Өзін-өзі жұмыспен қамтитын кәсіпкерлерге арналған уақытты басқару кеңестері

Өзін-өзі жұмыспен қамту еркіндік береді, бірақ сонымен бірге компаниядағы барлық жұмысты өзіңізге жүктейді. Сіз бір мезетте стратегсіз, сатушысыз, клиенттерге қолдау көрсетушісіз, бухгалтерсіз және операциялық орындаушысыз. Жүйесіз күн электрондық хаттарға, ұсақ тапсырмаларға және үнемі шұғыл әрекет ету режиміне кетіп қалуы мүмкін.

Сондықтан уақытты басқару кәсіпкерлер, фрилансерлер, консультанттар және жеке бизнес иелері үшін өте маңызды. Жақсы уақытты басқару әр сағатқа көбірек жұмыс сығып салу деген сөз емес. Бұл шектеулі уақытыңызды кіріс әкелетін, қарым-қатынасты нығайтатын және бизнесті алға жылжытатын іске жұмсау дегенді білдіреді.

Егер сіз бизнес құрып немесе оны дамытып жатсаңыз, Zenind құқықтық және әкімшілік негізді қалыптастыруға көмектеседі, сонда сіз ұйымды тіркеу жайын уайымдауға аз уақыт жұмсап, бизнесті басқаруға көбірек көңіл бөле аласыз. Компания құрылғаннан кейінгі келесі міндет - назарыңызды қорғайтын әдеттер қалыптастыру.

Неліктен өзіңіз үшін жұмыс істегенде уақытты басқару маңызды

Сізге кесте жасайтын басшы болмаған кезде, күнтізбеңіз тым толып кетуі немесе мүлде ретсіз болуы мүмкін. Екі шектің де өнімділікке зияны бар.

Уақытты басқару болмаса, өзін-өзі жұмыспен қамтитын мамандар жиі мына мәселелерге тап болады:

• Маңызды жұмыс шұғыл, бірақ құны төмен тапсырмаларға ығыстырылады.
• Үнемі бөлініп отырудан клиенттік жұмыс ұзағыраққа созылады.
• Маркетинг пен бизнесті дамытуға жеткілікті көңіл бөлінбейді.
• Бухгалтерия, кері байланыс және әкімшілік істер жиналып, күйзеліс тудырады.
• Ұзақ жұмыс сағаттары өсім емес, күйіп кетуге әкеледі.

Мақсат - әр минутты қатаң бақылау емес. Мақсат - үнемі ілгерілеуге мүмкіндік беретін жеткілікті құрылым жасау.

Нақты басымдықтардан бастаңыз

Өнімділікті жылдам жақсартудың ең тиімді жолы - не нәрсе шынымен маңызды екенін анықтау.

Әр аптада аптаны сәтті ететін үштен беске дейінгі нәтижені белгілеңіз. Бұлар жай ғана тапсырмалар емес, нақты нәтиже болуы керек. Мысалы:

• Үш білікті әлеуетті клиентке ұсыныс жіберу.
• Бір жаңа клиент үшін onboarding процесін аяқтау.
• Бір мақала және бір email newsletter жариялау.
• Бизнестің шығындарын салыстыру және тексеру.
• Тоқсандық бизнес мақсаттарын қарау.

Басымдықтарыңыз анық болса, алаңдататын нәрселерге «жоқ» деу оңайырақ болады. Егер тапсырма қазіргі мақсаттарыңыздың бірін қолдамаса, оны кейінге қалдыру керек шығар.

Пайдалы сұрақтар:

• Бұл табыс әкеле ме?
• Бұл клиентке тікелей көмектесе ме?
• Бұл болашақ жұмысты немесе тәуекелді азайта ма?
• Бұған менің назарым керек пе, әлде мұны басқа біреу орындай ала ма?

Егер төртеуіне де жауап «жоқ» болса, бұл тапсырма тізімнің ең жоғарғы жағында болмауы мүмкін.

Аптаны басталмай тұрып жоспарлаңыз

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын мамандар көбіне не істеу керегін сол сәтте шешіп, уақыт жоғалтады. Бұл ауысу шығынын және ойша шаршауды арттырады.

Оның орнына, апта басталмай тұрып уақыт бөліңіз. Жексенбі кеші немесе дүйсенбі таңы жасалатын қарапайым жоспарлау сессиясы назарды айтарлықтай жақсарта алады.

