Các khoản khấu trừ thuế cho họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ: Hướng dẫn thực tế dành cho doanh nhân sáng tạo

Công việc sáng tạo thường khó đoán trước. Thu nhập có thể đến theo từng đợt, các dự án có thể chồng chéo, và nhiều khoản chi phí phát sinh từ rất lâu trước khi tiền về. Với các họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ làm việc như nhà thầu độc lập hoặc chủ doanh nghiệp tự kinh doanh, các khoản khấu trừ thuế có thể tạo ra khác biệt đáng kể.

Điều cốt lõi là biết khoản chi nào là thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn, sau đó lưu giữ hồ sơ để chứng minh cho mọi khoản khấu trừ bạn yêu cầu. Đây là điểm mà nhiều chuyên gia sáng tạo thường mất tiền. Họ либо bỏ lỡ các khoản khấu trừ hoàn toàn hoặc không theo dõi đủ tốt để bảo vệ chúng sau này.

Hướng dẫn này phân tích các khoản khấu trừ phổ biến cho người làm sáng tạo, giải thích những quy tắc thường áp dụng và cho thấy cách xây dựng một quy trình thuế có tổ chức hơn cho doanh nghiệp sáng tạo của bạn.

Khoản chi nào được xem là chi phí kinh doanh được khấu trừ?

Nói chung, một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ là khoản chi vừa thông thường vừa cần thiết cho ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh của bạn. Đối với họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ, đó có thể là những thứ bạn dùng để sáng tạo, quảng bá, đi lại vì công việc, bảo vệ và quản lý công việc của mình.

Một vài điểm quan trọng áp dụng cho hầu hết các khoản khấu trừ:

• Khoản chi phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, không chỉ đến đời sống cá nhân.
• Bạn cần tài liệu chứng minh như hóa đơn, biên lai, nhật ký quãng đường, hợp đồng và sao kê ngân hàng.
• Các khoản chi dùng chung thường phải được phân bổ giữa mục đích kinh doanh và mục đích cá nhân.
• Nếu bạn là nhân viên, nhiều chi phí công việc không được hoàn trả hiện không còn được khấu trừ theo các quy định liên bang hiện hành.

Nếu bạn tự kinh doanh, nộp Schedule C hoặc hoạt động thông qua một thực thể kinh doanh, bạn thường ở vị thế tốt nhất để khấu trừ các chi phí kinh doanh hợp lệ.

1. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Văn phòng tại nhà có thể là một trong những khoản khấu trừ có giá trị nhất đối với doanh nhân sáng tạo, đặc biệt nếu bạn viết, sáng tác, chỉnh sửa, thiết kế, tập dượt hoặc quản lý doanh nghiệp từ nhà.

Để đủ điều kiện, không gian làm việc nhìn chung phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh. Một chiếc bàn đặt ở góc phòng ngủ thường sẽ không đủ điều kiện nếu nó đồng thời là không gian cá nhân. Một phòng riêng, góc studio hoặc khu vực được xác định rõ ràng chỉ dùng để làm việc sẽ mạnh hơn.

Thông thường có hai cách để tính khoản khấu trừ:

• Phương pháp đơn giản hóa: dùng mức tiêu chuẩn trên mỗi foot vuông, tối đa theo giới hạn của IRS.
• Phương pháp thông thường: phân bổ một phần chi phí thực tế của ngôi nhà dựa trên mức độ sử dụng cho kinh doanh.

Các chi phí phổ biến có thể liên quan gồm tiền thuê nhà, lãi thế chấp, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao, tùy thuộc vào phương pháp bạn dùng và tình huống của bạn.

Với những người sáng tạo dành nhiều thời gian để chỉnh sửa, lập kế hoạch, ghi âm hoặc quản lý hoạt động kinh doanh tại nhà, khoản khấu trừ này có thể rất đáng kể. Đổi lại là yêu cầu lưu trữ hồ sơ. Hãy đo đạc không gian cẩn thận và giữ ghi chép rõ ràng về cách khu vực đó được sử dụng.

