Cách ngăn chặn gian lận của nhân viên trong doanh nghiệp nhỏ

Gian lận của nhân viên là một trong những rủi ro tốn kém và gây gián đoạn nhất mà một doanh nghiệp nhỏ có thể gặp phải. Khác với tội phạm từ bên ngoài, hành vi gian lận nội bộ thường diễn ra âm thầm, kéo dài theo thời gian và đến từ những người đã có sẵn quyền tiếp cận tiền mặt, hàng tồn kho, hệ thống và hồ sơ nhạy cảm. Tin tốt là việc tuyển dụng cẩn trọng, kiểm soát nội bộ chặt chẽ và giám sát nhất quán có thể làm giảm đáng kể rủi ro này.

Hướng dẫn này giải thích gian lận của nhân viên xảy ra như thế nào, những dấu hiệu cảnh báo cần theo dõi và các bước thực tế mà doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện để bảo vệ tiền mặt, tài sản và thông tin bí mật.

Gian lận của nhân viên trông như thế nào

Gian lận của nhân viên không chỉ giới hạn ở việc lấy tiền mặt từ quầy thu ngân. Nó có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức, bao gồm:

• Lấy tiền trước khi khoản thu được ghi nhận
• Chiếm dụng hàng hóa, vật tư hoặc thiết bị
• Lạm dụng thẻ tín dụng công ty hoặc tài khoản chi phí
• Gian lận trong bảng lương hoặc hồ sơ làm thêm giờ
• Làm sai lệch khoản hoàn tiền, giảm giá hoặc giao dịch hủy
• Chia sẻ thông tin bí mật của khách hàng hoặc doanh nghiệp
• Sử dụng hệ thống của công ty vì lợi ích cá nhân

Trong nhiều trường hợp, hành vi gian lận bắt đầu từ một quyết định dựa trên “cơ hội”. Một công việc không có người giám sát, một quy trình quá dễ bỏ qua, hoặc một điểm yếu trong kiểm soát khiến việc gian lận có vẻ ít rủi ro. Ở những trường hợp khác, một nhân viên đáng tin cậy có thể gian lận vì áp lực tài chính, sự bất mãn, hoặc văn hóa nơi làm việc kém lành mạnh.

Vì sao doanh nghiệp nhỏ dễ bị tổn thương

Các công ty lớn có thể phân tán rủi ro qua nhiều tầng quản lý và tuân thủ. Doanh nghiệp nhỏ thường không thể làm như vậy. Một nhân viên có thể xử lý bán hàng, gửi tiền, tồn kho và sổ sách, tạo ra nhiều cơ hội cho việc lạm dụng.

Doanh nghiệp nhỏ cũng có xu hướng dựa vào niềm tin thay vì quy trình chính thức. Niềm tin đó rất giá trị, nhưng nên được hỗ trợ bằng tài liệu, phân tách nhiệm vụ và rà soát thường xuyên. Một công ty không cần hệ thống an ninh phức tạp để giảm gian lận. Công ty cần các kiểm soát cơ bản được thực hiện một cách kỷ luật.

Bắt đầu bằng quy trình tuyển dụng tốt hơn

Phòng ngừa bắt đầu trước ngày làm việc đầu tiên. Tuyển dụng cẩn thận giúp giảm khả năng đưa vào công ty những người có tiền sử thiếu trung thực.

Xác minh thông tin trong hồ sơ

Kiểm tra lịch sử làm việc, chức danh, học vấn và người tham chiếu. Đừng cho rằng một hồ sơ được trình bày đẹp là chính xác. Xác nhận ngày tháng và trách nhiệm khi chúng liên quan đến vị trí.

Yêu cầu người tham chiếu phù hợp

Trao đổi với những người tham chiếu có thể nhận xét về độ tin cậy, tính chính trực và thói quen làm việc. Tìm kiếm các mẫu hành vi thay vì chỉ một ý kiến đơn lẻ. Ứng viên mơ hồ, né tránh hoặc không nhất quán có thể cần được xem xét kỹ hơn.

Cân nhắc kiểm tra lý lịch khi phù hợp

Tùy thuộc vào vị trí, việc kiểm tra lý lịch tư pháp hoặc tín dụng có thể phù hợp và hợp pháp. Những vị trí liên quan đến xử lý tiền mặt, kế toán sổ sách, mua hàng, bảng lương hoặc quyền truy cập thông tin bí mật cần được chú ý hơn. Hãy đảm bảo mọi quy trình sàng lọc đều tuân thủ luật liên bang, tiểu bang và địa phương áp dụng.

Tuyển dụng người có trách nhiệm

Kỹ năng chuyên môn rất quan trọng, nhưng phẩm chất cá nhân cũng vậy. Hãy tìm những ứng viên giao tiếp rõ ràng, biết nhận trách nhiệm và hiểu quy trình. Nhân viên thoải mái với việc giám sát thường phù hợp hơn với các vị trí nhạy cảm.

