Báo cáo lãi lỗ cho người tự kinh doanh: Hướng dẫn thực tiễn

Báo cáo lãi lỗ là một trong những báo cáo tài chính hữu ích nhất mà một chủ doanh nghiệp tự kinh doanh có thể duy trì. Báo cáo này cho thấy doanh nghiệp đã thu được bao nhiêu tiền, đã chi bao nhiêu, và trong một khoảng thời gian cụ thể, doanh nghiệp đang có lãi hay lỗ.

Đối với người sáng lập độc lập, nhà thầu tự do, freelancer và chủ doanh nghiệp nhỏ, báo cáo này không chỉ là một bài tập kế toán. Nó còn là công cụ lập kế hoạch, hỗ trợ chuẩn bị thuế, và giúp bạn hiểu liệu doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không.

Nếu bạn đã thành lập một LLC hoặc đang cân nhắc thành lập một LLC, việc giữ hồ sơ tài chính rõ ràng ngay từ đầu có thể giúp mùa thuế dễ dàng hơn và hỗ trợ bạn đưa ra quyết định tốt hơn khi doanh nghiệp phát triển. Zenind hỗ trợ các doanh nhân muốn có một nền tảng vận hành vững chắc, và điều đó bao gồm việc tổ chức tốt các con số quan trọng.

Báo cáo lãi lỗ là gì

Báo cáo lãi lỗ, thường được viết tắt là P&L, tóm tắt doanh thu và chi phí của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian đó có thể là một tháng, một quý hoặc cả năm.

Ở mức cơ bản nhất, P&L trả lời ba câu hỏi:

• Doanh nghiệp đã tạo ra bao nhiêu doanh thu?
• Doanh nghiệp đã phát sinh những khoản chi phí nào?
• Doanh nghiệp kết thúc kỳ đó với lãi hay lỗ?

Công thức rất đơn giản:

Doanh thu - Chi phí = Lãi hoặc lỗ

Chính sự đơn giản đó là một phần lý do khiến báo cáo này có giá trị. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn nhỏ, một P&L vẫn cho bạn cái nhìn rõ ràng về hiệu quả hoạt động thay vì phải đoán mò.

Vì sao người tự kinh doanh cần có báo cáo này

Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường cần P&L vì nhiều lý do:

• Chuẩn bị thuế
• Nộp hồ sơ vay vốn
• Lập kế hoạch kinh doanh
• Xin trợ cấp hoặc hạn mức tín dụng
• Xem xét dòng tiền và biên lợi nhuận
• Chứng minh thu nhập cho chủ nhà, đối tác hoặc cố vấn

Về thuế, các số liệu của bạn cuối cùng có thể được dùng cho Schedule C hoặc các yêu cầu kê khai thuế doanh nghiệp khác, tùy thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp. Nhưng ngay cả khi không bắt buộc nộp báo cáo riêng, P&L vẫn rất hữu ích vì nó ghi nhận cách doanh nghiệp đang hoạt động.

Ví dụ, một freelancer muốn mua thiết bị mới có thể cần các báo cáo tài chính gần đây để chứng minh thu nhập. Một chủ LLC mới có thể dùng báo cáo để xem chi phí quảng cáo có mang lại lợi nhuận đủ lớn hay không. Một nhà tư vấn có thể dùng nó để quyết định tăng phí hay cắt giảm chi phí vận hành.

Những gì cần có trong báo cáo P&L

Một báo cáo lãi lỗ đầy đủ thường bao gồm các phần sau.

Doanh thu

Doanh thu là tổng số tiền doanh nghiệp kiếm được trước khi trừ chi phí. Phần này có thể bao gồm:

• Thanh toán từ khách hàng
• Doanh thu bán sản phẩm
• Phí dịch vụ
• Thu nhập từ đăng ký định kỳ
• Thu nhập từ giới thiệu hoặc tiếp thị liên kết

Tốt nhất nên tách doanh thu gộp khỏi các khoản hoàn tiền, giảm giá hoặc hàng trả lại để báo cáo luôn chính xác.

