Các khoản khấu trừ thuế cho tài xế Uber: Hướng dẫn thực tế để tối đa hóa tiết kiệm kinh doanh

Lái xe Uber có thể là một cách linh hoạt để kiếm thu nhập, nhưng đồng thời cũng đi kèm với các trách nhiệm về thuế mà nhiều tài xế mới thường đánh giá thấp. Vì phần lớn tài xế được xem là nhà thầu độc lập thay vì nhân viên, Uber không khấu trừ thuế thu nhập hay thuế tiền lương từ mỗi chuyến xe. Điều đó có nghĩa là tài xế phải tự theo dõi thu nhập, dành tiền nộp thuế và ghi chép các khoản chi phí kinh doanh có thể làm giảm thu nhập chịu thuế.

Tin tốt là nhiều chi phí hằng ngày liên quan đến công việc rideshare có thể được khấu trừ nếu đó là các khoản chi bình thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. Với hồ sơ phù hợp, tài xế Uber thường có thể giảm đáng kể hóa đơn thuế của mình trong khi giữ lại nhiều hơn phần thu nhập đã kiếm được.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho tài xế Uber, cách lưu trữ hồ sơ để hỗ trợ các khoản khấu trừ đó, và cách xây dựng một hệ thống thuế đơn giản, được tổ chức tốt quanh năm.

Vì sao tài xế Uber được xử lý khác nhau về thuế

Tài xế Uber thường hoạt động với tư cách là người tự kinh doanh. Điều đó làm thay đổi cách thuế được khai báo và nộp.

Thay vì nhận mẫu W-2 từ một chủ lao động, bạn có thể nhận các biểu mẫu thuế báo cáo thu nhập lái xe, tiền thưởng hoặc các khoản thanh toán khác. Dù bạn nhận biểu mẫu nào, mọi khoản thu nhập chịu thuế đều phải được khai báo trong tờ khai thuế của bạn.

Với tư cách là nhà thầu độc lập, bạn thường phải tự chịu trách nhiệm về:

• Báo cáo toàn bộ thu nhập từ rideshare
• Nộp thuế tự doanh trên thu nhập ròng
• Thực hiện các khoản nộp thuế ước tính nếu cần
• Theo dõi và ghi chép các khoản khấu trừ kinh doanh

Đó là lý do việc ghi chép cẩn thận rất quan trọng. Bạn càng tách bạch rõ chi phí kinh doanh và cá nhân, bạn càng dễ yêu cầu các khoản khấu trừ thuộc về hoạt động rideshare của mình.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho tài xế Uber

Tài xế Uber thường có nhiều khoản chi phí được khấu trừ, nhưng không phải mọi chi phí đều được xử lý giống nhau. Một số khoản khấu trừ rất đơn giản, trong khi những khoản khác đòi hỏi phải phân bổ cẩn thận giữa mục đích kinh doanh và cá nhân.

1. Số dặm xe hoặc chi phí xe thực tế

Đối với hầu hết tài xế, phương tiện là khoản chi phí kinh doanh lớn nhất.

Trong nhiều trường hợp, tài xế có thể chọn giữa hai cách tiếp cận chung:

• Phương pháp khấu trừ theo số dặm tiêu chuẩn, sử dụng mức khấu trừ cố định trên mỗi dặm kinh doanh
• Phương pháp chi phí thực tế, khấu trừ một tỷ lệ kinh doanh của các chi phí xe thực tế

Theo phương pháp số dặm, bạn theo dõi số dặm đã chạy cho Uber và các hoạt động kinh doanh liên quan. Theo phương pháp chi phí thực tế, bạn lưu giữ hóa đơn cho các khoản chi như:

• Xăng
• Thay dầu
• Sửa chữa và bảo dưỡng
• Lốp xe
• Phí đăng ký xe
• Tiền thuê xe, nếu có
• Bảo hiểm
• Khấu hao trong một số trường hợp đủ điều kiện

Phương pháp phù hợp hơn phụ thuộc vào thói quen chạy xe, chi phí xe và cách bạn lưu trữ hồ sơ. Một số tài xế được hưởng lợi từ sự đơn giản của việc theo dõi số dặm, trong khi những người có chi phí xe cao hơn có thể thấy phương pháp chi phí thực tế cho khoản khấu trừ lớn hơn.

