Η αποτροπή βίας στον χώρο εργασίας: ένας πρακτικός οδηγός για εργοδότες στις ΗΠΑ

Η βία στον χώρο εργασίας αποτελεί σοβαρό επιχειρηματικό κίνδυνο και μπορεί να επηρεάσει εταιρείες κάθε μεγέθους και κλάδου. Για ιδρυτές, ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και αναπτυσσόμενες ομάδες, η πρόληψη δεν είναι μόνο ζήτημα ασφάλειας, αλλά και λειτουργικό ζήτημα. Ένα μόνο περιστατικό μπορεί να διαταράξει τις καθημερινές λειτουργίες, να βλάψει εργαζομένους και πελάτες, να δημιουργήσει νομική έκθεση και να πλήξει τη φήμη μιας εταιρείας.

Τα καλά νέα είναι ότι πολλά περιστατικά μπορούν να μειωθούν με μια σαφή στρατηγική πρόληψης. Οι εργοδότες που δημιουργούν μια κουλτούρα σεβασμού, ενισχύουν την ασφάλεια, εκπαιδεύουν τους διευθυντές και ανταποκρίνονται έγκαιρα στα προειδοποιητικά σημάδια, βρίσκονται σε καλύτερη θέση για να προστατεύσουν τις ομάδες τους και την επιχείρησή τους.

Τι σημαίνει βία στον χώρο εργασίας

Η βία στον χώρο εργασίας περιλαμβάνει περισσότερα από τη σωματική επίθεση. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει απειλές, εκφοβισμό, παρενόχληση, παρακολούθηση, λεκτική κακοποίηση, φθορά περιουσίας και διαταρακτική συμπεριφορά που προκαλεί φόβο ή κίνδυνο στον χώρο εργασίας.

Αυτά τα περιστατικά μπορεί να αφορούν:

• Εργαζομένους ή πρώην εργαζομένους
• Πελάτες, εντολείς, προμηθευτές ή επισκέπτες
• Προσωπικές σχέσεις που μεταφέρονται στον χώρο εργασίας
• Εγκληματικές πράξεις όπως ληστεία ή παράνομη είσοδος

Επειδή οι απειλές μπορεί να προέρχονται τόσο από μέσα όσο και από έξω από τον οργανισμό, η πρόληψη απαιτεί τόσο κουλτούρα όσο και ελέγχους. Μια πολιτική από μόνη της δεν αρκεί. Οι εργοδότες χρειάζονται ένα σχέδιο που είναι κατανοητό, κοινοποιημένο και εφαρμόζεται στην πράξη.

Γιατί η πρόληψη έχει σημασία για τις μικρές επιχειρήσεις

Πολλές μικρές επιχειρήσεις θεωρούν ότι η βία στον χώρο εργασίας είναι πρόβλημα μόνο για μεγάλους εργοδότες, αλυσίδες λιανικής ή κλάδους υψηλού κινδύνου. Στην πραγματικότητα, οι μικρότερες ομάδες μπορεί να αντιμετωπίζουν ιδιαίτερες προκλήσεις:

• Λιγότερα επίπεδα διοίκησης για τον εντοπισμό προειδοποιητικών σημαδιών
• Περιορισμένες υποδομές ασφάλειας
• Εργαζόμενοι που εργάζονται μόνοι ή εκτός ωραρίου
• Στενή αλληλεπίδραση με πελάτες και δημόσια πρόσβαση
• Λιγότεροι πόροι για να απορροφήσουν τη διακοπή λειτουργίας μετά από ένα περιστατικό

Για μια νεοφυή ή μικρή εταιρεία, ένα περιστατικό ασφάλειας μπορεί να διακόψει γρήγορα την παραγωγικότητα. Γι’ αυτό η πρόληψη πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μέρος του βασικού επιχειρηματικού σχεδιασμού, μαζί με την πρόσληψη, τη συμμόρφωση και την ασφάλιση.

