Cách bắt đầu kinh doanh nhà hàng tại Hoa Kỳ: Hướng dẫn thực tế cho nhà sáng lập

Bắt đầu một nhà hàng là một trong những cách đáng giá nhất để xây dựng thương hiệu xoay quanh ẩm thực, dịch vụ hiếu khách và cộng đồng địa phương. Đồng thời, đây cũng có thể là một trong những loại hình kinh doanh đòi hỏi cao nhất để khởi động. Giữa giấy phép, thuế, nhân sự, chi phí thực phẩm và giờ hoạt động dài, một nhà hàng thành công cần nhiều hơn một thực đơn tốt. Nó cần một cấu trúc kinh doanh vững chắc, kế hoạch cẩn thận và việc thực thi kỷ luật.

Nếu bạn đang cân nhắc mở một nhà hàng tại Hoa Kỳ, thời điểm tốt nhất để xây nền tảng đúng đắn là trước khi bạn ký hợp đồng thuê mặt bằng, mua thiết bị hoặc tuyển nhân viên. Điều đó có nghĩa là chọn đúng loại hình pháp lý, đăng ký doanh nghiệp, xin đúng giấy phép và xây dựng các hệ thống có thể hỗ trợ vận hành hằng ngày từ khách hàng đầu tiên cho đến tăng trưởng dài hạn.

Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước chính để bắt đầu kinh doanh nhà hàng tại Hoa Kỳ và giải thích cách Zenind có thể giúp nhà sáng lập xử lý phần thành lập doanh nghiệp với ít trở ngại hơn.

Bắt đầu với một ý tưởng nhà hàng rõ ràng

Mỗi nhà hàng mạnh đều bắt đầu bằng một ý tưởng được xác định rõ. Ý tưởng của bạn ảnh hưởng đến gần như mọi quyết định sau đó, bao gồm địa điểm bạn chọn, loại thiết bị bếp cần có, mức giá trên thực đơn, mô hình nhân sự và chiến lược tiếp thị.

Một ý tưởng nhà hàng nên trả lời vài câu hỏi cơ bản:

• Bạn sẽ cung cấp loại món ăn hoặc trải nghiệm ăn uống nào?
• Khách hàng mục tiêu của bạn là ai?
• Bạn sẽ tập trung vào phục vụ nhanh, ăn uống thông thường, cao cấp, mang đi, giao hàng hay mô hình kết hợp?
• Điều gì làm nhà hàng của bạn khác với đối thủ gần đó?
• Bạn cần bao nhiêu vốn để ra mắt và duy trì hoạt động trong những tháng đầu?

Một ý tưởng không cần quá phức tạp, nhưng nên cụ thể. Một nhà hàng có trọng tâm rõ ràng sẽ dễ xây dựng thương hiệu hơn, dễ tiếp thị hơn và dễ quản lý hơn so với một nhà hàng cố gắng chiều lòng tất cả mọi người.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh nhà hàng

Kế hoạch kinh doanh nhà hàng không chỉ là thủ tục để thuyết phục bên cho vay hoặc nhà đầu tư. Đó là một công cụ ra quyết định giúp bạn ước tính chi phí, so sánh các phương án và nhận diện điểm yếu trước khi chúng trở thành sai lầm tốn kém.

Một kế hoạch kinh doanh nhà hàng thực tế nên bao gồm:

• Tóm tắt điều hành
• Mô tả ý tưởng và thị trường mục tiêu
• Phân tích đối thủ cạnh tranh xung quanh
• Chi phí khởi nghiệp và dự kiến chi phí vận hành
• Giả định doanh thu và ước tính điểm hòa vốn
• Kế hoạch nhân sự và quản lý
• Chiến lược tiếp thị và khai trương
• Nguồn vốn và nhu cầu tài chính

Phần tài chính của bạn nên đặc biệt chi tiết. Nhà hàng thường có chi phí ban đầu cao và biên lợi nhuận thấp, vì vậy bạn nên mô hình hóa tiền thuê, lương, hàng tồn kho, tiện ích, bảo hiểm, giấy phép, phần mềm, sửa chữa và vốn lưu động. Bạn cũng nên dự phòng cho những tuần mở cửa chậm hơn dự kiến, vì cần thời gian để xây dựng lượng khách quen.

Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

Trước khi mở nhà hàng tại Hoa Kỳ, bạn cần chọn một cấu trúc pháp lý. Quyết định này ảnh hưởng đến thuế, mức độ rủi ro pháp lý, tính linh hoạt về sở hữu và các yêu cầu hành chính.

Các lựa chọn phổ biến gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Hợp danh
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)
• Công ty cổ phần, bao gồm chế độ thuế S corporation hoặc C corporation

Đối với nhiều chủ nhà hàng độc lập, LLC là một lựa chọn thực tế vì nó có thể tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm doanh nghiệp trong khi vẫn giữ việc thành lập và quản trị thường xuyên đơn giản hơn so với công ty cổ phần trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên, cấu trúc tốt nhất phụ thuộc vào mô hình sở hữu, kế hoạch gọi vốn và mục tiêu thuế của bạn.

Nếu bạn kỳ vọng có nhiều chủ sở hữu, nhà đầu tư bên ngoài hoặc kế hoạch mở rộng sang nhiều địa điểm, bạn nên suy nghĩ kỹ về cơ chế quản trị và cấu trúc vốn chủ sở hữu trước khi ra mắt. Thiết lập đúng khung từ sớm sẽ dễ hơn là tái cấu trúc sau khi doanh nghiệp đã vận hành.

Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, nộp hồ sơ LLC và quản lý các bước thiết lập quan trọng để nhà sáng lập có thể chuyển từ lập kế hoạch sang ra mắt với sự tự tin cao hơn.

Đăng ký doanh nghiệp và tên thương mại

Sau khi chọn cấu trúc, hãy đăng ký doanh nghiệp với cơ quan nhà nước phù hợp. Bạn cũng sẽ cần một tên doanh nghiệp còn khả dụng và tuân thủ quy định đặt tên của tiểu bang. Nếu bạn dự định hoạt động dưới một tên khác với tên pháp lý của pháp nhân, bạn có thể cần nộp DBA, còn gọi là tên kinh doanh giả định.

Trước khi chốt tên, hãy kiểm tra:

• Tình trạng khả dụng của tên doanh nghiệp tại tiểu bang
• Xung đột nhãn hiệu
• Tình trạng khả dụng của tên miền
• Tình trạng khả dụng của tài khoản mạng xã hội

Tên nhà hàng nên dễ nhớ, dễ phát âm và dễ liên tưởng đến món ăn hoặc trải nghiệm bạn muốn tạo ra. Tính nhất quán của thương hiệu trên biển hiệu, thực đơn, website và nền tảng đặt hàng quan trọng hơn nhiều nhà sáng lập lần đầu vẫn nghĩ.

Xin EIN và thiết lập nền tảng thuế

Phần lớn nhà hàng cần mã số nhận dạng nhà tuyển dụng, hay EIN, từ IRS. EIN được dùng để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tuyển nhân viên, khai thuế và hoàn thành nhiều hồ sơ xin giấy phép.

Thiết lập thuế cho nhà hàng thường bao gồm:

• Đăng ký thuế thu nhập liên bang
• Đăng ký thuế tiểu bang, nếu được yêu cầu
• Tài khoản thuế tiền lương
• Đăng ký thuế bán hàng
• Tài khoản thuế địa phương hoặc thuế dịch vụ ăn uống, tùy theo khu vực pháp lý

Chủ nhà hàng cũng nên hiểu cách tiền tip, tiền lương và thuế bán hàng hoạt động tại tiểu bang của mình. Nếu doanh nghiệp của bạn sẽ có nhân viên, bạn cần một quy trình trả lương đáng tin cậy và hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu.

Xin các giấy phép và phê duyệt cần thiết

Nhà hàng là ngành kinh doanh được quản lý rất chặt. Loại giấy phép và phê duyệt bạn cần phụ thuộc vào địa điểm, thực đơn và việc bạn có phục vụ rượu, vận hành xe bán đồ ăn hay cung cấp dịch vụ giao hàng hay không.

