Қайырымдылық тіркеуінің аудит талаптары: коммерциялық емес ұйымдар нені білуі керек

Штаттар арасында қайырымдылық жинайтын коммерциялық емес ұйымдарға тек мықты миссия мен жақсы fundraising жоспары жеткіліксіз. Оларға сонымен бірге қайырымдылық тіркеуінің аудит талаптарын нақты түсіну қажет, өйткені көптеген штаттар бастапқы тіркеу немесе жыл сайынғы жаңарту процесінің бөлігі ретінде қаржылық есептілікті талап етеді.

Бұл талаптар штаттан штатқа өзгеріп отырады және көбіне табыс деңгейіне, жиналған жарналардың көлеміне және коммерциялық емес ұйым ұсына алатын қаржылық сенім деңгейіне байланысты болады. Іс жүзінде бұл ұйымдар соңғы мерзім таяғанын күтпей, сәйкестікті алдын ала жоспарлауы керек дегенді білдіреді.

Бұл нұсқаулық қайырымдылықты тарту тіркеуіне қатысты негізгі қаржылық есеп талаптарын, аудиторлық тексерілген, шолудан өткен, жинақталған және ішкі есептер арасындағы айырмашылықтарды, сондай-ақ коммерциялық емес ұйымдардың практикалық сәйкестік процесін қалай дайындай алатынын түсіндіреді.

Неліктен қайырымдылық тіркеуінің аудит талаптары маңызды

Коммерциялық емес ұйым қандай да бір штатта қайырымдылық жинаса, реттеушілер ұйымның қаржылық тұрғыдан тұрақты екеніне және есептілікті дұрыс жүргізетініне сенімді болғысы келеді. Қаржылық есептер ұйымның дұрыс жазбалар жүргізіп отырғанын, донор қаражатын жауапкершілікпен басқарып отырғанын және басқарудың негізгі күтулеріне сай келетінін көрсетуге көмектеседі.

Бұл талаптар жай ғана қағазбастылық емес. Олар қоғамдық сенімді қолдайтын кеңірек сәйкестік жүйесінің бір бөлігі. Дұрыс тіркелген және қажетті қаржылық есептерді ұсына алатын коммерциялық емес ұйым әдетте келесі істерді жақсырақ орындай алады:

• жаңартуларды кідіріссіз рәсімдеу
• қайырымдылық жинауды жаңа штаттарға кеңейту
• реттеушінің сұрауларына жылдам жауап беру
• донорлар мен грант берушілерге қаржылық бақылауының сенімді екенін көрсету
• айыппұлдар, қызметтің тоқтатылуы немесе қабылданбаған құжаттар тәуекелін азайту

Қайырымдылық жинау аясын кеңейтіп жатқан ұйымдар үшін бұл есептер көбіне ең бірінші тар орынға айналатын сәйкестік мәселелерінің бірі болады. Оларды неғұрлым ерте қолға алса, қайырымдылық жинауды соғұрлым жеңіл жүргізуге болады.

Коммерциялық емес ұйым басшылары түсінуі керек негізгі ұғымдар

Штат талаптарын салыстырмас бұрын, қайырымдылық тіркеу нұсқауларында жиі кездесетін терминдерді анықтап алған дұрыс.

Жылдық жарналар

Жылдық жарналар әдетте жеке тұлғалардан, қорлардан және корпоративтік донорлардан алынған кірісті білдіреді. Көптеген штаттар шолудан өткен немесе аудиторлық есепті тапсыру қажет пе екенін анықтауда жалпы табысты емес, дәл осы жарна көлемін пайдаланады.

Жалпы табыс

Жалпы табыс әдетте барлық көздерден түсетін кірісті қамтиды. Кейбір штаттар тек жарналарды емес, осы көрсеткішті пайдаланады, ал басқалары талап етілетін сенім деңгейін анықтағанда табыстың бірнеше санатын бірге қарастыруы мүмкін.