Δημιουργήστε μια πολιτική πρόληψης βίας στον χώρο εργασίας

Μια γραπτή πολιτική δίνει σαφείς προσδοκίες στους εργαζομένους και ένα πλαίσιο δράσης στους διευθυντές. Πρέπει να είναι άμεση, πρακτική και εύκολα προσβάσιμη.

Μια ισχυρή πολιτική πρέπει να περιλαμβάνει:

• Δήλωση μηδενικής ανοχής για βία, απειλές και εκφοβισμό
• Σαφή παραδείγματα απαγορευμένης συμπεριφοράς
• Διαδικασία εμπιστευτικής αναφοράς ανησυχιών
• Οδηγίες για την αντιμετώπιση άμεσου κινδύνου
• Βήματα για έρευνα και διορθωτική ενέργεια
• Προστασίες κατά των αντιποίνων για εργαζομένους που αναφέρουν ανησυχίες

Η πολιτική πρέπει να επανεξετάζεται τακτικά και να προσαρμόζεται καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, αλλάζει τοποθεσίες ή προσθέτει νέους λειτουργικούς κινδύνους.

Εντοπίστε έγκαιρα τα προειδοποιητικά σημάδια

Πολλά περιστατικά βίας προηγούνται από προειδοποιητικά σημάδια. Οι διευθυντές και οι συνάδελφοι δεν χρειάζεται να προβλέπουν κάθε κατάσταση, αλλά πρέπει να γνωρίζουν πότε η συμπεριφορά ξεπερνά τα όρια.

Συνήθη προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Κλιμακούμενες συγκρούσεις με συναδέλφους ή πελάτες
• Επαναλαμβανόμενες απειλές, ακόμη κι αν διατυπώνονται ως αστεία
• Εμμονική συμπεριφορά ή συμπεριφορά που μοιάζει με παρακολούθηση
• Ξαφνική εχθρότητα μετά από πειθαρχικό μέτρο, υποβιβασμό ή απόλυση
• Κατάχρηση ουσιών που επηρεάζει την κρίση ή τη συμπεριφορά
• Εστίαση σε όπλα, αντεκδίκηση ή εκδίκηση
• Ανεξήγητος φόβος, ταραχή ή ακραία δυσαρέσκεια

Κανένα μεμονωμένο σημάδι δεν αποδεικνύει ότι μια απειλή είναι άμεση. Το ζήτημα είναι η αναγνώριση μοτίβων. Αν εμφανίζονται μαζί αρκετές ανησυχητικές συμπεριφορές, οι εργοδότες πρέπει να τις καταγράφουν και να τις κλιμακώνουν μέσω μιας καθορισμένης διαδικασίας.

Ενισχύστε τις πρακτικές πρόσληψης και ένταξης

Η πρόληψη ξεκινά πριν ένας νέος εργαζόμενος αρχίσει να εργάζεται. Η προσεκτική πρόσληψη δεν εγγυάται ασφαλές περιβάλλον εργασίας, αλλά μπορεί να μειώσει αποτρέψιμους κινδύνους.

Οι εργοδότες μπορούν να εξετάσουν:

• Έλεγχο συστάσεων με συνέπεια και σύμφωνα με τον νόμο
• Χρήση ελέγχων ιστορικού όπου είναι κατάλληλο και επιτρεπτό
• Επιβεβαίωση επαγγελματικής ιστορίας και προσόντων
• Ερωτήσεις συνέντευξης συμπεριφοράς που αξιολογούν τη διαχείριση συγκρούσεων
• Καθορισμό προσδοκιών κατά την ένταξη σχετικά με τη συμπεριφορά και την αναφορά

Ο στόχος δεν είναι η πλήρης εξάλειψη του κινδύνου. Είναι η λήψη καλύτερων αποφάσεων και η εγκαθίδρυση μιας κουλτούρας όπου η λογοδοσία ξεκινά από την πρώτη ημέρα.