Xây dựng chính sách bằng văn bản rõ ràng

Nhân viên cần biết điều gì được mong đợi và điều gì xảy ra khi quy tắc bị vi phạm. Một chính sách bằng văn bản biến những kỳ vọng không chính thức thành các tiêu chuẩn có thể thực thi.

Chính sách của bạn nên bao gồm:

• Sự trung thực và hành vi đạo đức
• Quy tắc xử lý tiền mặt
• Sử dụng hàng tồn kho và tài sản
• Bảo mật và bảo vệ dữ liệu
• Quy trình chi phí và hoàn trả
• Báo cáo nghi ngờ sai phạm
• Hậu quả khi vi phạm

Yêu cầu mỗi nhân viên đọc và xác nhận chính sách bằng văn bản. Việc xác nhận đó giúp thiết lập kỳ vọng ngay từ đầu và giảm nhầm lẫn về sau.

Phân tách nhiệm vụ khi có thể

Một trong những cách hiệu quả nhất để ngăn gian lận là tránh để một nhân viên kiểm soát hoàn toàn một quy trình.

Ví dụ:

• Người nhận tiền mặt không nên là người duy nhất đối chiếu khoản tiền gửi
• Người nhập hóa đơn không nên là người duy nhất phê duyệt thanh toán
• Người đặt hàng tồn kho không nên là người duy nhất nhận hàng
• Người xử lý bảng lương không nên là người duy nhất phê duyệt thay đổi bảng lương

Ngay cả trong một nhóm nhỏ, thêm một lớp kiểm tra thứ hai cũng có thể tạo ra khác biệt lớn. Nếu doanh nghiệp quá nhỏ để phân tách hoàn toàn, hãy luân chuyển nhiệm vụ và rà soát hồ sơ thường xuyên.

Bảo vệ tiền mặt và hệ thống thanh toán

Tiền mặt đặc biệt dễ bị tổn hại vì dễ lấy và khó truy vết nếu kiểm soát yếu.

Đối chiếu hằng ngày

So sánh tiền mặt hiện có với các giao dịch đã ghi nhận vào cuối mỗi ngày. Điều tra ngay lập tức các chênh lệch. Thiếu hụt nhỏ nhưng lặp lại có thể báo hiệu một vấn đề lớn hơn.

Hạn chế quyền truy cập vào quầy thu ngân và két sắt

Chỉ nhân viên được ủy quyền mới nên biết mã két tiền, mã két sắt hoặc mã báo động. Thay đổi quyền truy cập khi thay đổi vị trí hoặc khi nhân viên nghỉ việc.

Rà soát hoàn tiền, giao dịch hủy và giảm giá

Số lượng hoàn tiền cao hoặc giảm giá thủ công nhiều có thể cho thấy dấu hiệu thao túng. Theo dõi ai đã phê duyệt từng giao dịch và kiểm tra các mẫu bất thường.

Sử dụng quy trình thanh toán an toàn

Khuyến khích thanh toán bằng thẻ và phương thức số khi phù hợp, đồng thời đảm bảo hệ thống thanh toán được bảo vệ bằng thông tin đăng nhập riêng và nhật ký kiểm tra. Vô hiệu hóa mật khẩu dùng chung khi có thể.

Theo dõi hàng tồn kho và tài sản cẩn thận

Thất thoát tồn kho có thể âm thầm bào mòn biên lợi nhuận. Dụng cụ, máy tính xách tay, hàng hóa và vật tư cũng cần được kiểm soát.

Lưu giữ hồ sơ chính xác

Duy trì hồ sơ cập nhật theo thời gian thực về tồn kho, mua hàng, chuyển kho và ghi giảm. Đối chiếu số lượng theo lịch định kỳ.

Kiểm tra đột xuất

Các đợt kiểm kê ngẫu nhiên hiệu quả hơn nhiều so với kiểm kê có thể đoán trước. Chúng khiến việc che giấu gian lận bằng cách chọn thời điểm hoặc thao túng trở nên khó hơn.

Gắn nhãn cho các mặt hàng giá trị cao

Gắn nhãn thiết bị và tài sản để các món đồ dễ theo dõi hơn và khó bị bán lại hơn. Với tài sản đặc biệt giá trị, hãy ghi lại số sê-ri và phân công trách nhiệm quản lý.

Hạn chế truy cập khu vực lưu trữ

Không phải nhân viên nào cũng cần vào mọi phòng chứa vật tư, kệ kho hay tủ khóa. Quyền truy cập nên phù hợp với nhiệm vụ công việc.

Bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và thông tin bí mật

Gian lận của nhân viên không phải lúc nào cũng là hành vi vật chất. Thông tin bí mật cũng có giá trị, đặc biệt là danh sách khách hàng, dữ liệu định giá, hợp đồng với nhà cung cấp và quy trình vận hành.

Kiểm soát quyền truy cập hệ thống

Chỉ cấp cho nhân viên quyền truy cập cần thiết để làm việc. Thu hồi quyền truy cập ngay khi chấm dứt việc làm.

Sử dụng tài khoản người dùng riêng

Thông tin đăng nhập dùng chung khiến việc xác định ai đã thay đổi hồ sơ hoặc sao chép tệp trở nên khó khăn. Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng ở mọi nơi có thể.

