Khấu trừ thuế cho người bán lại: Hướng dẫn đầy đủ để giảm thu nhập chịu thuế

Kinh doanh bán lại có thể là một mô hình linh hoạt và sinh lợi, nhưng cũng đi kèm với danh sách dài các khoản chi phí cần được theo dõi chính xác. Dù bạn bán trên các sàn thương mại điện tử, qua website riêng, tại chợ trời hay trên nhiều kênh cùng lúc, việc hiểu rõ các khoản khấu trừ thuế dành cho người bán lại có thể tạo ra khác biệt đáng kể vào mùa thuế.

Mục tiêu rất đơn giản: xác định các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, lưu giữ hồ sơ rõ ràng và chỉ yêu cầu những khoản khấu trừ mà bạn có quyền được hưởng theo pháp luật. Làm tốt điều này có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và cho bạn cái nhìn rõ hơn về mức độ sinh lời thực sự của doanh nghiệp.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho người bán lại, những khoản thường không được khấu trừ và cách giữ mọi thứ ngăn nắp trong suốt cả năm.

Điều gì được xem là một doanh nghiệp bán lại?

Một doanh nghiệp bán lại mua sản phẩm với mục đích bán lại để kiếm lời. Điều này có thể bao gồm:

• Người bán online nhập hàng từ nhà bán sỉ hoặc nhà cung cấp thanh lý
• Người bán mua hàng giảm giá rồi bán lại để hưởng chênh lệch
• Người bán đồ cũ và đồ vintage
• Người bán trên các sàn như Amazon, eBay, Walmart Marketplace, Etsy hoặc Shopify
• Người bán địa phương hoạt động tại pop-up, quầy hàng hoặc chợ cuối tuần

Sở Thuế vụ Hoa Kỳ thường kỳ vọng chủ doanh nghiệp khai báo thu nhập và khấu trừ các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn đang vận hành với mục tiêu tạo lợi nhuận, việc lưu giữ hồ sơ và nộp thuế với tư cách doanh nghiệp là rất quan trọng.

Những khoản khấu trừ thuế quan trọng nhất cho người bán lại

Không phải mọi khoản chi đều đủ điều kiện, nhưng doanh nghiệp bán lại thường có nhiều chi phí được khấu trừ. Điều quan trọng là đảm bảo mỗi khoản khấu trừ đều là khoản chi thông thường đối với doanh nghiệp của bạn và cần thiết để tạo ra thu nhập.

1. Giá vốn hàng bán

Đối với nhiều người bán lại, giá vốn hàng bán, thường được gọi là COGS, là nhóm chi phí lớn nhất. Khoản này bao gồm số tiền đã trả cho hàng tồn kho mua để bán lại.

COGS có thể bao gồm:

• Chi phí mua hàng sỉ
• Giá mua hàng tồn kho
• Phí vận chuyển hoặc phí giao hàng đầu vào gắn với việc mua hàng tồn kho
• Phí đóng gói hoặc xử lý liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho

Việc hạch toán hàng tồn kho ở đây rất quan trọng. Thông thường, bạn không khấu trừ toàn bộ chi phí của hàng tồn kho chưa bán theo cách bạn khấu trừ một khoản chi hoạt động thông thường. Thay vào đó, hàng tồn kho được theo dõi và ghi nhận khi hàng được bán ra.

2. Phí vận chuyển và vật tư đóng gói

Giao sản phẩm đến tay khách hàng là một phần của chi phí kinh doanh. Các khoản chi được khấu trừ phổ biến bao gồm:

• Cước bưu điện
• Nhãn vận chuyển
• Dịch vụ chuyển phát
• Thùng carton và túi gửi hàng
• Băng keo, vật liệu chèn hàng, xốp nổ và giấy đóng gói
• Mực in dùng cho tài liệu vận chuyển và nhãn gửi hàng

Nếu bạn trả phí vận chuyển hoàn hàng cho một đơn đặt hàng của khách hoặc cho hàng thay thế do hư hỏng, những chi phí đó cũng có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh.

3. Phí sàn giao dịch và phí xử lý thanh toán

Hầu hết người bán lại đều phải trả phí cho nền tảng và bên xử lý thanh toán. Đây thường là các khoản chi kinh doanh được khấu trừ.