Βελτιώστε την ασφάλεια στον χώρο εργασίας

Τα μέτρα ασφάλειας δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκα για να είναι αποτελεσματικά. Συχνά, οι βασικές προστασίες κάνουν τη μεγαλύτερη διαφορά.

Πρακτικά βήματα περιλαμβάνουν:

• Έλεγχο πρόσβασης σε γραφεία, αποθηκευτικούς χώρους και ευαίσθητους χώρους
• Χρήση διαδικασιών καταγραφής επισκεπτών
• Εγκατάσταση καμερών σε κοινόχρηστους ή υψηλού κινδύνου χώρους όπου είναι νόμιμο
• Καλό φωτισμό στις εισόδους, εξόδους και διαδρόμους
• Παροχή μεθόδων ειδοποίησης έκτακτης ανάγκης ή κουμπιών πανικού όπου ενδείκνυται
• Περιορισμό της πρόσβασης εκτός ωραρίου μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό
• Ασφαλή φύλαξη μετρητών και πολύτιμων αντικειμένων

Για επιχειρήσεις με δημόσια πρόσβαση, η διαρρύθμιση του χώρου εργασίας έχει σημασία. Καθαρά οπτικά πεδία, ασφαλείς χώροι υποδοχής και προβλέψιμα σημεία εισόδου μπορούν να μειώσουν τις ευκαιρίες για αντιπαράθεση.

Εκπαιδεύστε διευθυντές και εργαζομένους

Η εκπαίδευση είναι απαραίτητη, επειδή οι πολιτικές λειτουργούν μόνο όταν οι άνθρωποι ξέρουν πώς να τις χρησιμοποιούν. Οι εργαζόμενοι πρέπει να κατανοούν τι να αναφέρουν, σε ποιον να το αναφέρουν και τι ακολουθεί.

Η εκπαίδευση πρέπει να καλύπτει:

• Αναγνώριση απειλητικής ή κλιμακούμενης συμπεριφοράς
• Τεχνικές αποκλιμάκωσης
• Πώς να τεκμηριώνουν ανησυχίες
• Πότε να καλούν το 911 ή την ασφάλεια
• Πώς να προστατεύουν την ιδιωτικότητα και να αποφεύγουν τη φημολογία
• Πώς να ανταποκρίνονται σε παρενόχληση, παρακολούθηση ή προσωπικά ζητήματα που επηρεάζουν τον χώρο εργασίας

Οι διευθυντές χρειάζονται πρόσθετη εκπαίδευση επειδή συχνά είναι οι πρώτοι που ακούνε παράπονα ή παρατηρούν ένταση. Πρέπει να γνωρίζουν πώς να ανταποκρίνονται ψύχραιμα, να διατηρούν αποδεικτικά στοιχεία και να αποφεύγουν υποσχέσεις εμπιστευτικότητας που δεν μπορούν να τηρηθούν.

Δημιουργήστε ένα σύστημα αναφορών που λειτουργεί

Οι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να μιλήσουν αν η διαδικασία αναφοράς είναι απλή και αξιόπιστη. Μια περίπλοκη ή ασυνεπής διαδικασία οδηγεί στη σιωπή.

Το σύστημα αναφορών σας πρέπει να επιτρέπει στους εργαζομένους να επικοινωνούν με:

• Άμεσο προϊστάμενο
• Τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, αν υπάρχει
• Ορισμένο υπεύθυνο ασφάλειας ή συμμόρφωσης
• Ιδιωτικό email ή γραμμή αναφοράς, αν χρειάζεται

Οι αναφορές πρέπει να λαμβάνονται σοβαρά υπόψη και να εξετάζονται άμεσα. Ακόμη κι αν μια ανησυχία φαίνεται μικρή, η καταγραφή της μπορεί να αποκαλύψει μοτίβα που αργότερα έχουν σημασία.

