Απαιτήσεις ελέγχου για τη φιλανθρωπική εγγραφή: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί που συγκεντρώνουν δωρεές σε περισσότερες από μία πολιτείες χρειάζονται κάτι περισσότερο από μια ισχυρή αποστολή και ένα καλό πλάνο fundraising. Χρειάζονται επίσης ξεκάθαρη κατανόηση των απαιτήσεων ελέγχου για τη φιλανθρωπική εγγραφή, επειδή πολλές πολιτείες απαιτούν οικονομικές καταστάσεις ως μέρος της αρχικής εγγραφής ή της ετήσιας διαδικασίας ανανέωσης.

Αυτές οι απαιτήσεις μπορούν να αλλάζουν από πολιτεία σε πολιτεία και συχνά εξαρτώνται από τα επίπεδα εσόδων, τα συνολικά ποσά εισφορών και τη μορφή της οικονομικής διασφάλισης που μπορεί να παράσχει ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι οι οργανισμοί πρέπει να προγραμματίζουν τη συμμόρφωση από νωρίς αντί να περιμένουν μέχρι να πλησιάσει μια προθεσμία υποβολής.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις βασικές απαιτήσεις οικονομικών καταστάσεων που συνδέονται με την εγγραφή για φιλανθρωπική συγκέντρωση πόρων, τις διαφορές μεταξύ ελεγμένων, επισκοπημένων, συγκεντρωτικών και εσωτερικών καταστάσεων, και πώς μπορούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να προετοιμάσουν μια πρακτική διαδικασία συμμόρφωσης.

Γιατί έχουν σημασία οι απαιτήσεις ελέγχου για τη φιλανθρωπική εγγραφή

Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός ζητά δωρεές σε μια πολιτεία, οι ρυθμιστικές αρχές θέλουν να έχουν εμπιστοσύνη ότι ο οργανισμός είναι οικονομικά σταθερός και ότι υποβάλλει ακριβείς αναφορές. Οι οικονομικές καταστάσεις βοηθούν να αποδειχθεί ότι ο οργανισμός τηρεί σωστά αρχεία, διαχειρίζεται υπεύθυνα τα κεφάλαια των δωρητών και πληροί βασικές απαιτήσεις διακυβέρνησης.

Αυτές οι απαιτήσεις δεν είναι απλώς γραφειοκρατία. Αποτελούν μέρος του ευρύτερου πλαισίου συμμόρφωσης που στηρίζει την εμπιστοσύνη του κοινού. Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που είναι σωστά εγγεγραμμένος και μπορεί να προσκομίσει τις κατάλληλες οικονομικές καταστάσεις είναι γενικά σε καλύτερη θέση για να:

• ανανεώνει τις εγγραφές χωρίς καθυστερήσεις
• επεκτείνει το fundraising σε νέες πολιτείες
• ανταποκρίνεται γρήγορα σε αιτήματα των αρχών
• δείχνει σε δωρητές και χρηματοδότες ότι διατηρεί υγιείς οικονομικούς ελέγχους
• μειώνει τον κίνδυνο προστίμων, αναστολής ή απόρριψης υποβολών

Για οργανισμούς που αναπτύσσουν το δίκτυο fundraising τους, αυτές οι καταστάσεις είναι συχνά ένα από τα πρώτα ζητήματα συμμόρφωσης που μετατρέπεται σε εμπόδιο. Όσο νωρίτερα αντιμετωπιστούν, τόσο πιο εύκολο είναι να συνεχιστούν οι προσπάθειες συγκέντρωσης πόρων.

Βασικοί όροι που πρέπει να κατανοούν οι ηγέτες των μη κερδοσκοπικών οργανισμών

Πριν συγκρίνετε τις απαιτήσεις των πολιτειών, βοηθά να οριστούν οι όροι που εμφανίζονται επανειλημμένα στις οδηγίες για τη φιλανθρωπική εγγραφή.

