Cách doanh nghiệp nhỏ có thể triển khai quản lý dự án hiệu quả

Chủ doanh nghiệp nhỏ hiếm khi có đủ thời gian dư, nhân sự dư hoặc ngân sách dư. Chính vì vậy, quản lý dự án lại càng quan trọng. Khi mọi lần ra mắt, hồ sơ, chiến dịch và đầu việc bàn giao cho khách hàng đều có thời hạn cụ thể, một quy trình đơn giản có thể tạo ra khác biệt giữa tăng trưởng ổn định và liên tục chạy theo việc phát sinh.

Quản lý dự án tốt không cần phức tạp. Trong một doanh nghiệp nhỏ, nó nên thực tế, dễ nhìn thấy và đủ linh hoạt để thích ứng khi ưu tiên thay đổi. Dù bạn đang thành lập một công ty mới, mở thêm địa điểm thứ hai, triển khai một dịch vụ mới hay chuẩn bị các công việc tuân thủ theo quý, những nguyên tắc nền tảng vẫn giống nhau: xác định công việc, phân công trách nhiệm, theo dõi tiến độ và giao tiếp rõ ràng.

Vì sao quản lý dự án quan trọng với doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ thường vận hành với đội ngũ tinh gọn và biên lợi nhuận chặt chẽ. Điều đó tạo ra một số rủi ro phổ biến:

• Công việc bị làm trùng vì không ai biết ai đang phụ trách gì.
• Hạn chót bị trễ vì nhiệm vụ chưa được chia thành các bước nhỏ hơn.
• Những chi tiết quan trọng nằm trong hộp thư cá nhân thay vì một hệ thống dùng chung.
• Kỳ vọng của khách hàng lệch khỏi những gì đội ngũ thực sự có thể đáp ứng.
• Chủ doanh nghiệp dành quá nhiều thời gian để phản ứng thay vì dẫn dắt.

Quản lý dự án giúp giải quyết những vấn đề này bằng cách biến một mục tiêu thành một kế hoạch. Thay vì hy vọng đội ngũ sẽ nhớ hết mọi thứ, bạn tạo ra một cấu trúc giúp tiến độ dễ nhìn thấy hơn và dễ kiểm soát hơn.

Với người sáng lập và chủ doanh nghiệp, cấu trúc này đặc biệt hữu ích trong các sự kiện kinh doanh có mức độ quan trọng cao như:

• thành lập và thiết lập pháp nhân
• ra mắt website
• tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới
• thay đổi tồn kho hoặc chuỗi cung ứng
• phát hành sản phẩm
• nộp báo cáo thường niên và đáp ứng hạn tuân thủ
• di dời hoặc mở rộng văn phòng

Nói cách khác, quản lý dự án không chỉ dành cho các tập đoàn lớn. Đây là một trong những thói quen vận hành hữu ích nhất mà doanh nghiệp nhỏ có thể xây dựng.

Bắt đầu bằng một kết quả rõ ràng

Mỗi dự án nên bắt đầu bằng một câu hỏi: thành công trông như thế nào?

Một mục tiêu mơ hồ như “cải thiện marketing” hoặc “ra mắt doanh nghiệp” là quá rộng để quản lý hiệu quả. Một mục tiêu rõ ràng giúp đội ngũ có đích đến cụ thể. Ví dụ:

• đăng ký pháp nhân và hoàn tất các hồ sơ bắt buộc trước một ngày cụ thể
• ra mắt trang dịch vụ mới và xuất bản nội dung hỗ trợ
• tiếp nhận một nhà thầu mới và thiết lập quyền truy cập nội bộ trong một tuần
• chuẩn bị checklist tuân thủ theo quý và rà soát trước hạn chót

Một kết quả rõ ràng nên trả lời bốn điều:

• cần bàn giao cái gì
• ai cần nó
• khi nào phải hoàn thành
• tiêu chuẩn chất lượng chấp nhận được là gì

Mục tiêu càng cụ thể, bạn càng dễ xây dựng một kế hoạch thực tế xoay quanh nó.

Chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn

Những dự án lớn sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi được chia thành các mốc và nhiệm vụ. Một mốc đánh dấu tiến độ. Một nhiệm vụ là hành động cụ thể cần thực hiện để đạt được mốc đó.

Ví dụ, một dự án ra mắt doanh nghiệp có thể được chia thành:

1. xác nhận tên doanh nghiệp
2. chọn loại hình pháp lý
3. chuẩn bị hồ sơ thành lập
4. hoàn tất đăng ký và lấy các tài liệu cần thiết
5. mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
6. xây dựng các quy trình vận hành cơ bản
7. chuẩn bị đợt marketing đầu tiên

Sau đó, mỗi bước có thể được giao cho một người và đặt lên tiến độ thời gian. Điều này giúp ước lượng công sức dễ hơn, xác định điểm nghẽn sớm hơn và duy trì đà triển khai.

Một nguyên tắc hữu ích là hãy làm cho nhiệm vụ đủ nhỏ để có thể hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung khi có thể. Nếu một nhiệm vụ nghe có vẻ quá rộng để hoàn thành, rất có thể nó cần được chia nhỏ thêm.

Chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ

Không gì làm dự án của doanh nghiệp nhỏ chậm lại nhanh hơn việc không rõ ai là người chịu trách nhiệm. Nếu nhiều người đều nghĩ rằng người khác sẽ xử lý, nhiệm vụ thường sẽ bị đình trệ.

Mỗi nhiệm vụ nên có một người chịu trách nhiệm. Người đó có thể không trực tiếp làm mọi phần việc, nhưng họ phải đảm bảo công việc được tiếp tục.

Trách nhiệm rõ ràng sẽ trả lời những câu hỏi sau:

• Ai chịu trách nhiệm hoàn thành?
• Ai cần rà soát công việc?
• Ai nên được thông báo nếu có thay đổi?
• Hạn chót là khi nào?

Điều này đặc biệt quan trọng trong các nhóm do người sáng lập dẫn dắt, nơi một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc. Ngay cả khi cùng một người phụ trách nhiều nhiệm vụ, dự án vẫn nên hiển thị rõ ràng trách nhiệm đó. Một bảng theo dõi, checklist hoặc bảng công việc dùng chung sẽ giúp tránh bỏ sót các bước.

Dùng một hệ thống lập kế hoạch đơn giản

Doanh nghiệp nhỏ không cần một nền tảng doanh nghiệp phức tạp để giữ tổ chức tốt. Điều họ cần là một hệ thống mà đội ngũ thực sự sẽ sử dụng.

Một hệ thống tốt nên giúp dễ dàng nhìn thấy:

• tên dự án
• mục tiêu
• từng nhiệm vụ hoặc mốc tiến độ
• người phụ trách
• hạn chót
• trạng thái hiện tại
• các hạng mục đang bị chặn

Bạn có thể theo dõi những điều này bằng bảng tính, bảng công việc, lịch hoặc ứng dụng quản lý dự án. Bản thân công cụ quan trọng ít hơn kỷ luật sử dụng nó.

Công cụ tốt nhất là công cụ phù hợp với quy mô và quy trình làm việc của đội ngũ. Một startup hai người có thể chỉ cần checklist dùng chung và buổi rà soát hàng tuần. Một công ty đang tăng trưởng với nhiều phòng ban có thể cần cấu trúc chặt hơn, bao gồm lưu trữ tài liệu, phụ thuộc nhiệm vụ và thông báo.

Đưa giao tiếp vào quy trình làm việc

Nhiều dự án thất bại không phải vì công việc quá khó, mà vì giao tiếp kém.

Các nhóm nhỏ thường dựa vào cập nhật không chính thức, điều này có thể hiệu quả cho đến khi nhịp độ tăng nhanh. Cách làm tốt hơn là xác định sẵn nhịp giao tiếp ngay từ đầu.

