Nhà thầu và nhân viên: Những khác biệt về thuế mà mọi doanh nghiệp nên hiểu

Tuyển dụng thành viên đầu tiên cho đội ngũ là một cột mốc quan trọng. Đây cũng là một trong những thời điểm đầu tiên khi doanh nghiệp phải đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến thuế, bảng lương, báo cáo và tuân thủ. Câu hỏi lớn nhất ban đầu là người bạn thuê nên được coi là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

Câu trả lời rất quan trọng vì việc phân loại người lao động sẽ thay đổi gần như mọi nghĩa vụ của bạn. Nhân viên kéo theo việc khấu trừ thuế bảng lương, phần đóng góp thuế của chủ lao động và nghĩa vụ báo cáo liên tục. Nhà thầu độc lập thường tự xử lý thuế của họ, nhưng doanh nghiệp vẫn phải phân loại đúng và phát hành các biểu mẫu thông tin phù hợp.

Đối với nhà sáng lập, chủ doanh nghiệp nhỏ và các công ty đang tăng trưởng, hiểu rõ sự khác biệt này không chỉ là một bài tập kỹ thuật. Phân loại sai có thể dẫn đến thuế truy thu, tiền phạt, kiểm tra và tranh chấp về tiền lương hoặc phúc lợi. Quy trình tuyển dụng cẩn trọng, kết hợp với kế hoạch thành lập và tuân thủ vững chắc, sẽ giúp bạn tránh những rủi ro đó ngay từ đầu.

Vì sao việc phân loại người lao động lại quan trọng

Doanh nghiệp không thể chọn nhãn cho người lao động chỉ vì thấy thuận tiện. IRS và các cơ quan khác sẽ xem xét mối quan hệ làm việc thực tế. Nếu các tình tiết cho thấy doanh nghiệp kiểm soát cách công việc được thực hiện, người đó có thể là nhân viên dù hợp đồng có nói ngược lại.

Sự khác biệt đó ảnh hưởng đến:

• Thuế bảng lương
• Khấu trừ thuế thu nhập
• Nghĩa vụ thuế thất nghiệp
• Tuân thủ tiền lương và giờ làm
• Điều kiện nhận phúc lợi
• Yêu cầu báo cáo cuối năm

Kết luận thực tế rất đơn giản: cách bạn quản lý công việc quan trọng hơn chức danh bạn sử dụng.

Các yếu tố chính của IRS

IRS thường xem xét ba nhóm yếu tố rộng khi quyết định một người lao động là nhân viên hay nhà thầu độc lập.

1. Kiểm soát hành vi

Kiểm soát hành vi tập trung vào mức độ chỉ đạo mà doanh nghiệp đưa ra cho người lao động. Các câu hỏi bao gồm:

• Doanh nghiệp có cho biết khi nào, ở đâu và cách làm việc không?
• Doanh nghiệp có đưa ra hướng dẫn chi tiết không?
• Doanh nghiệp có yêu cầu đào tạo không?
• Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống đánh giá chính thức không?

Doanh nghiệp càng kiểm soát nhiều quy trình, người lao động càng có khả năng là nhân viên.

2. Kiểm soát tài chính

Kiểm soát tài chính xem ai chịu rủi ro kinh doanh và ai kiểm soát khía cạnh kinh tế của mối quan hệ. Các dấu hiệu phổ biến gồm:

• Người lao động có tự đầu tư vào công cụ hoặc thiết bị của mình hay không
• Người lao động được trả theo dự án, theo giờ hay theo lương
• Chi phí có được hoàn trả hay không
• Người lao động có thể có lợi nhuận hoặc chịu lỗ hay không
• Người lao động có cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng hay không

Nhà thầu thường hoạt động như một doanh nghiệp riêng, với mức độ độc lập và rủi ro tài chính cao hơn.

3. Bản chất của mối quan hệ

Bản thân mối quan hệ cũng quan trọng. IRS có thể xem xét:

• Hợp đồng bằng văn bản
• Quyền tiếp cận phúc lợi dành cho nhân viên
• Mối quan hệ đang diễn ra hay chỉ theo từng dự án
• Công việc có nằm trong hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty hay không
• Cách hai bên mô tả thỏa thuận

Không yếu tố nào mang tính quyết định tuyệt đối. IRS sẽ xem xét toàn bộ bức tranh.

