Mẹo quản lý thời gian cho doanh nhân tự kinh doanh

Làm việc cho chính mình mang lại sự tự do, nhưng cũng đồng nghĩa với việc bạn phải đảm nhận mọi vai trò trong công ty. Bạn là người chiến lược, người bán hàng, nhân viên hỗ trợ khách hàng, kế toán và người vận hành. Nếu không có một hệ thống, cả ngày có thể trôi qua trong email, những việc nhỏ lẻ và trạng thái phản ứng bị động.

Đó là lý do quản lý thời gian quan trọng đến vậy đối với doanh nhân, freelancer, tư vấn viên và chủ doanh nghiệp một người. Quản lý thời gian tốt không có nghĩa là nhồi nhét thêm việc vào từng giờ. Nó có nghĩa là dùng quỹ thời gian hữu hạn của bạn cho những việc tạo ra doanh thu, xây dựng quan hệ và thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Nếu bạn đang thành lập hoặc phát triển doanh nghiệp, Zenind hỗ trợ nền tảng pháp lý và hành chính để bạn bớt lo về việc thiết lập pháp nhân và có thêm thời gian điều hành hoạt động kinh doanh. Khi công ty đã được thành lập, thách thức tiếp theo là xây dựng những thói quen bảo vệ sự tập trung của bạn.

Vì sao quản lý thời gian quan trọng khi bạn tự làm chủ

Khi không có người quản lý sắp xếp lịch cho bạn, lịch làm việc của bạn có thể nhanh chóng trở nên quá tải hoặc hoàn toàn thiếu cấu trúc. Cả hai thái cực đều làm giảm năng suất.

Nếu không quản lý thời gian, những người làm nghề tự do thường gặp các vấn đề giống nhau:

• Công việc quan trọng bị đẩy lùi bởi những việc khẩn cấp nhưng ít giá trị.
• Công việc cho khách hàng kéo dài hơn vì bị gián đoạn liên tục.
• Marketing và phát triển kinh doanh không bao giờ được chú ý đủ.
• Kế toán, theo dõi và công việc hành chính tích tụ cho đến khi trở nên căng thẳng.
• Làm việc quá nhiều giờ dẫn đến kiệt sức, chứ không phải tăng trưởng.

Mục tiêu không phải là kiểm soát từng phút. Mục tiêu là tạo đủ cấu trúc để bạn có thể tiến bộ đều đặn mà không luôn cảm thấy bị tụt lại phía sau.

Bắt đầu bằng các ưu tiên rõ ràng

Cách nhanh nhất để cải thiện năng suất là quyết định điều gì thực sự quan trọng.

Mỗi tuần, hãy xác định ba đến năm kết quả khiến tuần đó được xem là thành công. Đó nên là kết quả, không chỉ là danh sách việc cần làm. Ví dụ:

• Gửi đề xuất cho ba khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn.
• Hoàn tất quy trình onboarding cho một khách hàng mới.
• Xuất bản một bài viết và một bản tin email.
• Đối soát chi phí doanh nghiệp.
• Rà soát mục tiêu kinh doanh theo quý.

Khi ưu tiên đã rõ ràng, bạn sẽ dễ nói không hơn với các yếu tố gây xao nhãng. Nếu một việc không hỗ trợ một trong các mục tiêu hiện tại của bạn, nhiều khả năng nó nên chờ lại.

Một quy tắc hữu ích là tự hỏi:

• Việc này có tạo ra doanh thu không?
• Việc này có hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng không?
• Việc này có giúp giảm công việc hoặc rủi ro trong tương lai không?
• Việc này có cần đến sự chú ý của tôi không, hay người khác có thể xử lý?

Nếu câu trả lời cho cả bốn câu hỏi đều là không, việc đó có thể không nên đứng đầu danh sách của bạn.

Lên kế hoạch cho tuần trước khi nó bắt đầu

Những người tự kinh doanh thường lãng phí thời gian vì quyết định phải làm gì ngay trong lúc đang làm. Điều đó tạo ra chi phí chuyển đổi ngữ cảnh và sự mệt mỏi tinh thần.

Thay vào đó, hãy chặn thời gian trước khi tuần mới bắt đầu. Một buổi lập kế hoạch đơn giản vào tối Chủ nhật hoặc sáng Thứ Hai có thể cải thiện khả năng tập trung đáng kể.