Аудиторлық қаржылық есептер

Аудит — қаржылық есептілікке берілетін сенімнің ең жоғары кең таралған деңгейі. Тәуелсіз аудитор ұйымның қаржылық есептерін тексеріп, олардың қолданылатын есептілік негізіне, әдетте GAAP-қа, сәйкес әділ ұсынылғаны туралы пікір береді.

Аудит басқа есеп беру форматтарына қарағанда күрделірек әрі қымбат, бірақ оны штат реттеушілері, кредиторлар, грант берушілер және институционалдық қаржы көздері кеңінен таниды.

Шолудан өткен қаржылық есептер

Шолу аудитке қарағанда төменірек сенім деңгейін береді. CPA шектеулі рәсімдерді орындайды және есептерде есептілік негізіне сәйкес келуі үшін елеулі түзетуді қажет ететін нәрсе байқалды ма, соны айтады.

Кейбір штаттарда аудит талап етілмесе, шолу талабы жеткілікті болуы мүмкін.

Жинақталған қаржылық есептер

Жинақталған есептерді бухгалтер немесе CPA аудит пен шолу сияқты бірдей сенім деңгейін бермей-ақ дайындайды. Олар әлі жоғары деңгейлі сенім талап етілмейтін шағын ұйымдарда жиі қолданылады.

Ішкі қаржылық есептер

Ішкі есептер коммерциялық емес ұйымның өз бухгалтерлік жазбалары мен бағдарламалық жүйесі негізінде дайындалады. Бұған әдетте баланс және кірістер мен шығыстар туралы есеп кіреді, бірақ онда сыртқы сенім болмайды.

Қандай қаржылық есептер қажет?

Нақты талап штатқа, ұйымның көлеміне және ол көрсететін табыс пен кіріс түрлеріне байланысты болады. Кейбір штаттар төмен табыс деңгейінде тек қарапайым ішкі есептерді талап етеді. Басқалары коммерциялық емес ұйым белгілі бір заңды шектен асқанда тез арада шолу не аудит есебіне көшеді.

Жиі кездесетін үлгі мынадай:

• Шағын ұйымдар ішкі немесе жинақталған есептерді тапсыра алады.
• Орташа ұйымдарға шолудан өткен есептер қажет болуы мүмкін.
• Ірі ұйымдарға көбіне аудиторлық есептер қажет болады.

Тіпті штат сенімнің төменірек деңгейіне рұқсат етсе де, есептер көбіне коммерциялық емес ұйымның IRS Form 990 немесе соған қатысты декларациясында көрсетілген салық жылын қамтуы керек.

Көп жағдайда штат шегі мына өлшемдердің біріне сүйенеді:

• жылдық жарналар
• жалпы табыс
• жарналар мен бағдарламалық қызмет табысының үйлесімі

Сондықтан коммерциялық емес ұйым бір ірі донорлық жарна немесе бір штаттағы fundraising өсімі аудит талабын автоматты түрде айналып өтеді деп ойламауы керек. Штаттар әдетте тек жергілікті fundraising көлемін емес, ұйымның жалпы қаржылық белсенділігін қарайды.

Неліктен бір штаттың ережесі екіншісіне негіз бола алмайды

Жиі жіберілетін қате — қайырымдылық тіркеу ережелері барлық жерде ұқсас деп ойлау. Олар олай емес.

Штат реттеушілері әртүрлі шектерді, табыстың әртүрлі анықтамаларын және әртүрлі тапсыру форматтарын қолданады. Кейбір штаттар кеңейтілген қосымша кестелерді сұрайды. Басқалары негізінен тек қаржылық есептердің өзіне назар аударады. Бірнеше штат белгілі бір ұйымдар немесе босатылған субъектілер санаттары үшін баламалы есептерге де рұқсат береді.

Осындай айырмашылықтарға байланысты коммерциялық емес ұйымдар талаптарды бір ұлттық ережеге сүйенбей, әр штат бойынша жеке бағалауы керек.

