Ръководство за апостил и заверка в Аляска: как да подготвите документи за използване в чужбина

Ако трябва документ от Аляска да бъде приет в друга държава, може да се нуждаете от апостил или удостоверение за заверка. Правилният документ зависи от това къде се намира приемащата държава и дали тя участва в Хагската конвенция за апостила.

За собствениците на бизнес този процес често възниква при изпращане на фирмени документи, нотариално заверени споразумения, пълномощни или заверени публични записи в чужбина. За физически лица това може да включва училищни документи, семейни документи, съдебни книжа или други официални записи.

Това ръководство обяснява какво издава Аляска, кои документи отговарят на условията, как да подадете заявка и как да избегнете забавяния.

Какво прави апостилът

Апостилът е форма на международно удостоверяване на документ. Той потвърждава автентичността на подписа, печата или щемпела върху публичен документ, така че чуждестранните власти да могат да му се доверят без допълнителна легализация.

На практика апостилът не одобрява съдържанието на вашия документ. Той само потвърждава, че нотариалната заверка или официалният подпис са валидни и че издаващата институция може да ги потвърди.

Апостил срещу заверка

Аляска издава два свързани вида удостоверяване на документи:

• Апостил: Използва се за държави, които са членове на Хагската конвенция за апостила.
• Удостоверение за заверка: Използва се за държави, които не са членове на Хагската конвенция.

Ако не сте сигурни кой е необходим, проверете изискванията на държавата на дестинацията преди подаване. Подаването на грешно искане може да забави процедурата и да ви принуди да започнете отначало.

Кои документи от Аляска могат да бъдат удостоверени

Службата на вицегубернатора на Аляска обработва заверки и апостили за допустими документи от Аляска. По принцип документът трябва да има оригинален подпис от Аляска, който офисът може да провери.

Често това включва:

• Нотариално заверени документи, подписани от упълномощен нотариус в Аляска
• Заверени копия на актове за гражданско състояние от Аляска
• Съдебни документи с допустими подписи от Аляска
• Определени държавни документи, подписани от служител на Аляска, чийто подпис е на разположение за проверка

Не всеки документ отговаря на условията. Службата няма да завери документи, които не покриват нейните изисквания, затова е важно да прегледате условията за подаване, преди да изпратите каквото и да било.

Основно правило: Аляска удостоверява подписи от Аляска

Една щатска администрация може да удостоверява само подписи, които може да провери. Това означава, че Аляска по принцип удостоверява документи, издадени в Аляска, или документи, подписани от служител на Аляска или нотариус от Аляска.

Ако документът ви е издаден в друг щат, обикновено трябва да се обърнете към службата за апостил или заверка на съответния щат.

Това разграничение е важно за компании, които оперират в няколко щата. Например, ако фирмата ви е учредена извън Аляска и ви е нужен апостил за документ по учредяването, Аляска не е правилният орган, освен ако документът не е бил издаден или нотариално заверен в Аляска. Zenind може да помогне на бизнеса да остане организиран с учредяване на дружество, регистриран агент и задачи по съответствие, но самият апостил все пак трябва да бъде издаден от правилната щатска служба.

Какво ви е необходимо преди подаване

Преди да поискате апостил или заверка в Аляска, подгответе следното:

• Оригиналния нотариално заверен или сертифициран документ
• Името на държавата на дестинацията
• Вашите данни за контакт
• Адрес за обратна доставка
• Плащане на изискуемата такса

Ако приемащата държава не е известна или документът ще се използва на повече от едно място, потвърдете точната дестинация първо. Службата може да изисква държавата да бъде посочена в заявлението.

Как да заявите апостил в Аляска по пощата

Подаването по пощата е най-често използваният метод. Процесът е ясен, но детайлите са важни.

1. Подгответе оригиналния документ

Изпратете оригиналния нотариално заверен документ или сертифицирано копие, в зависимост от това какво изисква службата за съответния тип документ. Фотокопиите по принцип не са достатъчни.

2. Добавете бележка с искане или формуляр за поръчка

Посочете данните си за контакт, адреса за връщане и държавата, в която документът ще бъде използван. Ако службата предлага формуляр за поръчка, използвайте го и го попълнете изцяло.

3. Добавете плащане

Понастоящем службата в Аляска начислява 5.00 щ.д. за всяко удостоверение. Начините на плащане могат да включват чек, паричен превод или карта, в зависимост от текущите указания на службата.

4. Изпратете всичко до отдела за удостоверявания

Официалният пощенски адрес, използван от офиса на лейтенант-губернатора на Аляска, е:

Office of the Lt. Governor
Authentications Department
P.O. Box 110015
Juneau, AK 99811

Включете думата Authentications в адреса, за да подпомогнете насочването и обработката.

5. Изчакайте връщане на документите

Завършените документи обикновено се връщат по пощата. Ако имате нужда от по-бърза доставка, прегледайте текущите инструкции на службата преди подаване.

Лично подаване в Джуно

Аляска позволява и лично обслужване в Джуно, но се препоръчват записани часове и за някои посещения може да са задължителни.