Ví dụ gồm:

• Phí đăng bán
• Phí giá trị cuối cùng
• Phí thuê bao hoặc phí cửa hàng
• Phí giao dịch
• Phí xử lý thanh toán
• Phí chi trả hoặc chuyển tiền

Các khoản này có thể tăng rất nhanh, đặc biệt nếu bạn bán trên nhiều kênh. Lưu giữ sao kê nền tảng và bản tổng hợp hàng tháng là một thói quen rất đáng giá.

4. Quảng cáo và tiếp thị

Quảng bá hàng tồn và thúc đẩy doanh số cũng là một nhóm chi phí được khấu trừ phổ biến.

Các khoản marketing điển hình bao gồm:

• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Quảng cáo tìm kiếm
• Vị trí tài trợ cho sản phẩm
• Tờ rơi in ấn và danh thiếp
• Công cụ email khuyến mãi
• Chi phí thiết kế website hoặc landing page
• Chụp ảnh thương hiệu và tạo nội dung sản phẩm

Nếu bạn đang xây dựng một thương hiệu bán lại lâu dài, marketing thường là một trong những khoản đầu tư chiến lược nhất bạn có thể thực hiện.

5. Quãng đường và chi phí xe cộ

Nếu bạn lái xe phục vụ kinh doanh, một số chi phí liên quan đến xe có thể được khấu trừ.

Các mục đích kinh doanh phổ biến bao gồm:

• Tìm nguồn hàng
• Đến kho lưu trữ
• Nhận vật tư
• Đi gửi hàng ở bưu điện hoặc điểm giao nhận
• Tham dự hội chợ thương mại hoặc sự kiện tìm nguồn hàng

Tùy tình huống, bạn có thể khấu trừ theo số dặm hoặc theo chi phí thực tế của xe như xăng, bảo dưỡng, bảo hiểm và sửa chữa. Phương pháp bạn dùng cần được ghi chép nhất quán.

Hãy lưu nhật ký số dặm với ngày, địa điểm, mục đích và số dặm đi cho mỗi chuyến đi kinh doanh.

6. Khấu trừ văn phòng tại nhà

Nhiều người bán lại làm việc tại nhà, nhất là trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Nếu bạn sử dụng một khu vực cụ thể trong nhà cho mục đích kinh doanh một cách thường xuyên và độc quyền, bạn có thể đủ điều kiện để hưởng khấu trừ văn phòng tại nhà.

Các chi phí liên quan đến nhà ở có thể được khấu trừ một phần gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi vay thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà
• Sửa chữa và bảo trì
• Dịch vụ internet, nếu dùng cho kinh doanh

Không gian đó thường phải chỉ dùng cho kinh doanh. Một bàn ăn vừa dùng làm bàn làm việc vừa dùng cho bữa tối thường sẽ không đủ điều kiện, trong khi một phòng làm việc riêng, phòng có khóa hoặc một khu vực làm việc được tách biệt rõ ràng thường có thể đủ điều kiện.

7. Vật dụng văn phòng và thiết bị sử dụng hằng ngày

Những khoản mua nhỏ thường bị bỏ sót, nhưng chúng vẫn có thể rất quan trọng.

Ví dụ gồm:

• Giấy
• Bút
• Cân gửi hàng
• Nhãn
• Mực in và toner
• Bìa hồ sơ
• Máy tính
• Màn hình
• Máy in
• Máy quét mã vạch
• Thiết bị đóng gói

Một số thiết bị có thể được khấu trừ ngay, trong khi một số khác có thể cần khấu hao theo thời gian. Cách xử lý phù hợp phụ thuộc vào từng món hàng và cách nó được sử dụng trong doanh nghiệp.

8. Phần mềm và gói đăng ký

Người bán lại phụ thuộc vào phần mềm để định giá, kế toán, vận chuyển, ghi sổ và quản lý hàng tồn kho. Nhiều chi phí này có thể được khấu trừ nếu chúng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm kế toán
• Hệ thống theo dõi hàng tồn kho
• Công cụ quản lý vận chuyển
• Gói đăng ký nền tảng thương mại điện tử
• Công cụ nghiên cứu sản phẩm
• Phần mềm thiết kế
• Dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc chia sẻ tệp

Phí phần mềm rất dễ bị quên, nhất là khi được tính hàng tháng, nên việc rà soát sao kê thẻ tín dụng và tài khoản ngân hàng thường xuyên là rất hữu ích.

9. Dịch vụ chuyên môn

Sự hỗ trợ chuyên môn có thể là một khoản chi kinh doanh đáng giá, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển.