Các yêu cầu phổ biến có thể bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh
• Giấy phép dịch vụ thực phẩm
• Giấy phép của sở y tế
• Giấy chứng nhận đủ điều kiện sử dụng mặt bằng
• Phê duyệt kiểm tra phòng cháy chữa cháy
• Giấy phép bán rượu, nếu áp dụng
• Giấy phép treo biển hiệu
• Giấy phép sử dụng âm nhạc, nếu áp dụng
• Giấy phép thuế bán hàng
• Đăng ký nhà tuyển dụng

Bạn nên xác nhận yêu cầu ở cấp thành phố, quận và tiểu bang trước khi mở cửa. Một số giấy phép cần thời gian xử lý, và một số cuộc kiểm tra phải hoàn thành trước khi bạn được phép phục vụ khách hàng một cách hợp pháp.

Một nhà hàng mở cửa khi chưa có phê duyệt đúng có thể phải chịu phạt, chậm trễ hoặc buộc đóng cửa. Việc lập kế hoạch giấy phép nên bắt đầu sớm trong quá trình chọn địa điểm, chứ không phải sau khi xây dựng xong.

Tìm địa điểm phù hợp

Vị trí có thể quyết định một nhà hàng gặp khó khăn hay phát triển tốt. Địa điểm phù hợp nên tương thích với ý tưởng, nhóm khách hàng mục tiêu, mức giá và mô hình vận hành của bạn.

Khi đánh giá một địa điểm, hãy cân nhắc:

• Lượng người qua lại và độ hiển thị
• Chỗ đậu xe và khả năng tiếp cận
• Doanh nghiệp và đối thủ cạnh tranh xung quanh
• Tiền thuê và điều khoản thuê
• Quy hoạch và hạn chế sử dụng
• Hậu cần giao hàng
• Không gian cho bếp, khu ăn uống, kho và nhà vệ sinh
• Công suất tiện ích và yêu cầu cải tạo mặt bằng

Một khu vực đông người không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất nếu tiền thuê quá cao hoặc bố cục không hỗ trợ mô hình bếp và phục vụ của bạn. Một không gian nhỏ hơn với mức thuê hợp lý hơn thường có thể hoạt động tốt hơn một địa điểm lớn nhưng chi phí cố định quá cao.

Bạn cũng nên xem kỹ hợp đồng thuê trước khi ký. Hợp đồng thuê nhà hàng thường bao gồm nghĩa vụ cải tạo, trách nhiệm bảo trì, quy định về biển hiệu, điều khoản độc quyền và điều khoản gia hạn có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận dài hạn.

Thiết kế thực đơn theo vận hành và biên lợi nhuận

Một thực đơn tốt không chỉ là danh sách món ăn. Nó là một công cụ kinh doanh. Các món trong thực đơn nên hấp dẫn với khách hàng, dễ thực hiện cho nhân viên và đủ sinh lời để hỗ trợ nhà hàng.

Khi xây dựng thực đơn, hãy nghĩ về:

• Tính sẵn có của nguyên liệu
• Tỷ lệ chi phí thực phẩm
• Thời gian chuẩn bị
• Độ phức tạp của bếp
• Yêu cầu lưu trữ
• Khả năng sử dụng chéo nguyên liệu
• Chiến lược định giá
• Điều chỉnh theo mùa

Nhà hàng thường mắc sai lầm khi ra mắt với quá nhiều món. Một thực đơn nhỏ hơn, được thực hiện tốt thường dễ quản lý hơn và có lợi nhuận cao hơn so với một thực đơn lớn nhưng thực thi thiếu nhất quán.

Thực đơn của bạn cũng nên phù hợp với năng lực bếp. Nếu ý tưởng của bạn cần thiết bị chuyên dụng, hãy bảo đảm ngân sách cải tạo đã tính đến điều đó.

Xây dựng quan hệ với nhà cung cấp và quản lý tồn kho

Nhà cung cấp đáng tin cậy là yếu tố thiết yếu đối với vận hành nhà hàng. Trước khi mở cửa, hãy xác định các nhà cung cấp cho thực phẩm, đồ uống, bao bì, vật tư dùng một lần, sản phẩm vệ sinh và bảo trì thiết bị.

