Vì sao kỹ năng giao tiếp với con người quan trọng đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp mới

Kỹ năng giao tiếp với con người là một trong những lợi thế bị đánh giá thấp nhất mà một nhà sáng lập có thể có. Trong giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp, kiến thức kỹ thuật, kinh nghiệm ngành và một đề nghị hấp dẫn đều rất quan trọng. Nhưng nếu bạn không thể kết nối với người khác, diễn đạt ý tưởng rõ ràng và tạo dựng niềm tin nhanh chóng, việc phát triển sẽ khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, kỹ năng giao tiếp với con người ảnh hưởng đến gần như mọi phần của hành trình. Chúng định hình cách bạn nói chuyện với khách hàng, cách bạn giới thiệu công ty với đối tác, cách bạn dẫn dắt nhà thầu hoặc nhân viên, và cách bạn tự tin xử lý các cuộc trao đổi với ngân hàng, cố vấn và nhà cung cấp dịch vụ. Trong nhiều trường hợp, những kỹ năng này thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên nhiều hơn cả một bộ hồ sơ thuyết trình hoàn hảo hay một bản lý lịch trau chuốt.

Điều đó đặc biệt đúng với những doanh nhân đang thành lập một LLC hoặc công ty mới. Việc thành lập pháp nhân kinh doanh là quan trọng, nhưng thành công lâu dài của doanh nghiệp lại phụ thuộc vào những mối quan hệ đứng sau nó. Zenind giúp doanh nhân xử lý việc thành lập công ty tại Mỹ và hỗ trợ tuân thủ để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng các mối quan hệ đó và ít thời gian hơn cho công việc hành chính.

Kỹ năng giao tiếp với con người tạo đà trước khi bạn có thương hiệu

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp của bạn có thể chưa có danh tiếng mạnh. Bạn có thể chưa có đánh giá của khách hàng, chưa có lời giới thiệu, hay một cái tên dễ nhận biết. Điều bạn có chính là khả năng khiến người khác cảm thấy đủ thoải mái để đặt niềm tin vào bạn.

Điều đó có ý nghĩa ở mọi hướng:

• Khách hàng tiềm năng quyết định có tin tưởng bạn hay không.
• Nhà cung cấp quyết định có muốn hợp tác với bạn hay không.
• Đối tác quyết định liệu ý tưởng của bạn có đáng tin cậy hay không.
• Bên cho vay, cố vấn và nhà đầu tư quyết định liệu bạn có vẻ đã chuẩn bị sẵn sàng hay không.
• Những nhân sự đầu tiên quyết định liệu phong cách lãnh đạo của bạn có mang lại cảm giác ổn định hay không.

Khi kỹ năng giao tiếp với con người tốt, bạn sẽ tạo đà nhanh hơn. Một cuộc trò chuyện rõ ràng và tôn trọng có thể mở ra cánh cửa mà một tin nhắn bán hàng chung chung không bao giờ làm được.

Vì sao chỉ có kiến thức kỹ thuật là chưa đủ

Nhiều nhà sáng lập lần đầu cho rằng chỉ cần năng lực là đủ. Không phải vậy.

Bạn có thể hiểu rất rõ sản phẩm, dịch vụ hoặc thị trường của mình, nhưng vẫn gặp khó khăn nếu không thể truyền đạt giá trị đó theo cách người khác hiểu được. Kiến thức rất quan trọng, nhưng chỉ thực sự hiệu quả khi nó đến với người khác dưới một hình thức mà họ có thể tin tưởng và hành động theo.

Đó là lý do vì sao những nhà sáng lập kết hợp hiểu biết kinh doanh với kỹ năng quan hệ cá nhân mạnh thường tiến nhanh hơn. Họ có thể:

• giải thích ý tưởng phức tạp bằng ngôn ngữ đơn giản
• trả lời câu hỏi mà không tỏ ra phòng thủ
• đọc bầu không khí và điều chỉnh giọng điệu
• xử lý phản đối mà không tạo căng thẳng
• xây dựng uy tín thông qua sự nhất quán và rõ ràng

Môi trường kinh doanh luôn ưu tiên những người có thể khiến người khác cảm thấy được cung cấp thông tin, được tôn trọng và tự tin vào bước tiếp theo.

Lợi ích kinh doanh của kỹ năng giao tiếp với con người mạnh

Kỹ năng giao tiếp với con người không chỉ là một lợi thế xã hội. Chúng tạo ra những lợi ích kinh doanh có thể đo lường được.

