Các khoản khấu trừ thuế cho nhà thầu cảnh quan: 10 khoản có thể giúp giảm hóa đơn thuế doanh nghiệp của bạn

Vận hành một doanh nghiệp cảnh quan đồng nghĩa với việc phải xử lý thiết bị, đội ngũ, nhiên liệu, vật liệu, các đợt trì hoãn do thời tiết và dòng tiền theo mùa. Thuế không nên làm mọi thứ rối hơn mức cần thiết. Tin tốt là IRS thường cho phép bạn khấu trừ các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết nếu bạn lưu giữ hồ sơ rõ ràng và khai báo đúng cách.

Nếu bạn là nhà thầu cảnh quan tự doanh, chủ sở hữu duy nhất, LLC một thành viên, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần, nguyên tắc cốt lõi vẫn giống nhau: chi phí kinh doanh được khấu trừ khi đó là chi phí hợp pháp để vận hành doanh nghiệp, không phải chi tiêu cá nhân. Thách thức nằm ở việc biết khoản nào được tính, cách ghi chép thế nào, và cách tránh những sai lầm phổ biến có thể làm giảm khoản khấu trừ hoặc gây ra câu hỏi khi bị kiểm tra.

Ai Có Thể Yêu Cầu Khấu Trừ Thuế Cho Ngành Cảnh Quan?

Phần lớn chủ doanh nghiệp cảnh quan có thể yêu cầu khấu trừ cho các chi phí vừa thông thường vừa cần thiết đối với hoạt động kinh doanh của họ. Theo thuật ngữ của IRS, một khoản chi thông thường là khoản phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn, còn khoản chi cần thiết là khoản hữu ích và phù hợp để vận hành doanh nghiệp.

Điều đó có thể bao gồm cả các chi phí nhỏ phát sinh thường xuyên lẫn các khoản mua sắm lớn hơn. Một số khoản được khấu trừ ngay. Những khoản khác có thể cần khấu hao theo thời gian hoặc xử lý theo Mục 179, tùy thuộc vào tài sản và các quy định thuế áp dụng.

Nếu bạn mới bắt đầu, việc tách biệt hoạt động kinh doanh ngay từ đầu sẽ rất hữu ích. Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng, sổ sách rõ ràng và cấu trúc pháp lý phù hợp sẽ giúp việc khai thuế đơn giản hơn nhiều. Với nhiều chủ doanh nghiệp, thành lập LLC là một bước khởi đầu thực tế vì nó giúp tách chi tiêu doanh nghiệp khỏi chi tiêu cá nhân. Sự tách biệt đó giúp việc ghi sổ dễ hơn, và đó chính là điều bạn muốn khi mùa thuế đến.

1. Thiết Bị Và Dụng Cụ

Ngành cảnh quan phụ thuộc nhiều vào thiết bị. Máy cắt cỏ, máy tỉa, máy viền, máy thổi lá, máy cưa xích, máy sục khí, máy phun, rơ-moóc và các dụng cụ cầm tay đều là một phần của hoạt động hằng ngày.

Bạn có thể được khấu trừ:

• Dụng cụ nhỏ và vật tư tiêu hao trong doanh nghiệp
• Linh kiện thay thế và phụ kiện
• Trang bị an toàn bắt buộc cho công việc
• Thiết bị lớn hơn thông qua khấu hao hoặc bầu chọn Mục 179, nếu tài sản đủ điều kiện

Điểm quan trọng là phân biệt giữa vật tư tiêu hao thông thường và tài sản bền lâu. Những món nhỏ như găng tay, xẻng, kéo tỉa và lưỡi thay thế thường được ghi nhận chi phí trong năm mua. Các máy móc đắt tiền hơn có thể cần cách xử lý khác.

Hãy giữ hóa đơn, ghi ngày tài sản được đưa vào sử dụng và lưu lại mục đích sử dụng của từng món. Nếu bạn dùng cùng thiết bị cho việc cá nhân, chỉ phần sử dụng cho doanh nghiệp mới được khấu trừ.

2. Sửa Chữa Và Bảo Trì

Sửa chữa giúp doanh nghiệp của bạn tiếp tục vận hành. Thay dầu, sửa lốp, mài lưỡi, thay pin, bảo dưỡng định kỳ và bảo trì rơ-moóc là các chi phí phổ biến đối với nhà thầu cảnh quan.

Những chi phí này thường được khấu trừ khi đó là bảo trì hoặc sửa chữa thường xuyên nhằm giữ thiết bị ở trạng thái hoạt động. Những cải tiến làm tăng đáng kể giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ hữu ích có thể phải được xử lý khác, vì vậy đừng mặc định mọi khoản chi lớn đều là khoản được trừ ngay.

