Hướng dẫn giấy phép trò chơi từ thiện: Những điều nonprofit cần biết

Trò chơi từ thiện có thể là một cách thiết thực để nonprofit gây quỹ, xây dựng sự ủng hộ từ cộng đồng và tạo ra một hoạt động gây quỹ hấp dẫn. Các đêm bingo, xổ số, giải đấu poker và những sự kiện tương tự có thể tạo ra nguồn doanh thu đáng kể, nhưng chỉ khi tổ chức tuân thủ đúng các quy định của bang và địa phương.

Giấy phép hoặc chấp thuận cho trò chơi từ thiện là sự phê duyệt hợp pháp cho phép nonprofit tổ chức một số trò chơi may rủi nhất định nhằm mục đích gây quỹ. Các quy định cụ thể khác nhau rất nhiều tùy theo bang, quận và thành phố. Một số khu vực chỉ yêu cầu giấy phép cấp bang, trong khi những nơi khác lại yêu cầu chấp thuận riêng của đô thị, giấy phép theo từng sự kiện, hoặc cả hai.

Đối với các tổ chức mới bắt đầu, quy trình tuân thủ có thể khá phức tạp. Điều này đặc biệt đúng khi sự kiện gắn với một nonprofit mới thành lập, một chi nhánh địa phương, hoặc một pháp nhân liên kết vốn phải ở trạng thái hoạt động tốt trước khi nộp hồ sơ. Cơ cấu pháp nhân vững chắc, đăng ký cập nhật và hồ sơ nội bộ rõ ràng đều giúp việc xin giấy phép dễ quản lý hơn.

Trò chơi từ thiện là gì?

Trò chơi từ thiện là các trò chơi may rủi do nonprofit tổ chức để gây quỹ cho một mục đích từ thiện. Khác với cờ bạc thương mại, trò chơi từ thiện được điều chỉnh như một hoạt động gây quỹ và thường chỉ dành cho các tổ chức đủ điều kiện.

Các ví dụ phổ biến bao gồm:

• Bingo
• Xổ số
• Trò chơi thẻ kéo
• Giải đấu poker
• Đêm gây quỹ theo phong cách casino
• Sự kiện Monte Carlo

Không phải bang nào cũng cho phép mọi loại trò chơi. Một số bang chỉ cho phép một số hoạt động nhất định, và những bang khác áp dụng quy định đặc biệt về giải thưởng, bán vé, quảng cáo và nhân sự. Trước khi lên kế hoạch cho sự kiện, nonprofit nên xác nhận chính xác những trò chơi nào được phép tại khu vực nơi sự kiện sẽ diễn ra.

Khi nào cần giấy phép trò chơi từ thiện?

Ở hầu hết các bang, nonprofit cần có giấy phép, giấy chấp thuận hoặc đăng ký trước khi tổ chức sự kiện trò chơi từ thiện. Yêu cầu có thể phụ thuộc vào:

• Loại trò chơi
• Địa điểm tổ chức sự kiện
• Số tiền gây quỹ hoặc số tiền đặt cược
• Việc sự kiện diễn ra định kỳ hay chỉ một lần
• Việc tổ chức đã được thành lập, đăng ký và công nhận là được miễn thuế hay chưa
• Việc sự kiện được tổ chức thay cho chính nonprofit hay bởi một đối tác hoặc đơn vị quảng bá

Ngay cả khi nonprofit tin rằng mình đủ điều kiện được miễn trừ, tổ chức vẫn nên xác minh quy định bằng văn bản. Nhiều khu vực có các ngoại lệ hẹp dành cho cơ sở tôn giáo, cơ sở giáo dục, tổ chức y tế, cơ sở chăm sóc người cao tuổi hoặc hoạt động gây quỹ quy mô nhỏ nằm dưới ngưỡng doanh thu nhất định.

Nếu tổ chức của bạn đang hoạt động thông qua một pháp nhân mới thành lập, cơ quan cấp phép cũng có thể kiểm tra xem doanh nghiệp hoặc nonprofit đó đã được tổ chức đúng cách và đang hoạt động tốt với văn phòng secretary of state hay chưa. Tình trạng hoạt động tốt rất quan trọng vì nó cho thấy tổ chức tồn tại hợp pháp và đủ điều kiện nộp hồ sơ.

Các yêu cầu đủ điều kiện phổ biến

Mỗi bang đặt ra các quy tắc đủ điều kiện riêng, nhưng các tổ chức xin giấy phép trò chơi từ thiện thường được yêu cầu chứng minh rằng họ là một nonprofit hợp pháp hoặc một tổ chức được miễn thuế với cơ cấu quản trị ổn định và hồ sơ chính xác.

