Предотвратяване на насилието на работното място: Практическо ръководство за работодатели в САЩ

Насилието на работното място е сериозен бизнес риск и може да засегне компании от всякакъв размер и във всяка индустрия. За основатели, собственици на малък бизнес и растящи екипи превенцията е не само въпрос на безопасност, но и на оперативна устойчивост. Един-единствен инцидент може да прекъсне ежедневните операции, да навреди на служители и клиенти, да създаде правна отговорност и да увреди репутацията на компанията.

Добрата новина е, че много инциденти могат да бъдат ограничени с ясна стратегия за превенция. Работодателите, които изграждат уважителна култура, засилват сигурността, обучават мениджърите и реагират рано на предупредителни знаци, са в по-добра позиция да защитят своите екипи и бизнеса си.

Какво означава насилие на работното място

Насилието на работното място включва повече от физическа агресия. То може да обхваща и заплахи, сплашване, тормоз, преследване, вербална агресия, увреждане на имущество и смущаващо поведение, което създава страх или опасност на работното място.

Такива инциденти могат да включват:

• Служители или бивши служители
• Клиенти, партньори, доставчици или посетители
• Лични отношения, които се пренасят на работното място
• Престъпни действия като грабеж или незаконно проникване

Тъй като заплахите могат да идват отвътре или отвън на организацията, превенцията изисква както култура, така и контрол. Самата политика не е достатъчна. Работодателите се нуждаят от план, който е разбран, комуникиран и прилаган на практика.

Защо превенцията е важна за малките бизнеси

Много малки бизнеси смятат, че насилието на работното място е проблем само за големи работодатели, търговски вериги или индустрии с висок риск. В действителност по-малките екипи могат да се сблъскват с уникални предизвикателства:

• По-малко управленски нива, които да забелязват предупредителни знаци
• Ограничена инфраструктура за сигурност
• Служители, които работят сами или след работно време
• Чест контакт с клиенти и обществен достъп
• По-малко ресурси за поемане на престой след инцидент

За стартираща или малка компания инцидент, свързан с безопасността, може бързо да спре продуктивността. Затова превенцията трябва да се третира като част от основното бизнес планиране, наред с наемането, съответствието и застраховането.

Изградете политика за превенция на насилието на работното място

Писмената политика дава на служителите ясни очаквания и предоставя на мениджърите рамка за действие. Тя трябва да бъде директна, практична и лесна за намиране.

Добрата политика трябва да включва:

• Декларация за нулева толерантност към насилие, заплахи и сплашване
• Ясни примери за забранено поведение
• Процедура за поверително докладване на притеснения
• Инструкции за реакция при непосредствена опасност
• Стъпки за разследване и коригиращи действия
• Защита срещу ответни действия за служители, които сигнализират за проблеми

Политиката трябва да се преглежда редовно и да се адаптира, когато бизнесът расте, сменя локации или добавя нови оперативни рискове.

Разпознавайте рано предупредителните знаци

Много инциденти с насилие са предшествани от предупредителни знаци. Мениджърите и колегите не трябва да предвиждат всяка ситуация, но трябва да знаят кога поведението преминава границата.

Чести предупредителни знаци могат да включват:

• Ескалиращи конфликти с колеги или клиенти
• Повтарящи се заплахи, дори когато са поднесени като шеги
• Обсесивно поведение или поведение, наподобяващо преследване
• Внезапна враждебност след дисциплинарна мярка, понижение или уволнение
• Употреба на вещества, която влияе върху преценката или поведението
• Фиксация върху оръжия, отмъщение или разплата
• Необясним страх, възбуда или крайно озлобление

Нито един отделен знак не доказва, че заплаха е непосредствена. Важен е моделът. Ако се появят няколко тревожни поведения едновременно, работодателите трябва да документират проблема и да го ескалират чрез определен процес.

Подобрете практиките за наемане и въвеждане в работа

Превенцията започва преди новият служител да започне работа. Внимателното наемане не гарантира безопасно работно място, но може да намали предотвратими рискове.

Работодателите могат да обмислят:

• Последователно и законосъобразно проверяване на препоръки
• Използване на проверки на миналото, когато е уместно и разрешено
• Потвърждаване на трудовия опит и квалификациите
• Задаване на поведенчески въпроси на интервюто, които оценяват справянето с конфликти
• Поставяне на очаквания по време на въвеждането в работата относно поведението и докладването

Целта не е да се елиминира рискът напълно. Целта е да се вземат по-добри решения и да се изгради култура, в която отговорността започва от първия ден.

Подобрете сигурността на работното място

Мерките за сигурност не е нужно да бъдат сложни, за да са ефективни. Често основните защити имат най-голямо значение.

Практични стъпки включват:

• Контрол на достъпа до офиси, складови помещения и чувствителни пространства
• Използване на процедури за регистриране на посетители
• Инсталиране на камери в общи или по-рискови зони, когато това е законно
• Поддържане на добре осветени входове, изходи и проходи
• Осигуряване на методи за спешно известяване или паник бутони, когато е подходящо
• Ограничаване на достъпа след работно време само за упълномощен персонал
• Съхраняване на пари в брой и ценности на сигурно място

За бизнеси с обществен достъп разположението на работното пространство има значение. Ясните линии на видимост, сигурните рецепции и предвидимите точки за вход могат да намалят възможностите за конфронтация.

Обучавайте мениджърите и служителите

Обучението е съществено, защото политиките работят само когато хората знаят как да ги използват. Служителите трябва да разбират какво да докладват, на кого да го докладват и какво следва след това.