Dùng khung sau:

1. Rà soát các thời hạn và cam kết.
2. Liệt kê những việc bắt buộc phải hoàn thành.
3. Gom các công việc tương tự lại với nhau.
4. Dành khung giờ năng lượng tốt nhất cho công việc khó nhất.
5. Chừa khoảng đệm cho các yêu cầu phát sinh.

Lập kế hoạch trước cũng giúp bạn nhận ra tình trạng quá tải sớm. Nếu ngay từ Thứ Hai mà tuần của bạn đã có vẻ không thể hoàn thành, thì cần điều chỉnh trước khi áp lực tăng lên.

Gom các công việc tương tự lại với nhau

Chuyển đổi ngữ cảnh là một trong những kẻ hủy năng suất lớn nhất đối với người tự kinh doanh. Mỗi lần bạn chuyển từ viết lách sang xuất hóa đơn, sang mạng xã hội, rồi sang cuộc gọi khách hàng, bộ não đều phải trả một khoản chi phí.

Làm việc theo lô giúp giảm lãng phí đó.

Hãy thử gom công việc theo các nhóm như:

• Email và tin nhắn
• Theo dõi bán hàng
• Gọi khách hàng
• Sáng tạo nội dung
• Công việc tài chính và hành chính
• Vận hành và tổ chức

Ví dụ, thay vì kiểm tra email cả ngày, hãy xử lý tin nhắn vào hai hoặc ba khung giờ cố định. Thay vì đăng mạng xã hội bất cứ khi nào nhớ ra, hãy lên lịch nội dung trong một lần.

Làm việc theo lô không chỉ tiết kiệm thời gian. Nó còn giúp bạn bước vào trạng thái tập trung sâu hơn vì sự chú ý được giữ trên một loại công việc lâu hơn.

Áp dụng quy tắc 2 phút cho các việc nhỏ

Những việc nhỏ có thể nguy hiểm vì chúng trông có vẻ vô hại. Một phản hồi nhanh, một biểu mẫu ngắn, một cập nhật nhỏ, hoặc đổi tên một tệp đơn giản có thể lan ra khắp ngày và phá vỡ sự tập trung.

Nhưng đồng thời, bỏ qua mọi việc nhỏ cũng sẽ tạo ra sự lộn xộn.

Một cách cân bằng hữu ích là quy tắc 2 phút: nếu việc đó thực sự mất dưới hai phút, hãy làm ngay. Nếu lâu hơn, hãy đưa vào hệ thống công việc và lên lịch có chủ đích.

Cách này giúp các việc hành chính nhỏ không tích tụ, đồng thời ngăn ngày làm việc của bạn bị giật lái bởi mọi thứ rơi vào hộp thư đến.

Tự động hóa các việc lặp lại

Tự động hóa là một trong những công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất cho doanh nhân tự kinh doanh. Nếu bạn thực hiện cùng một thao tác nhiều lần, gần như chắc chắn sẽ có một hệ thống tốt hơn.

Hãy tìm cơ hội tự động hóa:

• Đặt lịch hẹn
• Nhắc nhở thanh toán hóa đơn
• Biểu mẫu thu hút khách hàng tiềm năng
• Trả lời email và theo dõi sau đó
• Đăng bài trên mạng xã hội
• Các công việc kế toán định kỳ

Bạn không cần phần mềm doanh nghiệp lớn để đạt kết quả. Hãy bắt đầu với những công cụ đơn giản giúp tiết kiệm thời gian mà không tạo thêm phức tạp. Hệ thống tốt nhất là hệ thống bạn thực sự sẽ dùng.

Tự động hóa đặc biệt có giá trị ở giai đoạn đầu của doanh nghiệp, khi mỗi giờ dành cho hành chính là một giờ không dành cho bán hàng, triển khai hay chiến lược.

Bảo vệ thời gian làm việc sâu của bạn

Một số công việc đòi hỏi sự tập trung không bị gián đoạn. Viết lách, lập kế hoạch, phân tích, phát triển sản phẩm và tư duy chiến lược đều suy giảm khi bạn bị ngắt quãng liên tục.

Hãy dành các khung giờ làm việc sâu trên lịch và coi chúng như những cuộc hẹn.

Trong những khung giờ đó:

• Tắt thông báo.
• Đóng các tab không cần thiết.
• Để điện thoại sang một bên.
• Cho khách hàng hoặc cộng tác viên biết khi nào bạn sẽ phản hồi.