Giá vốn hàng bán

Nếu doanh nghiệp của bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ có chi phí sản xuất trực tiếp, các chi phí đó thường được ghi riêng là giá vốn hàng bán, hay COGS.

Ví dụ bao gồm:

• Nguyên vật liệu dùng để tạo sản phẩm
• Bao bì
• Phí vận chuyển gắn trực tiếp với một giao dịch bán hàng
• Nhân công trực tiếp để sản xuất hàng hóa

Các doanh nghiệp dịch vụ có thể có ít chi phí trực tiếp hơn, nhưng một số vẫn theo dõi chi phí của nhà thầu phụ hoặc chi phí sản xuất theo dự án ở phần này.

Chi phí vận hành

Chi phí vận hành là những khoản chi hàng ngày để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ phổ biến gồm:

• Tiền thuê văn phòng hoặc phí không gian làm việc chung
• Hóa đơn internet và điện thoại
• Phí thuê bao phần mềm
• Marketing và quảng cáo
• Bảo hiểm
• Phí dịch vụ chuyên môn
• Phí ngân hàng
• Chi phí đi lại hoặc công tác
• Văn phòng phẩm
• Giấy phép và chứng nhận kinh doanh

Một chủ doanh nghiệp tự kinh doanh nên tách chi phí kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân nhiều nhất có thể. Việc tách bạch này giúp báo cáo đáng tin cậy hơn và giảm nhầm lẫn về sau.

Thu nhập ròng

Thu nhập ròng là con số còn lại sau khi trừ toàn bộ chi phí khỏi doanh thu. Nếu con số này dương, doanh nghiệp có lãi. Nếu âm, doanh nghiệp bị lỗ.

Con số cuối cùng này rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh, ước tính thuế và các quyết định tài chính.

Phương pháp tiền mặt và phương pháp dồn tích

Một P&L có thể được lập theo phương pháp kế toán tiền mặt hoặc kế toán dồn tích. Phương pháp bạn dùng sẽ thay đổi thời điểm ghi nhận thu nhập và chi phí.

Kế toán tiền mặt

Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập được ghi nhận khi tiền được nhận và chi phí được ghi nhận khi tiền được chi ra. Phương pháp này khá đơn giản và thường dễ hiểu hơn đối với người tự kinh doanh.

Kế toán tiền mặt hữu ích nếu bạn muốn có một bức tranh đơn giản về dòng tiền ra vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.

Kế toán dồn tích

Theo phương pháp dồn tích, thu nhập được ghi nhận khi phát sinh và chi phí được ghi nhận khi phát sinh, ngay cả khi tiền chưa thực sự được thanh toán.

Phương pháp này có thể cho cái nhìn đầy đủ hơn về hiệu quả kinh doanh vì nó ghép doanh thu với công việc đã tạo ra doanh thu đó. Phương pháp này thường được ưu tiên đối với doanh nghiệp xuất hóa đơn, có tồn kho hoặc muốn báo cáo chi tiết hơn.

Bạn nên dùng phương pháp nào?

Phương pháp phù hợp nhất phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, yêu cầu thuế và mức độ chi tiết bạn cần. Nhiều chủ doanh nghiệp tự kinh doanh bắt đầu với kế toán tiền mặt vì dễ quản lý hơn. Khi doanh nghiệp phát triển, kế toán dồn tích có thể cung cấp cái nhìn tốt hơn về lợi nhuận theo thời gian.

Nếu bạn chưa chắc phương pháp nào phù hợp, hãy tham khảo ý kiến của một chuyên gia thuế hoặc kế toán đủ năng lực.

Cách lập báo cáo lãi lỗ

Bạn không cần phải là kế toán để lập một P&L cơ bản. Một bảng tính hoặc ứng dụng kế toán thường là đủ để bắt đầu.