Обучението трябва да обхваща:

• Разпознаване на заплашително или ескалиращо поведение
• Техники за деескалация
• Как да се документират притесненията
• Кога да се позвъни на 911 или на охраната
• Как да се пази поверителността и да се избягват слухове
• Как да се реагира на тормоз, преследване или домашни проблеми, които засягат работното място

Мениджърите се нуждаят от допълнително обучение, защото често са първите, които чуват оплаквания или забелязват напрежение. Те трябва да знаят как да реагират спокойно, да запазват доказателства и да не обещават поверителност, която не могат да гарантират.

Създайте работеща система за докладване

Служителите са по-склонни да говорят, ако процесът за докладване е прост и надежден. Сложният или непоследователен процес води до мълчание.

Вашата система за докладване трябва да позволява на служителите да се свържат с:

• Пряк ръководител
• Отдел „Човешки ресурси“, ако има такъв
• Определен контакт по безопасност или съответствие
• Частен имейл адрес или линия за сигнали, ако е необходимо

Сигналите трябва да се приемат сериозно и да се разглеждат своевременно. Дори ако дадено притеснение изглежда малко, документирането му може да разкрие модели, които по-късно имат значение.

Реагирайте бързо и последователно

Когато бъде повдигнато притеснение, реакцията трябва да е бърза и пропорционална. Забавянията могат да увеличат риска и да подкопаят доверието.

Една реакция може да включва:

• Разделяне на служителите, участващи в конфликт
• Временно промяна на графиците или работните места
• Премахване на нарушителя от помещенията
• Провеждане на вътрешно разследване
• Включване на органите на реда, когато заплахата изглежда достоверна
• Координация с правен съветник или специалисти по сигурността

Последователността има значение. Ако един служител бъде дисциплинарно наказан за заплахи, а друг бъде пренебрегнат при подобно поведение, посланието към екипа е, че политиката е по избор.

Обърнете внимание на рисковете от домашно насилие на работното място

Някои инциденти с насилие на работното място започват извън него и след това следват служителя в офиса, магазина или на обекта. Работодателите трябва да са подготвени за домашно насилие, ограничителни заповеди, преследване или нежелани посещения, свързани с лични отношения.

Предупредителни знаци могат да включват:

• Повтарящи се обаждания или съобщения от насилващ партньор
• Нежелани посетители на работното място
• Заплахи, отправени към колеги или служители на рецепцията
• Страхливо поведение от страна на служител
• Искания да се скриват графици или контактна информация

Подходящите реакции могат да включват коригиране на достъпа, актуализиране на процедурите за контакт, включване на охрана и подпомагане на служителя да се свърже с ресурси за подкрепа.

Подгответе план за реакция при извънредна ситуация

Ако насилие все пак се случи, реакцията трябва да е бърза и координирана. Всеки бизнес трябва да знае какво да прави, преди да възникне извънредна ситуация.

Планът за действие при извънредни ситуации трябва да включва:

• Процедури за евакуация и укритие на място
• Списъци с контакти за спешни случаи
• Ясни инструкции за повикване на органите на реда
• План за установяване на местоположението на служителите и посетителите
• Стъпки за комуникация между ръководството и персонала
• Подкрепа и възстановяване след инцидент

Учения и симулации могат да помогнат на екипите да реагират под напрежение. Дори кратко практическо упражнение може да разкрие слабости в плана.

Водете записи и преглеждайте инцидентите

Документацията е един от най-полезните инструменти в превенцията. Записите помагат на работодателите да откриват повтарящи се проблеми, да подпомагат разследванията и да подобряват бъдещото обучение.

Проследявайте:

• Жалби и доклади за инциденти
• Свидетелски показания
• Записи от охранителни камери, когато са налични
• Взети коригиращи мерки
• Записи за завършено обучение
• Актуализации и дати на преглед на политиките

След всеки инцидент или почти инцидент прегледайте какво се е случило и какво трябва да се промени. Планът за превенция трябва да се развива заедно с бизнеса.

Подкрепете служителите след инцидент

Инцидентът засяга повече от пряко засегнатите хора. Други служители могат да се чувстват тревожни, разсеяни или несигурни след това. Работодателите трябва да комуникират внимателно, да уважават поверителността и, когато е възможно, да осигуряват подкрепа.

Полезни стъпки могат да включват:

• Споделяне само на необходимата информация
• Предлагане на време за обсъждане или въпроси
• Препоръчване на ресурси за подпомагане на служителите
• Преоценка на достъпа до сградата и мерките за сигурност
• Наблюдение за ответни действия или продължаващ конфликт

Подходящата реакция може да възстанови доверието и да намали вероятността от допълнителни смущения.

Как Zenind подкрепя собствениците на бизнес

Собствениците на бизнес изграждат по-силни компании, когато съчетават растежа със здрава съответствие и оперативно планиране. Zenind помага на предприемачите да учредяват и управляват американски бизнеси с инструменти и услуги, които подпомагат дългосрочната организация и готовност.

Макар превенцията на насилието на работното място да е въпрос на човешки ресурси и безопасност, тя е и част от отговорното управление на бизнеса. Силните вътрешни политики, добрата документация и ясната оперативна структура улесняват защитата на служителите и реагирането при риск.

Основен извод

Предотвратяването на насилието на работното място не означава да се очаква най-лошото. То означава да се създаде работна среда, в която притесненията се забелязват рано, поведението се адресира последователно и служителите знаят, че бизнесът приема безопасността сериозно.

За работодателите в САЩ най-ефективният подход съчетава политика, обучение, сигурност, докладване и последващи действия. Колкото по-рано тези защити бъдат включени в бизнеса, толкова по-добре компанията може да защити своите хора, операции и репутация.