Cách rút đăng ký kinh doanh nước ngoài tại Washington, D.C.

Nếu công ty của bạn đã đăng ký hoạt động kinh doanh tại District of Columbia nhưng hiện không còn hoạt động tại đây, bạn có thể cần nộp hồ sơ rút đăng ký doanh nghiệp nước ngoài. Việc nộp hồ sơ này chấm dứt quyền của pháp nhân được kinh doanh tại D.C. với tư cách là một thực thể nước ngoài và giúp bạn đóng hồ sơ một cách gọn gàng.

Đối với các doanh nghiệp được thành lập ngoài District, quy trình rút đăng ký thường khá đơn giản, nhưng hồ sơ phải được nộp chính xác. Sở Cấp phép và Bảo vệ Người tiêu dùng của District of Columbia (DLCP) sử dụng Mẫu FN-3, Tuyên bố rút đăng ký doanh nghiệp nước ngoài cho mục đích này.

Việc rút đăng ký doanh nghiệp nước ngoài có tác dụng gì

Việc rút đăng ký doanh nghiệp nước ngoài thông báo cho District rằng pháp nhân ngoài bang hoặc ngoài quốc gia của bạn không còn tiến hành kinh doanh tại Washington, D.C. Khi hồ sơ được chấp nhận, pháp nhân đó sẽ không còn duy trì tình trạng đăng ký tại District với tư cách là một thực thể nộp hồ sơ nước ngoài.

Điều này khác với việc đóng hẳn doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn vẫn đang hoạt động tại bang thành lập ban đầu, việc rút khỏi D.C. chỉ xóa đăng ký tại District. Việc này không giải thể pháp nhân.

DLCP cũng nêu một điểm quan trọng trên mẫu đơn: việc rút đăng ký không ảnh hưởng đến các nghĩa vụ về giấy phép kinh doanh hoặc thuế của bạn. Trước khi nộp hồ sơ, hãy chắc chắn rằng mọi nghĩa vụ về giấy phép kinh doanh, thuế hoặc tuân thủ còn tồn đọng đã được giải quyết.

Ai nên nộp hồ sơ rút đăng ký

Thông thường bạn nên nộp hồ sơ rút đăng ký nếu công ty của bạn:

• Đã đăng ký tại D.C. với tư cách là công ty cổ phần nước ngoài, LLC, công ty hợp danh hữu hạn, công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn, hiệp hội hợp tác hữu hạn theo luật định hoặc tín thác theo luật định
• Đã ngừng kinh doanh tại District
• Không còn cần duy trì đăng ký D.C.
• Muốn tránh việc tiếp tục giữ một đăng ký nước ngoài không còn cần thiết trên hồ sơ

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chấm dứt hoàn toàn, bạn có thể cần một quy trình khác. Việc rút đăng ký chỉ nhằm chấm dứt đăng ký nước ngoài tại D.C., không nhất thiết là chấm dứt tư cách pháp lý của doanh nghiệp.

Khi nào việc rút đăng ký là hồ sơ phù hợp

Hãy sử dụng hồ sơ rút đăng ký khi pháp nhân chỉ đang rời khỏi District và không còn cần đăng ký D.C. nữa. Các tình huống thường gặp gồm:

• Công ty không còn khách hàng, nhân viên hoặc hoạt động tại Washington, D.C.
• Doanh nghiệp đã tái cấu trúc và không còn cần giao dịch tại District
• Công ty đang hợp nhất hoạt động sang một bang khác
• Pháp nhân muốn tránh các nghĩa vụ nộp hồ sơ trong tương lai liên quan đến một đăng ký không còn hoạt động

Nếu pháp nhân đang bị giải thể tại nơi thành lập, hoặc nếu việc đóng đăng ký nước ngoài phát sinh do pháp nhân sáp nhập, chuyển đổi hoặc ngừng tồn tại, một mẫu khác có thể phù hợp hơn. DLCP cũng liệt kê Mẫu FN-4, Rút đăng ký do giải thể hoặc chuyển đổi sang thực thể không phải nộp hồ sơ, cho các trường hợp đó.

Yêu cầu của mẫu FN-3 tại D.C.

