Договорници срещу служители: данъчните разлики, които всеки бизнес трябва да разбира

Наемането на първите ви членове на екипа е важен етап. Това е и един от първите моменти, в които бизнесът трябва да взема решения, които влияят върху данъците, заплатите, отчетността и съответствието. Най-важният ранен въпрос е дали човекът, който наемате, трябва да бъде третиран като служител или като независим изпълнител.

Отговорът има значение, защото класификацията на работника променя почти всичките ви задължения. При служителите възникват задължения за удържане на данъци върху заплатите, вноски от работодателя и текуща отчетност. Независимите изпълнители по принцип сами се грижат за данъците си, но бизнесът все пак трябва да ги класифицира правилно и да подава съответните информационни декларации.

За основатели, собственици на малък бизнес и растящи компании разбирането на разликата не е просто техническо упражнение. Неправилната класификация може да доведе до допълнителни данъци, санкции, проверки и спорове за заплати или обезщетения. Внимателният процес на наемане, съчетан със здрава планиране на учредяването и съответствието, помага да избегнете тези рискове още от самото начало.

Защо класификацията на работника е важна

Един бизнес не може да избира етикета на работника само защото това е удобно. IRS и други агенции разглеждат действителните отношения на работа. Ако фактите показват, че бизнесът контролира начина, по който се извършва работата, човекът може да е служител дори ако договорът казва друго.

Това разграничение влияе върху:

• Данъци върху заплатите
• Удържане на данък върху дохода
• Задължения за данък безработица
• Съответствие с изискванията за труд и работно време
• Право на обезщетения
• Изисквания за годишна отчетност

Практическият извод е прост: начинът, по който управлявате работата, е по-важен от титлата, която използвате.

Основните фактори на IRS

IRS обикновено разглежда три широки категории, когато решава дали работникът е служител или независим изпълнител.

1. Поведенчески контрол

Поведенческият контрол се фокусира върху това колко насоки дава бизнесът на работника. Въпросите включват:

• Казва ли бизнесът на човека кога, къде и как да работи?
• Предоставя ли бизнесът подробни инструкции?
• Изисква ли бизнесът обучение?
• Използва ли бизнесът формална система за оценка?

Колкото повече контрол има бизнесът върху процеса, толкова по-вероятно е работникът да бъде служител.

2. Финансов контрол

Финансовият контрол разглежда кой носи бизнес риска и кой контролира икономическата страна на отношенията. Често срещани показатели са:

• Дали работникът е инвестирал в собствени инструменти или оборудване
• Дали работникът се заплаща на проект, на час или със заплата
• Дали разходите се възстановяват
• Дали работникът може да реализира печалба или да понесе загуба
• Дали работникът предлага услуги на множество клиенти

Обикновено изпълнителят работи като отделен бизнес, с повече независимост и финансов риск.

3. Вид на отношенията

Самите отношения също имат значение. IRS може да вземе предвид:

• Писмени договори
• Достъп до служебни придобивки
• Дали отношенията са текущи или базирани на проект
• Дали работата е централна за основната дейност на компанията
• Как двете страни описват договореността

Нито един фактор сам по себе си не е решаващ. IRS разглежда цялостната картина.

Какво прави някого служител

Обикновено служителят работи под контрола и насоките на компанията. Бизнесът определя графика, възлага задачи и често предоставя инструментите, процесите или обучението, необходими за изпълнение на работата.

Служителите са типични, когато компанията има нужда от:

• Редовна, постоянна работа
• Тясно наблюдение
• Стабилен член на екипа, интегриран в ежедневните операции
• Роли, които са съществени за бизнеса

Тъй като служителите са част от работната сила, бизнесът обикновено управлява удържането на данъци върху заплатите и задълженията по трудовите данъци от тяхно име.

Какво прави някого независим изпълнител

Независимият изпълнител обикновено е самонаето лице или отделен бизнес, който предоставя услуги по договор. Изпълнителите често работят с множество клиенти, контролират собствените си методи и използват свои инструменти или експертиза.

Изпълнителите често са добър избор, когато бизнесът има нужда от:

• Специализирани умения за ограничен проект
• Гъвкава помощ без дългосрочни ангажименти за персонал
• Работа, която е извън основните операции на компанията
• Доставчик, който може да работи с минимален надзор

Въпреки това договорът с изпълнител трябва да отразява действителните факти. Наричането на някого изпълнител не го прави такъв.

Данъчни задължения за служителите

Наемането на служители създава трудово-платежни отношения. Това означава, че бизнесът обикновено трябва да удържа и внася данъци, да води записи за заплатите и да подава данъчни декларации за трудови възнаграждения.

Често срещани задължения на работодателя включват:

• Удържане на приложимия данък върху дохода от заплатите
• Удържане на частта на служителя за Social Security и Medicare
• Плащане на частта на работодателя за Social Security и Medicare
• Плащане на федерален данък безработица, когато е приложимо
• Плащане на щатски данък безработица, когато е приложимо
• Подаване на данъчни декларации за заплати навреме
• Предоставяне на годишни документи за доходите и заплатите

Това означава и че системите за заплати трябва да бъдат настроени правилно преди първата заплата. След изплащането на възнагражденията цикълът на отчетност и внасяне започва бързо.

Настройка на заплатите преди първото наемане

Преди да наеме служител, бизнесът трябва да се увери, че има:

• Идентификационен номер на работодателя
• Регистрации за щатски данъци и безработица, когато се изискват
• Доставчик на заплати или вътрешен процес за заплати
• Документи за новоназначени и записи за възнагражденията
• Правилна документация за класификацията на работника

Ако бизнесът е новоучреден, тук помага стабилното планиране на учредяването. Правната структура, данъчните регистрации и календарът за съответствие трябва да бъдат съгласувани, преди да започнат заплатите.

