Làm việc tại nhà với con nhỏ: Mẹo năng suất thực tế cho nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Làm việc tại nhà với con nhỏ là một thử thách khác hẳn so với việc chỉ điều hành doanh nghiệp từ một phòng làm việc trống. Với các nhà sáng lập, người tự kinh doanh và chủ doanh nghiệp nhỏ, áp lực còn lớn hơn: khách hàng vẫn kỳ vọng phản hồi nhanh, thời hạn vẫn phải được đáp ứng, và công ty của bạn vẫn cần được quan tâm ngay cả khi một em bé đang đòi ăn nhẹ, đồ chơi hoặc thêm một cái ôm trước buổi trưa.

Tin tốt là bạn không cần một môi trường gia đình hoàn hảo để duy trì năng suất. Bạn cần một hệ thống. Cách tiếp cận hiệu quả nhất không phải là ép mọi giờ trong ngày trông giống như một ngày làm việc ở văn phòng. Đó là xây dựng một thói quen thực tế, giúp bảo vệ sự tập trung, giảm căng thẳng và tạo đủ cấu trúc để doanh nghiệp tiếp tục tiến lên.

Vì sao làm việc tại nhà với con nhỏ lại khó đến vậy

Trẻ nhỏ không tự nhiên tôn trọng danh sách việc cần làm, khung giờ trên lịch hay các phiên làm việc sâu. Nhu cầu của các bé đến ngay lập tức, diễn ra thường xuyên và thường khó đoán. Điều đó khiến sự chú ý của bạn luôn bị kéo theo hai hướng.

Đối với chủ doanh nghiệp, xung đột này không chỉ là vấn đề quản lý thời gian. Bạn còn đang gánh trách nhiệm. Nếu bạn đang thành lập công ty mới, xử lý các việc tuân thủ, phục vụ khách hàng hoặc cố gắng chốt doanh số, những lần gián đoạn có thể khiến bạn thấy rất tốn kém. Chỉ một buổi sáng bị ngắt quãng cũng có thể tạo ra hiệu ứng dây chuyền cho cả ngày.

Vì vậy, mục tiêu không phải là loại bỏ mọi gián đoạn. Mục tiêu là giảm ma sát, giữ đà công việc và giúp bạn dễ quay lại làm việc sau mỗi lần bị ngắt quãng.

1. Xây dựng ngày làm việc quanh các mốc neo, không phải sự hoàn hảo

Một lịch trình cứng nhắc thường thất bại trong ngôi nhà có trẻ nhỏ. Một lựa chọn tốt hơn là tạo ra các mốc neo để giữ cho ngày làm việc không bị trôi đi.

Hãy nghĩ theo hướng:

• Một giờ bắt đầu cố định
• Một hoặc hai khung giờ làm việc tập trung
• Một khoảng nghỉ giữa ngày để thiết lập lại
• Một thời điểm kết thúc ngày làm việc rõ ràng

Ví dụ, nhiều phụ huynh nhận thấy giờ đầu tiên vào buổi sáng là khoảng thời gian đáng tin cậy nhất cho những công việc có giá trị cao. Đó có thể là khung giờ tốt nhất để làm chiến lược, đề xuất cho khách hàng, ghi chép sổ sách hoặc nộp hồ sơ. Về sau trong ngày, bạn có thể chỉ còn chỗ cho những việc nhẹ hơn như email, theo dõi hay rà soát các bước tiếp theo.

Điểm mấu chốt là giao đúng loại việc cho đúng phần của ngày. Cố làm mọi thứ trong những giờ hỗn loạn nhất là con đường nhanh dẫn đến bực bội.

2. Ghép công việc khó nhất với khoảng thời gian yên tĩnh nhất của con bạn

Mỗi gia đình đều có nhịp sinh hoạt tự nhiên, dù rất lộn xộn. Nhiệm vụ của bạn là quan sát và tận dụng nó.

Bạn có thể nhận ra rằng:

• Con bạn bình tĩnh hơn ngay sau bữa sáng
• Giờ ngủ trưa là khoảng thời gian duy nhất bạn có liên tục
• Thời gian xem màn hình tạo ra một khoảng yên lặng ngắn
• Một phụ huynh có nhiều linh hoạt hơn vào buổi sáng, trong khi người kia đảm nhiệm buổi tối

Hãy dùng những mẫu đó một cách có chủ đích. Hãy để các công việc đòi hỏi tập trung vào khung giờ yên tĩnh nhất, không phải khung giờ bận rộn nhất. Liệt kê những việc cần sự tập trung, chẳng hạn như:

• Soạn đề xuất
• Viết nội dung marketing
• Xem xét hợp đồng
• Lên kế hoạch ra mắt
• Chuẩn bị hồ sơ thành lập hoặc tuân thủ

Sau đó bảo vệ những công việc đó như cách bạn bảo vệ một cuộc họp với khách hàng.

