Các khoản khấu trừ thuế của LLC một thành viên: 11 cách giảm số thuế phải nộp

Một LLC một thành viên có thể là cấu trúc phù hợp cho chủ doanh nghiệp nhỏ muốn có một pháp nhân đơn giản với cách xử lý thuế linh hoạt. Theo mặc định, IRS thường xem LLC một thành viên là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang, nghĩa là hoạt động kinh doanh thường được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu. Cách thiết lập này có thể khá đơn giản, nhưng cũng đòi hỏi chủ sở hữu phải kỷ luật trong việc theo dõi các khoản chi được khấu trừ, lưu giữ hồ sơ và tách biệt chi phí kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân.

Nếu bạn đang vận hành một LLC một thành viên, mục tiêu không phải là chạy theo mọi khoản khấu trừ có thể có. Mục tiêu là yêu cầu đúng các khoản chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, giữ hồ sơ rõ ràng và tránh sai sót dẫn đến phạt hoặc rủi ro bị kiểm tra thuế. Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ phổ biến nhất, cách chúng hoạt động và những điều cần lưu ý khi chuẩn bị tờ khai thuế.

Cách LLC Một Thành Viên Bị Đánh Thuế

LLC một thành viên là một cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp, chứ không phải là một loại thuế riêng. Trong hầu hết các trường hợp, IRS bỏ qua LLC như một đơn vị nộp thuế riêng và đánh thuế thu nhập thông qua tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Điều đó thường có nghĩa là:

• Thu nhập và chi phí kinh doanh được khai trên Schedule C nếu chủ sở hữu được xem là chủ hộ kinh doanh cá thể cho mục đích thuế.
• Lợi nhuận ròng chịu thuế thu nhập liên bang.
• Lợi nhuận ròng cũng thường chịu thuế tự doanh.
• LLC vẫn có thể phải nộp các hồ sơ riêng ở cấp bang, báo cáo thường niên, gia hạn giấy phép hoặc xin giấy phép địa phương tùy theo nơi hoạt động.

Về lý thuyết thì khá đơn giản, nhưng trên thực tế lại dễ xử lý sai. Việc ghi chép kế toán tốt rất quan trọng vì mỗi khoản khấu trừ hợp lệ đều làm giảm lợi nhuận chịu thuế, và mỗi hóa đơn bị thiếu sẽ làm tăng nguy cơ nộp thuế cao hơn mức cần thiết.

11 Khoản Khấu Trừ Thuế Phổ Biến Của LLC Một Thành Viên

1. Khấu Trừ Văn Phòng Tại Nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà một cách thường xuyên và chỉ dành riêng cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này có thể bao gồm một phòng riêng, một khu làm việc được tách biệt rõ ràng, hoặc một khu vực khác đáp ứng quy định của IRS về việc sử dụng cho kinh doanh.

Tùy vào tình huống, bạn có thể dùng một trong hai cách sau:

• Phương pháp đơn giản hóa, sử dụng mức tiêu chuẩn dựa trên diện tích sử dụng cho kinh doanh.
• Phương pháp thông thường, phân bổ các chi phí thực tế như tiền thuê nhà, lãi vay thế chấp, điện nước, sửa chữa, bảo hiểm và khấu hao.

Yêu cầu then chốt là việc sử dụng cho kinh doanh. Một chiếc bàn bếp cũng là nơi cả gia đình dùng bữa thường sẽ không đủ điều kiện. Một khu vực văn phòng riêng chỉ dùng cho công việc thì thường có thể.

2. Chi Phí Quãng Đường Và Xe Cộ Cho Mục Đích Kinh Doanh

Nếu bạn lái xe vì mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ chi phí xe bằng phương pháp quãng đường tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế.

Các chuyến đi thường được khấu trừ gồm:

• Gặp khách hàng
• Di chuyển đến nơi làm việc tạm thời
• Đi họp kinh doanh
• Mua vật tư cho doanh nghiệp
• Đi ngân hàng hoặc bưu điện vì mục đích kinh doanh

Việc đi từ nhà đến văn phòng làm việc cố định thường không được khấu trừ. Hãy giữ nhật ký quãng đường với ngày, điểm đến, mục đích kinh doanh và số dặm đã đi. Nếu không có hồ sơ ghi nhận đồng thời, khoản khấu trừ sẽ khó được bảo vệ khi cần giải trình.