Quy tắc thực tế là: nếu khoản chi khôi phục thiết bị về trạng thái hoạt động, nó có nhiều khả năng là chi phí sửa chữa. Nếu nó nâng cấp tài sản hoặc làm nó tốt hơn trước, có thể cần vốn hóa hoặc khấu hao.

3. Chi Phí Xe Và Số Dặm

Đối với một doanh nghiệp cảnh quan, xe tải hoặc xe van thường là một trong những khoản thuế lớn nhất. Bạn thường có thể khấu trừ việc sử dụng xe cho mục đích kinh doanh theo một trong hai cách:

• Mức chuẩn số dặm của IRS
• Chi phí thực tế của xe

Trong năm 2026, mức chuẩn số dặm của IRS cho mục đích kinh doanh là 72,5 xu mỗi dặm.

Khoản khấu trừ đó có thể áp dụng cho các chuyến đi phục vụ kinh doanh như:

• Lái từ địa điểm khách hàng này sang địa điểm khách hàng khác
• Đến nhà cung cấp để lấy vật liệu
• Di chuyển đến một công trường tạm thời
• Lái xe để gặp khách hàng hoặc khảo sát bất động sản

Những gì thường không được tính là quãng đường đi làm từ nhà đến địa điểm làm việc thường xuyên của bạn. IRS xem đó là việc đi lại cá nhân, ngay cả khi bạn có gọi điện công việc trên đường.

Nếu bạn dùng phương pháp số dặm, hãy giữ một nhật ký ghi ngày, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Một ứng dụng điện thoại có thể hỗ trợ, nhưng nhật ký vẫn cần nhất quán và đáng tin cậy.

4. Nhiên Liệu, Phí Cầu Đường, Đỗ Xe Và Các Chi Phí Đi Lại Khác

Nếu bạn chọn phương pháp chi phí thực tế thay vì tính theo số dặm, bạn có thể được khấu trừ phần chi phí xe dùng cho doanh nghiệp như:

• Xăng và dầu
• Sửa chữa và bảo trì
• Lốp xe
• Bảo hiểm
• Phí đăng ký và cấp phép
• Tiền thuê xe, nếu có
• Phí cầu đường và đỗ xe phục vụ kinh doanh

Phương pháp chi phí thực tế có thể đáng cân nhắc đối với những xe có chi phí vận hành cao, nhưng đòi hỏi việc ghi chép tốt hơn. Bạn cần theo dõi cẩn thận tỷ lệ sử dụng cho doanh nghiệp và cá nhân.

5. Cây Trồng, Mùn Phủ, Đất Và Vật Liệu Dự Án

Doanh nghiệp cảnh quan mua rất nhiều vật liệu cho dự án. Cây trồng, cây bụi, hạt giống, đất, mùn phủ, sỏi, đá, phân bón, gạch lát và các vật tư tương tự thường được khấu trừ khi chúng được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

Những chi phí này có thể được xử lý như vật tư hoặc như một phần của giá vốn hàng bán, tùy theo cách doanh nghiệp của bạn được tổ chức và cách kế toán của bạn theo dõi hàng tồn kho và chi phí dự án. Điểm quan trọng là tách vật liệu dự án khỏi các khoản mua sắm cá nhân và khỏi các khoản được hoàn trả.

Nếu khách hàng hoàn trả riêng cho bạn chi phí vật liệu, đừng ghi nhận trùng lặp khoản đó vừa là thu nhập vừa là chi phí khấu trừ mà không điều chỉnh cách xử lý thu nhập và chi phí.

6. Lao Động, Nhà Thầu Phụ Và Chi Phí Tiền Lương

Nếu bạn thuê người hỗ trợ, các chi phí lao động đó có thể là chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Điều đó có thể bao gồm:

• Tiền lương cho đội thi công
• Khoản thanh toán cho nhà thầu phụ
• Thuế tiền lương
• Phúc lợi do chủ lao động chi trả
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Nếu bạn trả cho nhà thầu độc lập, hãy lưu giữ hồ sơ phù hợp và phát hành các biểu mẫu thuế bắt buộc khi áp dụng. Nếu bạn có nhân viên, việc tuân thủ tiền lương trở nên quan trọng hơn. Khoản khấu trừ thuế có thể có, nhưng chỉ khi các khoản thanh toán được ghi chép và báo cáo đúng cách.

7. Tiền Thuê, Kho Lưu Trữ, Bãi Chứa Và Chi Phí Văn Phòng Tại Nhà

Nhiều doanh nghiệp cảnh quan cần nơi lưu thiết bị, đỗ xe tải hoặc xử lý công việc văn phòng. Tiền thuê cho xưởng, nhà kho, bãi hoặc không gian lưu trữ có thể được khấu trừ nếu được sử dụng cho doanh nghiệp.