Ετήσιες εισφορές

Οι ετήσιες εισφορές αναφέρονται γενικά στα έσοδα που λαμβάνονται από ιδιώτες, ιδρύματα και εταιρικούς δωρητές. Πολλές πολιτείες χρησιμοποιούν τα συνολικά ποσά εισφορών, αντί για το σύνολο των εσόδων, όταν αποφασίζουν αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πρέπει να υποβάλει επισκοπημένες ή ελεγμένες καταστάσεις.

Συνολικά έσοδα

Τα συνολικά έσοδα συνήθως περιλαμβάνουν εισόδημα από όλες τις πηγές. Ορισμένες πολιτείες χρησιμοποιούν αυτό το μέγεθος αντί μόνο των εισφορών, ενώ άλλες μπορεί να εξετάζουν συνδυασμό κατηγοριών εσόδων όταν καθορίζουν το απαιτούμενο επίπεδο διασφάλισης.

Ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις

Ο έλεγχος είναι το υψηλότερο κοινό επίπεδο διασφάλισης οικονομικών καταστάσεων. Ένας ανεξάρτητος ελεγκτής εξετάζει τις οικονομικές καταστάσεις του οργανισμού και εκδίδει γνώμη σχετικά με το αν παρουσιάζονται εύλογα σύμφωνα με το εφαρμοστέο πλαίσιο αναφοράς, συνήθως τα GAAP.

Οι έλεγχοι είναι πιο εκτεταμένοι και πιο ακριβοί από άλλες μορφές αναφοράς, αλλά είναι και οι πιο ευρέως αναγνωρισμένοι από τις κρατικές αρχές, τους δανειστές, τους χρηματοδότες επιχορηγήσεων και τα θεσμικά ιδρύματα.

Επισκοπημένες οικονομικές καταστάσεις

Μια επισκόπηση παρέχει χαμηλότερο επίπεδο διασφάλισης από έναν έλεγχο. Ο CPA εφαρμόζει περιορισμένες διαδικασίες και δηλώνει αν κάτι έχει περιέλθει στην προσοχή του που δείχνει ότι οι καταστάσεις χρειάζονται ουσιώδη τροποποίηση ώστε να συμφωνούν με το πλαίσιο αναφοράς.

Μια επισκόπηση μπορεί να καλύπτει ορισμένες απαιτήσεις πολιτειών όπου δεν απαιτείται έλεγχος.

Συγκεντρωτικές οικονομικές καταστάσεις

Οι συγκεντρωτικές καταστάσεις προετοιμάζονται από λογιστή ή CPA χωρίς το ίδιο επίπεδο διασφάλισης που παρέχει ένας έλεγχος ή μια επισκόπηση. Συχνά χρησιμοποιούνται από μικρότερους οργανισμούς που δεν έχουν ακόμη φτάσει το όριο για υψηλότερο επίπεδο διασφάλισης.

Εσωτερικές οικονομικές καταστάσεις

Οι εσωτερικές καταστάσεις προετοιμάζονται από τα δικά του λογιστικά αρχεία και το λογισμικό του μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Συνήθως περιλαμβάνουν ισολογισμό και κατάσταση αποτελεσμάτων, αλλά δεν συνεπάγονται εξωτερική διασφάλιση.

Τι είδους οικονομικές καταστάσεις απαιτούνται;

Η ακριβής απαίτηση εξαρτάται από την πολιτεία, το μέγεθος του οργανισμού και το ποσό και το είδος των εσόδων που δηλώνει. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν μόνο βασικές εσωτερικές καταστάσεις σε χαμηλότερα επίπεδα εσόδων. Άλλες περνούν γρήγορα σε επισκοπημένες ή ελεγμένες καταστάσεις μόλις ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός ξεπεράσει ένα θεσμοθετημένο όριο.

Ένα συνηθισμένο μοτίβο είναι το εξής:

• Οι μικρότεροι οργανισμοί μπορούν να υποβάλλουν εσωτερικές ή συγκεντρωτικές καταστάσεις.
• Οι μεσαίου μεγέθους οργανισμοί μπορεί να χρειάζονται επισκοπημένες καταστάσεις.
• Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί συχνά χρειάζονται ελεγμένες καταστάσεις.