Chỉ cần một hoặc hai khung tập trung được bảo vệ mỗi ngày cũng có thể tạo ra cải thiện lớn về đầu ra. Một doanh nghiệp tự kinh doanh sẽ tăng trưởng nhanh hơn khi công việc quan trọng được hoàn thành đều đặn, thay vì chỉ khi ngày đó tình cờ trôi qua suôn sẻ.

Thiết lập ranh giới cho email và tin nhắn

Email hữu ích, nhưng cũng là một trong những cách dễ nhất để làm mất cả ngày.

Nếu bạn phản hồi mọi tin nhắn ngay lập tức, bạn đang để người khác quyết định ưu tiên của mình. Điều đó có thể khiến bạn thấy mình rất hiệu quả, nhưng thực tế thường tạo ra công việc bị chia nhỏ và sự chú ý hời hợt.

Hãy thử các thói quen sau:

• Kiểm tra email vào các khung giờ cố định thay vì liên tục.
• Dùng mẫu trả lời cho các phản hồi thường gặp.
• Hủy đăng ký những bản tin không cần thiết.
• Giữ giao tiếp với khách hàng ở một nơi thống nhất.
• Tránh giải thích dài dòng khi một câu trả lời ngắn là đủ.

Điều tương tự cũng áp dụng cho tin nhắn, ứng dụng chat và DM trên mạng xã hội. Giao tiếp nhanh không đồng nghĩa với giao tiếp hiệu quả.

Biết khi nào nên giao việc hoặc thuê ngoài

Nhiều người tự kinh doanh cố làm mọi thứ một mình vì muốn tiết kiệm chi phí. Trên thực tế, điều đó thường khiến họ tốn nhiều hơn.

Nếu một việc lặp đi lặp lại, ít giá trị, hoặc nằm ngoài thế mạnh của bạn, có thể đáng để thuê ngoài. Một số ví dụ phổ biến gồm:

• Kế toán
• Thiết kế đồ họa
• Cập nhật website
• Hỗ trợ hành chính
• Biên tập và hiệu đính
• Thiết lập kỹ thuật

Câu hỏi không phải là bạn có thể làm việc đó hay không. Câu hỏi là việc tự làm có phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất hay không.

Nếu bạn mất năm giờ cho một việc mà người khác có thể hoàn thành trong một giờ, cái giá thật sự không chỉ là khoản thanh toán. Đó còn là thời gian bạn đánh mất, lẽ ra có thể dành cho bán hàng, triển khai hoặc lập kế hoạch chiến lược.

Quản lý năng lượng, không chỉ quản lý giờ làm

Một lịch làm việc dài không giống với một lịch làm việc hiệu quả. Nếu năng lượng của bạn thấp, đầu ra của bạn cũng sẽ thấp.

Để duy trì hiệu quả, hãy chú ý đến những điều cơ bản:

• Ngủ đủ.
• Nghỉ ngắn giữa các khoảng làm việc.
• Ăn uống theo cách hỗ trợ khả năng tập trung.
• Vận động cơ thể trong ngày.
• Rời khỏi công việc khi đầu óc quá tải.

Một số người suy nghĩ tốt nhất vào buổi sáng. Người khác lại sắc bén hơn vào cuối ngày. Điều quan trọng là ghép công việc khó với thời điểm năng lượng cao nhất của bạn khi có thể.

Nếu bạn liên tục ép mình làm việc khi khả năng tập trung đã cạn, lịch làm việc của bạn có thể kín nhưng doanh nghiệp vẫn sẽ có cảm giác bị đình trệ.

Dùng time block thay vì danh sách việc vô tận

Danh sách công việc hữu ích, nhưng có thể trở nên quá tải nếu không đi kèm với lịch.

Danh sách việc cho bạn biết điều gì quan trọng. Time block cho bạn biết khi nào việc đó sẽ diễn ra.

Hãy thử chuyển các việc ưu tiên cao thành các khung giờ được lên lịch:

• 8:30 đến 10:00 sáng cho công việc với khách hàng
• 10:00 đến 10:30 sáng cho email
• 11:00 sáng đến 12:00 trưa cho phát triển kinh doanh
• 1:00 đến 2:00 chiều cho hành chính và xuất hóa đơn
• 2:00 đến 4:00 chiều cho công việc sâu

Cách này giúp ngày làm việc của bạn thực tế hơn. Nó cũng ngăn cảm giác tự tin sai lệch khi bạn viết ra 20 việc nhưng không có chỗ thực sự nào trong lịch cho chúng.

