Thuế của LLC một thành viên: Các khoản khấu trừ ẩn, nguyên tắc nộp hồ sơ và mẹo tuân thủ

LLC một thành viên có thể là một trong những cấu trúc kinh doanh đơn giản nhất đối với chủ sở hữu mới, nhưng sự đơn giản đó không đồng nghĩa với việc không có trách nhiệm về thuế. Cách một LLC một thành viên bị đánh thuế có thể tạo ra cơ hội giảm thu nhập chịu thuế, miễn là chủ sở hữu lưu giữ hồ sơ chính xác, tách biệt chi tiêu kinh doanh và cá nhân, và hiểu rõ những khoản chi nào đủ điều kiện là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.

Đối với nhiều doanh nhân, khoản tiết kiệm thuế lớn nhất không nằm ở các chiến lược nâng cao. Chúng đến từ những khoản chi hằng ngày thường bị bỏ sót. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp dưới một LLC một thành viên, việc hiểu cách thuế pass-through hoạt động và những khoản khấu trừ nào có thể áp dụng sẽ tạo ra khác biệt đáng kể vào thời điểm quyết toán thuế.

LLC một thành viên bị đánh thuế như thế nào

Mặc định, IRS xem LLC một thành viên là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Điều đó có nghĩa là bản thân LLC thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang riêng. Thay vào đó, thu nhập và chi phí của doanh nghiệp được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Trên thực tế, điều này thường có nghĩa là:

• Thu nhập kinh doanh và các khoản chi được khấu trừ được khai trên Schedule C.
• Lợi nhuận ròng chuyển sang Form 1040.
• Chủ sở hữu thường phải nộp thuế thu nhập liên bang và thuế tự doanh trên lợi nhuận kinh doanh.

Cấu trúc này phổ biến vì nó kết hợp được bảo vệ trách nhiệm pháp lý với việc khai thuế tương đối đơn giản. Đồng thời, điều này càng làm cho việc theo dõi khấu trừ một cách cẩn thận trở nên quan trọng. Mọi khoản chi hợp lệ của doanh nghiệp được ghi nhận đầy đủ đều có thể giúp giảm lợi nhuận chịu thuế.

7 khoản khấu trừ mà chủ LLC một thành viên thường bỏ lỡ

Nhiều chủ doanh nghiệp nhớ đến các khoản chi rõ ràng như tiền thuê văn phòng hoặc trả cho nhà thầu, nhưng lại bỏ qua những khoản nhỏ hơn tích lũy trong suốt cả năm. Các khoản khấu trừ sau đây là những nhóm phổ biến nên xem xét cùng chuyên gia thuế.

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình một cách thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để khấu trừ văn phòng tại nhà. Khoản này có thể áp dụng dù bạn làm việc trong một phòng riêng, một không gian làm việc được tách biệt rõ ràng, hoặc một khu vực khác đáp ứng yêu cầu của IRS.

Bạn có thể khấu trừ một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Thuế tài sản
• Dịch vụ internet
• Chi phí bảo trì nhà ở có lợi cho khu vực làm việc

Có hai cách phổ biến để tính khoản khấu trừ này: phương pháp đơn giản và phương pháp thông thường. Cách phù hợp nhất phụ thuộc vào tình huống và hồ sơ của bạn, vì vậy nên so sánh cả hai.

2. Số km xe và chi phí đi lại

Nếu bạn lái xe phục vụ công việc, bạn có thể được khấu trừ theo mức mileage tiêu chuẩn hoặc theo chi phí thực tế của xe, tùy theo phương pháp bạn chọn và điều kiện đủ tiêu chuẩn. Việc lái xe phục vụ kinh doanh có thể bao gồm các chuyến gặp khách hàng, tham dự sự kiện kết nối, lấy hàng hóa, hoặc đến địa điểm làm việc.

Hãy theo dõi:

• Ngày và điểm đến
• Mục đích của chuyến đi
• Số dặm đã đi
• Phí đỗ xe và phí cầu đường

Hãy tách việc đi lại phục vụ kinh doanh khỏi việc đi làm thường ngày, vì việc đi từ nhà đến nơi làm việc cố định thường không được khấu trừ.