Đào tạo nhân viên về bảo mật

Nói rõ rằng dữ liệu khách hàng, hồ sơ doanh nghiệp và tài liệu nội bộ không được dùng vì lợi ích cá nhân hoặc chia sẻ ra ngoài công ty.

Theo dõi các dấu hiệu cảnh báo

Không một hành vi đơn lẻ nào chứng minh có gian lận, nhưng các mẫu hành vi có thể là lý do để chú ý kỹ hơn. Những dấu hiệu cảnh báo phổ biến gồm:

• Thiếu hụt không rõ nguyên nhân hoặc lỗi hồ sơ lặp đi lặp lại
• Không muốn nghỉ phép hoặc để người khác làm thay nhiệm vụ
• Kiểm soát quá mức một quy trình duy nhất
• Thay đổi lối sống không phù hợp với thu nhập
• Phản ứng phòng thủ khi được yêu cầu cung cấp tài liệu
• Phàn nàn thường xuyên về quy trình hoặc giám sát
• Thiếu biên lai, hóa đơn hoặc hồ sơ tồn kho

Hãy xem những dấu hiệu này như tín hiệu để rà soát, không phải để buộc tội. Mục tiêu là xác minh sự thật, không phải vội vàng kết luận.

Kiểm toán thường xuyên

Kiểm toán định kỳ là một trong những biện pháp ngăn chặn gian lận hiệu quả nhất vì nó làm tăng khả năng các bất thường sẽ bị phát hiện.

Kiểm toán có thể bao gồm:

• Rà soát đối chiếu tiền mặt
• Kiểm kê tồn kho
• Kiểm tra bảng lương
• Xác minh thanh toán cho nhà cung cấp
• Kiểm toán báo cáo chi phí
• Rà soát nhật ký truy cập

Kiểm toán không cần lớn hoặc chính thức mới hữu ích. Điều quan trọng là tính nhất quán. Khi nhân viên biết hồ sơ được rà soát, cơ hội che giấu gian lận sẽ giảm xuống.

Xây dựng kênh báo cáo

Nhân viên thường nhìn thấy hành vi đáng ngờ trước khi ban quản lý nhận ra. Nếu họ không có cách an toàn để báo cáo, vấn đề có thể không được phản ánh trong nhiều tháng.

Hãy tạo một quy trình cho phép nhân viên báo cáo vấn đề một cách bảo mật và không sợ bị trả đũa. Khuyến khích báo cáo trung thực và phản hồi kịp thời trước các mối quan ngại.

Phản ứng nhanh khi nghi ngờ có gian lận

Nếu nghi ngờ có gian lận, hãy hành động cẩn trọng và kịp thời.

1. Bảo toàn tài liệu, nhật ký và hồ sơ kỹ thuật số
2. Hạn chế số người biết về cuộc điều tra
3. Rà soát các giao dịch liên quan và lịch sử truy cập
4. Chỉ phỏng vấn nhân chứng sau khi đã thu thập các sự kiện cơ bản
5. Tuân theo chính sách công ty và luật áp dụng trước khi thực hiện hành động
6. Liên hệ cơ quan thực thi pháp luật địa phương nếu phù hợp

Tránh đối đầu dựa trên tin đồn hoặc bằng chứng chưa đầy đủ. Phản ứng vội vàng có thể làm tổn hại tinh thần làm việc, ảnh hưởng đến cuộc điều tra hoặc tạo ra rủi ro pháp lý.

Xây dựng văn hóa phù hợp

Phòng ngừa không chỉ là vấn đề kiểm soát. Nó còn là vấn đề văn hóa. Nhân viên ít có khả năng gian lận hơn khi doanh nghiệp minh bạch, nhất quán và công bằng.

Một văn hóa mạnh bao gồm:

• Kỳ vọng rõ ràng
• Chính sách làm việc và trả lương công bằng
• Thực thi quy tắc nhất quán
• Giám sát tôn trọng
• Giao tiếp thường xuyên về trách nhiệm giải trình

Khi một công ty coi trọng quy trình một cách nghiêm túc, nhân viên cũng có xu hướng làm như vậy.

Kết luận

Gian lận của nhân viên là một mối đe dọa thực sự, nhưng không phải là điều không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp nhỏ có thể giảm rủi ro bằng cách tuyển dụng cẩn thận, ghi chép chính sách, phân tách nhiệm vụ, hạn chế quyền truy cập, kiểm toán hồ sơ và phản ứng nhanh với các dấu hiệu cảnh báo.

Chiến lược hiệu quả nhất không phải là một biện pháp đơn lẻ. Đó là một hệ thống các biện pháp kiểm soát khiến hành vi gian lận trở nên khó thực hiện, dễ bị phát hiện và không mang lại lợi ích.

Đối với những người sáng lập đang xây dựng doanh nghiệp từ đầu, tư duy đó cũng áp dụng cho việc thành lập và tuân thủ. Zenind giúp các chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ xây dựng nền tảng vững chắc để họ có thể tập trung phát triển với sự tự tin cao hơn.