Khi đánh giá nhà cung cấp, hãy xem xét:

• Giá cả và điều khoản thanh toán
• Lịch giao hàng
• Tính ổn định của sản phẩm
• Yêu cầu đặt hàng tối thiểu
• Khả năng thay thế sản phẩm
• Dịch vụ khách hàng và khả năng phản hồi

Bạn cũng nên thiết lập quy trình quản lý tồn kho. Lãng phí thực phẩm, hư hỏng, thất thoát và đặt hàng quá mức có thể nhanh chóng làm tổn hại biên lợi nhuận. Hãy theo dõi tồn kho cẩn thận, đặc biệt trong những tháng đầu hoạt động, khi rất dễ ước lượng sai mức tiêu thụ.

Tuyển dụng và đào tạo đúng đội ngũ

Nhà hàng phụ thuộc vào con người. Ngay cả thực đơn và địa điểm tốt nhất cũng không thể thành công nếu không có một đội ngũ đáng tin cậy.

Các vị trí nhà hàng điển hình có thể bao gồm:

• Quản lý chung
• Quản lý phó
• Bếp trưởng hoặc trưởng bếp
• Đầu bếp line
• Phụ bếp chuẩn bị
• Nhân viên phục vụ
• Lễ tân
• Bartender
• Rửa chén
• Nhân viên giao hàng hoặc hỗ trợ

Khi tuyển dụng, hãy chú trọng đến thái độ, tính ổn định và khả năng học hỏi ngang với kinh nghiệm trước đó. Hệ thống đào tạo tốt cũng quan trọng không kém chính người được tuyển.

Quy trình hội nhập nên bao gồm:

• Quy trình an toàn thực phẩm
• Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng
• Xử lý tiền mặt
• Cách sử dụng hệ thống POS
• Nhiệm vụ mở cửa và đóng cửa
• Chính sách tip
• Quy trình khẩn cấp
• Ứng xử tại nơi làm việc và kỳ vọng về lịch làm việc

Nếu nhà hàng của bạn sẽ tuyển nhiều người, hãy tạo chính sách bằng văn bản từ sớm. Các quy tắc rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và bảo vệ doanh nghiệp tốt hơn.

Thiết lập ngân hàng, kế toán và hệ thống POS

Nhà hàng cần kiểm soát tài chính chặt chẽ ngay từ ngày đầu. Hãy mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tách biệt chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời sử dụng phần mềm kế toán có thể theo dõi doanh thu, chi phí, lương và tồn kho.

Bạn cũng nên chọn một hệ thống điểm bán hàng POS phù hợp với mô hình vận hành. Một POS tốt có thể giúp bạn quản lý đơn hàng, thanh toán, quyền nhân viên, báo cáo và dữ liệu khách hàng.

Tối thiểu, thiết lập tài chính của bạn nên cho phép theo dõi:

• Doanh số hằng ngày
• Chi phí thực phẩm và chi phí lao động
• Tiền tip và bảng lương
• Hoàn tiền và giảm giá
• Thanh toán cho nhà cung cấp
• Báo cáo lãi lỗ hằng tháng
• Xu hướng dòng tiền

Nếu số liệu của bạn không được tổ chức tốt, bạn sẽ khó nhận diện vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Bảo vệ doanh nghiệp bằng bảo hiểm

Nhà hàng đối mặt với nhiều loại rủi ro, bao gồm chấn thương khách hàng, tai nạn trong bếp, hỏng thiết bị, trộm cắp và các vấn đề liên quan đến nhân viên. Bảo hiểm không phải là tùy chọn nếu bạn muốn vận hành một cách có trách nhiệm.

Các loại hợp đồng phổ biến gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm xe thương mại, nếu áp dụng
• Bảo hiểm trách nhiệm với rượu, nếu áp dụng
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm trách nhiệm thực hành việc làm

Nhu cầu bảo hiểm của bạn phụ thuộc vào mô hình và mức độ rủi ro. Một nhà hàng có khu ăn uống lớn, phục vụ đồ uống có cồn hoặc giao hàng có thể cần mức bảo vệ rộng hơn so với một mô hình chỉ bán mang đi quy mô nhỏ.

Chuẩn bị cho tuân thủ vệ sinh và an toàn

Doanh nghiệp dịch vụ thực phẩm phải duy trì tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn cao. Cơ quan y tế địa phương có thể kiểm tra nhà hàng của bạn trước và sau khi mở cửa, và việc tuân thủ liên tục là một phần của vận hành hằng ngày.

