Thuế LLC một thành viên: Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp mới

LLC một thành viên là một trong những cấu trúc kinh doanh linh hoạt nhất dành cho các doanh nhân muốn có sự bảo vệ trách nhiệm pháp lý cùng với việc khai thuế tương đối đơn giản. Ở cấp liên bang, hầu hết LLC một thành viên được mặc định xem là thực thể bị bỏ qua, nghĩa là thu nhập và chi phí của LLC thường được chuyển sang tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.

Mặc định đơn giản đó có thể là một lợi thế lớn, nhưng cũng đi kèm một số trách nhiệm quan trọng. Bạn vẫn cần theo dõi thu nhập cẩn thận, tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp, hiểu những biểu mẫu nào áp dụng, và bảo đảm bạn nộp đúng số thuế trong suốt năm. Tùy theo mục tiêu của mình, LLC một thành viên cũng có thể lựa chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation.

Hướng dẫn này giải thích cách thuế LLC một thành viên hoạt động, những khoản khấu trừ thường có thể áp dụng, các nghĩa vụ kê khai cần lưu ý, và khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn.

Cách một LLC một thành viên bị đánh thuế theo mặc định

Theo mặc định, IRS không xem LLC một thành viên là một thực thể thuế thu nhập liên bang riêng biệt. Thay vào đó, hoạt động kinh doanh thường được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu, tương tự như hộ kinh doanh cá thể.

Về mặt thực tế, điều đó có nghĩa là:

• Bản thân LLC thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang.
• Thu nhập và chi phí kinh doanh được khai trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu.
• Lợi nhuận ròng có thể phải chịu thuế tự doanh.
• Chủ sở hữu chịu trách nhiệm nộp thuế ước tính nếu doanh nghiệp dự kiến sẽ phải nộp đủ thuế trong năm.

Đối với hầu hết chủ sở hữu, biểu mẫu thuế chính là Schedule C, Profit or Loss From Business, đính kèm vào Form 1040 hoặc Form 1040-SR. Nếu LLC có lợi nhuận, khoản lợi nhuận đó làm tăng thu nhập chịu thuế của chủ sở hữu. Nếu có lỗ, khoản lỗ có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, tùy theo các quy tắc và giới hạn của IRS.

Các biểu mẫu thuế thường dùng cho LLC một thành viên

Những biểu mẫu bạn cần sẽ phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế và loại thu nhập mà doanh nghiệp tạo ra. Các biểu mẫu liên bang phổ biến gồm:

• Form 1040 hoặc 1040-SR, tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
• Schedule C, dùng để khai thu nhập và chi phí kinh doanh.
• Schedule SE, dùng để tính thuế tự doanh.
• Schedule E, trong một số trường hợp có thu nhập cho thuê hoặc một số loại thu nhập đặc thù khác.
• Form 8832, nếu LLC chọn bị đánh thuế như một công ty.
• Form 2553, nếu LLC chọn trạng thái S corporation.
• Form 1120, nếu LLC bị đánh thuế như C corporation.
• Form 1120-S, nếu LLC bị đánh thuế như S corporation.

Quy định khai thuế của tiểu bang có thể khác. Một số tiểu bang yêu cầu báo cáo thường niên, thuế nhượng quyền hoặc các hồ sơ doanh nghiệp khác ngay cả khi LLC được xem là thực thể bị bỏ qua ở cấp liên bang.

Những điều cơ bản về thuế tự doanh

Một trong những câu hỏi lớn nhất mà chủ LLC mới thường đặt ra là liệu họ có phải đóng thuế tự doanh hay không. Trong nhiều trường hợp, câu trả lời là có.

Nếu LLC một thành viên của bạn đang tích cực vận hành một hoạt động thương mại hoặc kinh doanh, phần thu nhập ròng của bạn thường phải chịu thuế tự doanh, loại thuế này dùng để tài trợ cho An sinh Xã hội và Medicare. Khoản thuế này tách biệt với thuế thu nhập.

Số tiền bạn nợ phụ thuộc vào lợi nhuận ròng, không phải doanh thu gộp. Vì vậy, việc ghi chép kế toán chính xác rất quan trọng. Nếu bạn không theo dõi chi phí đúng cách, bạn có thể khai quá thu nhập và nộp nhiều thuế hơn mức cần thiết.

Một số loại thu nhập, chẳng hạn như thu nhập thụ động hoặc thu nhập từ đầu tư, có thể được xử lý khác. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nguồn doanh thu, bạn nên xem xét kỹ các chi tiết cùng chuyên gia thuế.

Các khoản khấu trừ phổ biến cho chủ LLC một thành viên

Một lợi ích lớn khi hoạt động thông qua LLC là khả năng khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết. Các khoản khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế và có thể tạo ra khác biệt đáng kể cho số thuế cuối cùng.