3. Chi Phí Điện Thoại Và Internet

Hóa đơn điện thoại hoặc gói internet có thể được khấu trừ một phần nếu bạn dùng cho công việc. Nếu đường dây chỉ dùng riêng cho kinh doanh, khoản khấu trừ sẽ rõ ràng hơn. Nếu dùng chung cho cả cá nhân và kinh doanh, thì thường chỉ được khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh.

Để hỗ trợ khoản khấu trừ, hãy ghi lại cách bạn ước tính tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh. Một cách phân bổ hợp lý dựa trên thói quen sử dụng sẽ tốt hơn nhiều so với việc đoán mò.

4. Phần Mềm Và Gói Đăng Ký

Nhiều LLC một thành viên dựa vào công cụ số để vận hành hiệu quả. Các chi phí thường được khấu trừ gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án
• Nền tảng email marketing
• Dịch vụ lưu trữ website
• Phần mềm thiết kế
• Ấn phẩm ngành nghề
• Cơ sở dữ liệu nghiên cứu
• Lưu trữ đám mây

Nếu gói đăng ký giúp vận hành doanh nghiệp, phục vụ mục đích chuyên môn và không chủ yếu mang tính cá nhân, nó có thể được xem là chi phí kinh doanh thông thường.

5. Dịch Vụ Chuyên Nghiệp

Phí trả cho sự hỗ trợ chuyên môn thường được khấu trừ khi gắn với doanh nghiệp. Điều đó có thể bao gồm:

• Dịch vụ ghi sổ kế toán
• Phí chuẩn bị tờ khai thuế
• Tư vấn pháp lý
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp
• Phí tư vấn

Với một LLC mới, điều đặc biệt quan trọng là ghi nhận chi phí thành lập và tách chúng khỏi các khoản chi cá nhân. Hỗ trợ pháp lý và hành chính có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót, nhất là khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn tổ chức ban đầu.

6. Giấy Phép, Giai Đoạn Và Phí

Nhiều doanh nghiệp cần các chấp thuận ở cấp địa phương, bang hoặc theo ngành để hoạt động. Những chi phí này thường được khấu trừ khi chúng cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động và tuân thủ quy định.

Ví dụ bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh của bang hoặc địa phương
• Giấy phép hành nghề
• Phí cấp phép chuyên môn
• Phí báo cáo thường niên
• Phí nộp hồ sơ theo quy định

Những khoản này thường bị bỏ sót vì trông giống chi phí hành chính hơn là chi phí vận hành. Về mặt thuế, chúng thường là một phần của chi phí kinh doanh.

7. Vật Tư Văn Phòng Và Thiết Bị

Các vật tư thông thường dùng trong kinh doanh thường được khấu trừ, bao gồm:

• Giấy, mực in và phong bì
• Bút, sổ tay và phụ kiện bàn làm việc
• Vật liệu đóng gói và vận chuyển
• Thiết bị văn phòng nhỏ
• Các vật tư tiêu hao trong hàng tồn kho

Các khoản mua lớn hơn có thể cần được khấu hao hoặc ghi nhận theo các quy tắc thuế đặc biệt thay vì khấu trừ toàn bộ ngay lập tức. Cách xử lý phụ thuộc vào loại tài sản, giá trị và cách sử dụng trong doanh nghiệp.

8. Đi Công Tác

Chi phí đi công tác thường được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ kinh doanh và yêu cầu bạn phải đi xa nơi cư trú thuế qua đêm. Tùy theo thực tế, các chi phí được khấu trừ có thể bao gồm:

• Vé máy bay hoặc vé tàu
• Chỗ ở
• Phương tiện di chuyển mặt đất
• Phí hành lý ký gửi
• Bữa ăn công tác trong lúc đi công tác

Hãy làm rõ mục đích kinh doanh của chuyến đi. Nếu một chuyến đi kết hợp cả công việc và thời gian cá nhân, bạn thường cần tách riêng phần được khấu trừ và phần không được khấu trừ.