Преди да отидете в офиса, се обадете предварително и си запишете час. Носете оригиналния документ, всички необходими формуляри и плащане.

Ако работите с краен срок, личното подаване може да намали времето за доставка по пощата, но не премахва нуждата да спазите изискванията към документа.

Чести грешки, които забавят апостилите в Аляска

Много откази или забавяния се дължат на прости грешки при подаването. Следете за тези чести проблеми:

• Изпращане на фотокопие вместо оригинал или сертифициран документ
• Използване на нотариална заверка, която не е попълнена правилно
• Искане на апостил, когато държавата на дестинацията изисква удостоверение за заверка
• Подаване на документ, подписан от служител, чийто подпис не може да бъде проверен
• Липса на посочена държава на дестинацията
• Пропускане на плащане или инструкции за връщане
• Изпращане на документите до грешната щатска служба

Една внимателна предварителна проверка може да спести дни или седмици.

Документи, които често се използват от бизнеса

Собствениците на бизнес често се нуждаят от апостили или заверки за документи като:

• Учредителни актове или документи за организация
• Сертификати за добро състояние
• Решения на съвета на директорите
• Корпоративни решения
• Пълномощни
• Нотариално заверени търговски споразумения
• Банкови и комплайънс документи
• Заверени публични записи

Ако бизнесът ви се разширява в чужбина, тези документи може да са необходими на чуждестранни банки, инвеститори, дистрибутори или държавни органи. Планирайте предварително, защото някои документи трябва да бъдат сертифицирани наново, преди да могат да получат апостил.

Сертифицирани копия и нотариална заверка

За много искания за апостил службата трябва да види сертифицирано копие или правилно нотариално заверен оригинал.

Това означава, че веригата на документа е важна:

• Нотариално завереният документ трябва да бъде заверен правилно
• Сертифицираното копие трябва да бъде издадено от правилния орган
• Подписът върху документа трябва да бъде такъв, който службата може да провери

Ако не сте сигурни дали даден документ се нуждае от нотариална заверка или сертифициране, уточнете това преди изпращане. Документ, подготвен неправилно, обикновено не може да бъде коригиран от самата служба за апостил.

Кога да започнете процеса

Започнете по-рано, ако е приложимо някое от следните:

• Изпращате документи в чужбина за срок по сделка
• Получаващата страна има твърд краен срок
• Нужни са ви няколко сертифицирани копия
• Документите ви първо трябва да бъдат нотариално заверени или преиздадени
• Процедурата включва документи за учредяване на бизнес или за чуждестранна регистрация

Международното удостоверяване на документи често отнема повече време, отколкото хората очакват, особено когато друг щат или институция първо трябва да издаде ново сертифицирано копие.

Как Zenind се вписва в подготовката на бизнес документи

Zenind помага на предприемачи и собственици на малък бизнес да учредяват и поддържат американски дружества с практическа подкрепа за учредяване, съответствие и услуги на регистриран агент.

Това може да е полезно, когато подготвяте фирмени документи, които по-късно може да се използват международно. Добре поддържаните и изрядни фирмени записи улесняват получаването на правилните сертифицирани документи, когато чуждестранна банка, държавна служба или партньор в чужбина ги поиска.

Въпреки това учредяването на дружеството и получаването на апостил са отделни стъпки. Zenind може да подпомогне процеса по учредяване на компанията, а офисът в Аляска извършва самия апостил или заверка.

Често задавани въпроси

Нужен ли ми е апостил или заверка?

Ако държавата на дестинацията е част от Хагската конвенция за апостила, обикновено ви е нужен апостил. Ако не е, обикновено ви е необходимо удостоверение за заверка.

Може ли Аляска да постави апостил на всеки документ?

Не. Аляска може да удостоверява само определени документи с допустими подписи от Аляска или документи, издадени в Аляска и отговарящи на условията.

Нужно ли ми е оригиналното копие?

Често да. Аляска по принцип изисква оригиналния нотариално заверен или сертифициран документ за обработка.

Мога ли да изпратя документи от друг щат до Аляска?

Обикновено не. Ако документът е издаден или нотариално заверен в друг щат, обикновено трябва да използвате службата за апостил на този щат.

Колко таксува Аляска?

Текущата такса е 5.00 щ.д. за всяко удостоверение.

Мога ли да отида без предварително записан час?

Проверете текущите инструкции на службата, преди да посетите офиса. За лично обслужване се препоръчва записване на час.

Финален контролен списък

Преди да изпратите заявката си, потвърдете следното:

• Държавата на дестинацията е правилна
• Знаете дали ви е нужен апостил или заверка
• Документът е оригинален или правилно сертифициран
• Нотариалната заверка или официалният подпис са валидни
• Данните ви за контакт са пълни
• Добавили сте правилната такса
• Адресирали сте пратката до отдела за удостоверявания

Малко подготовка има голям ефект. Когато документите ви са подготвени правилно от първия път, процесът за апостил в Аляска е много по-бърз и лесен за завършване.