2. Vật tư nghệ thuật và nguyên liệu sáng tạo

Vật tư là một trong những khoản khấu trừ hiển nhiên nhất đối với họa sĩ thị giác, họa sĩ minh họa, doanh nghiệp thủ công và các nhà sáng tạo làm sản phẩm.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Sơn, mực, cọ, giấy, canvas và sổ phác thảo
• Đất sét, vải, chỉ hoặc các công cụ chuyên dụng dùng cho sản xuất
• Vật liệu in ấn, bao bì và vật tư vận chuyển
• Đạo cụ, bối cảnh hoặc các vật liệu dành riêng cho từng dự án
• Công cụ kỹ thuật số, bút vẽ, máy tính bảng và tài sản thiết kế cho người sáng tạo số

Nếu món hàng được dùng cả cho mục đích cá nhân lẫn nghề nghiệp, chỉ phần dành cho kinh doanh mới được khấu trừ. Ví dụ, một máy tính bảng dùng vừa để giải trí vừa để làm việc cho khách hàng có thể cần được phân bổ.

Hãy giữ biên lai và, khi cần, ghi chú xem giao dịch đó hỗ trợ dự án hay khách hàng nào.

3. Thiết bị và dàn máy cho nhạc sĩ

Nhạc sĩ thường đầu tư mạnh vào thiết bị. Điều đó có thể bao gồm nhạc cụ, micro, tai nghe, giao diện âm thanh, ampli, pedal, loa kiểm âm, giá đỡ, dây cáp và phụ kiện thu âm.

Tùy theo giá trị và cách sử dụng món đồ, bạn có thể được khấu trừ trực tiếp khoản chi hoặc thu hồi chi phí thông qua khấu hao hoặc một cách xử lý thuế khác. Các món có giá trị cao thường đòi hỏi kế toán cẩn thận hơn.

Chi phí bảo trì định kỳ và sửa chữa nhỏ cũng có thể được khấu trừ khi cần thiết để giữ thiết bị hoạt động tốt.

Nếu bạn dùng thiết bị cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, hãy theo dõi mức sử dụng cho kinh doanh càng cẩn thận càng tốt.

4. Phần mềm và gói đăng ký

Doanh nghiệp sáng tạo hiện đại phụ thuộc vào phần mềm. Nhà văn có thể đăng ký công cụ soạn thảo, phần mềm kiểm tra ngữ pháp, cơ sở dữ liệu nghiên cứu, lưu trữ đám mây và nền tảng website. Họa sĩ có thể trả cho phần mềm thiết kế, công cụ chỉnh sửa, lưu trữ hồ sơ năng lực hoặc thư viện tài nguyên. Nhạc sĩ có thể dùng công cụ thu âm, mastering và phân phối.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Phần mềm viết, chỉnh sửa và cộng tác
• Công cụ thiết kế đồ họa và minh họa
• Phần mềm ghi âm và sản xuất âm thanh
• Dịch vụ sao lưu đám mây và chia sẻ tệp
• Lưu trữ website, phí tên miền và công cụ portfolio
• Bản tin chuyên ngành, cơ sở dữ liệu tham khảo và hội viên

Nếu bạn hủy đăng ký, ngừng sử dụng hoặc thay thế nó trong năm, hãy cập nhật hồ sơ để sổ sách phản ánh đúng tình trạng hiện tại.

5. Chi phí nghiên cứu cho nhà văn và người sáng tạo nội dung

Nghiên cứu là một phần công việc đối với nhiều nhà văn, nhà báo, biên kịch và người sáng tạo nội dung. Các chi phí liên quan đến nghiên cứu thường có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với công việc kinh doanh của bạn.

Điều đó có thể bao gồm:

• Sách và tài liệu tham khảo
• Quyền truy cập trả phí vào kho lưu trữ, cơ sở dữ liệu hoặc tạp chí học thuật
• Báo cáo ngành và ấn phẩm theo dạng thuê bao
• Chi phí đi lại gắn với chuyến đi nghiên cứu hoặc phỏng vấn nguồn tin
• Phí vào bảo tàng hoặc kho lưu trữ khi liên quan trực tiếp đến một dự án

Mục đích kinh doanh càng rõ ràng thì càng tốt. Hãy giữ ghi chú liên kết khoản chi với một dự án viết hoặc nhiệm vụ cụ thể.