Các yêu cầu đủ điều kiện phổ biến bao gồm:

• Tình trạng miễn thuế liên bang hoặc bằng chứng về mục đích nonprofit
• Đăng ký đang hoạt động với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hoặc tổ chức từ thiện của bang
• Thời gian tồn tại tối thiểu của tổ chức
• Điều lệ thành lập hoặc tài liệu hình thành
• Quy chế nội bộ hoặc quy tắc quản trị
• Danh sách giám đốc, cán bộ hoặc người quản lý trò chơi
• Địa chỉ thực tế hoặc địa điểm tổ chức sự kiện
• Bằng chứng cho thấy tổ chức sẽ tổ chức sự kiện chỉ vì mục đích từ thiện

Một số bang yêu cầu tổ chức chỉ định một người cụ thể chịu trách nhiệm về tuân thủ trò chơi. Người này có thể phải nộp đơn cá nhân, hoàn thành đào tạo, hoặc xác nhận các quy định của bang về quản lý tiền và hồ sơ.

Cách nộp đơn xin giấy phép trò chơi từ thiện

Quy trình nộp đơn thường bắt đầu bằng việc xác định cơ quan nào quản lý trò chơi từ thiện tại khu vực liên quan. Tùy nơi diễn ra sự kiện, tổ chức có thể phải làm việc với cơ quan quản lý trò chơi của bang, thư ký thành phố, văn phòng quận, hoặc kết hợp nhiều cơ quan.

Quy trình nộp đơn điển hình có thể bao gồm các bước sau:

1. Xác nhận nonprofit đủ điều kiện nộp đơn.
2. Xác định loại sự kiện và các trò chơi cụ thể sẽ được cung cấp.
3. Thu thập tài liệu thành lập, thông tin miễn thuế và thông tin cán bộ.
4. Hoàn thành mẫu đơn của cơ quan bang hoặc địa phương.
5. Nộp lệ phí theo yêu cầu.
6. Cung cấp thông tin địa điểm, ngày tổ chức và nhân sự phục vụ.
7. Chờ phê duyệt trước khi quảng bá hoặc vận hành sự kiện.

Một số hồ sơ chỉ áp dụng cho từng sự kiện, nghĩa là chỉ có hiệu lực cho một ngày hoặc một địa điểm. Những hồ sơ khác bao phủ các sự kiện định kỳ trong một năm hoặc lâu hơn. Điều quan trọng là phải đọc kỹ điều khoản của giấy phép vì phê duyệt có thể giới hạn số lượng sự kiện, giờ hoạt động, giá trị giải thưởng hoặc loại trò chơi được phép.

Các tài liệu thường được yêu cầu

Cơ quan cấp phép thường yêu cầu tài liệu hỗ trợ để xác minh danh tính, cơ cấu và thẩm quyền tổ chức sự kiện của nonprofit.

Hãy chuẩn bị cung cấp:

• Điều lệ thành lập hoặc tài liệu hình thành
• Quy chế nội bộ hoặc quy tắc vận hành
• Tài liệu miễn thuế liên bang
• Đăng ký secretary of state hoặc tình trạng hoạt động tốt
• Danh sách thành viên hội đồng quản trị, cán bộ hoặc tình nguyện viên chủ chốt
• Địa điểm sự kiện và thông tin hợp đồng thuê, nếu có
• Doanh thu gộp ước tính và bảng phân bổ chi phí
• Kiểm soát nội bộ đối với việc xử lý tiền mặt và phân phát giải thưởng
• Tên của nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đơn vị vận hành trò chơi tham gia sự kiện

Nếu tổ chức sử dụng các chuyên gia bên ngoài cho hoạt động gây quỹ, những mối quan hệ đó cũng có thể bị quản lý. Một số bang yêu cầu công bố thông tin, giấy phép hoặc đăng ký đặc biệt cho các nhà gây quỹ chuyên nghiệp, nhà cung cấp hoặc liên doanh thương mại.

Các quy tắc áp dụng trong sự kiện

Việc nhận được giấy phép chỉ là bước đầu. Tổ chức cũng phải vận hành sự kiện trong phạm vi được phê duyệt và tuân thủ mọi quy định địa phương áp dụng.

Các hạn chế trong ngày diễn ra sự kiện có thể bao gồm:

• Yêu cầu độ tuổi tối thiểu đối với người tham gia
• Giới hạn giá trị giải thưởng
• Giới hạn số lượng trò chơi hoặc thời lượng sự kiện
• Hạn chế đối với rượu, phục vụ đồ ăn hoặc việc sử dụng địa điểm
• Quy tắc về cách thu và nộp tiền thu được
• Yêu cầu về biển báo hoặc thông báo công khai
• Hạn chế đối với người được phép tổ chức, giám sát hoặc quản lý trò chơi

Nonprofit cũng nên duy trì kiểm soát nội bộ chặt chẽ trong suốt sự kiện. Điều đó có nghĩa là phân tách nhiệm vụ khi có thể, ghi chép doanh thu tiền mặt, đối chiếu số liệu và bảo đảm tiền được nộp vào tài khoản của tổ chức kịp thời.

Yêu cầu lưu hồ sơ và báo cáo

Hồ sơ tốt là yếu tố thiết yếu cho cả tuân thủ lẫn gia hạn trong tương lai. Nhiều cơ quan cấp phép yêu cầu nonprofit báo cáo kết quả của từng sự kiện, bao gồm tiền thu được, chi phí đã thanh toán và số tiền ròng gây quỹ.