1. Chúng giúp bạn thu hút sự chú ý

Mọi người có xu hướng lắng nghe hơn khi bạn tạo cảm giác ấm áp, rõ ràng và chủ động. Một nhà sáng lập giao tiếp tốt có thể khiến ngay cả một thị trường đông đúc cũng trở nên dễ tiếp cận.

2. Chúng cải thiện niềm tin

Niềm tin là nền tảng của mọi giao dịch. Khách hàng muốn tin rằng bạn sẽ thực hiện đúng cam kết. Đối tác muốn tin rằng bạn sẽ làm đến nơi đến chốn. Nhà đầu tư muốn tin rằng bạn hiểu các rủi ro. Kỹ năng giao tiếp với con người giúp bạn thiết lập niềm tin đó từ sớm.

3. Chúng giảm ma sát

Những hiểu lầm làm tốn thời gian và tiền bạc. Người giao tiếp tốt ngăn ngừa sự nhầm lẫn bằng cách đặt kỳ vọng rõ ràng, lắng nghe cẩn thận và xác nhận các bước tiếp theo.

4. Chúng củng cố khả năng lãnh đạo

Lãnh đạo không chỉ là đưa ra quyết định. Đó còn là giúp người khác hiểu những quyết định đó và giữ sự đồng thuận với chúng. Một nhà sáng lập có kỹ năng giao tiếp tốt có thể dẫn dắt đội ngũ hiệu quả hơn và duy trì tinh thần trong giai đoạn không chắc chắn.

5. Chúng hỗ trợ đàm phán

Dù bạn đang đàm phán về giá, thời hạn, phạm vi hay điều khoản, khả năng giữ bình tĩnh, tôn trọng và thuyết phục của bạn đều ảnh hưởng đến kết quả. Người đàm phán giỏi biết cách bảo vệ lợi ích của mình mà không làm tổn hại mối quan hệ.

Năm kỹ năng giao tiếp với con người mà mọi nhà sáng lập nên rèn luyện

Kỹ năng giao tiếp với con người là hành vi có thể học được. Đó là tin tốt, vì điều đó có nghĩa là bạn có thể cải thiện chúng một cách có chủ đích.

1. Lắng nghe có chủ đích

Lắng nghe không chỉ là chờ đến lượt mình nói. Nó có nghĩa là chú ý đến điều người kia thực sự đang nói, bao gồm cả những gì họ không nói trực tiếp.

Để lắng nghe tốt hơn:

• dừng lại trước khi phản hồi
• nhắc lại các ý chính bằng lời của bạn
• đặt câu hỏi tiếp nối
• tránh ngắt lời
• tập trung vào việc hiểu trước khi thuyết phục

Khi mọi người cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ cởi mở hơn, trung thực hơn và sẵn sàng làm việc với bạn hơn.

2. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp rõ ràng là một kỹ năng kinh doanh, không chỉ là kỹ năng cá nhân. Những nhà sáng lập giỏi nhất có thể giải thích công ty của mình theo cách đơn giản, trực tiếp và dễ nhớ.

Giao tiếp tốt thường có nghĩa là:

• câu ngắn gọn
• từ ngữ đơn giản
• ví dụ cụ thể
• các bước hành động rõ ràng
• không dùng biệt ngữ không cần thiết

Nếu ai đó rời khỏi cuộc trò chuyện với sự bối rối, nghĩa là bạn chưa hoàn tất việc giao tiếp.

3. Giữ thái độ ấm áp và dễ gần

Mọi người có xu hướng tương tác nhiều hơn với người khiến họ cảm thấy dễ nói chuyện. Sự ấm áp không có nghĩa là quá suồng sã hay thiếu chuyên nghiệp. Nó có nghĩa là bình tĩnh, tôn trọng và hiện diện trọn vẹn.

Một vài thói quen nhỏ có thể tạo khác biệt:

• chào hỏi trực tiếp
• giao tiếp bằng mắt
• mỉm cười khi phù hợp
• gọi tên người khác khi có thể
• phản hồi kịp thời

Những chi tiết này tạo ra một môi trường nơi hợp tác diễn ra tự nhiên.

4. Đặt câu hỏi sâu sắc

Sự tò mò thể hiện trí tuệ, sự khiêm tốn và quan tâm. Những nhà sáng lập giỏi không giả định rằng họ đã biết mọi thứ. Họ đặt những câu hỏi giúp khám phá điều người khác coi trọng, cần hoặc lo lắng.