Практикалық қорытынды қарапайым: егер ұйым бірнеше штатта қайырымдылық жинауды жоспарласа, сәйкестік оның тіркелу аясындағы ең қатаң юрисдикцияларға сүйеніп құрылуы тиіс.

Жиі кездесетін тапсыру себептері

Ережелер әртүрлі болғанымен, қайырымдылық тіркеуінің аудит талаптары әдетте коммерциялық емес ұйым:

• штатта алғаш рет тіркелгенде
• жыл сайынғы solicitation өтінімін жаңартқанда
• жыл ішінде қаржылық шектен асқанда
• басқа штаттарда тіркеліп болғаннан кейін жаңа юрисдикцияларға шыққанда
• есеп жүргізу әдісін, қаржы жылын немесе ұйымдық құрылымды өзгерткенде

Ұйым қаржылық есептерді дұрыс емес қаржы жылына дайындаса, міндетті ескертулерді қоспаса немесе IRS тапсыруында берілген ақпаратпен сәйкеспесе, қиындықтарға тап болуы мүмкін.

Сондықтан қаржылық есептерді дайындау мен қайырымдылық тіркеуін бөлек міндеттер ретінде емес, бірлесіп үйлестіру керек.

Босатулар шектеулі және оларға сенуге болмайды

Кейбір коммерциялық емес ұйымдар штаттың қаржылық есеп талабы бойынша босату сұрауға бола ма деп сұрайды. Жауап юрисдикцияға және нақты жағдайға байланысты.

Көп жағдайда босатулар шектеулі, әкімшілік шешімге тәуелді немесе мүлдем қолжетімсіз болады. Кейбір штаттар бірінші рет тапсыратын ұйымға немесе ерекше жағдайлары бар ұйымға уақытша жеңілдік беруді қарастыруы мүмкін. Басқалары әлдеқайда қатаң болып, шығынға не қолайсыздыққа қарамастан қажетті есептерді күтеді.

Ұйымдар босатуға әдеттегі сәйкестік стратегиясының бір бөлігі ретінде сенбеуі керек. Егер босату мүлдем қолжетімді болса, оны әдеттен тыс жағдай ретінде қарастырған жөн, жоспар ретінде емес.

Тиімді тәсіл — қажетті сенім деңгейін жылдық сәйкестік күнтізбесіне алдын ала енгізіп, CPA немесе аудитордың қатысуына бюджет бөлу.

Коммерциялық емес ұйымдар өтінімге дейін қалай дайындала алады

Дайындық — кідірістер мен қабылданбаған тіркеулердің алдын алудың ең жақсы жолы. Практикалық жұмыс тәртібі әдетте мынадай болады:

1. Ұйым қай жерде қайырымдылық жинайтынын растаңыз

Коммерциялық емес ұйым тікелей, пошта арқылы, онлайн науқан, іс-шаралар немесе үшінші тарап fundraiser-лер арқылы қай штаттарда fundraising жүргізетінін анықтаңыз.

2. Штат шегін қарап шығыңыз

Штат жарналарды, жалпы табысты немесе басқа өлшемді қолдана ма, соны тексеріңіз. Одан кейін осы шекті ұйымның ең соңғы қаржылық деректерімен салыстырыңыз.

3. Тапсыру жылын сәйкестендіріңіз

Қаржылық есептер IRS декларациясында қолданылған салық жылымен сәйкес келетініне көз жеткізіңіз. Периодтардың сәйкес келмеуі көбіне тапсыру қиындықтарын туғызады.

4. Қажетті есеп деңгейін анықтаңыз

Ұйымға ішкі, жинақталған, шолудан өткен немесе аудиторлық есептер керек пе, соны шешіңіз. Егер коммерциялық емес ұйым шекке жақын болса, алдын ала жоғарырақ деңгейге дайындалған дұрыс.

5. CPA немесе аудитормен үйлестіріңіз

Соңғы мерзімді күтпеңіз. CPA шолу және аудит кестелері күткеннен ұзаққа созылуы мүмкін, әсіресе тапсыру маусымы қарбалас кезде.