Данъчни задължения за независимите изпълнители

Изпълнителите се облагат по различен начин. В повечето случаи изпълнителят е отговорен за плащането на собствените си данъци върху дохода и данъка за самостоятелна заетост. Бизнесът, който наема, обикновено не удържа данъци върху заплатите от плащанията към изпълнителя.

Въпреки това бизнесът все пак има задължения:

• Да провери, че работникът е правилно класифициран
• Да събере попълнен Form W-9 преди плащане на изпълнителя
• Да следи плащанията през годината
• Да издаде Form 1099-NEC, когато са изпълнени праговете за отчетност
• Да пази документи, които подкрепят отношенията с изпълнителя

Праговете и правилата за подаване могат да се променят, затова бизнесите трябва да потвърдят актуалните изисквания на IRS преди края на годината.

Чести рискове от неправилна класификация

Неправилната класификация е една от най-скъпите грешки в заплатите, които един бизнес може да направи. Ако работник бъде третиран като изпълнител, когато фактите показват статус на служител, бизнесът може да бъде изправен пред:

• Неплатени данъци върху заплатите
• Лихви и санкции
• Просрочени възнаграждения или риск за извънреден труд
• Проблеми с щатските данъци за заетост
• Спорове, свързани с обезщетения
• Риск от проверка

Рискът не се ограничава до големите компании. Малките бизнеси често са по-уязвими, защото могат да разчитат на неформални договорености, устни споразумения или краткосрочно удобство.

Специални категории работници

Не всеки работник се вписва ясно в модела служител или изпълнител. Някои класификации се уреждат от специални правила по федералното или щатското право.

Примерите могат да включват:

• Статутни служители
• Статутни неслужители
• Държавни служители
• Роли, подлежащи на специфични трудови или данъчни правила

Тъй като тези категории могат да бъдат технически, бизнесите трябва да избягват да приемат, че етикетът в договора решава въпроса.

Кога да наемете служител, а кога изпълнител

Правилният избор зависи от работата, която трябва да бъде свършена.

Наемете служител, когато:

• Имате нужда от постоянна, регулярна подкрепа
• Искате пряк контрол върху работния процес
• Ролята е централна за ежедневните операции
• Имате нужда от член на екипа, интегриран в бизнеса

Наемете изпълнител, когато:

• Работата е базирана на проект или временна
• Човекът внася специализиран набор от умения
• Не ви е нужен близък надзор
• Искате гъвкавост, без да създавате трудова позиция

Добро правило е, че служителите са подходящи за постоянни оперативни нужди, докато изпълнителите са подходящи за независима, специализирана работа.

Практически контролен списък за собствениците на бизнес

Преди да наемете някого, прегледайте внимателно договореността.

Задайте си тези въпроси:

• Кой контролира как се извършва работата?
• Кой предоставя инструментите и оборудването?
• Работи ли човекът за множество клиенти?
• Отношенията постоянни ли са или ограничени до проект?
• Изисква ли ролята обучение или тясно наблюдение?
• Ще бъде ли работата неразделна част от бизнеса?
• Готови ли сте за задълженията по заплати и удържане на данъци?

Ако отговорите сочат към контрол, интеграция и постоянна зависимост, по-вероятно е работникът да бъде служител.

Как учредяването на бизнеса подпомага съответствието при наемане

Решенията за наемане се управляват по-лесно, когато бизнесът е правилно учреден и организиран от самото начало. Ясната правна структура може да помогне да се отделят задълженията на собственика от трудовите задължения и да направи съответствието по-управляемо с растежа на компанията.

Например ново LLC или корпорация може да трябва да:

• Получи EIN
• Регистрира се за данъци върху заплатите, когато е приложимо
• Изгради вътрешни процеси за одобрение
• Поддържа договори и записи за работниците
• Следи щатските задължения за подаване
• Разграничава възнаграждението на собственика от плащанията към изпълнители и заплатите

Затова основателите често печелят, когато адресират учредяването и съответствието заедно, вместо като отделни стъпки. Zenind помага на бизнесите да изграждат по-здрава основа чрез услуги по учредяване и текущо съответствие, което улеснява поддържането на организация, докато наемането започва.

Записи, които всеки бизнес трябва да пази

Доброто водене на записи намалява риска, ако класификацията някога бъде поставена под въпрос.

Пазете копия от:

• Договори и документи за обхвата на работа
• Form W-9 за изпълнители
• Формуляри за заплати за служители
• Фактури и записи за плащания
• Описания на длъжности
• Вътрешни политики и бележки за надзор
• Регистрационни документи на щатско и федерално ниво

Тези записи помагат да се покаже как работи връзката на практика.

Финален извод

Решението служител срещу изпълнител влияе върху данъците, отчетността и правната експозиция. Служителите създават задължения за заплати и повече административна отговорност, докато изпълнителите предлагат гъвкавост и по-малко пряко удържане на данъци. Но самият етикет не определя изхода. Определя го действителната работна връзка.

За растящите бизнеси най-сигурният подход е да се оцени статутът на работника преди да бъде извършено първото плащане, да се изградят съвместими процеси отрано и учредяването и задълженията по заплати да се поддържат съгласувани от самото начало. Такава подготовка помага да се намали рискът и подпомага по-стабилен път към растеж.