Ακόμη και όταν μια πολιτεία επιτρέπει χαμηλότερο επίπεδο διασφάλισης, οι καταστάσεις συνήθως πρέπει να καλύπτουν το ίδιο φορολογικό έτος που δηλώνεται στη φόρμα IRS Form 990 ή στη σχετική δήλωση.

Σε πολλές περιπτώσεις, το όριο της πολιτείας βασίζεται σε ένα από τα εξής μεγέθη:

• ετήσιες εισφορές
• συνολικά έσοδα
• συνδυασμό εισφορών και εσόδων από παροχή υπηρεσιών προγράμματος

Γι’ αυτό ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν πρέπει ποτέ να θεωρεί ότι μια μεγάλη δωρεά ή μια αύξηση fundraising σε μία μόνο πολιτεία αποφεύγει αυτόματα την απαίτηση ελέγχου. Συνήθως οι πολιτείες εξετάζουν τη συνολική οικονομική δραστηριότητα του οργανισμού, όχι μόνο τον τοπικό όγκο fundraising.

Γιατί οι κανόνες μιας πολιτείας δεν προβλέπουν τους κανόνες μιας άλλης

Ένα συχνό λάθος είναι η υπόθεση ότι οι κανόνες για τη φιλανθρωπική εγγραφή είναι παρόμοιοι παντού. Δεν είναι.

Οι κρατικές αρχές χρησιμοποιούν διαφορετικά όρια, διαφορετικούς ορισμούς των εσόδων και διαφορετικές μορφές υποβολής. Ορισμένες πολιτείες ζητούν εκτενείς συμπληρωματικούς πίνακες. Άλλες επικεντρώνονται κυρίως στις ίδιες τις οικονομικές καταστάσεις. Μερικές πολιτείες επιτρέπουν επίσης εναλλακτικές υποβολές για ορισμένους οργανισμούς ή κατηγορίες εξαιρούμενων οντοτήτων.

Επειδή υπάρχει αυτή η διαφοροποίηση, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει να αξιολογούν τις απαιτήσεις πολιτεία προς πολιτεία αντί να βασίζονται σε έναν ενιαίο εθνικό κανόνα.

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: αν ο οργανισμός σας σκοπεύει να κάνει fundraising σε πολλές πολιτείες, η συμμόρφωση πρέπει να βασίζεται στις πιο απαιτητικές δικαιοδοσίες του πλαισίου εγγραφών σας.

Συνήθεις λόγοι ενεργοποίησης της υποχρέωσης υποβολής

Παρότι οι κανόνες διαφέρουν, οι απαιτήσεις ελέγχου για τη φιλανθρωπική εγγραφή εμφανίζονται συνήθως όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός:

• κάνει πρώτη εγγραφή σε μια πολιτεία
• ανανεώνει ετήσια υποβολή για συγκέντρωση πόρων
• υπερβεί χρηματοοικονομικό όριο μέσα στη χρονιά
• επεκτείνεται σε νέες δικαιοδοσίες αφού έχει ήδη εγγραφεί αλλού
• αλλάζει λογιστική μέθοδο, οικονομικό έτος ή οργανωτική δομή

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει προβλήματα αν οι οικονομικές καταστάσεις έχουν συνταχθεί για λάθος οικονομικό έτος, αν παραλείπουν απαιτούμενες σημειώσεις ή αν δεν συμφωνούν με τις πληροφορίες που δηλώνονται στη φορολογική υποβολή προς το IRS.

Γι’ αυτό η προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων και η φιλανθρωπική εγγραφή πρέπει να συντονίζονται και όχι να αντιμετωπίζονται ως ξεχωριστές εργασίες.

Οι απαλλαγές είναι περιορισμένες και δεν πρέπει να θεωρούνται δεδομένες

Ορισμένοι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ρωτούν αν μπορούν να ζητήσουν εξαίρεση από την απαίτηση οικονομικών καταστάσεων της πολιτείας. Η απάντηση εξαρτάται αποκλειστικά από τη δικαιοδοσία και τα πραγματικά περιστατικά.