6. Қосымша құжаттаманы ретке келтіріңіз

Штат реттеушілері қосымша кестелерді, ескертпелерді, лауазымды тұлғалар туралы ақпаратты, директорлар кеңесінің мақұлдауын немесе федералдық декларацияның көшірмесін сұрауы мүмкін. Жақсы реттелген файл әр жаңартуды жеңілдетеді.

Қайырымдылық тіркеуін баяулататын қателер

Ең жиі кездесетін қателердің көбі алдын алуға болады:

• қате қаржы жылын пайдалану
• Form 990-мен сәйкес келмейтін есептерді тапсыру
• табыс немесе жарналарды қате жіктеу
• босату беріледі деп ойлау
• CPA-ны тым кеш тарту
• әр штаттың өз шегі мен форматы бар екенін ұмыту
• өсім салдарынан талап етілетін есеп деңгейі өзгергенде тіркеулерді жаңартпау

Бұл қателер қымбатқа түседі, өйткені олар мақұлдауды кешіктіруі, қайта тапсыруға мәжбүрлеуі немесе ұйымның заңды түрде қайырымдылық жинау қабілетінде олқылықтар тудыруы мүмкін.

Коммерциялық емес ұйымдар жыл бойы нені бақылауы керек

Сәйкестік оңайырақ болады, егер ұйым мына негізгі көрсеткіштерді тек жаңарту кезінде ғана емес, тұрақты түрде бақылап отырса:

• жалпы жарналар
• жалпы табыс
• бағдарламалық қызмет табысы
• қай штаттарда solicitation басталды немесе жоспарланды
• қаржы жылының аяқталуы
• CPA-мен келісімнің мәртебесі
• жыл сайынғы жаңартулардың мерзімдері
• қаржылық есептер жинақталғаннан шолудан өткенге немесе аудиторлыққа өтуі мүмкін бе

Бұл көрсеткіштер жыл бойы бақыланса, ұйым міндеттемелерді соңғы сәтте емес, алдын ала жоспарлай алады.

Қайырымдылық тіркеуінің кең сәйкестік жүйесіндегі орны

Қайырымдылық тіркеуі коммерциялық емес ұйымның сәйкестік пазлындағы бір ғана бөлік. Ұйымдар сондай-ақ заңды тұлғаны құруды, корпоративтік басқаруды, салықтық есептерді, registered agent қызметін және штаттық міндеттемелерді ескеруі керек.

Егер коммерциялық емес ұйым енді құрылып жатса немесе басқа штаттарға кеңейіп жатса, заңдық құрылымды, registered agent қамтуын және тапсыру күнтізбесін бір-бірімен үйлестірген пайдалы.

Мұндай қолдау әсіресе өз миссиясына назар аударып, компаниялық құжат айналымын бақылауда ұстағысы келетін founder мен операциялық командалар үшін пайдалы.

Қорытынды

Қайырымдылық тіркеуінің аудит талаптары кеңінен әртүрлі, бірақ негізгі мақсат бірдей: штаттар өз тұрғындарынан қайырымдылық жинамас бұрын коммерциялық емес ұйымдардан дәл қаржылық ақпарат тапсыруды қалайды.

Алдын озып жүрудің ең жақсы жолы — талапты ерте түсіну, қажетті есеп деңгейін растау және соңғы мерзімге дейін көп бұрын ұйымның CPA-мен үйлестіру. Коммерциялық емес ұйым қаржылық есеп сәйкестігін соңғы сәттегі міндет емес, жылдық жоспарлау мәселесі ретінде қарастырса, тіркеулерді жүргізу әлдеқайда жеңіл болады және fundraising аз кедергімен масштабталады.

Бірнеше штатта жұмыс істейтін ұйымдар үшін мұқият жоспарлау міндетті емес. Бұл — бірқалыпты кеңею мен қайталанатын тапсыру проблемаларының айырмасы.