Bước 1: Chọn kỳ báo cáo

Quyết định xem bạn đang xem xét theo tháng, quý hay năm. Báo cáo hàng tháng giúp phát hiện xu hướng. Báo cáo hàng quý hữu ích cho việc lập kế hoạch. Báo cáo hàng năm cho bạn cái nhìn tổng quát nhất.

Bước 2: Thu thập hồ sơ doanh thu

Tập hợp hóa đơn, báo cáo từ cổng thanh toán, khoản tiền gửi ngân hàng và hồ sơ bán hàng. Đảm bảo bạn bao gồm toàn bộ doanh thu kinh doanh trong kỳ đã chọn.

Bước 3: Liệt kê chi phí trực tiếp

Nếu doanh nghiệp của bạn có chi phí sản xuất trực tiếp, hãy tính riêng các khoản này. Điều đó giúp báo cáo chính xác hơn và giúp bạn hiểu đúng lợi nhuận gộp thực sự.

Bước 4: Cộng các chi phí vận hành

Ghi lại từng khoản chi phí kinh doanh vào đúng danh mục. Nhóm các chi phí tương tự lại với nhau để báo cáo dễ đọc hơn và dễ so sánh theo thời gian.

Bước 5: Trừ chi phí khỏi doanh thu

Khi đã có đủ các tổng số, hãy trừ tổng chi phí khỏi tổng doanh thu để tính lợi nhuận ròng hoặc khoản lỗ ròng.

Bước 6: Xem xét kết quả

Đừng dừng lại ở con số cuối cùng. Hãy tìm các mẫu hình:

• Những chi phí nào đang tăng?
• Dịch vụ nào sinh lời hơn?
• Doanh thu có ổn định hay mang tính mùa vụ?
• Biên lợi nhuận đang cải thiện hay thu hẹp?

Chính phần xem xét này biến báo cáo thành công cụ kinh doanh thay vì chỉ là một tài liệu thuế.

Ví dụ về một P&L đơn giản

Đây là một ví dụ cơ bản cho một nhà tư vấn tự kinh doanh trong một tháng:

Báo cáo đơn giản này cho thấy nhà tư vấn đã có lãi trong tháng đó. Theo thời gian, việc so sánh nhiều báo cáo hàng tháng sẽ cho thấy mức lợi nhuận đó có ổn định hay chỉ đến từ một dự án lớn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường mắc một vài lỗi quen thuộc khi lập P&L.

Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh

Đây là một trong những vấn đề phổ biến nhất. Hãy dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và theo dõi chi phí nhất quán. Hồ sơ sạch sẽ giúp báo cáo đáng tin cậy hơn.

Quên các chi phí không thường xuyên

Gia hạn phần mềm hàng năm, phí bảo hiểm và phí giấy phép rất dễ bị bỏ sót nếu chúng không phát sinh hàng tháng. Hãy đưa chúng vào để số liệu chính xác.

Phân loại chi phí sai

Không phải khoản chi nào cũng thuộc cùng một danh mục. Khi có thể, hãy tách chi phí trực tiếp khỏi chi phí chung. Sự phân biệt này giúp bạn nhìn rõ hơn về lợi nhuận.

Bỏ qua các khoản chi nhỏ

Các khoản phí nhỏ có thể cộng dồn rất nhanh. Đăng ký thuê bao, phí ngân hàng và văn phòng phẩm có thể trông nhỏ lẻ, nhưng cộng lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến biên lợi nhuận của bạn.

Đợi đến mùa thuế mới làm

P&L hữu ích nhất khi được cập nhật thường xuyên. Nếu bạn chỉ lập nó một lần mỗi năm, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội dùng nó như một công cụ lập kế hoạch.

P&L hỗ trợ thuế và tăng trưởng như thế nào

Báo cáo lãi lỗ có thể hỗ trợ cả việc tuân thủ lẫn chiến lược.