Σε πολλές περιπτώσεις, οι απαλλαγές είναι περιορισμένες, κατά διακριτική ευχέρεια ή μη διαθέσιμες. Ορισμένες πολιτείες μπορεί να εξετάσουν προσωρινή ανακούφιση για έναν οργανισμό που υποβάλλει πρώτη φορά ή για έναν οργανισμό με ασυνήθιστες περιστάσεις. Άλλες είναι πολύ αυστηρότερες και αναμένουν τις απαιτούμενες καταστάσεις ανεξάρτητα από κόστος ή δυσκολία.

Οι οργανισμοί δεν πρέπει να βασίζονται σε απαλλαγή ως μέρος της συνήθους στρατηγικής συμμόρφωσής τους. Αν μια απαλλαγή είναι διαθέσιμη, πρέπει να αντιμετωπίζεται ως εξαίρεση και όχι ως σχέδιο.

Καλύτερη προσέγγιση είναι να ενσωματώσετε το σωστό επίπεδο διασφάλισης στο ετήσιο ημερολόγιο συμμόρφωσης και να προϋπολογίσετε εγκαίρως τη συμμετοχή CPA ή ελεγκτή.

Πώς μπορούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να προετοιμαστούν πριν από την υποβολή

Η προετοιμασία είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποφευχθούν καθυστερήσεις και απορρίψεις εγγραφών. Μια πρακτική ροή εργασίας συνήθως μοιάζει με την εξής:

1. Επιβεβαιώστε πού συγκεντρώνει πόρους ο οργανισμός

Ξεκινήστε εντοπίζοντας κάθε πολιτεία όπου ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός κάνει fundraising, είτε άμεσα, είτε μέσω ταχυδρομείου, online καμπανιών, εκδηλώσεων ή τρίτων συγκεντρωτών πόρων.

2. Ελέγξτε το όριο της πολιτείας

Εξετάστε αν η πολιτεία χρησιμοποιεί εισφορές, συνολικά έσοδα ή άλλο μέγεθος. Στη συνέχεια συγκρίνετε αυτό το όριο με τα πιο πρόσφατα οικονομικά δεδομένα του οργανισμού.

3. Ταιριάξτε το έτος υποβολής

Βεβαιωθείτε ότι οι οικονομικές καταστάσεις αντιστοιχούν στο φορολογικό έτος που χρησιμοποιείται στη φορολογική δήλωση προς το IRS. Οι ασυμφωνίες περιόδου συχνά δημιουργούν προβλήματα υποβολής.

4. Καθορίστε το σωστό επίπεδο καταστάσεων

Αποφασίστε αν ο οργανισμός χρειάζεται εσωτερικές, συγκεντρωτικές, επισκοπημένες ή ελεγμένες καταστάσεις. Αν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός βρίσκεται κοντά σε όριο, συνήθως είναι προτιμότερο να προγραμματίσει νωρίτερα το υψηλότερο επίπεδο.

5. Συντονιστείτε με τον CPA ή τον ελεγκτή

Μην περιμένετε μέχρι την προθεσμία εγγραφής. Οι χρονικοί ορίζοντες για επισκόπηση και έλεγχο από CPA μπορεί να είναι μεγαλύτεροι από το αναμενόμενο, ειδικά σε περιόδους αυξημένης υποβολής.

6. Διατηρείτε οργανωμένα τα υποστηρικτικά δικαιολογητικά

Οι κρατικές αρχές μπορεί να ζητήσουν υποστηρικτικούς πίνακες, σημειώσεις, στοιχεία υπευθύνων, εγκρίσεις διοικητικού συμβουλίου ή αντίγραφα της ομοσπονδιακής φορολογικής δήλωσης. Ένα καλά οργανωμένο αρχείο κάνει κάθε ανανέωση ευκολότερη.

Λάθη που καθυστερούν τις υποβολές φιλανθρωπικής εγγραφής

Τα πιο συνηθισμένα λάθη μπορούν να αποφευχθούν:

• χρήση λάθος οικονομικού έτους
• υποβολή καταστάσεων που δεν συμφωνούν με τη Form 990
• λανθασμένη ταξινόμηση εσόδων ή εισφορών
• υπόθεση ότι θα δοθεί απαλλαγή
• καθυστερημένη εμπλοκή CPA
• λησμονιά ότι κάθε πολιτεία έχει το δικό της όριο και μορφότυπο
• μη ενημέρωση των εγγραφών όταν η ανάπτυξη αλλάζει το απαιτούμενο επίπεδο καταστάσεων

Αυτά τα λάθη είναι δαπανηρά επειδή μπορούν να καθυστερήσουν την έγκριση, να απαιτήσουν επανυποβολή ή να δημιουργήσουν κενά στη νόμιμη δυνατότητα του οργανισμού να ζητά δωρεές.