Осы қадамдарды қолданыңыз:

1. Мерзімдер мен міндеттемелерді қарап шығыңыз.
2. Міндетті түрде орындалуы тиіс тапсырмаларды тізімдеңіз.
3. Ұқсас жұмыстарды бірге топтастырыңыз.
4. Ең күрделі жұмысты өзіңіз ең жақсы жұмыс істейтін уақытқа қойыңыз.
5. Күтпеген сұраулар үшін бос орын қалдырыңыз.

Алдын ала жоспарлау жүктеменің тым көп екенін ерте көруге көмектеседі. Егер дүйсенбі күні-ақ аптаңыз мүмкін емес болып көрінсе, қысым күшеймей тұрып бір нәрсені өзгерту керек.

Ұқсас тапсырмаларды топтастырып орындаңыз

Контекст ауыстыру - өзін-өзі жұмыспен қамтитын адамдар үшін ең үлкен өнімділік жауларының бірі. Жазудан шот-фактураға, әлеуметтік желіден клиент қоңырауларына қайта-қайта ауысқан сайын миыңыз артық шығынға ұшырайды.

Тапсырмаларды топтастыру осы шығынды азайтады.

Жұмысты мынадай санаттарға бөліп көріңіз:

• Электрондық пошта және хабарламалар
• Сатудан кейінгі байланыс
• Клиент қоңыраулары
• Контент жасау
• Қаржылық әкімшілік
• Операциялар және ұйымдастыру

Мысалы, email-ды күні бойы тексере берудің орнына, хабарламаларды күніне екі немесе үш белгіленген уақытта өңдеңіз. Әлеуметтік желіге дайын болған сайын емес, бір блокта жоспарлап қойыңыз.

Топтастыру тек уақытты үнемдемейді. Ол сондай-ақ терең назар күйіне енуге көмектеседі, өйткені назарыңыз бір типтегі жұмысқа ұзақ уақыт шоғырланады.

Ұсақ тапсырмалар үшін 2 минуттық ережені қолданыңыз

Ұсақ тапсырмалар қауіпті болуы мүмкін, өйткені олар зиянсыз болып көрінеді. Жылдам жауап, қысқа форма, шағын жаңарту немесе қарапайым файл атауын өзгерту күні бойы шашырап, назарыңызды бұза алады.

Сонымен бірге, әрбір кіші істі елемеу де жиналып қалған ретсіздікке әкеледі.

Пайдалы ымыра - 2 минуттық ереже: егер бір нәрсе расымен екі минуттан аз уақыт алса, оны бірден істеңіз. Егер ұзаққа созылса, оны task жүйеңізге қосып, әдейі жоспарлаңыз.

Осылайша ұсақ әкімшілік істер жиналып қалмайды және күні бойы inbox-қа түскен нәрсенің бәрі сізді басқармайды.

Қайталанатын жұмысты автоматтандырыңыз

Автоматтандыру - өзін-өзі жұмыспен қамтитын кәсіпкерлер үшін ең тиімді уақытты басқару құралдарының бірі. Егер сіз бір әрекетті қайта-қайта орындай берсеңіз, оны атқаратын жақсырақ жүйе болуы ықтимал.

Мыналарды автоматтандыру мүмкіндігін қарастырыңыз:

• Кездесу жоспарлау
• Шот-фактура ескертулері
• Лид жинау формалары
• Email жауаптары мен follow-up хаттары
• Әлеуметтік желідегі жарияланымдар
• Қайталанатын бухгалтерлік тапсырмалар

Нәтиже алу үшін міндетті түрде күрделі enterprise software қажет емес. Уақыт үнемдейтін, бірақ күрделілік қоспайтын қарапайым құралдардан бастаңыз. Ең жақсы жүйе - сіз шынымен қолданатын жүйе.

Автоматтандыру бизнестің бастапқы кезеңінде ерекше құнды, өйткені әкімшілікке кеткен әр сағат - сату, қызмет көрсету немесе стратегияға жұмсалмаған сағат.

Терең жұмыс уақытыңызды қорғаңыз

Кейбір жұмыстарға кедергісіз шоғырлану қажет. Жазу, жоспарлау, талдау, өнімді дамыту және стратегиялық ойлау жиі бөлініп отырғанда сапасын жоғалтады.

Күнтізбеңізден deep work блоктарын бөліп, оларды нақты кездесу сияқты қабылдаңыз.