6. Chi phí đi lại

Nhiều chuyên gia sáng tạo đi lại để tham gia thử vai, biểu diễn, triển lãm, cuộc họp, buổi chụp, hội nghị, workshop và nghiên cứu.

Chuyến công tác có thể bao gồm các chi phí như:

• Vé máy bay, vé tàu và chi phí đi xe công nghệ gọi xe
• Lưu trú
• Phí hành lý
• Phí cầu đường, đỗ xe và phương tiện di chuyển địa phương
• Bữa ăn công việc trong các trường hợp đủ điều kiện

Việc đi lại phải phục vụ mục đích kinh doanh. Nếu một chuyến đi kết hợp giữa hoạt động kinh doanh và cá nhân, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ, và quy tắc có thể khá phức tạp. Hồ sơ lịch trình rõ ràng là rất quan trọng.

Với nhạc sĩ, điều này đặc biệt quan trọng khi lưu diễn hoặc di chuyển đến các buổi biểu diễn. Với nhà văn và họa sĩ, chuyến đi có thể gắn với phỏng vấn, khảo sát hiện trường, hội nghị hoặc gặp khách hàng.

7. Chi phí phòng thu và sản xuất

Phí thuê phòng thu có thể tăng nhanh. May mắn là khi khoản chi này gắn trực tiếp với việc tạo ra tác phẩm của bạn, nó thường thuộc vào cấu trúc chi phí kinh doanh.

Các khoản khấu trừ có thể gồm:

• Phí thuê thời gian phòng thu
• Phí kỹ sư âm thanh
• Chi phí hòa âm và master
• Trả cho nhạc công tham gia thu âm
• Thuê thiết bị phục vụ sản xuất cho từng dự án
• Các chi phí sản xuất riêng cho dự án

Nếu bạn vận hành phòng thu tại nhà của riêng mình, một số chi phí có thể được xử lý như chi phí văn phòng tại nhà hoặc chi phí thiết bị. Cách xử lý phù hợp phụ thuộc vào việc không gian và thiết bị được sử dụng như thế nào.

8. Quảng cáo và tiếp thị

Thu hút sự chú ý cho công việc sáng tạo thường đòi hỏi phải chi tiền. Chi phí marketing thường được khấu trừ khi mục đích là quảng bá doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ gồm:

• Quảng cáo mạng xã hội
• Tờ rơi và poster in ấn
• Danh thiếp và bộ tài liệu giới thiệu báo chí
• Thiết kế và bảo trì website
• Công cụ email marketing
• Phát triển portfolio hoặc EPK
• Chi phí video quảng bá hoặc chụp ảnh quảng bá

Với họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ, quảng bá không phải là tùy chọn. Đó là một phần của việc xây dựng khán giả. Hãy lưu giữ rõ ràng các chiến dịch quảng cáo, hóa đơn và biên nhận từ nền tảng để có thể tách riêng chi phí quảng bá khỏi chi tiêu cá nhân hoặc thử nghiệm.

9. Phí pháp lý và phí chuyên môn

Doanh nghiệp sáng tạo thường cần hỗ trợ từ bên ngoài. Luật sư, kế toán, nhân viên ghi sổ, đại diện và tư vấn viên có thể đều là một phần của việc vận hành doanh nghiệp một cách có trách nhiệm.

Các khoản phí có thể được khấu trừ gồm:

• Xem xét hợp đồng
• Dịch vụ khai thuế và ghi sổ
• Tư vấn kinh doanh
• Công việc pháp lý liên quan đến thương hiệu hoặc thành lập thực thể
• Tư vấn về bản quyền
• Phí đại diện chuyên môn gắn với hoạt động kinh doanh

Các khoản phí này đặc biệt hữu ích khi bạn đang đàm phán hợp đồng, sắp xếp cấu trúc doanh nghiệp hoặc cố gắng duy trì tuân thủ khi thu nhập tăng lên.

10. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi rủi ro. Tùy theo mô hình hoạt động, phí bảo hiểm liên quan đến kinh doanh có thể được khấu trừ.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm thiết bị
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm y tế trong các tình huống đủ điều kiện cho người tự kinh doanh

Loại bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào công việc của bạn. Một nhạc sĩ lưu diễn, một họa sĩ minh họa tự do và một tác giả tự xuất bản có thể cần những chính sách khác nhau.