9. Bữa Ăn

Bữa ăn phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ một phần nếu đó là khoản chi thông thường, cần thiết và có tài liệu chứng minh đầy đủ. Trong nhiều trường hợp, bữa ăn kinh doanh phải có mục đích kinh doanh rõ ràng, chẳng hạn như gặp khách hàng, khách tiềm năng hoặc cố vấn.

Hãy ghi lại:

• Ai tham dự
• Địa điểm dùng bữa
• Mục đích kinh doanh
• Ngày và số tiền đã thanh toán

Chi phí giải trí thường được xử lý khác với chi phí bữa ăn, vì vậy đừng cho rằng mọi hoạt động tiếp khách đều được khấu trừ chỉ vì có bàn chuyện công việc.

10. Phí Bảo Hiểm

Một số chi phí bảo hiểm có thể được khấu trừ nếu chúng bảo vệ doanh nghiệp hoặc liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Tùy vào hợp đồng, điều này có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh và đáp ứng các quy tắc thuế hiện hành, bạn cũng có thể được khấu trừ một số phí bảo hiểm y tế nhất định. Điều kiện đủ có thể phụ thuộc vào thu nhập, cấu trúc doanh nghiệp và các gói bảo hiểm khác mà bạn có thể tiếp cận.

11. Chi Phí Thành Lập Và Tổ Chức Ban Đầu

Khởi nghiệp thường phát sinh các chi phí trước khi chính thức mở cửa. Một số khoản này có thể được khấu trừ hoặc phân bổ khấu hao theo quy định của IRS.

Ví dụ bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Chi phí đi lại trước khi ra mắt
• Quảng cáo trước khai trương
• Chi phí thành lập và nộp hồ sơ
• Phí pháp lý và kế toán ban đầu

Vì cách xử lý thuế có thể khác nhau, bạn nên phân loại các chi phí này cẩn thận ngay từ đầu thay vì gom chung vào một nhóm chi phí chung.

Những Khoản Khấu Trừ Dễ Bị Bỏ Sót

Một số khoản khấu trừ ban đầu không dễ nhận ra, nhưng chúng có thể cộng dồn rất nhanh trong cả năm.

Đào Tạo Và Nâng Cao Kỹ Năng

Các khóa học, hội thảo, chứng chỉ và tài liệu đào tạo có thể được khấu trừ nếu chúng giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng cần cho hoạt động kinh doanh hiện tại. Giáo dục giúp bạn chuẩn bị cho một nghề hoặc lĩnh vực mới thường được xử lý khác, nên yếu tố thực tế rất quan trọng.

Phí Ngân Hàng Và Phí Xử Lý Thanh Toán

Phí tài khoản hàng tháng, phí chuyển khoản, phí xử lý thẻ và phí nền tảng thanh toán thường được khấu trừ như chi phí kinh doanh.

Quảng Cáo Và Marketing

Chi phí phát triển website, quảng cáo tìm kiếm, danh thiếp, tờ rơi in ấn, quảng cáo mạng xã hội và quan hệ công chúng thường được khấu trừ khi dùng để quảng bá doanh nghiệp.

Đóng Góp Hưu Trí

Tùy vào loại kế hoạch và tình trạng thuế của bạn, các khoản đóng góp vào kế hoạch hưu trí đủ điều kiện có thể làm giảm thu nhập chịu thuế. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ bỏ qua việc lập kế hoạch hưu trí vì tập trung vào dòng tiền trước mắt, nhưng lợi ích thuế có thể rất đáng kể.

Hồ Sơ Bạn Nên Lưu Giữ

Khấu trừ tốt phụ thuộc vào hồ sơ tốt. IRS không yêu cầu sự hoàn hảo, nhưng yêu cầu tính nhất quán và có căn cứ.

Hãy lưu giữ hồ sơ cho:

• Hóa đơn
• Giấy tờ thanh toán
• Nhật ký quãng đường
• Sao kê ngân hàng
• Sao kê thẻ tín dụng
• Hợp đồng
• Séc đã thanh toán
• Bằng chứng thanh toán
• Mục lịch thể hiện cuộc họp hoặc chuyến công tác

Một hệ thống sổ sách đơn giản là đủ nếu được sử dụng đều đặn. Phần quan trọng là tách chi tiêu kinh doanh và cá nhân càng sớm càng tốt. Trộn lẫn hai loại này sẽ khiến việc chứng minh khấu trừ khó hơn và quản lý doanh nghiệp cũng khó hơn.