Dù bạn dùng phương pháp nào, nhật ký số dặm phải nhất quán và chính xác. Một nhật ký tốt nên thể hiện ngày, điểm xuất phát, điểm đến, đích đến và mục đích của từng chuyến đi kinh doanh.

2. Phí cầu đường, đỗ xe và phí đường bộ

Nếu bạn trả phí cầu đường hoặc phí đỗ xe khi lái Uber, các khoản này có thể được khấu trừ khi chúng gắn với chuyến đi kinh doanh.

Điều này bao gồm các khoản chi như:

• Phí qua đường cao tốc
• Phí qua cầu
• Phí đón trả tại sân bay
• Phí đỗ xe tại sân bay, địa điểm tổ chức sự kiện hoặc khu vực đón khách ở trung tâm thành phố

Hãy giữ biên lai hoặc hồ sơ từ ứng dụng bất cứ khi nào có thể. Ngay cả những khoản phí nhỏ cũng cộng dồn đáng kể trong cả năm.

3. Sử dụng điện thoại và dữ liệu

Một chiếc điện thoại thông minh thường là thiết yếu đối với công việc rideshare. Nó giúp bạn nhận chuyến, điều hướng tuyến đường, liên lạc với hành khách và quản lý tài khoản.

Bạn có thể khấu trừ phần sử dụng cho mục đích kinh doanh của:

• Cước dịch vụ điện thoại hằng tháng
• Gói dữ liệu
• Phụ kiện điện thoại dùng cho công việc, chẳng hạn như giá đỡ hoặc bộ sạc
• Một điện thoại chỉ dành cho công việc, nếu bạn dùng riêng cho rideshare

Nếu điện thoại được dùng cả cho mục đích cá nhân và công việc, thông thường chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới được khấu trừ. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho chi phí internet hoặc dữ liệu liên quan đến hoạt động rideshare.

4. Phụ kiện xe và vật dụng tăng tiện nghi cho hành khách

Nhiều tài xế Uber mua các vật dụng giúp tăng an toàn, hiệu quả hoặc sự thoải mái cho hành khách. Những khoản này thường có thể được khấu trừ nếu dùng cho kinh doanh.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Giá đỡ điện thoại
• Bộ sạc xe hơi
• Bọc ghế hoặc thảm sàn
• Dụng cụ vệ sinh
• Nước rửa tay cỡ du lịch
• Nước đóng chai hoặc đồ uống nhẹ cho hành khách
• Bộ sơ cứu
• Đèn pin hoặc dụng cụ khẩn cấp
• Camera hành trình dùng cho mục đích bảo vệ liên quan đến công việc

Điểm mấu chốt là khoản chi đó có bình thường và hữu ích cho hoạt động rideshare hay không. Các vật dụng được mua chủ yếu cho mục đích cá nhân thường không được khấu trừ.

5. Vệ sinh và bảo dưỡng xe

Một chiếc xe sạch sẽ là một phần của trải nghiệm khách hàng, và nhiều tài xế thường xuyên chi tiền cho việc vệ sinh và bảo dưỡng.

Các khoản khấu trừ có thể bao gồm:

• Rửa xe
• Làm sạch nội thất chuyên sâu
• Dụng cụ hút bụi
• Chất khử mùi
• Khăn lau và dụng cụ detailing
• Các sản phẩm vệ sinh nhỏ dùng cho dịch vụ phục vụ hành khách

Bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ cũng có thể quan trọng, đặc biệt nếu bạn dùng phương pháp chi phí thực tế. Hãy giữ mọi hóa đơn và ghi chú xem mỗi dịch vụ có liên quan đến việc sử dụng cho kinh doanh hay không.

6. Chi phí bảo hiểm và đăng ký xe

Nếu bạn sử dụng xe cho kinh doanh, một số chi phí liên quan đến bảo hiểm và đăng ký có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần, tùy theo cách xe được sử dụng.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Phí bảo hiểm thương mại hoặc rideshare
• Phần bảo hiểm ô tô cá nhân được phân bổ cho mục đích kinh doanh
• Phí đăng ký xe
• Phí kiểm định bắt buộc để vận hành rideshare

Vì các khoản khấu trừ này có thể phụ thuộc vào cách xe được phân loại và mức độ sử dụng cho kinh doanh, việc ghi chép rõ ràng là rất quan trọng.

7. Vật tư kinh doanh và chi phí hành chính

Lái Uber không chỉ là thời gian trên đường. Tài xế còn dành thời gian quản lý biên lai, theo dõi thu nhập, lập kế hoạch lịch làm việc và lưu giữ hồ sơ.