11. Tiền thuê, tiện ích và không gian studio

Nếu bạn thuê một studio hoặc không gian làm việc riêng, phần tiền thuê và tiện ích dành cho kinh doanh có thể được khấu trừ.

Điều đó có thể bao gồm:

• Tiền thuê studio
• Điện
• Dịch vụ internet
• Nước
• Chi phí vệ sinh hoặc bảo trì
• Một số sửa chữa cho không gian kinh doanh

Nguyên tắc phân bổ tương tự cũng áp dụng nếu không gian được dùng chung với mục đích cá nhân. Chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới nên được yêu cầu khấu trừ.

12. Chi phí điện thoại và internet

Dịch vụ điện thoại và internet thường rất cần thiết cho doanh nghiệp sáng tạo. Nhà văn dùng chúng để liên lạc với biên tập viên và khách hàng. Nhạc sĩ dùng chúng để sắp xếp buổi thu âm và lịch biểu diễn. Họa sĩ dùng chúng để quảng bá tác phẩm, chia sẻ tệp và quản lý đơn hàng.

Nếu một đường dây điện thoại hoặc kết nối internet được dùng một phần cho mục đích cá nhân, bạn thường cần phân bổ chi phí. Việc có đường dây hoặc tài khoản riêng cho kinh doanh có thể giúp theo dõi dễ dàng hơn nhiều.

13. Giáo dục và phát triển chuyên môn

Các khóa học và đào tạo có thể được khấu trừ khi chúng giúp duy trì hoặc nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực kinh doanh hiện tại của bạn.

Ví dụ gồm:

• Workshop và lớp chuyên sâu
• Đào tạo phần mềm
• Hội nghị và hội thảo
• Khóa học kỹ thuật hoặc sản xuất
• Chứng chỉ chuyên ngành
• Hội viên hiệp hội nghề nghiệp gắn với lĩnh vực của bạn

Mục đích rất quan trọng. Đào tạo chuẩn bị cho một nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh mới có thể được xử lý khác với đào tạo nhằm nâng cao một lĩnh vực hiện có, vì vậy đáng để xem xét cẩn thận.

14. Phí ngân hàng, phí xử lý thanh toán và dịch vụ kinh doanh

Các chi phí định kỳ nhỏ rất dễ bị bỏ qua, nhưng chúng tích lũy rất nhanh trong một năm.

Các khoản khấu trừ có thể gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí cổng thanh toán
• Phí dịch vụ thương mại
• Phí vận chuyển và bưu phí cho hàng hóa kinh doanh
• Phần mềm văn phòng và công cụ hành chính
• Gia hạn website và tên miền

Đây là những khoản chi thường biến mất nếu bạn không phân loại ngay khi phát sinh. Tài khoản riêng và sổ sách gọn gàng sẽ giúp bạn ghi nhận chúng dễ hơn.

Cách sắp xếp hồ sơ để không mất các khoản khấu trừ

Những khoản khấu trừ tốt nhất là những khoản bạn thực sự có thể chứng minh. Lưu trữ hồ sơ tốt là điều thiết yếu.

Hãy xây dựng một hệ thống đơn giản bao gồm:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng riêng
• Bản sao kỹ thuật số của biên lai và hóa đơn
• Nhật ký quãng đường cho các chuyến đi công việc
• Thư mục lưu hợp đồng, giấy phép và sao kê
• Ghi chú mô tả mục đích kinh doanh của từng khoản chi
• Rà soát sổ sách hàng tháng thay vì dồn đến cuối năm

Nếu bạn đợi đến mùa thuế mới sắp xếp mọi thứ, bạn gần như chắc chắn sẽ bỏ sót điều gì đó.

Những sai lầm phổ biến của người làm sáng tạo

Ngay cả những họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ giàu kinh nghiệm cũng gặp phải các vấn đề thuế có thể tránh được. Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà cho không gian cũng được dùng cho mục đích cá nhân
• Quên theo dõi quãng đường và chi tiết đi lại
• Khấu trừ thiết bị mà không có hồ sơ rõ ràng về mức sử dụng cho kinh doanh
• Bỏ sót các chi phí phần mềm và gói đăng ký nhỏ nhưng lặp lại
• Không ghi lại mục đích kinh doanh của chi phí nghiên cứu hoặc giáo dục

Một khoản khấu trừ chỉ thực sự có giá trị nếu nó có thể đứng vững khi bị xem xét. Độ chính xác quan trọng hơn sự táo bạo.