3. Dịch vụ điện thoại và internet

Điện thoại và kết nối internet thường là thiết yếu đối với doanh nghiệp hiện đại. Nếu bạn dùng chung một đường dây điện thoại hoặc dịch vụ internet cho cả kinh doanh lẫn cá nhân, bạn có thể khấu trừ phần chi phí dành cho hoạt động kinh doanh.

Điều quan trọng là phân bổ chi phí một cách hợp lý. Ví dụ, nếu 60% việc sử dụng điện thoại di động của bạn là cho các cuộc gọi kinh doanh, trao đổi với khách hàng và ứng dụng công việc, bạn có thể khấu trừ phần đó.

4. Dịch vụ chuyên môn và phần mềm

Chủ LLC một thành viên thường bỏ qua các khoản chi liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp trơn tru. Những khoản này có thể bao gồm:

• Dịch vụ kế toán
• Phí khai thuế liên quan đến doanh nghiệp
• Tư vấn pháp lý
• Gói đăng ký phần mềm kinh doanh
• Lưu trữ đám mây và công cụ năng suất
• Nền tảng xử lý thanh toán hoặc xuất hóa đơn

Nếu dịch vụ đó hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, nó có thể được khấu trừ.

5. Marketing và quảng bá

Quảng cáo thường là một trong những khoản khấu trừ có giá trị nhất, vì nhiều chủ doanh nghiệp chi cho marketing mỗi tháng nhưng lại không phân loại đúng.

Các khoản chi có thể được khấu trừ bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Tiếp thị qua công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo mạng xã hội
• Tờ rơi in ấn
• Công cụ email marketing
• Tài trợ sự kiện

Nếu khoản chi nhằm thu hút hoặc giữ chân khách hàng, thì thường nên xem xét khả năng khấu trừ.

6. Bữa ăn và các cuộc họp kinh doanh

Bữa ăn có thể được khấu trừ trong một số bối cảnh kinh doanh nhất định, nhưng quy định khá cụ thể. Một bữa ăn có thể đủ điều kiện khi nó liên quan trực tiếp đến các cuộc thảo luận kinh doanh đang diễn ra hoặc khi được cung cấp trong một bối cảnh kinh doanh được phép khấu trừ.

Hồ sơ lưu trữ rất quan trọng. Hãy ghi lại:

• Ai đã tham dự
• Mục đích kinh doanh
• Ngày và địa điểm
• Số tiền đã chi

Chi phí giải trí thường được xử lý khác với chi phí bữa ăn, vì vậy không nên mặc định rằng mọi buổi gặp khách hàng đều đủ điều kiện.

7. Bảo hiểm, giấy phép và hội viên

Nhiều chủ doanh nghiệp chi trả cho các khoản bảo vệ và chứng chỉ liên quan đến kinh doanh trong suốt cả năm. Những khoản này có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Giấy phép kinh doanh cấp bang hoặc địa phương
• Hội viên ngành nghề
• Chứng chỉ và gia hạn

Nếu chi phí gắn với việc vận hành doanh nghiệp hoặc duy trì các yêu cầu chuyên môn bắt buộc, nó có thể được khấu trừ.

Những khoản chi khác đáng xem xét

Ngoài bảy nhóm trên, chủ LLC một thành viên cũng nên xem xét kỹ:

• Văn phòng phẩm và phí vận chuyển
• Thanh toán cho nhà thầu
• Phí bưu chính và giao hàng
• Mua thiết bị, tùy theo quy tắc khấu hao
• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí tài khoản merchant
• Đào tạo và giáo dục thường xuyên

IRS nhìn chung cho phép khấu trừ các khoản chi kinh doanh thông thường và cần thiết. Tiêu chuẩn này khá rộng, nhưng không có nghĩa là mọi khoản mua đều được tính. Khoản chi phải có mục đích kinh doanh thực tế và nên có hồ sơ chứng minh.

Vì sao lưu trữ hồ sơ quan trọng hơn bản thân khoản khấu trừ

Một khoản khấu trừ chỉ thực sự có giá trị khi nó có thể được chứng minh. Lưu trữ hồ sơ tốt là ranh giới giữa lợi ích thuế hợp pháp và rắc rối khi bị kiểm toán hoặc rà soát.

