Изисквания за одит при благотворителна регистрация: Какво трябва да знаят нестопанските организации

Нестопанските организации, които събират дарения между различни щати, се нуждаят не само от силна мисия и добър план за набиране на средства. Те трябва и ясно да разбират изискванията за одит при благотворителна регистрация, защото много щати изискват финансови отчети като част от първоначалната регистрация или годишното подновяване.

Тези изисквания могат да се различават от щат до щат и често зависят от нивата на приходи, общите дарения и формата на финансово уверение, който организацията може да предостави. На практика това означава, че организациите трябва да планират съответствието отрано, вместо да изчакват крайния срок за подаване.

Това ръководство обяснява основните изисквания за финансови отчети, свързани с регистрацията за благотворително набиране на средства, разликите между одитирани, прегледани, компилирани и вътрешни отчети, и как нестопанските организации могат да изградят практичен процес за съответствие.

Защо изискванията за одит при благотворителна регистрация са важни

Когато една нестопанска организация събира дарения в даден щат, регулаторните органи искат увереност, че организацията е финансово стабилна и отчита коректно. Финансовите отчети помагат да се покаже, че организацията води правилна отчетност, управлява отговорно средствата на дарителите и спазва основни изисквания за управление.

Тези изисквания не са просто бюрокрация. Те са част от по-широката рамка за съответствие, която подкрепя общественото доверие. Нестопанска организация, която е правилно регистрирана и може да предостави нужните финансови отчети, обикновено е в по-добра позиция да:

• подновява регистрациите без забавяне
• разширява набирането на средства в нови щати
• отговаря бързо на искания от регулаторите
• показва на дарители и донори, че поддържа стабилен финансов контрол
• намалява риска от санкции, спиране на дейността или отхвърлени заявления

За организациите, които разширяват обхвата си на набиране на средства, тези отчети често са едно от първите изисквания за съответствие, което се превръща в затруднение. Колкото по-рано бъдат адресирани, толкова по-лесно е да се поддържа процесът на набиране на средства.

Основни термини, които ръководителите на нестопански организации трябва да познават

Преди да се сравнят изискванията на отделните щати, е полезно да се определят термините, които се появяват често в инструкциите за благотворителна регистрация.

Годишни дарения

Годишните дарения обикновено се отнасят до приходите, получени от физически лица, фондации и корпоративни дарители. Много щати използват общия размер на даренията, а не общите приходи, когато решават дали една нестопанска организация трябва да подаде прегледани или одитирани отчети.

Общо приходи

Общите приходи обикновено включват доходи от всички източници. Някои щати използват този показател вместо само даренията, а други могат да разглеждат комбинация от категории приходи, когато определят необходимото ниво на уверение.

Одитирани финансови отчети

Одитът е най-високото често срещано ниво на финансово уверение. Независим одитор преглежда финансовите отчети на организацията и издава мнение дали те са представени справедливо в съответствие с приложимата рамка за отчитане, обикновено GAAP.

Одитите са по-сложни и по-скъпи от другите форми на отчетност, но също така са най-широко признати от щатските регулатори, кредиторите, донорите на грантове и институционалните финансиращи организации.

Прегледани финансови отчети

Прегледът предоставя по-ниско ниво на уверение от одита. CPA извършва ограничени процедури и посочва дали нещо е привлякло вниманието му, което показва, че отчетите се нуждаят от съществена корекция, за да отговарят на рамката за отчитане.

Прегледът може да удовлетвори някои щатски изисквания, когато не се изисква одит.

Компилирани финансови отчети

Компилираните отчети се изготвят от счетоводител или CPA без същото ниво на уверение, което предоставя одитът или прегледът. Те често се използват от по-малки организации, които все още не достигат прага за по-високо ниво на уверение.

Вътрешни финансови отчети

Вътрешните отчети се изготвят въз основа на счетоводните записи и софтуера на самата нестопанска организация. Те обикновено включват баланс и отчет за приходите и разходите, но не включват външно уверение.

