sau đó điều gì sẽ xảy ra.

Đào tạo nên bao gồm:

• Nhận biết hành vi đe dọa hoặc leo thang
• Kỹ thuật hạ nhiệt căng thẳng
• Cách ghi chép mối quan ngại
• Khi nào cần gọi 911 hoặc bảo vệ
• Cách bảo vệ quyền riêng tư và tránh đồn đoán
• Cách phản ứng với quấy rối, theo dõi hoặc các vấn đề gia đình ảnh hưởng đến nơi làm việc

Quản lý cần được đào tạo thêm vì họ thường là người đầu tiên nghe khiếu nại hoặc nhìn thấy căng thẳng. Họ nên biết cách phản ứng bình tĩnh, lưu giữ bằng chứng và tránh hứa hẹn về tính bảo mật mà họ không thể bảo đảm.

Xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả

Nhân viên sẽ có xu hướng lên tiếng hơn nếu quy trình báo cáo đơn giản và đáng tin cậy. Một quy trình phức tạp hoặc thiếu nhất quán sẽ dẫn đến im lặng.

Hệ thống báo cáo nên cho phép nhân viên liên hệ với:

• Quản lý trực tiếp
• Bộ phận nhân sự, nếu có
• Người phụ trách an toàn hoặc tuân thủ được chỉ định
• Một email riêng tư hoặc đường dây nóng, nếu cần

Các báo cáo cần được xem xét nghiêm túc và kịp thời. Ngay cả khi một mối quan ngại có vẻ nhỏ, việc ghi nhận vẫn có thể giúp phát hiện các mô hình quan trọng về sau.

Phản ứng nhanh chóng và nhất quán

Khi một mối quan ngại được nêu ra, phản ứng nên nhanh chóng và tương xứng. Sự chậm trễ có thể làm tăng rủi ro và làm giảm niềm tin.

Một phản ứng có thể bao gồm:

• Tách những nhân viên đang xung đột
• Tạm thời thay đổi lịch làm việc hoặc địa điểm làm việc
• Yêu cầu người gây rối rời khỏi cơ sở
• Tiến hành điều tra nội bộ
• Liên hệ cơ quan thực thi pháp luật khi mối đe dọa có vẻ đáng tin cậy
• Phối hợp với cố vấn pháp lý hoặc chuyên gia an ninh

Tính nhất quán rất quan trọng. Nếu một nhân viên bị kỷ luật vì đe dọa còn người khác thì bị bỏ qua dù có hành vi tương tự, thông điệp gửi tới đội ngũ là chính sách chỉ mang tính hình thức.

Xử lý rủi ro bạo lực gia đình tại nơi làm việc

Một số sự cố bạo lực tại nơi làm việc bắt nguồn từ bên ngoài nơi làm việc và theo nhân viên vào văn phòng, cửa hàng hoặc địa điểm làm việc. Nhà tuyển dụng nên chuẩn bị cho các tình huống bạo lực gia đình, lệnh cấm tiếp cận, theo dõi hoặc những lần xuất hiện không mong muốn liên quan đến quan hệ cá nhân.

Các dấu hiệu cảnh báo có thể bao gồm:

• Gọi điện hoặc nhắn tin lặp lại từ người bạn đời bạo hành
• Khách không mong muốn xuất hiện tại nơi làm việc
• Đe dọa nhắm vào đồng nghiệp hoặc nhân viên lễ tân
• Hành vi sợ hãi của nhân viên
• Yêu cầu giấu lịch làm việc hoặc thông tin liên lạc

Các biện pháp ứng phó phù hợp có thể gồm điều chỉnh quyền ra vào, cập nhật quy trình liên hệ, phối hợp với an ninh và giúp nhân viên kết nối với nguồn hỗ trợ.

Chuẩn bị kế hoạch ứng phó khẩn cấp

Nếu bạo lực thực sự xảy ra, phản ứng cần nhanh và có sự phối hợp. Mỗi doanh nghiệp nên biết trước phải làm gì khi có tình huống khẩn cấp.

