Người thành lập LLC và Thành viên: Vai trò, quyền hạn và trách nhiệm nộp hồ sơ

Thành lập một công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) đòi hỏi nhiều hơn việc chọn tên doanh nghiệp và nộp giấy tờ. Điều đó còn có nghĩa là phải hiểu ai chịu trách nhiệm nộp hồ sơ thành lập và ai thực sự sở hữu cũng như điều hành công ty. Hai thuật ngữ thường bị nhầm lẫn là người thành lập LLC và thành viên LLC.

Hai vai trò này không giống nhau. Người thành lập phụ trách quá trình nộp hồ sơ thành lập, trong khi thành viên là chủ sở hữu của LLC. Trong một số trường hợp, một người có thể đảm nhiệm cả hai vai trò. Trong các trường hợp khác, người thành lập là một bên thứ ba, chẳng hạn như luật sư, kế toán, đại lý đăng ký hoặc dịch vụ thành lập doanh nghiệp.

Hiểu rõ sự khác biệt này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến quyền riêng tư, việc lưu giữ hồ sơ, thẩm quyền nội bộ và cách LLC của bạn được trình bày với tiểu bang.

Định nghĩa nhanh

• Người thành lập LLC: Người hoặc doanh nghiệp chuẩn bị, ký và nộp hồ sơ thành lập LLC lên tiểu bang.
• Thành viên LLC: Chủ sở hữu của LLC.

Người thành lập tạo ra LLC, còn thành viên là người sở hữu LLC.

Người thành lập LLC làm gì?

Người thành lập LLC chịu trách nhiệm giúp doanh nghiệp được thành lập hợp pháp. Ở hầu hết các tiểu bang, điều đó có nghĩa là hoàn thiện và nộp Articles of Organization, đôi khi còn được gọi là Certificate of Formation hoặc Certificate of Organization.

Người thành lập có thể:

• chuẩn bị tài liệu thành lập
• điền thông tin bắt buộc vào hồ sơ
• nộp giấy tờ cho tiểu bang
• thanh toán phí nộp hồ sơ
• xử lý câu hỏi bổ sung hoặc sửa đổi nếu tiểu bang từ chối hồ sơ

Công việc của người thành lập mang tính hành chính, không dựa trên quyền sở hữu. Việc nộp hồ sơ không tự động khiến một người trở thành đồng sở hữu của LLC.

Thành viên LLC làm gì?

Thành viên LLC là chủ sở hữu của công ty. LLC một thành viên chỉ có một chủ sở hữu. LLC nhiều thành viên có hai hoặc nhiều chủ sở hữu.

Tùy theo operating agreement và cấu trúc quản lý, các thành viên có thể:

• chia sẻ lợi nhuận và thua lỗ
• bỏ phiếu cho các quyết định kinh doanh quan trọng
• điều hành hoạt động hằng ngày trong LLC do thành viên quản lý
• bổ nhiệm người quản lý trong LLC do quản lý viên điều hành
• phê duyệt thay đổi về quyền sở hữu hoặc cơ cấu công ty

Tư cách thành viên gắn với quyền kiểm soát và lợi ích kinh tế. Nó không giống với việc nộp hồ sơ thành lập.

Người thành lập và thành viên: Điểm khác biệt chính

Cách đơn giản nhất để phân biệt hai vai trò là:

• Người thành lập hình thành LLC.
• Thành viên sở hữu LLC.

Điều đó có nghĩa là một người có thể giúp tạo lập công ty mà không có bất kỳ quyền sở hữu nào trong đó. Ngược lại, một chủ sở hữu vẫn có thể nộp giấy tờ và chỉ đang đóng vai trò người thành lập khi nộp hồ sơ thành lập.

Sự khác biệt này rất quan trọng khi bạn thiết lập hồ sơ công ty, ký tài liệu hoặc giải thích quyền sở hữu với ngân hàng, nhà đầu tư hay cơ quan nhà nước.

Một người có thể đảm nhiệm cả hai vai trò không?

Có. Một thành viên cũng có thể đồng thời là người thành lập.