Какъв тип финансови отчети се изискват?

Точното изискване зависи от щата, размера на организацията и размера и вида на отчетените приходи. Някои щати изискват само базови вътрешни отчети при по-ниски приходи. Други бързо преминават към прегледани или одитирани отчети, щом организацията премине законово определен праг.

Често срещан модел е следният:

• По-малките организации могат да подават вътрешни или компилирани отчети.
• Организациите със среден размер може да се нуждаят от прегледани отчети.
• По-големите организации често трябва да представят одитирани отчети.

Дори когато щатът допуска по-ниско ниво на уверение, отчетите обикновено трябва да обхващат същата данъчна година, отчетена във Form 990 на IRS или в свързана декларация.

В много случаи прагът на щата се основава на един от следните показатели:

• годишни дарения
• общи приходи
• комбинация от дарения и приходи от програми и услуги

Затова една нестопанска организация никога не трябва да приема, че едно голямо дарение или рязко увеличение на набирането на средства в един щат автоматично елиминира изискването за одит. Щатите обикновено разглеждат цялостната финансова активност на организацията, а не само местния обем на набиране на средства.

Защо правилата на един щат не предсказват правилата на друг

Честа грешка е да се предполага, че правилата за благотворителна регистрация са сходни навсякъде. Това не е така.

Щатските регулатори използват различни прагове, различни дефиниции за приходи и различни формати за подаване. Някои щати изискват обширни допълнителни приложения. Други се фокусират основно върху самите финансови отчети. Няколко щата също позволяват алтернативни подавания за определени организации или категории освободени лица.

Поради това разнообразие нестопанските организации трябва да оценяват изискванията щат по щат, вместо да разчитат на едно национално правило.

Практическият извод е прост: ако вашата организация планира да събира средства в няколко щата, съответствието трябва да бъде изградено около най-строгите юрисдикции във вашия регистриран обхват.

Чести задействания за подаване

Макар правилата да се различават, изискванията за одит при благотворителна регистрация обикновено се появяват, когато една нестопанска организация:

• се регистрира за първи път в щат
• подновява годишно заявление за набиране на средства
• премине финансов праг през годината
• се разширява в нови юрисдикции след вече съществуваща регистрация другаде
• променя счетоводни методи, фискална година или организационна структура

Организацията може да срещне проблеми и ако финансовите отчети са изготвени за грешна фискална година, не включват необходимите пояснения или не съвпадат с информацията, отчетена в подаването към IRS.

Затова изготвянето на финансовите отчети и благотворителната регистрация трябва да се координират, вместо да се третират като отделни задачи.

Освобождаванията са ограничени и не бива да се приемат за даденост

Някои нестопански организации питат дали могат да поискат освобождаване от изискването за финансов отчет на щата. Отговорът зависи изцяло от юрисдикцията и конкретните факти.

В много случаи освобождаванията са ограничени, по преценка на органа или изобщо не са налични. Някои щати могат да обмислят временно облекчение за първоначално подаваща организация или за организация с необичайни обстоятелства. Други са много по-строги и очакват изискуемите отчети независимо от разходите или неудобството.

Организациите не бива да разчитат на освобождаване като част от нормалната си стратегия за съответствие. Ако изобщо е налично освобождаване, то трябва да се третира като изключение, а не като план.

По-добрият подход е да се включи правилното ниво на уверение в годишния календар за съответствие и да се предвиди бюджет за участието на CPA или одитор предварително.

Как нестопанските организации могат да се подготвят преди подаване

Подготовката е най-добрият начин да се избегнат забавяния и отхвърлени регистрации. Практическият работен процес обикновено изглежда така:

1. Потвърдете къде организацията събира средства

Започнете с идентифициране на всеки щат, в който нестопанската организация набира средства, независимо дали директно, чрез пощенски кампании, онлайн кампании, събития или външни организатори на набиране на средства.