Ανταποκριθείτε γρήγορα και με συνέπεια

Όταν διατυπώνεται μια ανησυχία, η ανταπόκριση πρέπει να είναι άμεση και ανάλογη. Οι καθυστερήσεις μπορούν να αυξήσουν τον κίνδυνο και να διαβρώσουν την εμπιστοσύνη.

Μια ανταπόκριση μπορεί να περιλαμβάνει:

• Διαχωρισμό των εργαζομένων που εμπλέκονται σε σύγκρουση
• Προσωρινή αλλαγή βαρδιών ή χώρων εργασίας
• Απομάκρυνση ενός διαταρακτικού ατόμου από τις εγκαταστάσεις
• Διεξαγωγή εσωτερικής έρευνας
• Εμπλοκή των αρχών επιβολής του νόμου όταν μια απειλή φαίνεται αξιόπιστη
• Συντονισμό με νομικό σύμβουλο ή επαγγελματίες ασφάλειας

Η συνέπεια έχει σημασία. Αν ένας εργαζόμενος τιμωρείται για απειλές και ένας άλλος αγνοείται για παρόμοια συμπεριφορά, το μήνυμα προς την ομάδα είναι ότι η πολιτική είναι προαιρετική.

Αντιμετωπίστε τους κινδύνους ενδοοικογενειακής βίας στον χώρο εργασίας

Ορισμένα περιστατικά βίας στον χώρο εργασίας ξεκινούν εκτός του χώρου εργασίας και ακολουθούν έναν εργαζόμενο στο γραφείο, στο κατάστημα ή στο εργοτάξιο. Οι εργοδότες πρέπει να είναι προετοιμασμένοι για ενδοοικογενειακή βία, περιοριστικά μέτρα, παρακολούθηση ή ανεπιθύμητες επισκέψεις που συνδέονται με προσωπικές σχέσεις.

Προειδοποιητικά σημάδια μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Επαναλαμβανόμενες κλήσεις ή μηνύματα από κακοποιητικό σύντροφο
• Ανεπιθύμητους επισκέπτες στον χώρο εργασίας
• Απειλές προς συναδέλφους ή προσωπικό υποδοχής
• Συμπεριφορά φόβου από εργαζόμενο
• Αιτήματα για απόκρυψη προγραμμάτων ή στοιχείων επικοινωνίας

Κατάλληλες αντιδράσεις μπορεί να περιλαμβάνουν προσαρμογή της πρόσβασης, ενημέρωση των διαδικασιών επικοινωνίας, εμπλοκή της ασφάλειας και βοήθεια προς τον εργαζόμενο για σύνδεση με υποστηρικτικούς πόρους.

Προετοιμάστε ένα σχέδιο αντιμετώπισης εκτάκτων αναγκών

Αν η βία συμβεί, η ανταπόκριση πρέπει να είναι γρήγορη και συντονισμένη. Κάθε επιχείρηση πρέπει να ξέρει τι να κάνει πριν συμβεί μια έκτακτη ανάγκη.

Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Διαδικασίες εκκένωσης και παραμονής σε ασφαλή χώρο
• Λίστες επαφών έκτακτης ανάγκης
• Σαφείς οδηγίες για την κλήση της αστυνομίας ή άλλων αρχών
• Σχέδιο καταγραφής εργαζομένων και επισκεπτών
• Βήματα επικοινωνίας για τη διοίκηση και το προσωπικό
• Μέτρα υποστήριξης και αποκατάστασης μετά το περιστατικό

Ασκήσεις ετοιμότητας και σενάρια επί χάρτου μπορούν να βοηθήσουν τις ομάδες να αντιδράσουν υπό πίεση. Ακόμη και μια απλή ανασκόπηση μπορεί να αποκαλύψει αδύναμα σημεία στο σχέδιο.