3. Cắt bớt các cuộc họp không cần thiết và chuyển sang giao tiếp bất đồng bộ

Cuộc họp là một trong những cách nhanh nhất phá vỡ nhịp làm việc tại nhà. Chúng cũng là một trong những thứ dễ thay thế nhất.

Trước khi lên lịch gọi điện, hãy tự hỏi liệu có thể đạt cùng kết quả bằng email, tài liệu chung hay một tin nhắn ngắn hay không. Trong nhiều trường hợp, câu trả lời là có.

Một vài nguyên tắc đơn giản sẽ hữu ích:

• Ưu tiên cập nhật bằng văn bản trước
• Giữ các cuộc gọi ngắn gọn và tập trung
• Dùng chương trình làm việc khi cuộc họp là cần thiết
• Kết thúc đúng giờ để ngày làm việc không bị kéo dài

Giao tiếp bất đồng bộ đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ từ nhà, lịch làm việc của bạn thường cần linh hoạt hơn so với lịch văn phòng truyền thống. Ít cuộc họp hơn đồng nghĩa với nhiều không gian hơn để xử lý đời sống gia đình mà không làm đứt quãng công việc.

4. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng với con bạn

Trẻ nhỏ có thể học giới hạn khi các quy tắc đơn giản, được nhắc lại và nhất quán.

Bạn không cần giảng giải dài dòng. Bạn cần vài quy tắc rõ ràng:

• Khi cửa đóng, đó là lúc bạn đang làm việc
• Nếu bạn đeo tai nghe, nghĩa là không được làm phiền trừ khi thật khẩn cấp
• Đồ ăn nhẹ, đồ chơi và hoạt động nên được chuẩn bị sẵn trước khi bắt đầu một khung giờ làm việc
• Một trường hợp khẩn cấp thực sự khác với một yêu cầu thông thường

Quy tắc của bạn càng dễ đoán, bạn càng ít phải thương lượng trong giữa ngày.

Bạn cũng có thể dùng tín hiệu trực quan để giúp trẻ hiểu thời gian làm việc dễ hơn. Một tấm biển trên cửa, một bộ hẹn giờ hoặc một hệ thống màu đơn giản có thể giúp các bé thấy khi nào bạn sẵn sàng và khi nào thì không.

5. Chuẩn bị văn phòng tại nhà cho việc bị gián đoạn, không phải cho sự im lặng

Một văn phòng tại nhà có con nhỏ nên được thiết kế để phục hồi nhanh, không chỉ để tập trung.

Điều đó có nghĩa là giữ những công cụ bạn cần ở ngay gần để khi quay lại bàn làm việc, bạn có thể tiếp tục nhanh chóng. Hãy để:

• Sổ tay hoặc danh sách việc cần làm ở nơi dễ thấy
• Nước và đồ ăn nhẹ ở gần
• Sạc và dây cáp được sắp xếp gọn
• Các tệp dùng thường xuyên dễ tìm
• Một danh sách ngắn ba việc tiếp theo sẵn sàng chờ bạn

Khi bị ngắt quãng, bạn muốn việc quay lại công việc diễn ra thật nhanh. Nếu mỗi lần bị gián đoạn đều khiến bạn mất năm phút để tìm lại ghi chú, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn chính lần gián đoạn đó.

6. Dùng danh sách việc đang chờ cho những khoảng thời gian ít năng lượng

Không phải công việc nào cũng cần sự tập trung cao. Một số việc rất phù hợp cho những khoảng thời gian xen kẽ khi con đang bận nhưng đầu óc bạn chưa sẵn sàng cho công việc sâu.

Hãy giữ một danh sách ngắn các việc ít tốn sức như:

• Trả lời email thường lệ
• Kiểm tra hóa đơn
• Cập nhật ghi chú khách hàng
• Lên lịch bài đăng mạng xã hội
• Kiểm tra hạn chót
• Sắp xếp biên lai
• Nộp một tài liệu kinh doanh đơn giản

Danh sách này hữu ích vì nó ngăn bạn lãng phí thời gian. Nếu bạn chỉ có 10 phút, bạn vẫn có thể tiến lên.

7. Giao tiếp chuyên nghiệp, ngay cả khi cuộc sống đang hỗn loạn

Nhiều phụ huynh lo rằng làm việc tại nhà khiến họ trông kém nghiêm túc hơn. Thực tế, sự chuyên nghiệp không nằm ở việc giả vờ rằng cuộc sống hoàn hảo. Nó nằm ở việc thiết lập kỳ vọng một cách rõ ràng.