Một hệ thống lưu hồ sơ tốt nên theo dõi:

• Ngày và địa điểm sự kiện
• Loại trò chơi được cung cấp
• Doanh thu thu được
• Tiền giải thưởng đã chi trả
• Hóa đơn nhà cung cấp
• Phân công tình nguyện viên hoặc nhân sự
• Thư từ liên quan đến giấy phép
• Biên lai cuối cùng và khoản tiền nộp ngân hàng

Nếu tổ chức dự định tổ chức các sự kiện trong tương lai, những hồ sơ này cũng có thể giúp chứng minh việc tuân thủ và hỗ trợ các hồ sơ gia hạn. Thiếu hồ sơ có thể làm chậm việc phê duyệt trong tương lai hoặc gây ra câu hỏi trong quá trình kiểm tra.

Gia hạn và thời hạn của giấy phép

Một số phê duyệt trò chơi từ thiện chỉ có hiệu lực cho một sự kiện. Những phê duyệt khác có thời hạn nhất định, chẳng hạn một năm, và có thể cho phép nhiều sự kiện trong khoảng thời gian đó.

Trước khi giấy phép hết hạn, nonprofit nên xem lại quy định gia hạn và nộp mọi giấy tờ cần thiết đúng hạn. Hồ sơ gia hạn có thể yêu cầu thông tin cán bộ cập nhật, báo cáo tài chính hoặc bằng chứng rằng tổ chức vẫn đang hoạt động và ở trạng thái tốt.

Nếu nonprofit thay đổi tên, hội đồng quản trị, địa điểm hoặc cơ cấu gây quỹ, những thay đổi đó có thể cần được báo cáo trước khi giấy phép được gia hạn hoặc sửa đổi.

Rủi ro khi không tuân thủ

Vận hành sự kiện trò chơi từ thiện mà không có sự cho phép phù hợp có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Các hình phạt có thể bao gồm tiền phạt, đình chỉ quyền tổ chức trò chơi trong tương lai, tịch thu tiền thu được từ sự kiện, hoặc các biện pháp thực thi bổ sung từ cơ quan quản lý bang hoặc địa phương.

Không tuân thủ cũng có thể làm tổn hại danh tiếng của nonprofit đối với nhà tài trợ, tình nguyện viên và đối tác cộng đồng. Trong một số trường hợp, chỉ một sai sót cũng có thể làm chậm các kế hoạch gây quỹ trong tương lai hoặc kích hoạt một cuộc rà soát tuân thủ rộng hơn.

Các nguyên nhân thường gặp của vấn đề tuân thủ bao gồm:

• Bắt đầu sự kiện trước khi có phê duyệt
• Sử dụng địa điểm chưa được chấp thuận
• Vượt quá giới hạn giải thưởng hoặc doanh thu
• Không lưu giữ hồ sơ bắt buộc
• Cho phép người không đủ điều kiện điều hành trò chơi
• Bỏ lỡ thời hạn gia hạn
• Không báo cáo chính xác kết quả sự kiện

Cách an toàn nhất là xem trò chơi từ thiện như một dự án tuân thủ được quản lý chặt chẽ, chứ không chỉ là một hoạt động gây quỹ.

Zenind có thể giúp nonprofit duy trì sự tổ chức như thế nào

Mặc dù Zenind không thay thế tư vấn pháp lý hoặc quy định, Zenind có thể giúp nonprofit và các pháp nhân liên kết duy trì sự tổ chức ở khía cạnh doanh nghiệp của việc tuân thủ. Điều đó rất quan trọng vì giấy phép trò chơi từ thiện thường phụ thuộc vào việc tổ chức đã được thành lập, đăng ký và duy trì đúng cách hay chưa.

Zenind có thể hỗ trợ tổ chức với:

• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp cho các pháp nhân hoặc chi nhánh liên quan đến nonprofit
• Dịch vụ registered agent
• Theo dõi tuân thủ cấp bang
• Nhắc nhở nộp báo cáo thường niên
• Hỗ trợ EIN và quy trình tổ chức pháp nhân
• Lưu trữ tài liệu để dễ truy cập hồ sơ thành lập

Đối với một nonprofit đang chuẩn bị nộp đơn xin giấy phép trò chơi từ thiện, việc có sẵn tài liệu thành lập, hồ sơ đăng ký và tài liệu tuân thủ có thể giúp giảm chậm trễ và làm cho quy trình nộp đơn suôn sẻ hơn.

Kết luận

Giấy phép trò chơi từ thiện không chỉ là một giấy phép. Nó là một phần của khuôn khổ tuân thủ rộng hơn nhằm bảo vệ nonprofit, người tham gia và tính toàn vẹn của sự kiện gây quỹ.

Trước khi tổ chức bingo, xổ số hoặc một trò chơi may rủi khác, nonprofit nên xác nhận quy định tại bang và địa phương của mình, thu thập các tài liệu pháp nhân cần thiết và duy trì hồ sơ chính xác trong suốt vòng đời của sự kiện. Với sự chuẩn bị phù hợp, trò chơi từ thiện có thể tiếp tục là một công cụ gây quỹ hữu ích và tuân thủ.