Κρατήστε αρχεία και αναθεωρήστε τα περιστατικά

Η τεκμηρίωση είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στην πρόληψη. Τα αρχεία βοηθούν τους εργοδότες να εντοπίζουν επαναλαμβανόμενα ζητήματα, να στηρίζουν έρευνες και να βελτιώνουν τη μελλοντική εκπαίδευση.

Καταγράφετε:

• Παράπονα και αναφορές περιστατικών
• Δηλώσεις μαρτύρων
• Υλικό από κάμερες ασφαλείας, όταν υπάρχει
• Διορθωτικές ενέργειες που ελήφθησαν
• Αρχεία ολοκλήρωσης εκπαίδευσης
• Ενημερώσεις πολιτικών και ημερομηνίες αναθεώρησης

Μετά από οποιοδήποτε περιστατικό ή σχεδόν περιστατικό, εξετάστε τι συνέβη και τι πρέπει να αλλάξει. Ένα σχέδιο πρόληψης πρέπει να εξελίσσεται καθώς αλλάζει η επιχείρηση.

Υποστηρίξτε τους εργαζομένους μετά από ένα περιστατικό

Ένα περιστατικό επηρεάζει περισσότερους από τους άμεσα εμπλεκόμενους. Άλλοι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται άγχος, διάσπαση προσοχής ή ανασφάλεια afterward. Οι εργοδότες πρέπει να επικοινωνούν προσεκτικά, να σέβονται την ιδιωτικότητα και να παρέχουν υποστήριξη όπου είναι δυνατόν.

Χρήσιμα βήματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Κοινοποίηση μόνο των απαραίτητων πληροφοριών
• Προσφορά χρόνου για συζήτηση ή ερωτήσεις
• Σύσταση για αξιοποίηση πόρων υποστήριξης εργαζομένων
• Επανεκτίμηση της πρόσβασης στο κτίριο και των μέτρων ασφάλειας
• Παρακολούθηση για αντίποινα ή συνεχιζόμενη σύγκρουση

Μια προσεκτική ανταπόκριση μπορεί να αποκαταστήσει την εμπιστοσύνη και να μειώσει την πιθανότητα περαιτέρω διαταραχής.

Πώς η Zenind υποστηρίζει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων χτίζουν ισχυρότερες εταιρείες όταν συνδυάζουν την ανάπτυξη με σωστό σχεδιασμό συμμόρφωσης και λειτουργίας. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να ιδρύουν και να διαχειρίζονται επιχειρήσεις στις ΗΠΑ με εργαλεία και υπηρεσίες που υποστηρίζουν τη μακροπρόθεσμη οργάνωση και ετοιμότητα.

Αν και η πρόληψη της βίας στον χώρο εργασίας είναι ζήτημα ανθρώπινου δυναμικού και ασφάλειας, είναι επίσης μέρος της υπεύθυνης επιχειρηματικής διαχείρισης. Ισχυρές εταιρικές πολιτικές, σωστή τεκμηρίωση και μια σαφής λειτουργική δομή κάνουν ευκολότερη την προστασία των εργαζομένων και την ανταπόκριση στον κίνδυνο.

Τελικό συμπέρασμα

Η αποτροπή βίας στον χώρο εργασίας δεν σημαίνει ότι περιμένουμε το χειρότερο. Σημαίνει τη δημιουργία ενός χώρου εργασίας όπου οι ανησυχίες εντοπίζονται έγκαιρα, η συμπεριφορά αντιμετωπίζεται με συνέπεια και οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι η επιχείρηση παίρνει σοβαρά την ασφάλεια.

Για τους εργοδότες στις ΗΠΑ, η πιο αποτελεσματική προσέγγιση συνδυάζει πολιτική, εκπαίδευση, ασφάλεια, αναφορά και παρακολούθηση. Όσο νωρίτερα ενσωματωθούν αυτές οι δικλείδες προστασίας στην επιχείρηση, τόσο καλύτερα μπορεί η εταιρεία να προστατεύσει τους ανθρώπους, τις λειτουργίες και τη φήμη της.