Văn phòng tại nhà cũng có thể đủ điều kiện nếu được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho công việc kinh doanh và là nơi làm việc chính của bạn cho các hoạt động quản lý hoặc hành chính. Ví dụ, nếu bạn quản lý lịch làm việc, lập hóa đơn, kế toán và liên lạc với khách hàng từ một căn phòng riêng trong nhà, không gian đó có thể đủ điều kiện.

Các chi phí văn phòng tại nhà phổ biến có thể bao gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp, tùy trường hợp
• Tiện ích
• Internet
• Sửa chữa và bảo trì khu vực văn phòng
• Nội thất và vật tư văn phòng

Quy định của IRS về văn phòng tại nhà rất nghiêm ngặt. Một chiếc bàn trong căn phòng đồng thời cũng là phòng cho khách thường không đủ điều kiện. Không gian đó phải thực sự dành riêng cho doanh nghiệp.

8. Quảng Cáo, Chi Phí Website Và Phần Mềm

Một doanh nghiệp cảnh quan không thể phát triển nếu không có khách hàng. Chi phí tiếp thị nói chung được khấu trừ nếu đó là các chi phí kinh doanh thông thường.

Điều đó có thể bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Quảng cáo trả phí
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Tờ rơi và biển sân vườn
• Danh thiếp và ấn phẩm in
• Thiết kế logo
• Phần mềm lập lịch, xuất hóa đơn và báo giá

Nếu một công cụ giúp bạn giành được hợp đồng hoặc quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn, thì thường đáng để ghi nhận như một khoản chi được khấu trừ.

9. Bảo Hiểm, Giấy Phép Và Phí Dịch Vụ Chuyên Môn

Bảo vệ là yếu tố quan trọng trong ngành cảnh quan, nơi xe tải, dụng cụ, tài sản và tai nạn tại công trường có thể tạo ra rủi ro thực tế. Nhiều khoản phí bảo hiểm là chi phí kinh doanh được khấu trừ, bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm xe thương mại
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm dụng cụ và thiết bị
• Bảo hiểm tài sản doanh nghiệp

Bạn cũng có thể được khấu trừ giấy phép kinh doanh, giấy phép hoạt động và một số chi phí dịch vụ chuyên môn như:

• Phí kế toán
• Phí pháp lý
• Dịch vụ ghi sổ kế toán
• Phần mềm khai thuế
• Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và tuân thủ pháp lý

Giữ các chi phí này tách biệt khỏi chi tiêu cá nhân là điều thiết yếu. Nếu một khoản phí phục vụ cả mục đích cá nhân lẫn kinh doanh, chỉ phần dành cho doanh nghiệp mới được khấu trừ.

10. Đào Tạo, Chứng Chỉ Và Giáo Dục

Ngành cảnh quan không đứng yên. Thiết bị thay đổi, tiêu chuẩn an toàn thay đổi và kỳ vọng của khách hàng cũng thay đổi. Việc đào tạo duy trì hoặc nâng cao kỹ năng kinh doanh của bạn thường được khấu trừ.

Ví dụ có thể gồm:

• Đào tạo vận hành thiết bị
• Các khóa học an toàn
• Phí cấp phép và gia hạn
• Hội thảo ngành
• Đào tạo về kiểm soát côn trùng hoặc hệ thống tưới, nếu phù hợp với dịch vụ của bạn
• Giáo dục thường xuyên bắt buộc cho nghề của bạn

Giáo dục giúp bạn đủ điều kiện cho một nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh mới được xử lý khác, vì vậy hãy chắc chắn khóa học liên quan đến công việc cảnh quan hiện tại của bạn.

Các Khoản Khấu Trừ Khác Mà Chủ Doanh Nghiệp Cảnh Quan Không Nên Bỏ Qua

Một vài khoản thuế bổ sung khác cũng có thể quan trọng đối với doanh nghiệp cảnh quan:

• Bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh, nếu bạn đủ điều kiện để yêu cầu
• Đóng góp vào kế hoạch hưu trí, có thể giảm thu nhập chịu thuế theo các quy tắc hưu trí phù hợp
• Phí ngân hàng doanh nghiệp và phí xử lý thanh toán
• Chi phí bưu chính, vận chuyển và chuyển phát nhanh
• Chi phí điện thoại liên quan đến hoạt động kinh doanh

Đây không phải lúc nào cũng là những khoản khấu trừ lớn nhất, nhưng chúng cộng dồn rất nhanh trong cả năm.