Ví dụ:

• kiểm tra hằng ngày cho công việc ra mắt gấp
• cập nhật trạng thái hằng tuần cho các dự án đang diễn ra
• rà soát theo mốc trước các quyết định lớn
• tóm tắt bằng văn bản sau các cuộc gọi quan trọng

Giao tiếp rõ ràng cũng cần nêu rõ thông tin được lưu ở đâu. Nếu một quyết định được đưa ra trong cuộc họp, nó nên được ghi lại ở nơi cả đội có thể tìm thấy. Nếu hạn chót thay đổi, bảng theo dõi phải được cập nhật ngay.

Giao tiếp tốt giúp tiết kiệm thời gian vì giảm các câu hỏi lặp lại, giả định sai và bất ngờ vào phút cuối.

Theo dõi hạn chót và các phụ thuộc

Một dự án hiếm khi chỉ là một danh sách nhiệm vụ. Nhiều nhiệm vụ phụ thuộc vào việc một việc khác hoàn thành trước.

Ví dụ, một đợt ra mắt dịch vụ mới có thể cần:

• nội dung website trước khi thiết kế
• thiết kế trước khi phát triển
• phát triển trước khi kiểm thử
• kiểm thử trước khi ra mắt

Nếu bỏ sót một phụ thuộc, toàn bộ lịch trình có thể bị chậm. Vì vậy, theo dõi dự án không chỉ nên ghi hạn chót mà còn phải thể hiện thứ tự thực hiện.

Doanh nghiệp nhỏ nên đặc biệt chú ý đến phụ thuộc khi dự án liên quan đến:

• nhà cung cấp bên ngoài
• rà soát pháp lý hoặc tuân thủ
• thông báo công khai
• thiết lập xử lý thanh toán
• thay đổi vận hành ảnh hưởng đến khách hàng

Một chế độ xem dòng thời gian đơn giản hoặc danh sách phụ thuộc có thể giúp đội ngũ nhìn thấy nơi có thể phát sinh chậm trễ trước khi vấn đề lan rộng.

Kiểm soát phạm vi công việc

Phạm vi bị mở rộng là một trong những lý do lớn nhất khiến các dự án nhỏ trở nên tốn kém và chậm trễ.

Phạm vi mở rộng xảy ra khi nhiệm vụ mới được thêm vào mà không điều chỉnh ngân sách, thời gian hoặc nguồn lực. Ban đầu nó có vẻ vô hại. Thêm một trang nữa. Thêm một lần chỉnh sửa nữa. Thêm một tính năng nữa. Nhưng những bổ sung nhỏ sẽ tích lũy rất nhanh.

Để kiểm soát phạm vi, hãy xác định những gì được bao gồm ngay từ đầu và quyết định cách xử lý các yêu cầu thay đổi.

Một quy trình thay đổi thực tế có thể hỏi:

• Thay đổi này có thực sự cần ngay bây giờ không?
• Nó có ảnh hưởng đến thời hạn không?
• Nó có cần thêm ngân sách hoặc thêm thời gian nhân sự không?
• Ai phê duyệt thay đổi?

Điều này không có nghĩa là dự án không thể thay đổi. Nó có nghĩa là các thay đổi phải có chủ đích thay vì xảy ra ngẫu nhiên.

Rà soát tiến độ thường xuyên

Một dự án không nên vận hành quá lâu ở chế độ tự động.

Rà soát định kỳ giúp đội ngũ phát hiện vấn đề sớm. Trong một buổi rà soát, hãy hỏi:

• Đã hoàn thành những gì?
• Việc gì đang trễ?
• Việc gì đang bị chặn?
• Cần quyết định điều gì?
• Điều gì đã thay đổi kể từ lần kiểm tra trước?

Với doanh nghiệp nhỏ, các buổi rà soát ngắn hằng tuần thường đủ cho hầu hết dự án. Những công việc áp lực cao hơn có thể cần kiểm tra thường xuyên hơn.