Các khoản khấu trừ phổ biến gồm:

• Chi phí văn phòng tại nhà cho không gian được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh.
• Quãng đường đi làm việc, nhiên liệu, sửa chữa, phí cầu đường và phí đỗ xe liên quan đến việc di chuyển phục vụ công việc.
• Đồ dùng văn phòng, máy tính, máy in và các thiết bị khác.
• Phần mềm đăng ký, dịch vụ đám mây và ứng dụng kinh doanh.
• Chi phí marketing, bao gồm quảng cáo, website, nhận diện thương hiệu và tài liệu quảng bá.
• Phí chuyên môn cho dịch vụ pháp lý, kế toán, ghi sổ và tư vấn.
• Bảo hiểm kinh doanh, chẳng hạn như bảo hiểm trách nhiệm chung hoặc trách nhiệm nghề nghiệp.
• Chi phí internet và điện thoại dùng cho mục đích kinh doanh.
• Chi phí đi lại cho các chuyến công tác, bao gồm vé máy bay, lưu trú và bữa ăn theo giới hạn của IRS.
• Khoản đóng góp vào chương trình hưu trí đáp ứng điều kiện theo quy tắc của kế hoạch.
• Phí bảo hiểm y tế, nếu bạn đủ điều kiện khấu trừ theo các quy tắc áp dụng của IRS.
• Giáo dục và đào tạo giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng dùng trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc then chốt là khoản chi phải là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Chi phí cá nhân không đủ điều kiện, và các khoản dùng chung thường phải được phân bổ giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.

Khoản khấu trừ văn phòng tại nhà

Khấu trừ văn phòng tại nhà là một trong những khoản khấu trừ giá trị nhất đối với nhiều chủ LLC một thành viên, đặc biệt là tư vấn viên, freelancer và chủ doanh nghiệp trực tuyến.

Để đủ điều kiện, khu vực đó thường phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh. Điều đó có nghĩa là một không gian làm việc riêng thường an toàn hơn so với một căn phòng kiêm luôn phòng khách, phòng chơi hoặc không gian sinh hoạt cá nhân.

Bạn có thể được khấu trừ một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi vay mua nhà
• Hóa đơn tiện ích
• Thuế bất động sản
• Bảo hiểm chủ nhà
• Sửa chữa và bảo trì
• Khấu hao, trong một số trường hợp

Có phương pháp tính đơn giản và phương pháp tính thông thường, và lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào tình huống của bạn. Phương pháp phù hợp có thể khác nhau tùy theo diện tích nhà, mức thu nhập và cách lưu trữ hồ sơ.

Khi nào LLC có thể chọn bị đánh thuế như S corporation

Một số chủ LLC một thành viên chọn để LLC của mình bị đánh thuế như S corporation. Điều này không làm thay đổi cấu trúc pháp lý của LLC, nhưng sẽ thay đổi cách IRS đánh thuế doanh nghiệp.

Lợi thế tiềm năng là một phần thu nhập kinh doanh có thể được nhận dưới dạng lương của chủ sở hữu và một phần dưới dạng phân phối lợi nhuận. Trong một số trường hợp, chỉ phần lương mới phải chịu thuế tiền lương, qua đó có thể giảm nghĩa vụ thuế tổng thể.

Tuy nhiên, lựa chọn S corporation không phải lúc nào cũng tốt hơn. Nó cũng có thể làm tăng khối lượng công việc hành chính, bao gồm:

• Xử lý bảng lương
• Yêu cầu về mức lương hợp lý
• Các tờ khai thuế bổ sung
• Ghi chép chi tiết hơn

Lựa chọn S corp có thể phù hợp khi lợi nhuận của bạn đã đủ cao để bù đắp gánh nặng tuân thủ tăng thêm. Với doanh nghiệp nhỏ hơn hoặc mới thành lập, cách đánh thuế mặc định như thực thể bị bỏ qua thường đơn giản và tiết kiệm hơn.

Khi nào LLC một thành viên có thể chọn bị đánh thuế như C corporation

Một LLC một thành viên cũng có thể chọn bị đánh thuế như C corporation. Điều này ít phổ biến hơn đối với các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ, nhưng có thể hữu ích trong một số tình huống tăng trưởng hoặc gọi vốn.

Theo chế độ C corporation:

• Công ty phải nộp thuế trên lợi nhuận của mình.
• Chủ sở hữu có thể bị đánh thuế thêm trên cổ tức, dẫn đến đánh thuế hai lần.
• Doanh nghiệp có thể tiếp cận các chiến lược khấu trừ và thù lao khác nhau.

Đối với nhiều chủ LLC mới, sự phức tạp bổ sung thường lớn hơn lợi ích thuế. Tuy vậy, mô hình này vẫn đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp có lợi nhuận giữ lại, mục tiêu thu hút nhà đầu tư bên ngoài hoặc nhu cầu hoạch định chuyên biệt.

Thuế ước tính và thời điểm nộp

Chủ LLC một thành viên thường cần nộp thuế ước tính trong năm thay vì chờ đến mùa khai thuế.

Thuế ước tính thường bao gồm thuế thu nhập và thuế tự doanh không được khấu trừ từ tiền lương. Nếu bạn không nộp đủ các khoản thuế ước tính, bạn có thể bị phạt và phải thanh toán số dư lớn hơn khi nộp tờ khai.