Mẫu FN-3 hiện tại yêu cầu một số thông tin cốt lõi sau:

• Tên pháp nhân
• Ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký nước ngoài
• Bang, tỉnh hoặc quốc gia thành lập
• Tuyên bố rằng pháp nhân không kinh doanh tại District và đang rút đăng ký
• Việc thu hồi quyền của đại lý đăng ký trong việc nhận tống đạt thay mặt pháp nhân
• Địa chỉ nhận tống đạt
• Tên và chữ ký của một giám đốc hoặc người được ủy quyền

Mẫu này được thiết kế khá đơn giản, nhưng độ chính xác rất quan trọng. Hãy bảo đảm tên pháp nhân khớp với hồ sơ đăng ký tại D.C. và người ký có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp.

Lệ phí rút đăng ký doanh nghiệp nước ngoài tại D.C.

Biểu phí hiện tại của DLCP đối với pháp nhân nước ngoài cho biết các mức phí sau đây khi nộp hồ sơ rút đăng ký của một thực thể nước ngoài đã đăng ký:

• Thực thể vì lợi nhuận: 220 USD
• Tổ chức phi lợi nhuận: 80 USD

Các mức phí này được đăng trên trang biểu phí chính thức của Phòng Corporations Division dành cho thực thể nước ngoài. Luôn xác minh biểu phí hiện hành trước khi nộp, vì phí của cơ quan nhà nước có thể thay đổi.

Cách nộp hồ sơ rút đăng ký

DLCP hiện cung cấp cả hình thức nộp trực tuyến và qua thư cho FN-3.

Nộp trực tuyến

Bạn có thể nộp thông qua hệ thống nộp hồ sơ doanh nghiệp của District. Mẫu đơn cho biết hồ sơ trực tuyến được thanh toán bằng thẻ tín dụng.

Nộp trực tuyến thường là lựa chọn nhanh nhất vì giảm thời gian chờ gửi thư và cho phép bạn hoàn tất quy trình trên cùng cổng thông tin dùng cho các hồ sơ kinh doanh khác.

Nộp qua thư

Nếu bạn muốn nộp hồ sơ giấy, bạn có thể gửi mẫu đơn đã hoàn thành cùng khoản thanh toán đến Phòng Corporations Division của DLCP. Mẫu FN-3 hướng dẫn người nộp gửi hồ sơ đến địa chỉ thư của phòng.

Trước khi gửi thư, hãy xác nhận rằng mẫu đã được ký bởi người có thẩm quyền và khoản thanh toán khớp với mức phí áp dụng.

Quy trình rút đăng ký từng bước

1. Xác nhận rằng bạn đã ngừng kinh doanh tại D.C.

Trước khi nộp hồ sơ, hãy bảo đảm công ty thực sự không còn cần đăng ký tại District nữa. Xem lại hợp đồng, nhân viên, khách hàng, hợp đồng thuê và mọi nghĩa vụ thuế hoặc giấy phép còn mở.

2. Thu thập thông tin đăng ký

Bạn sẽ cần tên pháp lý của pháp nhân, ngày nhận đăng ký nước ngoài tại D.C. và nơi thành lập.

3. Hoàn thành FN-3

Điền cẩn thận bản tuyên bố rút đăng ký. Mẫu đơn yêu cầu một tuyên bố rằng pháp nhân không còn kinh doanh tại District và đang rút đăng ký của mình.

4. Ký hồ sơ

Một giám đốc có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền khác phải ký mẫu đơn. Nếu công ty của bạn có quy trình phê duyệt nội bộ cho các hồ sơ pháp nhân, hãy xác nhận rằng người ký có đủ thẩm quyền cần thiết.

5. Nộp trực tuyến hoặc qua thư

Nộp mẫu đã hoàn thành qua hệ thống trực tuyến của District hoặc gửi thư kèm theo lệ phí đúng mức. Nếu nộp trực tuyến, bạn sẽ thanh toán bằng thẻ tín dụng.

6. Lưu bản sao cho hồ sơ của bạn

Lưu bản sao của mẫu đã nộp, xác nhận thanh toán và mọi thông báo chấp thuận. Bạn có thể cần các hồ sơ này sau này cho mục đích tuân thủ, ngân hàng, thuế hoặc quản trị công ty.