Những thói quen tốt bao gồm:

• Tách biệt tài khoản kinh doanh và cá nhân
• Dùng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Lưu hóa đơn và biên lai
• Ghi nhật ký số dặm theo thời gian thực
• Phân loại chi phí nhất quán
• Lưu giữ hồ sơ thuế trong nhiều năm

Nếu LLC của bạn còn mới, đây là thời điểm để thiết lập các hệ thống đó. Hồ sơ gọn gàng giúp việc khai thuế nhanh hơn và giảm nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ.

Phí bang, báo cáo thường niên và thuế nhượng quyền

Thuế liên bang chỉ là một phần của bức tranh. Nhiều bang yêu cầu nộp báo cáo thường niên, phí gia hạn hoặc thuế nhượng quyền để giữ LLC hoạt động và ở trạng thái tốt. Các nghĩa vụ này khác nhau theo từng bang, và số tiền có thể phụ thuộc vào nơi LLC được thành lập cũng như nơi nó hoạt động.

Điểm khác biệt này rất quan trọng. Một LLC một thành viên có thể có cấu trúc khai thuế liên bang đơn giản nhưng vẫn phải đáp ứng các hạn chót tuân thủ ở cấp bang. Việc bỏ lỡ một tờ khai hoặc khoản phí bắt buộc có thể dẫn đến phạt, giải thể hành chính hoặc mất trạng thái tốt.

Nếu bạn thành lập doanh nghiệp thông qua Zenind, bạn nên có một lịch tuân thủ và theo dõi các nghĩa vụ định kỳ của bang song song với hạn chót thuế của mình.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Ngay cả những chủ doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm cũng có thể mắc lỗi thuế có thể tránh được. Những lỗi phổ biến nhất gồm:

• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh
• Quên theo dõi số dặm trong suốt cả năm
• Khai khoản khấu trừ mà không có hóa đơn hoặc nhật ký
• Bỏ sót phần mềm, gói đăng ký hoặc các khoản chi định kỳ nhỏ
• Phân loại sai các khoản mua tài sản vốn thành chi phí được trừ ngay
• Bỏ lỡ hạn chót nộp hồ sơ của bang
• Cho rằng LLC tự động phải nộp thuế thu nhập liên bang

Chỉ một danh mục bị bỏ sót cũng có thể khiến chủ doanh nghiệp tốn nhiều hơn dự tính, đặc biệt khi nó ảnh hưởng đến cách tính thuế tự doanh.

Khi nào nên trao đổi với chuyên gia thuế

Chuyên gia thuế có thể hỗ trợ nếu tình hình kinh doanh của bạn đang trở nên phức tạp hơn. Điều đó đặc biệt đúng nếu bạn:

• Có cả chi phí văn phòng tại nhà và chi phí xe cộ
• Hoạt động ở nhiều bang
• Dự kiến lợi nhuận tăng đáng kể
• Muốn đánh giá liệu một lựa chọn thuế khác có thể có lợi hay không
• Cần hỗ trợ tách biệt chi phí được khấu trừ khỏi chi tiêu cá nhân

Tư vấn chuyên môn cũng có thể giúp bạn tránh các lập trường quá mạnh tay nhưng không phù hợp với tình huống thực tế.

Kết luận

Thuế của LLC một thành viên có thể quản lý được khi chủ sở hữu hiểu quy định và lưu giữ hồ sơ chi tiết. Khoản tiết kiệm lớn nhất thường đến từ các chi phí hằng ngày như văn phòng tại nhà, số km xe, phần mềm, marketing, bữa ăn và dịch vụ kinh doanh. Đồng thời, các yêu cầu tuân thủ của bang vẫn rất quan trọng và cần được theo dõi cẩn thận cùng với nghĩa vụ khai thuế liên bang.

Nếu bạn muốn giữ doanh nghiệp được tổ chức ngay từ đầu, Zenind có thể giúp bạn thành lập và duy trì LLC trong khi bạn tập trung xây dựng công ty và chuẩn bị cho mùa thuế với sự tự tin.