Một kế hoạch khẩn cấp nên bao gồm:

• Quy trình sơ tán và trú ẩn tại chỗ
• Danh sách liên hệ khẩn cấp
• Hướng dẫn rõ ràng để gọi cơ quan thực thi pháp luật
• Kế hoạch kiểm tra và xác nhận tình trạng của nhân viên và khách
• Các bước truyền thông cho lãnh đạo và nhân viên
• Biện pháp hỗ trợ và phục hồi sau sự cố

Diễn tập và mô phỏng tình huống có thể giúp đội ngũ phản ứng tốt hơn dưới áp lực. Ngay cả một buổi rà soát đơn giản cũng có thể chỉ ra những điểm yếu trong kế hoạch.

Lưu hồ sơ và rà soát sự cố

Tài liệu là một trong những công cụ hữu ích nhất trong công tác phòng ngừa. Hồ sơ giúp nhà tuyển dụng nhận diện các vấn đề lặp lại, hỗ trợ điều tra và cải thiện đào tạo trong tương lai.

Hãy theo dõi:

• Khiếu nại và báo cáo sự cố
• Lời khai của nhân chứng
• Hình ảnh camera an ninh, khi có
• Các biện pháp xử lý đã thực hiện
• Hồ sơ hoàn thành đào tạo
• Các bản cập nhật và ngày rà soát chính sách

Sau bất kỳ sự cố hoặc sự việc suýt xảy ra nào, hãy xem lại điều gì đã diễn ra và cần thay đổi gì. Một kế hoạch phòng ngừa nên phát triển theo sự thay đổi của doanh nghiệp.

Hỗ trợ nhân viên sau sự cố

Một sự cố ảnh hưởng không chỉ đến những người trực tiếp liên quan. Những nhân viên khác cũng có thể cảm thấy lo lắng, mất tập trung hoặc không an toàn sau đó. Nhà tuyển dụng nên giao tiếp cẩn trọng, tôn trọng quyền riêng tư và hỗ trợ khi có thể.

Các bước hữu ích có thể bao gồm:

• Chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết
• Cho phép thời gian để trao đổi hoặc đặt câu hỏi
• Giới thiệu các nguồn hỗ trợ dành cho nhân viên
• Đánh giá lại kiểm soát ra vào và biện pháp an ninh
• Theo dõi nguy cơ trả đũa hoặc xung đột tiếp diễn

Một phản ứng chu đáo có thể khôi phục niềm tin và giảm khả năng gián đoạn thêm.

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp như thế nào

Chủ doanh nghiệp sẽ xây dựng công ty vững mạnh hơn khi kết hợp tăng trưởng với tuân thủ và kế hoạch vận hành hợp lý. Zenind giúp các nhà khởi nghiệp thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ bằng các công cụ và dịch vụ hỗ trợ tổ chức dài hạn và mức độ sẵn sàng cao hơn.

Mặc dù phòng ngừa bạo lực tại nơi làm việc là vấn đề về nhân sự và an toàn, nó cũng là một phần của quản trị doanh nghiệp có trách nhiệm. Chính sách công ty vững chắc, tài liệu đầy đủ và cấu trúc vận hành rõ ràng giúp bảo vệ nhân viên và phản ứng tốt hơn trước rủi ro.

Kết luận

Phòng ngừa bạo lực tại nơi làm việc không phải là việc giả định điều tồi tệ nhất. Đó là việc tạo ra một môi trường làm việc nơi các mối quan ngại được nhận diện sớm, hành vi được xử lý nhất quán và nhân viên biết rằng doanh nghiệp coi trọng an toàn.

Đối với các nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ, cách tiếp cận hiệu quả nhất là kết hợp chính sách, đào tạo, an ninh, báo cáo và theo dõi đến cùng. Càng đưa những biện pháp bảo vệ này vào doanh nghiệp sớm, công ty càng có khả năng bảo vệ con người, hoạt động và uy tín của mình.