Về thuế, nó giúp bạn sắp xếp doanh thu và các khoản khấu trừ để chuẩn bị tốt hơn khi đến lúc kê khai. Về tăng trưởng, nó giúp bạn hiểu liệu doanh nghiệp có thể gánh thêm các khoản chi mới như thuê người hỗ trợ, tăng chi marketing hay xây dựng một cấu trúc vận hành chính thức hơn hay không.

Nó cũng giúp bên cho vay và các bên liên quan đánh giá doanh nghiệp của bạn nhanh hơn. Một P&L rõ ràng có thể cho thấy doanh nghiệp ổn định, có kỷ luật và đáng được hỗ trợ.

Đối với những người sáng lập đang thành lập một pháp nhân kinh doanh mới, sự kỷ luật đó rất quan trọng ngay từ đầu. Một LLC hoặc corporation có hồ sơ được tổ chức tốt sẽ dễ quản lý hơn nhiều so với một doanh nghiệp chỉ theo dõi doanh thu một cách sơ sài. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng pháp lý cho cấu trúc đó, và việc ghi chép sổ sách tốt giúp duy trì nền tảng này.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Một P&L đơn giản có thể do hầu hết người tự kinh doanh tự quản lý. Nhưng hỗ trợ chuyên môn có thể rất đáng giá nếu bạn có:

• Nhiều nguồn thu nhập
• Hàng tồn kho
• Nhân viên hoặc nhà thầu
• Các khoản mua sắm thiết bị lớn
• Câu hỏi về khấu hao hoặc phân bổ
• Vấn đề thuế tại nhiều tiểu bang
• Yêu cầu báo cáo ở cấp pháp nhân chưa rõ ràng

Một chuyên gia thuế hoặc kế toán có thể giúp bạn tránh sai sót và đảm bảo các báo cáo của bạn phù hợp với nghĩa vụ kê khai.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo lãi lỗ có giống báo cáo thu nhập không?

Có. Hai thuật ngữ này thường được dùng thay thế cho nhau. Báo cáo P&L và báo cáo thu nhập đều tóm tắt doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định.

Người tự kinh doanh có cần báo cáo này để làm thuế không?

Có, trên thực tế là cần. Ngay cả khi bạn không nộp một báo cáo riêng biệt, bạn vẫn cần hồ sơ doanh thu và chi phí chính xác để hoàn thành tờ khai thuế.

Tôi nên cập nhật P&L bao lâu một lần?

Hàng tháng là một điểm bắt đầu tốt cho hầu hết doanh nghiệp nhỏ. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều giao dịch, xem xét hàng tuần có thể còn tốt hơn.

Tôi có thể làm P&L bằng bảng tính không?

Có. Một bảng tính thường đủ cho báo cáo cơ bản, đặc biệt khi bạn mới bắt đầu. Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm kế toán có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

P&L của tôi có nên khớp với số dư ngân hàng không?

Không nhất thiết. Số dư ngân hàng phản ánh tiền mặt sẵn có. P&L phản ánh hiệu quả kinh doanh theo thời gian. Hai báo cáo này phục vụ những mục đích khác nhau.

Kết luận

Báo cáo lãi lỗ là một trong những cách đơn giản nhất để đo xem một doanh nghiệp tự kinh doanh có khỏe mạnh hay không. Nó giúp bạn hiểu doanh thu, kiểm soát chi phí, chuẩn bị thuế và đưa ra quyết định tốt hơn.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp từ đầu, hãy tổ chức hồ sơ tài chính ngay từ ngày đầu tiên. Sổ sách rõ ràng sẽ giúp mọi bước tiếp theo dễ dàng hơn, từ nộp thuế, xin tài trợ vốn cho đến đánh giá xem doanh nghiệp đã sẵn sàng mở rộng hay chưa.

Một doanh nghiệp vững mạnh bắt đầu từ một nền tảng vững chắc, và điều đó bao gồm việc theo sát các con số của bạn.