Sau khi hồ sơ rút đăng ký được nộp

Khi District chấp nhận hồ sơ, đăng ký nước ngoài của bạn sẽ được đóng. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn có thể bỏ qua mọi nghĩa vụ khác liên quan đến doanh nghiệp. Bạn vẫn nên kiểm tra:

• Nghĩa vụ thuế cuối cùng tại District
• Các vấn đề giấy phép kinh doanh còn tồn đọng
• Cập nhật đại lý đăng ký tại các khu vực pháp lý khác
• Nghĩa vụ nộp báo cáo thường niên hoặc hai năm một lần tại bang thành lập
• Hồ sơ nội bộ của công ty ghi nhận ngày rút khỏi District có hiệu lực

Một hồ sơ rút đăng ký hoàn chỉnh giúp tránh nhầm lẫn về sau, đặc biệt nếu ai đó tra cứu hồ sơ pháp nhân hoặc nếu công ty bị kiểm tra, rà soát bởi cơ quan quản lý.

Rút đăng ký, giải thể và chấm dứt khác nhau như thế nào

Những thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn, nhưng chúng có ý nghĩa khác nhau.

Rút đăng ký

Rút đăng ký loại bỏ đăng ký nước ngoài của pháp nhân tại một bang nơi pháp nhân đã được cấp phép kinh doanh. Công ty vẫn có thể tồn tại ở bang thành lập ban đầu.

Giải thể

Giải thể là quá trình thanh lý và chấm dứt pháp nhân tại khu vực pháp lý nơi pháp nhân được thành lập.

Chấm dứt hoặc hủy bỏ

Một số bang sử dụng các thuật ngữ này để chỉ việc chấm dứt cuối cùng của một pháp nhân hoặc chấm dứt một đăng ký sau khi sáp nhập, chuyển đổi hoặc thay đổi cấu trúc khác.

Nếu bạn chỉ đang rời khỏi Washington, D.C., rút đăng ký thường là hồ sơ phù hợp. Nếu doanh nghiệp thực sự đang chấm dứt, bạn có thể cần thêm hoặc dùng một hồ sơ khác tại bang thành lập.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Một số lỗi xuất hiện lặp lại trong hồ sơ rút đăng ký nước ngoài:

• Dùng sai mẫu cho tình huống của pháp nhân
• Không xác nhận rằng công ty thực sự không còn kinh doanh tại D.C.
• Bỏ sót thông tin về nơi thành lập hoặc ngày đăng ký
• Để người không đúng thẩm quyền ký mẫu đơn
• Quên xử lý các nghĩa vụ thuế hoặc giấy phép trước khi nộp
• Gửi sai số tiền lệ phí

Dành vài phút rà soát hồ sơ trước khi nộp có thể giúp tránh chậm trễ hoặc bị từ chối.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn muốn quy trình gọn hơn, Zenind có thể hỗ trợ chuẩn bị và nộp các tài liệu tuân thủ doanh nghiệp với sự chú ý đến các quy định riêng của từng bang. Đối với các công ty rời khỏi Washington, D.C., điều đó có nghĩa là bảo đảm sử dụng đúng mẫu, đúng lệ phí và đúng phương thức nộp để việc rút đăng ký được xử lý chính xác.

Sự hỗ trợ như vậy đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp đang quản lý nhiều bang, thu hẹp hoạt động hoặc phối hợp các hồ sơ với nghĩa vụ thuế và đại lý đăng ký.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi nộp

• Xác nhận pháp nhân không còn kinh doanh tại D.C.
• Sử dụng FN-3 trừ khi cần một hồ sơ khác
• Xác minh mức phí chính xác cho loại hình pháp nhân của bạn
• Bảo đảm người có thẩm quyền ký mẫu đơn
• Chọn nộp trực tuyến hoặc qua thư
• Giữ lại bản sao hồ sơ nộp và xác nhận

Một hồ sơ rút đăng ký được hoàn thành đúng cách giúp đóng đăng ký tại District của bạn với ít rủi ro hơn về các vấn đề tuân thủ trong tương lai.