Nếu một cuộc gọi với khách hàng có thể bị gián đoạn, hãy nói sớm. Nếu bạn cần dời hạn chót vì việc gia đình, hãy báo trước khi thời hạn trôi qua. Nếu tốc độ phản hồi của bạn chậm hơn vào một số ngày, hãy nói rõ từ trước.

Hầu hết mọi người sẽ thông cảm hơn bạn nghĩ khi bạn thẳng thắn và đáng tin.

Một thói quen đơn giản sẽ giúp ích: luôn để lại cho người khác bước tiếp theo.

Ví dụ:

• "Tôi sẽ gửi bản nháp trước 3 giờ chiều."
• "Tôi rảnh sau giờ ngủ trưa."
• "Tôi sẽ xác nhận điều đó sau khi xem hồ sơ tối nay."

Cách này giúp giao tiếp luôn bình tĩnh và chuyên nghiệp.

8. Chia sẻ gánh nặng ở mọi mức có thể

Không nhà sáng lập nào nên cố làm mọi thứ một mình, và không phụ huynh nào nên như vậy.

Hãy tìm hỗ trợ ở những lĩnh vực quan trọng nhất:

• Trao đổi giờ trông con với bạn đời
• Dùng người giữ trẻ cho khung giờ làm việc khó nhất
• Nhờ gia đình hỗ trợ đều đặn mỗi tuần một khoảng thời gian cố định
• Gom việc vặt để không phá vỡ lịch trình của bạn
• Thuê ngoài các công việc kinh doanh lặp đi lặp lại khi có thể

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, hãy cân nhắc xem thời gian của bạn có tốt hơn khi dành cho công việc có giá trị cao thay vì việc hành chính hay không. Đó thường là lúc các công cụ và dịch vụ trở nên đáng đầu tư.

Ví dụ, nếu bạn đang khởi sự doanh nghiệp tại nhà, Zenind có thể hỗ trợ thành lập công ty, dịch vụ đại lý đăng ký, hỗ trợ báo cáo thường niên và nhắc nhở tuân thủ. Điều đó giúp bạn có thêm thời gian cho những công việc chỉ mình bạn mới làm được.

9. Bảo vệ năng lượng của bạn, không chỉ lịch làm việc của bạn

Năng suất sẽ giảm khi bạn kiệt sức. Trong một ngôi nhà có con nhỏ, điều đó rất dễ bị bỏ qua vì cả ngày vốn đã đầy kín.

Hãy cố gắng giữ những nền tảng cơ bản:

• Ngủ bất cứ khi nào có thể
• Ăn trước khi bạn hoàn toàn cạn sức
• Nghỉ ngắn trước khi sự bực bội tăng lên
• Ra ngoài trời khi có thể
• Đừng giả vờ mọi việc đều khẩn cấp

Chỉ vài thói quen nhỏ về năng lượng cũng có thể tạo ra khác biệt giữa một ngày có thể kiểm soát và một vòng xoáy quá tải.

10. Xác định thế nào mới là một ngày thành công thực sự

Một trong những sai lầm lớn nhất của phụ huynh là đo một ngày bằng khả năng tập trung không bị gián đoạn. Đó là một tiêu chuẩn không thực tế.

Một định nghĩa thành công tốt hơn có thể là:

• Bạn hoàn thành một hoặc hai việc quan trọng nhất
• Bạn trả lời những tin nhắn quan trọng nhất
• Bạn không để cả ngày trôi đi trong công việc phản ứng liên tục
• Bạn xử lý trách nhiệm gia đình mà không kiệt quệ

Đó là tiến bộ thực sự.

Khi bạn làm việc tại nhà với con nhỏ, chiến thắng không phải là một lịch trình hoàn hảo. Chiến thắng là một doanh nghiệp vẫn tiếp tục tiến lên và một môi trường gia đình vẫn ổn định nhất có thể.

Kết luận

Con nhỏ khiến cuộc sống làm việc tại nhà phức tạp hơn, nhưng không phải là không thể. Với cấu trúc phù hợp, bạn có thể giảm hỗn loạn, cải thiện sự tập trung và giữ cho doanh nghiệp của mình tiếp tục vận hành mà không phải lúc nào cũng cảm thấy tụt lại phía sau.

Hãy bắt đầu bằng một lịch trình dựa trên thực tế cuộc sống. Bảo vệ những giờ làm việc tốt nhất của bạn. Giao tiếp rõ ràng. Đơn giản hóa những phần việc có thể đơn giản hóa. Và khi doanh nghiệp của bạn cần hỗ trợ, hãy sử dụng những hệ thống và dịch vụ giúp bạn duy trì sự ngăn nắp.

Đó là sự kết hợp giúp làm việc từ xa trở nên bền vững cho các nhà sáng lập, phụ huynh và chủ doanh nghiệp nhỏ.