Điều này thường xảy ra khi một chủ sở hữu tự thành lập LLC và tự nộp giấy tờ. Trong trường hợp đó, người đó đang đóng hai vai trò riêng biệt:

• là người thành lập khi nộp hồ sơ thành lập
• là thành viên khi sở hữu doanh nghiệp sau khi thành lập

Điều tương tự cũng đúng với một đối tác kinh doanh vừa là người sáng lập vừa là người nộp giấy tờ.

Vì sao một số chủ sở hữu dùng người thành lập riêng?

Một số chủ doanh nghiệp không muốn tên của mình xuất hiện trên các tài liệu thành lập công khai khi luật tiểu bang cho phép một người thành lập khác nộp thay. Điều này có thể giúp tăng mức độ riêng tư, vì hồ sơ thành lập thường là thông tin công khai.

Một người thành lập riêng cũng hữu ích khi:

• các nhà sáng lập muốn được hỗ trợ chuyên môn trong quy trình nộp hồ sơ
• LLC có nhiều thành viên và một người được giao xử lý việc thành lập
• doanh nghiệp muốn tách bạch rõ hơn giữa quyền sở hữu và công việc hành chính
• việc nộp hồ sơ do nhà cung cấp dịch vụ, luật sư hoặc đại lý đăng ký thực hiện

Việc dùng người thành lập riêng không làm thay đổi ai sở hữu doanh nghiệp. Nó chỉ thay đổi người đã nộp giấy tờ.

LLC có thể có hơn một thành viên không?

Có. Một LLC có thể có một thành viên hoặc nhiều thành viên, trừ khi một lựa chọn thuế cụ thể hoặc quy định riêng của tiểu bang làm thay đổi cấu trúc.

Một vài mô hình sở hữu phổ biến gồm:

• một chủ sở hữu duy nhất cũng tự nộp hồ sơ thành lập
• hai hoặc nhiều chủ sở hữu cùng chia sẻ quản lý và lợi nhuận
• một nhà sáng lập nộp giấy tờ trong khi các thành viên khác tham gia sau
• một nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp chỉ đóng vai trò người thành lập, còn quyền sở hữu thuộc về các thành viên

Operating agreement nên giải thích rõ tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, phân bổ lợi nhuận và thẩm quyền quản lý.

Người thành lập có quyền sở hữu không?

Không phải mặc nhiên. Việc nộp Articles of Organization không mang lại cho người thành lập quyền sở hữu nào, trừ khi người đó cũng được công nhận là thành viên theo thỏa thuận nội bộ hoặc hồ sơ sở hữu của LLC.

Nếu người thành lập không có ý định là chủ sở hữu, doanh nghiệp nên giữ tài liệu nội bộ rõ ràng để tránh nhầm lẫn về sau liên quan đến:

• ai sở hữu LLC
• ai có thẩm quyền quản lý LLC
• ai nhận lợi nhuận
• ai có quyền biểu quyết

Đây là một lý do quan trọng khiến operating agreement rất cần thiết, ngay cả với LLC một thành viên.

Operating agreement nên có gì?

Operating agreement là tài liệu nội bộ giúp xác định cách LLC vận hành. Tài liệu này đặc biệt hữu ích khi vai trò người thành lập và thành viên tách biệt hoặc khi có nhiều người tham gia.

Operating agreement của bạn có thể đề cập đến:

• tỷ lệ sở hữu của từng thành viên
• LLC do thành viên quản lý hay do người quản lý điều hành
• cách phân bổ lợi nhuận và thua lỗ
• cách kết nạp thành viên mới
• cách thành viên rời khỏi công ty
• quyền hạn nào, nếu có, mà người thành lập nắm giữ sau khi thành lập

Một operating agreement rõ ràng giúp giảm nguy cơ tranh chấp và hỗ trợ cơ cấu LLC của bạn trong thực tế.

Người thành lập và đại diện nhận hồ sơ không phải là một

Một điểm nhầm lẫn phổ biến khác là sự khác nhau giữa người thành lập và registered agent.