Những câu hỏi hữu ích có thể gồm:

• Kết quả nào quan trọng nhất với bạn?
• Điều gì đã hiệu quả tốt với bạn trong quá khứ?
• Điều gì sẽ giúp quyết định này dễ dàng hơn?
• Tôi nên hiểu những băn khoăn nào trước khi chúng ta tiến lên?

Câu hỏi tốt dẫn đến thông tin tốt hơn, và thông tin tốt hơn dẫn đến quyết định tốt hơn.

5. Quản lý cảm xúc dưới áp lực

Kinh doanh luôn đầy áp lực. Hạn chót bị trễ. Khách hàng phàn nàn. Hồ sơ cần được nộp. Một cuộc gọi không diễn ra như dự tính. Trong những khoảnh khắc đó, khả năng kiểm soát cảm xúc trở thành một lợi thế cạnh tranh.

Mọi người tin tưởng những nhà sáng lập có thể giữ được sự điềm tĩnh khi mọi thứ trở nên khó khăn. Điều đó không có nghĩa là che giấu sự bực bội. Nó có nghĩa là phản ứng với đủ kỷ luật để cuộc trò chuyện vẫn hữu ích.

Một nhà sáng lập điềm tĩnh sẽ dễ làm việc cùng hơn, dễ tạo niềm tin hơn và hiệu quả hơn khi xảy ra xung đột.

Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp với con người một cách có chủ đích

Bạn không cần thay đổi tính cách hoàn toàn để trở nên giỏi hơn trong giao tiếp. Bạn cần luyện tập, phản hồi và lặp lại.

Hãy bắt đầu bằng những thói quen sau:

• Chuẩn bị cho các cuộc trò chuyện quan trọng với một mục tiêu rõ ràng.
• Tóm tắt lại những gì bạn nghe được trước khi đưa ra phản hồi.
• Thay biệt ngữ bằng ngôn ngữ đơn giản.
• Theo dõi và phản hồi kịp thời sau các cuộc họp hoặc cuộc gọi.
• Xin phản hồi về cách bạn tạo ấn tượng.
• Chú ý những cuộc trò chuyện nào tạo niềm tin và những cuộc nào tạo ra ma sát.

Hãy xem mọi tương tác như một phần của quá trình phát triển kinh doanh. Cách bạn trả lời email, xử lý cuộc gọi hay giải thích một chính sách cho người khác thấy doanh nghiệp của bạn sẽ như thế nào khi làm việc cùng.

Vì sao điều này quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Những nhà sáng lập mới thường dành nhiều thời gian cho giấy tờ, cấu trúc và thiết lập. Những bước đó đều quan trọng. Thành lập đúng loại hình doanh nghiệp, giữ hồ sơ gọn gàng và duy trì tuân thủ đều giúp xây dựng nền tảng vững chắc hơn.

Zenind hỗ trợ doanh nhân với việc thành lập công ty tại Mỹ và tuân thủ để họ có thể tập trung vào những công việc phụ thuộc nhiều nhất vào kết nối con người: bán hàng, phục vụ, lãnh đạo và phát triển.

Sự cân bằng đó rất quan trọng. Các công việc hành chính giúp bảo vệ doanh nghiệp. Kỹ năng giao tiếp với con người giúp doanh nghiệp mở rộng.

Khi cấu trúc đã sẵn sàng và các mối quan hệ đủ mạnh, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn để:

• khởi động với sự tự tin
• xây dựng uy tín nhanh hơn
• giao tiếp hiệu quả với khách hàng và đối tác
• tạo trải nghiệm chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu
• phát triển mà không mất đi sự chú ý đến những người liên quan

Kết luận

Kỹ năng giao tiếp với con người không “mềm” theo nghĩa là không cần thiết. Chúng chỉ “mềm” ở chỗ dễ bị đánh giá thấp. Đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp mới, đây là một trong những cách rõ ràng nhất để xây dựng niềm tin, giành cơ hội và lãnh đạo hiệu quả.

Nếu bạn có thể lắng nghe tốt, giao tiếp rõ ràng, giữ thái độ dễ gần và kiểm soát áp lực một cách điềm tĩnh, bạn sẽ mang đến cho doanh nghiệp của mình một lợi thế mà đối thủ khó có thể sao chép. Và khi bạn kết hợp những kỹ năng đó với một nền tảng thành lập công ty vững chắc, bạn sẽ tạo ra một con đường tốt hơn cho tăng trưởng dài hạn.

Những doanh nghiệp vững mạnh được xây dựng bởi những người biết cách làm việc với con người.