Những Gì Nhà Thầu Cảnh Quan Thường Không Thể Khấu Trừ

Không phải mọi chi phí liên quan đến doanh nghiệp đều được khấu trừ. Các khoản thường không được khấu trừ hoặc bị hạn chế gồm:

• Đi làm từ nhà đến nơi làm việc thường xuyên của bạn
• Quần áo cá nhân có thể mặc ngoài công việc, ngay cả khi bạn thích mặc chúng khi làm việc
• Tiền phạt và hình phạt, bao gồm vé đỗ xe và vi phạm pháp luật
• Chi tiêu cá nhân trộn lẫn vào tài khoản doanh nghiệp
• Các chi phí đã được khách hàng hoàn trả và đã được ghi nhận ở nơi khác
• Phần sử dụng cá nhân của xe, dụng cụ hoặc thiết bị

Nguyên tắc cơ bản rất đơn giản: nếu đó là chi tiêu cá nhân, nó không được khấu trừ. Nếu nó vừa có mục đích cá nhân vừa có mục đích kinh doanh, chỉ phần dành cho doanh nghiệp mới được tính.

Cách Ghi Chép Các Khoản Khấu Trừ Cho Ngành Cảnh Quan

Hồ sơ tốt là ranh giới giữa một khoản khấu trừ thực sự và một phỏng đoán.

Hãy dùng một hệ thống có thể ghi nhận:

• Hóa đơn và biên lai
• Nhật ký số dặm
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hồ sơ nhà thầu và tiền lương
• Hóa đơn khách hàng
• Ảnh hoặc bản quét hóa đơn giấy
• Ghi chú về mục đích kinh doanh

Thực hiện sổ sách hàng tháng tốt hơn nhiều so với việc cố gắng dựng lại cả năm vào tháng Ba. Nếu bạn chờ quá lâu, bạn sẽ bỏ lỡ các khoản khấu trừ hoặc thiếu bằng chứng để hỗ trợ cho những khoản bạn khai báo.

Nếu bạn đang mở rộng từ công việc phụ thành một doanh nghiệp thực thụ, đây là lúc cấu trúc pháp nhân rõ ràng và sổ sách gọn gàng trở nên quan trọng. Zenind có thể giúp các doanh nhân thành lập và duy trì các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ, giúp bạn dễ dàng tách biệt tài chính doanh nghiệp và giữ mọi thứ ngăn nắp cho mùa thuế.

Cách Nhà Thầu Cảnh Quan Khai Báo Các Khoản Khấu Trừ Trên Tờ Khai Thuế

Nhiều doanh nghiệp cảnh quan nhỏ khai báo thu nhập và chi phí trên Schedule C nếu hoạt động dưới dạng chủ sở hữu duy nhất hoặc LLC một thành viên. Các doanh nghiệp lớn hơn hoặc có cấu trúc khác có thể dùng các biểu mẫu khác, nhưng ý tưởng cốt lõi vẫn vậy: thu nhập đi vào, chi phí kinh doanh đi ra, và lợi nhuận chịu thuế là phần còn lại.

Một số khoản khấu trừ có thể đi qua các biểu mẫu bổ sung. Ví dụ:

• Khấu hao xe hoặc thiết bị đủ điều kiện có thể liên quan đến Form 4562
• Bảo hiểm y tế cho người tự kinh doanh có thể được xử lý trên lịch trình và biểu mẫu phù hợp
• Hồ sơ tiền lương và nhà thầu có thể yêu cầu các bước tuân thủ riêng

Nếu sổ sách của bạn lộn xộn, việc nộp thuế sẽ khó hơn và nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ sẽ tăng lên. Hồ sơ càng gọn gàng, bạn càng dễ bảo vệ các con số hơn.

Một Quy Trình Thuế Đơn Giản Quanh Năm Cho Nhà Thầu Cảnh Quan

Để luôn chủ động trước mùa thuế:

1. Giữ một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng.
2. Theo dõi số dặm mỗi tuần, không phải mỗi tháng.
3. Chụp ảnh biên lai ngay khi nhận được.
4. Phân loại chi phí một cách nhất quán.
5. Đối chiếu tài khoản ít nhất mỗi tháng một lần.
6. Xem xét các khoản mua thiết bị lớn trước cuối năm.
7. Hỏi chuyên gia thuế trước khi mua tài sản lớn hoặc thay đổi cấu trúc pháp nhân.

Quy trình này không chỉ tiết kiệm thời gian. Nó thường còn tiết kiệm tiền bằng cách giữ lại những khoản khấu trừ mà bạn có thể đã quên.

Kết Luận

Doanh nghiệp cảnh quan có nhiều khoản khấu trừ tiềm năng, từ xe tải và dụng cụ đến tiền lương, quảng cáo và chi phí văn phòng. Điều quan trọng không phải là đi tìm các khoản khấu trừ phức tạp hiếm gặp. Điều quan trọng là ghi nhận đúng các chi phí hằng ngày để vận hành doanh nghiệp, lưu trữ hồ sơ tốt và khai báo chính xác.

Nếu bạn giữ sổ sách rõ ràng và hiểu sự khác biệt giữa chi tiêu kinh doanh và chi tiêu cá nhân, bạn có thể biến mùa thuế từ một cuộc chạy đua thành một phần quen thuộc trong hoạt động của mình.