Registered agent là cá nhân hoặc doanh nghiệp được chỉ định để nhận giấy tờ pháp lý chính thức và thư từ của tiểu bang thay mặt cho LLC. Ngược lại, người thành lập là người nộp hồ sơ thành lập.

Hai vai trò này có thể trùng nhau, nhưng không giống nhau.

• Người thành lập nộp hồ sơ thành lập.
• Registered agent nhận tống đạt và thông báo chính thức.

Một số dịch vụ thành lập doanh nghiệp cung cấp cả hai chức năng, nhưng vai trò pháp lý vẫn tách biệt.

Khi nào người thành lập không phải là thành viên là hợp lý?

Người thành lập không phải thành viên có thể hữu ích khi một nhà sáng lập muốn được hỗ trợ chuyên nghiệp trong quá trình thành lập nhưng không muốn hồ sơ nộp cho tiểu bang gắn trực tiếp với tên cá nhân của mình, nếu luật tiểu bang cho phép phương án thay thế.

Cách làm này có thể phù hợp với:

• chủ doanh nghiệp quan tâm đến quyền riêng tư
• người lần đầu khởi nghiệp muốn được hỗ trợ nộp hồ sơ
• LLC nhiều thành viên muốn có một bên trung lập xử lý việc thiết lập
• chủ sở hữu muốn một chuyên gia thành lập quản lý giấy tờ

Ngay cả như vậy, người thành lập cũng không nên bị nhầm lẫn với chủ sở hữu, trừ khi người đó thực sự được cấp tư cách thành viên.

Câu hỏi thường gặp

Người thành lập LLC có giống chủ sở hữu không?

Không. Người thành lập nộp hồ sơ thành lập. Chủ sở hữu là thành viên. Một người có thể đồng thời là cả hai, nhưng hai vai trò này khác nhau về mặt pháp lý.

Tôi có thể tự làm người thành lập LLC của mình không?

Có. Nhiều chủ sở hữu tự nộp hồ sơ thành lập và đóng vai trò vừa là người thành lập vừa là thành viên.

Người thành lập có kiểm soát LLC sau khi nộp hồ sơ không?

Không, trừ khi người thành lập cũng được trao quyền hạn thông qua operating agreement hoặc cơ cấu sở hữu. Việc nộp giấy tờ không tạo ra quyền kiểm soát lâu dài.

Một doanh nghiệp có thể là người thành lập không?

Có. Một công ty, luật sư, kế toán hoặc dịch vụ thành lập có thể đóng vai trò người thành lập nếu chính thực thể đó là bên nộp hồ sơ.

Thành viên có phải được liệt kê công khai không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Quy định công khai khác nhau theo từng tiểu bang, và một số tiểu bang cho phép mức độ riêng tư cao hơn những nơi khác.

Zenind hỗ trợ thành lập LLC như thế nào?

Khi bạn bắt đầu một LLC, việc thiết lập đúng cấu trúc ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong hồ sơ. Zenind giúp các nhà sáng lập hoàn thiện và nộp giấy tờ thành lập, duy trì sự tổ chức trong quá trình thiết lập và tiến từ ý tưởng đến doanh nghiệp đã đăng ký với ít trở ngại hơn.

Với nhiều chủ sở hữu, cách tiếp cận phù hợp là xem vai trò người thành lập như một chức năng nộp hồ sơ và vai trò thành viên như một chức năng sở hữu. Việc tách bạch các trách nhiệm này trong kế hoạch của bạn sẽ giúp quá trình thành lập dễ hiểu và dễ quản lý hơn.

Kết luận

Người thành lập LLC là cá nhân hoặc doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập. Thành viên LLC là chủ sở hữu của doanh nghiệp. Hai vai trò này có thể trùng nhau, nhưng không bắt buộc phải như vậy.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, hãy xác định rõ ai sẽ nộp giấy tờ, ai sẽ sở hữu LLC và các trách nhiệm đó sẽ được thể hiện như thế nào trong operating agreement và hồ sơ tiểu bang. Sự rõ ràng đó giúp tránh nhầm lẫn và hỗ trợ quá trình khởi động suôn sẻ hơn.