Một cách đơn giản là rà soát lợi nhuận hàng quý và trích một tỷ lệ phần trăm thu nhập để dành cho thuế. Nhiều chủ sở hữu mở một tài khoản tiết kiệm thuế riêng để luôn có sẵn tiền khi đến hạn thanh toán.

Các lưu ý về thuế tiểu bang và địa phương

Cách đánh thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Nghĩa vụ với tiểu bang và địa phương có thể bao gồm:

• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế nhượng quyền
• Phí báo cáo thường niên
• Thuế đặc quyền kinh doanh
• Đăng ký và thu thuế bán hàng, nếu áp dụng
• Giấy phép hoặc giấy phép kinh doanh địa phương

Một số tiểu bang áp dụng các khoản phí LLC đặc biệt bất kể doanh nghiệp có lãi hay không. Những tiểu bang khác áp mức thuế tối thiểu hoặc yêu cầu hồ sơ thường niên ngay cả khi doanh nghiệp có rất ít hoặc không có thu nhập. Nếu bạn thành lập LLC ở một tiểu bang nhưng hoạt động ở tiểu bang khác, quy định đăng ký ngoại bang cũng có thể áp dụng.

Thực hành lưu trữ hồ sơ tốt

Hồ sơ tốt giúp việc khai thuế dễ dàng hơn và hỗ trợ các khoản khấu trừ nếu IRS đặt câu hỏi.

Hãy theo dõi:

• Thu nhập kinh doanh theo khách hàng, người mua hoặc kênh bán hàng
• Hóa đơn và biên lai cho các chi phí được khấu trừ
• Nhật ký số dặm cho các chuyến đi công việc
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hồ sơ bảng lương, nếu bạn thuê nhân viên hoặc chọn đánh thuế như S corporation
• Bản sao tờ khai đã nộp và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
• Tài liệu cho việc sử dụng văn phòng tại nhà và các khoản chi dùng chung

Tốt nhất là sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Trộn lẫn giao dịch cá nhân và doanh nghiệp có thể khiến việc chuẩn bị thuế khó hơn và làm suy yếu sự tách biệt trách nhiệm pháp lý mà LLC được thiết kế để cung cấp.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ với hỗ trợ tuân thủ thực tế, được thiết kế cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Nếu bạn đang bắt đầu một LLC một thành viên hoặc hoàn thiện một LLC hiện có, Zenind có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ với các dịch vụ hỗ trợ quy trình thành lập và duy trì, bao gồm dịch vụ đại diện đăng ký, công cụ tuân thủ doanh nghiệp và nhắc nhở nộp hồ sơ.

Loại hỗ trợ này đặc biệt hữu ích khi bạn phải đồng thời cân đối hạn nộp thuế, báo cáo thường niên và các nghĩa vụ nộp hồ sơ của tiểu bang.

Câu hỏi thường gặp

LLC một thành viên có cần tờ khai thuế riêng không?

Thông thường là không. Theo mặc định, thu nhập và chi phí kinh doanh được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu bằng Schedule C, mặc dù một số lựa chọn thuế có thể thay đổi điều đó.

LLC một thành viên có thể có EIN không?

Có. Nhiều LLC một thành viên xin EIN để phục vụ ngân hàng, tuyển dụng hoặc bảo mật thông tin, ngay cả khi chủ sở hữu là người duy nhất.

Chủ LLC một thành viên có phải nộp thuế tự doanh không?

Thường là có. Nếu doanh nghiệp đang hoạt động và có lợi nhuận, thu nhập ròng thường phải chịu thuế tự doanh.

S corporation có luôn tốt hơn cho LLC một thành viên không?

Không. S corporation có thể giảm thuế tiền lương trong một số trường hợp, nhưng cũng làm tăng công việc hành chính và các yêu cầu kê khai.

Sai lầm thuế lớn nhất mà chủ LLC một thành viên thường mắc là gì?

Những sai lầm phổ biến nhất là ghi chép kém, trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp, bỏ lỡ các khoản thuế ước tính, và không khấu trừ các khoản hợp lệ.

Kết luận

LLC một thành viên mang lại sự cân bằng thực tế giữa tính đơn giản, linh hoạt và bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Đối với hầu hết chủ sở hữu, cách đánh thuế mặc định là khá dễ hiểu: khai thu nhập và chi phí kinh doanh trên tờ khai cá nhân, nộp thuế tự doanh khi áp dụng, và yêu cầu các khoản khấu trừ mà doanh nghiệp được phép hợp pháp hưởng.

Khi doanh nghiệp phát triển, bạn có thể cân nhắc lại việc đánh thuế theo S corporation hoặc C corporation có phù hợp hơn hay không. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào mức lợi nhuận, khả năng đáp ứng tuân thủ và mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Với việc ghi chép cẩn thận và hỗ trợ thành lập phù hợp, LLC một thành viên có thể vẫn là một trong những cách hiệu quả nhất để khởi nghiệp và vận hành doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.