Các chi phí hành chính có thể bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Ứng dụng sổ sách
• Phần mềm khai thuế
• Văn phòng phẩm dùng cho việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh
• Máy in, máy quét hoặc hệ thống lưu trữ biên lai

Nếu bạn lưu hồ sơ thuế trong một thư mục hoặc hệ thống kỹ thuật số riêng, phần mềm và công cụ dùng cho mục đích đó có thể được xem là một phần của thiết lập kinh doanh.

8. Đào tạo và dịch vụ chuyên môn

Nếu bạn trả tiền cho các dịch vụ giúp quản lý hoạt động rideshare của mình, các khoản đó cũng có thể được khấu trừ.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Phí chuẩn bị tờ khai thuế
• Dịch vụ kế toán sổ sách
• Tư vấn kinh doanh liên quan đến hoạt động lái xe của bạn
• Hỗ trợ tuân thủ hoặc nộp hồ sơ

Yêu cầu chính là khoản chi phải liên quan đến doanh nghiệp của bạn, chứ không phải tài chính cá nhân.

Những gì tài xế Uber thường không thể khấu trừ

Một chiến lược khấu trừ tốt cũng phụ thuộc vào việc biết những khoản nào không đủ điều kiện.

Thông thường, bạn không thể khấu trừ:

• Việc lái xe cá nhân không liên quan đến Uber
• Quãng đường đi làm giữa nhà và một địa điểm cố định không phải kinh doanh, trong nhiều trường hợp
• Tiền phạt hoặc chế tài
• Bữa ăn hoặc hoạt động giải trí thuần túy cá nhân
• Các khoản chi không bình thường và không cần thiết cho doanh nghiệp rideshare

Nếu một khoản chi được dùng chung cho mục đích cá nhân và kinh doanh, bạn thường cần phân chia một cách hợp lý và chỉ yêu cầu phần kinh doanh.

Cách theo dõi các khoản khấu trừ đúng cách

Ghi chép tốt là yếu tố biến các khoản khấu trừ có thể có thành các khoản khấu trừ có thể bảo vệ khi quyết toán.

Một hệ thống thực tế nên bao gồm:

• Nhật ký số dặm cho mọi chuyến đi kinh doanh
• Một thư mục lưu hóa đơn xăng, sửa chữa, phí cầu đường và đỗ xe
• Bảng tổng hợp hằng tháng về khoản thanh toán và phí từ Uber
• Hồ sơ cho chi phí điện thoại và dữ liệu
• Ghi chú giải thích cách phân chia một khoản chi dùng chung giữa cá nhân và kinh doanh

Tổ chức kỹ thuật số thường dễ hơn giấy tờ. Một thư mục đám mây đơn giản, bảng tính hoặc ứng dụng kế toán có thể tiết kiệm thời gian vào mùa khai thuế và giảm nguy cơ bỏ sót khoản khấu trừ.

Thuế ước tính và quản lý dòng tiền

Tài xế Uber thường gặp bất ngờ về thuế không phải vì họ kiếm quá ít, mà vì không có thuế nào được khấu trừ từ khoản thanh toán của họ.

Để tránh căng thẳng khi nộp hồ sơ, nhiều tài xế dành ra một tỷ lệ từ mỗi khoản thanh toán cho:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế tự doanh
• Thuế tiểu bang và địa phương, nếu áp dụng

Một số tài xế chuyển tiền vào một tài khoản tiết kiệm thuế riêng mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Thói quen đó có thể giúp việc nộp thuế ước tính hàng quý trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Tài xế Uber có nên thành lập LLC không?

Một số tài xế rideshare chọn hoạt động thông qua LLC vì lý do tổ chức và trách nhiệm pháp lý. LLC không tự động thay đổi cách tính thuế của bạn, nhưng có thể giúp tạo ra một cấu trúc kinh doanh rõ ràng hơn.

Đối với một số tài xế, LLC có thể giúp:

• Tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh
• Giữ hồ sơ gọn gàng hơn
• Trình bày hình ảnh kinh doanh chuyên nghiệp hơn
• Chuẩn bị cho việc mở rộng sang các hoạt động phụ khác trong tương lai

Nếu bạn đang cân nhắc thành lập LLC, Zenind có thể giúp bạn bắt đầu với quy trình thành lập đơn giản và các công cụ tuân thủ liên tục. Một cấu trúc pháp nhân rõ ràng, kết hợp với sổ sách cẩn thận, có thể giúp mùa thuế dễ quản lý hơn.