Xây dựng thói quen rà soát hàng tuần

Một buổi rà soát hàng tuần giúp các vấn đề nhỏ không trở thành vấn đề lớn.

Vào cuối mỗi tuần, hãy dành 20 đến 30 phút để xem xét:

• Những việc đã hoàn thành
• Những việc bị chậm
• Những nhiệm vụ nào làm mất thời gian
• Những hoạt động nào tạo ra kết quả
• Tuần tới cần thay đổi điều gì

Thói quen này giúp bạn cải thiện theo thời gian thay vì lặp lại cùng một sai lầm. Nó cũng cho bạn cảm nhận tốt hơn về thời gian thực tế mà công việc cần, từ đó cải thiện độ chính xác của việc lập kế hoạch.

Tránh những sai lầm quản lý thời gian phổ biến nhất

Những người tự kinh doanh thường rơi vào các cái bẫy giống nhau.

Lên kế hoạch quá mức

Một lịch trình hoàn hảo là vô ích nếu nó quá cứng nhắc để tồn tại trong thực tế. Hãy chừa chỗ cho gián đoạn và công việc chưa hoàn tất.

Lên kế hoạch quá ít

Một ngày không có cấu trúc thường biến thành công việc bận rộn mang tính phản ứng. Hãy cho thời gian của bạn một mục đích.

Nhầm lẫn giữa chuyển động và tiến bộ

Trả lời tin nhắn, sắp xếp lại tệp và tinh chỉnh hệ thống có thể khiến bạn thấy mình rất bận rộn mà không thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Cố làm mọi thứ cùng lúc

Tập trung hiệu quả hơn đa nhiệm. Hãy hoàn thành một việc quan trọng trước khi bắt đầu việc tiếp theo.

Bỏ qua công việc hành chính cho đến khi nó trở nên khẩn cấp

Kế toán, hồ sơ và các công việc tuân thủ sẽ dễ xử lý hơn khi được thực hiện đều đặn. Với chủ doanh nghiệp, việc giữ mọi thứ ngăn nắp ngay từ đầu cũng có thể khiến quá trình thành lập công ty và vận hành thường xuyên dễ quản lý hơn.

Một hệ thống hằng ngày đơn giản bạn có thể áp dụng

Nếu bạn muốn một thói quen thực tế, hãy dùng cấu trúc này:

Buổi sáng

• Rà soát ba ưu tiên hàng đầu của ngày.
• Bắt đầu bằng nhiệm vụ khó nhất hoặc quan trọng nhất.
• Tránh email cho đến khi bạn hoàn thành ít nhất một khung công việc có ý nghĩa.

Buổi trưa

• Xử lý cuộc gọi, họp và cộng tác.
• Xử lý email hoặc tin nhắn vào một thời điểm cố định.
• Hoàn thành các việc hành chính ngắn theo từng nhóm.

Buổi chiều

• Hoàn tất các đầu việc cho khách hàng.
• Dùng một khung làm việc sâu thứ hai.
• Chuẩn bị việc đầu tiên cho ngày mai trước khi kết thúc ngày.

Cuối ngày

• Dọn dẹp không gian làm việc.
• Cập nhật danh sách công việc.
• Ghi lại bất cứ việc nào cần theo dõi tiếp.
• Kết thúc công việc một cách có chủ ý để bạn có thể phục hồi năng lượng.

Một thói quen đơn giản như vậy tạo ra sự nhất quán mà không trở nên quá phức tạp.

Kết luận

Quản lý thời gian cho doanh nhân tự kinh doanh không phải là làm nhiều hơn chỉ để bận rộn. Đó là tạo ra không gian cho những công việc thực sự quan trọng.

Khi bạn xác định ưu tiên rõ ràng, lập kế hoạch trước, gom các việc tương tự lại, tự động hóa công việc lặp lại và bảo vệ năng lượng của mình, bạn sẽ tạo ra một doanh nghiệp dễ vận hành hơn và có khả năng tăng trưởng cao hơn.

Cấu trúc như vậy quan trọng ngay từ ngày đầu. Dù bạn đang ra mắt một dự án mới hay đang xây dựng một hoạt động kinh doanh trưởng thành hơn, các hệ thống phù hợp sẽ giúp bạn giữ sự tập trung vào tăng trưởng thay vì bị cuốn vào những ồn ào hằng ngày.