Τι πρέπει να παρακολουθούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί όλο τον χρόνο

Η συμμόρφωση γίνεται ευκολότερη όταν ο οργανισμός παρακολουθεί συνεχώς ορισμένα βασικά στοιχεία αντί μόνο στην ανανέωση:

• συνολικές εισφορές
• συνολικά έσοδα
• έσοδα από παροχή υπηρεσιών προγράμματος
• πολιτείες όπου έχει ξεκινήσει ή προγραμματίζεται η συγκέντρωση πόρων
• λήξη οικονομικού έτους
• κατάσταση συνεργασίας με CPA
• προθεσμίες για ετήσιες ανανεώσεις
• αν οι οικονομικές καταστάσεις είναι πιθανό να περάσουν από συγκεντρωτικές σε επισκοπημένες ή ελεγμένες

Όταν αυτά τα μεγέθη παρακολουθούνται καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους, ο οργανισμός μπορεί να προβλέπει τις επερχόμενες υποχρεώσεις υποβολής αντί να αντιδρά την τελευταία στιγμή.

Πώς η φιλανθρωπική εγγραφή εντάσσεται στο ευρύτερο πλαίσιο συμμόρφωσης

Η φιλανθρωπική εγγραφή είναι μόνο ένα κομμάτι του παζλ συμμόρφωσης για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Οι οργανισμοί πρέπει επίσης να σκέφτονται τη σύσταση οντότητας, τη διακυβέρνηση, τις φορολογικές δηλώσεις, τον registered agent service και τις συνεχείς κρατικές υποχρεώσεις.

Αν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός βρίσκεται ακόμη στη φάση σύστασης ή επεκτείνει την παρουσία του σε νέες πολιτείες, βοηθά να παραμένουν ευθυγραμμισμένα η νομική δομή, η κάλυψη registered agent και το ημερολόγιο υποβολών. Η Zenind υποστηρίζει τη σύσταση οντοτήτων στις ΗΠΑ και ροές εργασίας συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να παραμένουν οργανωμένοι καθώς χτίζουν τη διοικητική τους βάση.

Αυτού του είδους η υποστήριξη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για ιδρυτές και διαχειριστές που θέλουν να επικεντρωθούν στην αποστολή τους ενώ κρατούν υπό έλεγχο τα εταιρικά και διοικητικά έγγραφα.

Τελικές σκέψεις

Οι απαιτήσεις ελέγχου για τη φιλανθρωπική εγγραφή διαφέρουν σημαντικά, αλλά ο βασικός στόχος είναι σταθερός: οι πολιτείες θέλουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί να υποβάλλουν ακριβείς οικονομικές πληροφορίες πριν ζητήσουν δωρεές από τους κατοίκους τους.

Ο καλύτερος τρόπος να μείνετε μπροστά είναι να κατανοήσετε την απαίτηση νωρίς, να επιβεβαιώσετε το σωστό επίπεδο καταστάσεων και να συντονιστείτε με τον CPA του οργανισμού πολύ πριν από την προθεσμία υποβολής. Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός αντιμετωπίζει τη συμμόρφωση των οικονομικών καταστάσεων ως ετήσιο θέμα προγραμματισμού αντί για εργασία της τελευταίας στιγμής, οι εγγραφές είναι πιο εύκολο να διατηρηθούν και το fundraising μπορεί να μεγαλώσει με λιγότερες διακοπές.

Για οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε πολλές πολιτείες, ο προσεκτικός σχεδιασμός δεν είναι προαιρετικός. Είναι η διαφορά ανάμεσα στην ομαλή επέκταση και στα επαναλαμβανόμενα προβλήματα υποβολής.