Khi LLC hoặc cấu trúc doanh nghiệp chính thức có ích

Thành lập LLC không tự tạo ra các khoản khấu trừ, và nó cũng không thay thế cho việc ghi sổ tốt. Điều nó có thể làm là giúp bạn tách doanh nghiệp khỏi tài chính cá nhân một cách rõ ràng hơn.

Với nhiều người sáng tạo, một cấu trúc doanh nghiệp chính thức có thể giúp dễ dàng hơn trong việc:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Theo dõi thu nhập và chi phí kinh doanh
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn với khách hàng và đối tác
• Thiết lập ranh giới hành chính rõ ràng cho doanh nghiệp
• Giữ tổ chức tốt hơn khi công việc phát triển vượt quá mức làm thêm

Sự tách bạch đó rất có giá trị khi bạn đang cố gắng chứng minh các khoản khấu trừ và duy trì hồ sơ sạch hơn.

Zenind hỗ trợ doanh nhân sáng tạo như thế nào

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với sự rõ ràng và hiệu quả. Với các họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ sẵn sàng coi công việc sáng tạo của mình như một doanh nghiệp, điều đó rất quan trọng.

Quy trình thành lập phù hợp có thể giúp bạn xây dựng cấu trúc cho công việc của mình, trong khi hỗ trợ tuân thủ có thể giảm bớt gánh nặng hành chính về sau. Nhờ đó, bạn có thêm thời gian để tập trung vào sáng tạo, xuất bản, biểu diễn và phát triển.

Nếu doanh nghiệp sáng tạo của bạn đang mở rộng, nền tảng thành lập và tuân thủ phù hợp có thể khiến mùa thuế bớt hỗn loạn và việc ghi chép trở nên dễ dự đoán hơn.

Kết luận

Họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ thường có thể khấu trừ nhiều loại chi phí kinh doanh, từ chi phí văn phòng tại nhà và vật tư đến đi lại, phần mềm, marketing và dịch vụ chuyên môn. Lợi thế thực sự đến từ việc kết hợp các khoản khấu trừ đó với sổ sách kỷ luật.

Nếu bạn coi công việc sáng tạo của mình như một doanh nghiệp, giữ hồ sơ gọn gàng và rà soát chi phí thường xuyên, bạn sẽ có nhiều khả năng giữ lại phần lớn hơn trong số tiền mình kiếm được.

Đối với những người sáng tạo muốn chính thức hóa hoạt động, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức tốt hơn, tách bạch chi phí rõ ràng hơn và tuân thủ tự tin hơn.

Câu hỏi thường gặp

Họa sĩ, nhà văn và nhạc sĩ có thể khấu trừ chi phí cá nhân không?

Không. Chỉ các khoản chi thông thường, cần thiết và có liên quan đến doanh nghiệp mới thường được khấu trừ. Chi tiêu cá nhân nên được tách riêng.

Tôi có cần LLC để yêu cầu khấu trừ không?

Không. LLC không bắt buộc để yêu cầu các khoản khấu trừ kinh doanh hợp pháp. Tuy nhiên, nó có thể giúp bạn tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân.

Thói quen quan trọng nhất để theo dõi khấu trừ là gì?

Hãy giữ biên lai và ghi lại mục đích kinh doanh của từng khoản chi càng sớm càng tốt. Chờ đến mùa thuế thường dẫn đến hồ sơ thiếu hoặc không đầy đủ.

Tôi có thể khấu trừ văn phòng tại nhà nếu phòng đó cũng dùng cho hoạt động cá nhân không?

Thông thường là không. Không gian thường phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh mới đủ điều kiện.

Gói đăng ký và phần mềm có được khấu trừ không?

Thường là có, nếu chúng được dùng cho kinh doanh. Điều đó bao gồm công cụ viết, phần mềm thiết kế, lưu trữ đám mây, hệ thống kế toán và các dịch vụ liên quan.