Ол блоктар кезінде:

• Хабарландыруларды өшіріңіз.
• Қажетсіз қойындыларды жабыңыз.
• Телефоныңызды алыстатыңыз.
• Клиенттерге немесе әріптестерге қашан жауап беретінінізді алдын ала айтыңыз.

Тіпті күніне бір-екі қорғалған focus блогы өнім көлемін айтарлықтай арттыра алады. Өзін-өзі жұмыспен қамтитын бизнес маңызды жұмыс тұрақты түрде аяқталғанда жылдамырақ өседі, тек күн сәтті өткенде ғана емес.

Email мен хабарламаларға шекара қойыңыз

Email пайдалы, бірақ ол күнді жоғалтудың ең оңай жолдарының бірі.

Егер сіз әр хабарға бірден жауап берсеңіз, басымдықты басқа адамдарға беріп қойасыз. Бұл өнімді көрінуі мүмкін, бірақ көбіне жұмысты бөлшектеп, назарды үстірт етеді.

Мына әдеттерді байқап көріңіз:

• Email-ды үнемі емес, белгіленген уақытта тексеріңіз.
• Жиі қайталанатын жауаптарға үлгілер қолданыңыз.
• Қажетсіз newsletter-лерден жазылымды тоқтатыңыз.
• Клиенттік байланысты бір жерде реттеп отырыңыз.
• Қысқа жауап жеткілікті болса, артық түсіндірмеңіз.

Бұл SMS, чат қосымшалары және әлеуметтік желідегі DM-дарға да қатысты. Жылдам қарым-қатынас тиімді қарым-қатынаспен бірдей емес.

Қашан делегат ету немесе аутсорсингке беру керегін біліңіз

Көптеген өзін-өзі жұмыспен қамтитын адамдар ақшаны үнемдеу үшін бәрін өздері істеуге тырысады. Практикада бұл көбіне қымбатқа түседі.

Егер тапсырма қайталанатын, құны төмен немесе сіздің күшті жағыңызға кірмейтін болса, оны сыртқа беру орынды болуы мүмкін. Жиі кездесетін мысалдар:

• Бухгалтерия
• Графикалық дизайн
• Website жаңартулары
• Әкімшілік қолдау
• Редакциялау және түзету
• Техникалық баптау

Сұрақ: сіз бұл істі істей аласыз ба емес. Сұрақ: оны өзіңіз істеу уақытыңызды ең жақсы пайдалану ма.

Егер бір тапсырма сізге бес сағат алса, ал басқа біреу оны бір сағатта аяқтай алса, нақты шығын тек төлем емес. Бұл - сату, қызмет көрсету немесе стратегиялық жоспарлауға жұмсалуы мүмкін жоғалтқан уақытыңыз.

Тек сағатты емес, энергияны да басқарыңыз

Ұзақ кесте өнімді кесте деген сөз емес. Егер энергияңыз төмен болса, нәтижеңіз де төмен болады.

Тиімді болу үшін негізгі нәрселерге көңіл бөліңіз:

• Жеткілікті ұйықтаңыз.
• Қысқа үзілістер жасаңыз.
• Назарға көмектесетіндей тамақтаныңыз.
• Күні бойы денеңізді қозғалтыңыз.
• Ойыңыз ауырса, жұмыстан алыстаңыз.

Кейбір адамдар ең жақсы ойлауды таңертең жасайды. Басқалары кешірек сергек болады. Маңыздысы - қиын жұмысты өзіңіздің ең жоғары энергия уақытыңызбен сәйкестендіру.

Егер сіз фокусыңыз кеткен кезде де жұмыс істеуге өзіңізді үнемі мәжбүрлей берсеңіз, кестеңіз толы болуы мүмкін, бірақ бизнесіңіз бәрібір тұрып қалғандай сезіледі.

Шексіз to-do list орнына time block қолданыңыз

To-do list пайдалы, бірақ оны calendar-мен қоспаса, ол тым ауыр болып кетуі мүмкін.

Task list сізге не маңызды екенін айтады. Time block сол жұмыстың қашан орындалатынын көрсетеді.