Hãy tập trung vào:

• Quy trình xử lý thực phẩm
• Kiểm soát nhiệt độ
• Lịch vệ sinh và khử trùng
• Phòng ngừa côn trùng và sâu bệnh
• Tiêu chuẩn rửa tay và vệ sinh cá nhân
• Bảo quản và ghi nhãn thực phẩm
• Vận hành thiết bị an toàn
• An toàn phòng cháy và chuẩn bị ứng phó khẩn cấp

Đào tạo không nên dừng lại sau tuần khai trương. Việc ôn tập định kỳ giúp duy trì tiêu chuẩn cao và giảm nguy cơ vi phạm.

Lên kế hoạch khai trương thông minh

Giai đoạn khai trương có thể định hình danh tiếng của bạn. Một buổi mở thử cho phép bạn kiểm tra luồng phục vụ, đào tạo nhân viên trong điều kiện thực tế và nhận diện điểm yếu trước khi ra mắt chính thức.

Một kế hoạch ra mắt tốt có thể bao gồm:

• Sự kiện mở thử chỉ dành cho khách mời
• Tiếp cận truyền thông địa phương
• Thông báo trên mạng xã hội
• Thiết lập Google Business Profile
• Chương trình khuyến mãi khách hàng thân thiết hoặc giới thiệu
• Thu thập email cho marketing sau này
• Thu thập phản hồi từ khách hàng đầu tiên

Những vị khách đầu tiên thường là nguồn phản hồi vận hành giá trị nhất. Hãy dùng phản hồi đó để cải thiện dịch vụ, cách thực thi thực đơn và trải nghiệm khách hàng thật nhanh.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều chủ nhà hàng mới gặp phải những vấn đề có thể phòng tránh giống nhau. Tránh chúng có thể tiết kiệm thời gian và vốn.

Các sai lầm phổ biến gồm:

• Mở cửa khi chưa có đủ vốn lưu động
• Chọn sai cấu trúc doanh nghiệp
• Đánh giá thấp thời gian xin giấy phép
• Làm thực đơn quá phức tạp
• Tuyển dụng quá nhanh mà chưa có hệ thống đào tạo
• Bỏ qua chi phí lao động
• Không theo dõi tồn kho và lãng phí thực phẩm
• Ký hợp đồng thuê mà không đọc kỹ toàn bộ điều khoản
• Ra mắt mà không có kế hoạch tiếp thị

Ngành nhà hàng thưởng cho sự chuẩn bị. Bạn càng xử lý phần kinh doanh cẩn thận, bạn càng dễ tập trung vào món ăn và dịch vụ.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập muốn thành lập và duy trì doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với ít gánh nặng hành chính hơn. Đối với chủ nhà hàng, điều đó có thể có nghĩa là hoàn tất pháp nhân sớm hơn, tổ chức các bước thiết lập ban đầu tốt hơn và dành nhiều năng lượng hơn cho chính doanh nghiệp.

Tùy theo nhu cầu của bạn, Zenind có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và các nhiệm vụ khởi nghiệp liên quan để bạn có thể đi qua các giai đoạn đầu với quy trình gọn hơn và nền tảng vững hơn.

Lời kết

Bắt đầu kinh doanh nhà hàng tại Hoa Kỳ đòi hỏi nhiều hơn năng khiếu ẩm thực. Nó cần kế hoạch, cấu trúc pháp lý, giấy phép, vốn, nhân sự và kỷ luật vận hành. Những nhà sáng lập thành công thường là những người xem nhà hàng vừa là một doanh nghiệp dịch vụ hiếu khách, vừa là một công ty được quản lý cẩn thận.

Nếu bạn tiếp cận quá trình ra mắt một cách có phương pháp, chọn đúng loại hình pháp lý, xin đúng giấy phép và xây dựng hệ thống trước ngày mở cửa, bạn sẽ tạo cho nhà hàng của mình cơ hội tốt hơn nhiều để trở nên có lợi nhuận và bền vững.

Một nhà hàng tuyệt vời có thể trở thành một biểu tượng của khu phố. Công việc bắt đầu từ rất lâu trước khi cánh cửa mở ra.