Khai thuế với tư cách tài xế Uber

Khi đến mùa thuế, hầu hết tài xế Uber báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C, sau đó tính thuế tự doanh và các khoản thuế khác trên những biểu mẫu phù hợp.

Quy trình cơ bản thường như sau:

1. Thu thập tất cả các biểu mẫu thu nhập và tổng hợp từ ứng dụng.
2. Cộng tổng các khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ.
3. Trừ chi phí khỏi thu nhập kinh doanh để xác định lợi nhuận ròng.
4. Báo cáo kết quả trên tờ khai thuế của bạn.
5. Xem lại việc có cần nộp thuế ước tính cho năm tiếp theo hay không.

Nếu hồ sơ của bạn chưa đầy đủ, việc khai thuế sẽ chậm hơn và căng thẳng hơn. Hồ sơ được tổ chức tốt là cách đơn giản nhất để giữ quy trình trong tầm kiểm soát.

Những sai lầm phổ biến của tài xế Uber

Ngay cả những tài xế có kinh nghiệm đôi khi cũng để lại tiền trên bàn hoặc tạo ra các vấn đề khai thuế có thể tránh được.

Những sai lầm phổ biến bao gồm:

• Không theo dõi số dặm ngay từ đầu năm
• Trộn lẫn chi phí cá nhân và kinh doanh mà không có hồ sơ rõ ràng
• Quên phí cầu đường, đỗ xe và các món phụ kiện nhỏ
• Lưu hóa đơn nhưng không sắp xếp theo danh mục
• Chờ đến mùa thuế mới tái dựng lại cả năm
• Cho rằng mọi chi phí xe đều tự động được khấu trừ

Chỉ cần bảo dưỡng hệ thống mỗi tháng một chút là thường đủ để tránh những vấn đề này.

Kết luận

Lái Uber có thể là một cách linh hoạt để kiếm thu nhập, nhưng hiệu quả nhất khi bạn xem nó như một doanh nghiệp ngay từ ngày đầu. Các khoản khấu trừ phù hợp có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn, nhưng chỉ khi bạn theo dõi cẩn thận và hỗ trợ chúng bằng hồ sơ vững chắc.

Hãy tập trung vào những nền tảng trước tiên: số dặm, chi phí xe, phí cầu đường, sử dụng điện thoại, vệ sinh và các chi phí hành chính. Sau đó xây dựng một hệ thống đơn giản giúp tách bạch chi tiêu cá nhân và kinh doanh.

Nếu bạn muốn có một thiết lập chính thức hơn cho công việc rideshare của mình, việc thành lập LLC và duy trì sổ sách có tổ chức có thể tạo thêm cấu trúc cho doanh nghiệp. Với một pháp nhân rõ ràng, hồ sơ sạch và theo dõi nhất quán, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho mùa thuế và có vị thế tốt hơn để giữ lại nhiều hơn phần mình kiếm được.

Câu hỏi thường gặp

Tài xế Uber có được khấu trừ chi phí xe không?

Có. Tài xế Uber thường có thể khấu trừ các chi phí xe liên quan đến kinh doanh, thông qua việc theo dõi số dặm hoặc chi phí thực tế, tùy theo phương pháp họ sử dụng và hồ sơ họ lưu giữ.

Tôi có thể khấu trừ hóa đơn điện thoại nếu lái Uber không?

Bạn có thể khấu trừ phần sử dụng cho kinh doanh của hóa đơn điện thoại nếu bạn dùng điện thoại cho công việc rideshare. Nếu điện thoại được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần dành cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Tôi có cần biên lai cho mọi khoản khấu trừ không?

Biên lai được khuyến nghị mạnh, đặc biệt đối với sửa chữa, vật tư, phí cầu đường, đỗ xe và phụ kiện. Nhật ký số dặm và hồ sơ kỹ thuật số cũng rất quan trọng.

Tôi có nên thành lập LLC với tư cách tài xế Uber không?

Điều đó còn tùy vào mục tiêu của bạn. LLC có thể giúp việc tổ chức và tách biệt tài chính kinh doanh tốt hơn, nhưng không bắt buộc đối với mọi tài xế. Nếu bạn muốn chính thức hóa doanh nghiệp của mình, Zenind có thể hỗ trợ thành lập và tuân thủ.