Жоғары басымдықты тапсырмаларды жоспарланған блоктарға айналдырып көріңіз:

• 8:30-10:00 - клиенттік жұмыс
• 10:00-10:30 - email
• 11:00-12:00 - бизнесті дамыту
• 13:00-14:00 - әкімшілік және шот-фактуралар
• 14:00-16:00 - deep work

Бұл тәсіл күнді шынайырақ етеді. Сонымен қатар 20 тапсырманы тізіп жазып алып, олардың ешқайсысына нақты уақыт бөлмеген жалған сенімділіктің алдын алады.

Апталық шолу әдетін қалыптастырыңыз

Апталық шолу кіші проблемалардың үлкен мәселеге айналуына жол бермейді.

Аптаның соңында 20-30 минут бөліп, мыналарды қараңыз:

• Не орындалды
• Не кейінге қалды
• Қай тапсырмалар уақытты көп алды
• Қай әрекеттер нәтиже берді
• Келесі аптада нені өзгерту керек

Бұл әдет бірдей қателіктерді қайталамай, уақыт өте жақсара түсуге көмектеседі. Ол сондай-ақ жұмыс қанша уақыт алатынын дұрысырақ түсінуге мүмкіндік береді, бұл жоспарлауды нақтырақ етеді.

Уақытты басқарудағы ең жиі қателерден сақтаныңыз

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын мамандар көбіне бірдей тұзақтарға түседі.

Шамадан тыс жоспарлау

Тым қатаң болса, мінсіз кестенің еш пайдасы жоқ. Үзілістер мен аяқталмай қалған жұмыстарға орын қалдырыңыз.

Жоспарсыз қалу

Құрылымы жоқ күн көбіне реактивті бос әурешілікке айналады. Уақытыңызға мақсат беріңіз.

Қимылды прогресспен шатастыру

Хабарламаларға жауап беру, файлдарды реттеу және жүйелерді жетілдіру өзіңізді өнімді сезіндіруі мүмкін, бірақ бизнесіңізді алға жылжытпайды.

Бір уақытта бәрін істеуге тырысу

Multitasking-тен гөрі focus жақсы. Келесіге өтпей тұрып, бір маңызды істі аяқтаңыз.

Әкімшілік істерді шұғыл болғанша елемеу

Бухгалтерия, filing және compliance міндеттері жүйелі орындалса, әлдеқайда жеңіл болады. Бизнес иелері үшін басынан бастап тәртіп сақтау компания құруды және кейінгі операцияларды да жеңілдете алады.

Қолдануға болатын қарапайым күнделікті жүйе

Егер практикалық тәртіп керек болса, мына құрылымды қолданыңыз:

Таңертең

• Күннің ең маңызды үш басымдығын қарап шығыңыз.
• Ең қиын немесе ең маңызды тапсырмадан бастаңыз.
• Кем дегенде бір маңызды жұмыс блогын аяқтамайынша email ашпаңыз.

Түске жақын

• Қоңырауларды, кездесулерді және бірлескен жұмысты өңдеңіз.
• Email немесе хабарламаларды белгіленген уақытта тексеріңіз.
• Қысқа әкімшілік істерді бір блокта орындаңыз.

Түстен кейін

• Клиентке арналған deliverable-дарды аяқтаңыз.
• Екінші deep work блогын қолданыңыз.
• Күн аяқталмай тұрып, ертеңгі бірінші тапсырманы дайындаңыз.

Күн соңында

• Жұмыс орныңызды реттеңіз.
• Task list-ті жаңартыңыз.
• Кері байланыс қажет нәрсені белгілеңіз.
• Қалпына келу үшін жұмысты әдейі жабыңыз.

Осындай қарапайым тәртіп күрделенбей-ақ тұрақтылық береді.

Қорытынды ойлар

Өзін-өзі жұмыспен қамтитын кәсіпкерлер үшін уақытты басқару - бос әурешілік үшін көбірек жұмыс істеу емес. Бұл шынымен маңызды іске орын жасау.

Егер сіз басымдықтарды нақты қойып, алдын ала жоспарлап, ұқсас тапсырмаларды топтастырып, қайталанатын жұмысты автоматтандырып, энергияңызды қорғай білсеңіз, бизнесті басқару оңайырақ әрі өсуге бейім болады.

Мұндай құрылым бірінші күннен бастап маңызды. Сіз жаңа жоба бастап жатсаңыз да, неғұрлым орныққан операцияны дамытып жатсаңыз да, дұрыс жүйелер өсуге назар аударуға көмектеседі, күнделікті шуға батып қалмауға жәрдемдеседі.