2. Прегледайте щатския праг

Проверете дали щатът използва дарения, общи приходи или друг показател. След това сравнете този праг с най-новите финансови данни на организацията.

3. Съгласувайте отчетния период

Уверете се, че финансовите отчети съвпадат с данъчната година, използвана в IRS декларацията. Несъответстващите периоди често създават проблеми при подаването.

4. Определете правилното ниво на отчетите

Решете дали организацията се нуждае от вътрешни, компилирани, прегледани или одитирани отчети. Ако нестопанската организация е близо до прага, обикновено е по-разумно предварително да се планира по-високото ниво.

5. Координирайте се с CPA или одитора

Не чакайте до крайния срок за регистрация. Сроковете за преглед и одит от CPA могат да бъдат по-дълги от очакваното, особено през натоварените сезони за подаване.

6. Поддържайте добре организирана резервна документация

Щатските регулатори могат да поискат подкрепящи таблици, пояснения, информация за длъжностни лица, одобрения от борда или копия на федералната декларация. Добре организираното досие улеснява всяко подновяване.

Грешки, които забавят подаванията за благотворителна регистрация

Най-честите грешки са предотвратими:

• използване на грешна фискална година
• подаване на отчети, които не съвпадат с Form 990
• неправилно класифициране на приходи или дарения
• предположение, че ще бъде дадено освобождаване
• твърде късно ангажиране на CPA
• забравяне, че всеки щат има свой праг и формат
• пропускане на актуализиране на регистрациите след растеж, който променя изискваното ниво на отчетност

Тези грешки са скъпи, защото могат да забавят одобрението, да наложат повторно подаване или да създадат пропуски в правото на организацията да събира дарения законно.

Какво трябва да следят нестопанските организации през цялата година

Съответствието е по-лесно, когато организацията следи няколко ключови показателя постоянно, а не само при подновяване:

• общ размер на даренията
• общи приходи
• приходи от програми и услуги
• щати, в които събирането на средства е започнало или е планирано
• край на фискалната година
• статус на ангажиране на CPA
• срокове за годишни подновявания
• дали финансовите отчети вероятно ще преминат от компилирани към прегледани или одитирани

Когато тези числа се следят през цялата година, организацията може да предвиди предстоящите задължения за подаване, вместо да реагира в последния момент.

Как благотворителната регистрация се вписва в по-широката рамка за съответствие

Благотворителната регистрация е само една част от пъзела на съответствието за нестопански организации. Организациите трябва да мислят и за учредяване на юридическо лице, управление, данъчни декларации, услуга за регистриран агент и текущи щатски задължения.

Ако една нестопанска организация все още се учредява или разширява присъствието си в нови щати, полезно е юридическата структура, покритието от регистриран агент и календарът за подаване да бъдат координирани. Zenind подпомага учредяването на юридически лица в САЩ и работните процеси по съответствие, което може да помогне на организациите да останат подредени, докато изграждат своята административна основа.

Подобна подкрепа е особено полезна за основатели и оперативни екипи, които искат да се съсредоточат върху мисията си, като същевременно държат корпоративната документация под контрол.

Финални мисли

Изискванията за одит при благотворителна регистрация варират значително, но основната цел е еднаква: щатите искат нестопанските организации да подават точна финансова информация, преди да събират дарения от техните жители.

Най-добрият начин да сте с една крачка напред е да разберете изискването отрано, да потвърдите правилното ниво на отчетите и да координирате действията си с CPA на организацията много преди крайния срок за подаване. Когато една нестопанска организация третира съответствието на финансовите отчети като годишна планираща задача, а не като последноминутна работа, регистрациите се поддържат по-лесно и набирането на средства може да се разширява с по-малко прекъсвания.

За организациите, които работят в множество щати, внимателното планиране не е по избор. То е разликата между плавно разширяване и повтарящи се проблеми при подаването.