Các buổi rà soát này cũng cho chủ doanh nghiệp cơ hội phân bổ lại nguồn lực. Nếu một nhiệm vụ đang bị chậm, một thành viên khác có thể hỗ trợ. Nếu thời gian biểu không thực tế, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trước khi vấn đề trở nên công khai.

Ghi lại quyết định và bàn giao

Tài liệu hóa là một trong những cách đơn giản nhất để giảm rủi ro.

Nếu một dự án chỉ dựa vào trao đổi miệng, chi tiết có thể biến mất rất nhanh. Ghi chú bằng văn bản giúp lưu lại điều đã được thống nhất, ai đã đồng ý và bước tiếp theo là gì.

Tối thiểu, hãy ghi lại:

• các quyết định quan trọng
• hạn chót
• thay đổi người phụ trách
• trạng thái phê duyệt
• các bước tiếp theo sau cuộc họp

Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp làm việc với nhà thầu, đội ngũ từ xa hoặc nhiều nhà cung cấp. Nó cũng tạo ra sự liên tục khi một người không có mặt hoặc rời khỏi công ty.

Chọn cách quản lý phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp

Một startup, một doanh nghiệp dịch vụ địa phương và một công ty đang mở rộng nhiều địa điểm sẽ không quản lý dự án hoàn toàn giống nhau.

Doanh nghiệp ở giai đoạn đầu thường cần tốc độ và sự rõ ràng. Hệ thống của họ nên đơn giản và dễ thích ứng. Khi doanh nghiệp phát triển, việc chuẩn hóa các dự án lặp lại trở nên quan trọng hơn để không phải làm lại từ đầu mỗi lần.

Ví dụ:

• một nhà sáng lập mới có thể cần checklist cho các nhiệm vụ thành lập và ra mắt
• một doanh nghiệp dịch vụ có thể cần quy trình tiếp nhận khách hàng lặp lại
• một công ty lớn hơn có thể cần lịch trình, báo cáo và phê duyệt chính thức hơn

Mức độ quy trình phù hợp là mức hỗ trợ tăng trưởng mà không tạo ra sự quan liêu không cần thiết.

Biến quản lý dự án thành một phần của văn hóa

Quản lý dự án hiệu quả nhất khi nó trở thành một phần trong cách doanh nghiệp vận hành, chứ không chỉ là thứ được dùng trong các tình huống khẩn cấp.

Điều đó có nghĩa là đội ngũ xem việc lập kế hoạch, phân công trách nhiệm, giao tiếp và tài liệu hóa là những thói quen bình thường. Nó cũng có nghĩa là lãnh đạo phải làm gương nhất quán.

Khi quản lý dự án trở thành một phần của văn hóa, doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi ích dài hạn:

• ít trễ hạn hơn
• trách nhiệm rõ ràng hơn
• ít căng thẳng hơn trong giai đoạn bận rộn
• kế hoạch chính xác hơn
• trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn

Với doanh nghiệp nhỏ, những lợi ích này có thể tác động trực tiếp đến lợi nhuận và uy tín.

Kết luận

Quản lý dự án không cần phải quá chính thức mới hiệu quả. Với doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không phải là giấy tờ cho có. Mục tiêu là giữ công việc vận hành, giảm nhầm lẫn và tạo ra một cách làm việc lặp lại được để mang lại kết quả.

Hãy bắt đầu bằng một kết quả rõ ràng. Chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ. Phân công trách nhiệm. Theo dõi hạn chót và các phụ thuộc. Giao tiếp thường xuyên. Ghi lại quyết định. Rà soát tiến độ trước khi vấn đề trở nên lớn hơn.

Chỉ cần như vậy là đủ để biến quản lý dự án từ một nguồn căng thẳng thành một công cụ thực tế cho tăng trưởng.

Khi một doanh nghiệp nhỏ quản lý dự án tốt, doanh nghiệp đó có thể di chuyển nhanh hơn, phục vụ khách hàng ổn định hơn và dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự xây dựng công ty.