Các dịch vụ được khấu trừ phổ biến bao gồm:

• Chuẩn bị thuế
• Ghi sổ kế toán
• Dịch vụ pháp lý cho việc thành lập doanh nghiệp hoặc hợp đồng
• Hỗ trợ bảng lương
• Dịch vụ tư vấn
• Dịch vụ đại lý đăng ký

Nếu bạn đang có kế hoạch thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, sử dụng dịch vụ thành lập như Zenind có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc pháp lý hiệu quả hơn đồng thời giữ cho quy trình được tổ chức tốt.

10. Bảo hiểm

Phí bảo hiểm dùng để bảo vệ doanh nghiệp thường được khấu trừ khi chúng là khoản chi thông thường và cần thiết.

Các loại hợp đồng có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm
• Bảo hiểm tài sản doanh nghiệp
• Bảo hiểm xe thương mại, nếu áp dụng
• Bảo hiểm mạng hoặc dữ liệu cho hoạt động online

Đối với người bán lại có hàng tồn kho, dữ liệu khách hàng hoặc khối lượng giao dịch lớn, bảo hiểm có thể là một phần quan trọng của quản lý rủi ro.

11. Du lịch, lưu trú và bữa ăn

Chi phí đi lại phục vụ kinh doanh cũng có thể được khấu trừ nếu được ghi nhận đầy đủ.

Khoản này có thể bao gồm:

• Vé máy bay
• Khách sạn
• Phương tiện di chuyển mặt đất
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Chi phí hội nghị hoặc hội chợ thương mại
• Bữa ăn trong chuyến công tác, tùy theo các quy định thuế thông thường

Chuyến đi phải có mục đích kinh doanh rõ ràng. Nếu một chuyến đi vừa có hoạt động cá nhân vừa có hoạt động kinh doanh, thì thông thường chỉ phần chi phí liên quan đến kinh doanh mới được khấu trừ.

Những khoản chi người bán lại thường không được khấu trừ

Biết những gì không được khấu trừ cũng quan trọng không kém việc biết những gì được phép. Yêu cầu khấu trừ sai khoản có thể gây ra vấn đề thuế sau này.

Các khoản thường không được khấu trừ gồm:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân
• Chi phí gia đình không liên quan đến doanh nghiệp
• Thuế thu nhập liên bang
• Tiền phạt và chế tài
• Đóng góp chính trị
• Quà tặng không đáp ứng quy định thuế
• Chi phí giải trí không liên quan rõ ràng đến kinh doanh
• Phí pháp lý cá nhân
• Chi phí của hàng tồn kho còn trên tay, nếu không được xử lý theo quy tắc hạch toán hàng tồn kho

Nếu một khoản chi vừa có mục đích kinh doanh vừa có mục đích cá nhân, thì chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới có thể đủ điều kiện.

Cách giữ mọi thứ ngăn nắp trong năm

Ghi chép tốt là cách dễ nhất để bảo vệ các khoản khấu trừ và giảm áp lực khi khai thuế.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân

Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và một thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Điều này giúp bạn theo dõi các khoản chi được khấu trừ dễ hơn và tránh trộn lẫn chi tiêu cá nhân với hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn mới bắt đầu, việc thành lập một pháp nhân doanh nghiệp có thể hỗ trợ sự tách biệt này. Một LLC hoặc công ty cổ phần được cấu trúc đúng cách, kết hợp với các tài khoản riêng, sẽ tạo ra sổ sách sạch hơn và thiết lập tài chính chuyên nghiệp hơn.

Lưu hóa đơn và chứng từ

Lưu biên lai, hóa đơn, sao kê ngân hàng, báo cáo nền tảng và hồ sơ vận chuyển ở một nơi. Bản sao kỹ thuật số thường dễ quản lý hơn nhiều so với giấy tờ.

Theo dõi hàng tồn kho cẩn thận

Sử dụng một hệ thống ghi lại những gì bạn đã mua, đã bán và còn lại trong kho. Sai sót về hàng tồn kho có thể làm sai lệch lợi nhuận và dẫn đến hồ sơ thuế không chính xác.

Đối chiếu tài khoản hàng tháng

Rà soát giao dịch mỗi tháng. Chờ đến mùa thuế mới xử lý sẽ làm tăng khối lượng công việc không cần thiết và tăng nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ.

Sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán tốt có thể giúp bạn phân loại chi phí, theo dõi biên lợi nhuận và tạo báo cáo giúp việc khai thuế dễ dàng hơn.