Những Sai Lầm Phổ Biến Cần Tránh

Chủ LLC một thành viên thường mất khoản khấu trừ hoặc tạo ra vấn đề thuế vì những sai lầm có thể tránh được.

Trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh

Hãy dùng tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp và, nếu có thể, một thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Điều này giúp tạo dấu vết hồ sơ rõ ràng và làm việc chuẩn bị thuế dễ hơn rất nhiều.

Yêu cầu khấu trừ khi không có chứng từ

Nếu bạn không thể giải thích khoản chi đó dùng để làm gì và nó liên quan thế nào đến doanh nghiệp, việc khấu trừ sẽ rất rủi ro.

Khai quá mức mức sử dụng văn phòng tại nhà hoặc xe cộ

IRS chú ý nhiều đến các khoản khấu trừ dễ bị lạm dụng. Hãy dùng tỷ lệ kinh doanh thực tế và lưu hồ sơ hỗ trợ.

Quên các nghĩa vụ ở cấp bang và địa phương

Tiết kiệm thuế chỉ là một phần của bức tranh. Nhiều chủ LLC cũng cần duy trì báo cáo thường niên, thuế nhượng quyền, giấy phép và gia hạn để giữ tình trạng pháp lý tốt.

Cho rằng mọi khoản chi đều được khấu trừ

Không phải mọi khoản mua sắm liên quan đến kinh doanh đều đủ điều kiện. Các chi phí vốn, chi phí cá nhân và chi phí mang lại lợi ích cho một pháp nhân khác có thể cần được xử lý theo cách khác.

Khi LLC Một Thành Viên Có Thể Cần Chiến Lược Thuế Khác

LLC một thành viên có tính linh hoạt cao, nhưng không phải lúc nào cũng đem lại kết quả thuế tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Một số chủ sở hữu cuối cùng cân nhắc lựa chọn thuế S corporation khi mức lợi nhuận, kế hoạch trả lương và chi phí tuân thủ cho thấy việc chuyển đổi là hợp lý.

Quyết định đó nên dựa trên thu nhập hiện tại, cấu trúc thù lao, chi phí tuân thủ và tư vấn thuế chuyên môn. Không có một ngưỡng chung nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp.

Zenind Hỗ Trợ Chủ Sở Hữu LLC Mới Như Thế Nào

Chọn đúng loại hình doanh nghiệp chỉ là bước đầu tiên. Sau khi thành lập, chủ doanh nghiệp vẫn cần duy trì hồ sơ, xử lý các nghĩa vụ nộp báo cáo và giữ cho doanh nghiệp ở trạng thái tuân thủ tốt. Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC tại Hoa Kỳ và quản lý các nhiệm vụ tuân thủ thiết yếu để họ có thể tập trung vào vận hành thay vì giấy tờ.

Đối với chủ LLC một thành viên, sự hỗ trợ đó có thể giúp việc tổ chức ngay từ ngày đầu dễ hơn, đặc biệt hữu ích khi mùa thuế đến và mọi khoản chi được khấu trừ đều cần có chứng từ.

Kết Luận

Thuế của LLC một thành viên có thể quản lý được khi bạn xem việc ghi chép kế toán là một phần của doanh nghiệp. Những cơ hội lớn nhất thường đến từ các khoản chi thông thường mà bạn đã và đang trả: chi phí văn phòng tại nhà, quãng đường di chuyển, phần mềm, dịch vụ chuyên môn, đi công tác, bữa ăn, bảo hiểm và chi phí khởi nghiệp.

Lợi thế thực sự đến từ tính kỷ luật. Hãy theo dõi chi phí đều đặn, sắp xếp hồ sơ gọn gàng, tách chi tiêu cá nhân khỏi hoạt động kinh doanh và xem xét tình hình thuế thường xuyên với một chuyên gia đủ năng lực. Cách làm đó giúp bạn giảm thu nhập chịu thuế trong khi vẫn tuân thủ và sẵn sàng phát triển.