Cách cấu trúc doanh nghiệp có thể hỗ trợ quản lý thuế tốt hơn

Cấu trúc doanh nghiệp của bạn không tự tạo ra khoản khấu trừ, nhưng có thể cải thiện cách bạn quản lý chúng.

Nhiều người bán lại bắt đầu với tư cách hộ kinh doanh cá thể rồi sau đó thành lập LLC khi doanh số trở nên ổn định hơn. LLC có thể giúp tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, củng cố thói quen ghi chép và tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.

Sự tách biệt đó rất quan trọng vì sổ sách rõ ràng giúp bạn dễ xác định các khoản chi được khấu trừ, chuẩn bị tờ khai thuế và chứng minh số liệu nếu sau này phát sinh câu hỏi.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập pháp nhân doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với quy trình thiết lập đơn giản, điều này đặc biệt hữu ích cho những người bán lại muốn xây dựng nền tảng gọn gàng hơn trước khi mùa thuế trở nên phức tạp.

Cách yêu cầu các khoản khấu trừ của người bán lại trên tờ khai thuế

Các biểu mẫu cụ thể bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, nhưng quy trình cơ bản đối với hầu hết người bán lại là tương tự.

1. Thu thập hồ sơ thu nhập và chứng từ chi phí.
2. Phân loại chi phí theo nhóm, chẳng hạn như hàng tồn kho, vận chuyển, marketing và phần mềm.
3. Xác định khoản nào được khấu trừ và khoản nào phải vốn hóa hoặc được theo dõi theo cách khác.
4. Ghi thu nhập và chi phí kinh doanh vào các biểu mẫu thuế phù hợp.
5. Rà soát tờ khai để đảm bảo chính xác trước khi nộp.

Nếu bạn không chắc một khoản chi nên được phân loại như thế nào, một chuyên gia thuế đủ điều kiện có thể giúp bạn tránh sai sót khi khai báo.

Mẹo thực tế cho người bán lại muốn tiết kiệm nhiều hơn

Một vài thói quen có thể tạo ra khác biệt lớn theo thời gian:

• Rà soát sao kê hàng tuần để các khoản nhỏ không bị bỏ sót
• Lưu nhật ký số dặm ngay từ ngày đầu
• Lưu biên lai ngay sau khi mua hàng
• Tách chi phí mua hàng tồn kho khỏi chi phí vận hành chung
• Duy trì một hệ thống tài khoản kế toán đơn giản
• So sánh biên lợi nhuận theo từng kênh bán
• Dành sẵn tiền cho thuế tạm nộp nếu doanh nghiệp có lãi

Hệ thống của bạn càng kỷ luật, việc chứng minh các khoản khấu trừ hợp lệ và giữ lại nhiều hơn số tiền bạn kiếm được sẽ càng dễ dàng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể khấu trừ hàng tồn kho đã mua nhưng chưa bán không?

Thông thường, hàng tồn kho không được khấu trừ giống như một khoản chi hoạt động hiện tại. Hàng chưa bán thường được theo dõi theo quy tắc hạch toán hàng tồn kho cho đến khi hàng được bán ra.

Tôi có cần LLC để được hưởng các khoản khấu trừ thuế cho người bán lại không?

Không. Các khoản khấu trừ phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh và quy định thuế, chứ không chỉ dựa vào loại pháp nhân. Tuy nhiên, việc thành lập LLC có thể giúp tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, thường làm cho việc theo dõi thuế dễ hơn.

Sai lầm phổ biến nhất của người bán lại vào mùa thuế là gì?

Trộn lẫn chi phí cá nhân và doanh nghiệp là một trong những vấn đề lớn nhất. Một sai lầm phổ biến khác là không theo dõi nhất quán hàng tồn kho, phí vận chuyển và phí sàn giao dịch trong suốt cả năm.

Kết luận

Doanh nghiệp bán lại thường có nhiều khoản chi được khấu trừ hơn nhiều chủ sở hữu vẫn nghĩ. Phí vận chuyển, phí sàn giao dịch, chi phí hàng tồn kho, số dặm đi lại, chi phí văn phòng tại nhà, phần mềm và dịch vụ chuyên môn đều có thể góp phần làm giảm thu nhập chịu thuế khi được theo dõi đúng cách.

Điều quan trọng là không đoán mò. Hãy xây dựng hồ sơ vững chắc, tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, đồng thời chọn một cấu trúc hỗ trợ ghi sổ sạch ngay từ đầu. Với hệ thống phù hợp, mùa thuế của người bán lại sẽ bớt căng thẳng hơn và dễ quản lý hơn rất nhiều.