Điều gì khiến một người trở thành nhân viên

Một nhân viên thường làm việc dưới sự kiểm soát và chỉ đạo của công ty. Doanh nghiệp quyết định lịch làm việc, giao nhiệm vụ và thường cung cấp công cụ, quy trình hoặc đào tạo cần thiết để hoàn thành công việc.

Nhân viên thường phù hợp khi công ty cần:

• Công việc thường xuyên, liên tục
• Giám sát chặt chẽ
• Một thành viên ổn định, gắn vào hoạt động hằng ngày
• Các vị trí thiết yếu đối với doanh nghiệp

Vì nhân viên là một phần của lực lượng lao động, doanh nghiệp thường xử lý việc khấu trừ bảng lương và nghĩa vụ thuế việc làm thay mặt họ.

Điều gì khiến một người trở thành nhà thầu độc lập

Nhà thầu độc lập thường là một cá nhân tự kinh doanh hoặc một doanh nghiệp riêng cung cấp dịch vụ theo hợp đồng. Nhà thầu thường làm việc với nhiều khách hàng, tự quyết định phương pháp làm việc và tự mang theo công cụ hoặc chuyên môn của mình.

Nhà thầu thường phù hợp khi doanh nghiệp cần:

• Một kỹ năng chuyên môn cho một dự án giới hạn
• Hỗ trợ linh hoạt mà không cần cam kết nhân sự dài hạn
• Công việc nằm ngoài hoạt động cốt lõi của công ty
• Nhà cung cấp có thể làm việc với mức giám sát tối thiểu

Dù vậy, quan hệ nhà thầu phải phản ánh đúng thực tế. Gọi ai đó là nhà thầu không có nghĩa là họ tự động được xem là nhà thầu.

Trách nhiệm thuế đối với nhân viên

Thuê nhân viên tạo ra quan hệ bảng lương. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp thường phải khấu trừ và nộp thuế, lưu giữ hồ sơ bảng lương và nộp tờ khai thuế việc làm.

Các trách nhiệm phổ biến của chủ lao động bao gồm:

• Khấu trừ thuế thu nhập áp dụng từ tiền lương
• Khấu trừ phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên
• Nộp phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của chủ lao động
• Nộp thuế thất nghiệp liên bang khi cần thiết
• Nộp thuế thất nghiệp cấp tiểu bang khi áp dụng
• Nộp tờ khai thuế bảng lương đúng hạn
• Cung cấp bảng lương cuối năm

Điều này cũng có nghĩa là hệ thống bảng lương phải được thiết lập chính xác trước khi phát séc lương đầu tiên. Một khi tiền lương được chi trả, chu kỳ báo cáo và nộp thuế sẽ bắt đầu rất nhanh.

Thiết lập bảng lương trước khi tuyển dụng đầu tiên

Trước khi thuê nhân viên, doanh nghiệp nên bảo đảm mình có:

• Mã số nhận dạng chủ lao động
• Đăng ký thuế tiểu bang và thất nghiệp khi cần
• Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương hoặc quy trình bảng lương nội bộ
• Hồ sơ nhân sự mới và hồ sơ tiền lương
• Tài liệu phân loại người lao động phù hợp

Nếu doanh nghiệp mới thành lập, đây là lúc việc lập kế hoạch thành lập vững chắc phát huy tác dụng. Cấu trúc pháp lý, đăng ký thuế và lịch tuân thủ nên được đồng bộ trước khi bắt đầu bảng lương.

Trách nhiệm thuế đối với nhà thầu độc lập

Nhà thầu bị đánh thuế khác. Trong hầu hết các trường hợp, nhà thầu tự chịu trách nhiệm nộp thuế thu nhập và thuế tự doanh của mình. Doanh nghiệp thuê thường không khấu trừ thuế bảng lương từ các khoản thanh toán cho nhà thầu.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm:

• Xác minh người lao động được phân loại đúng
• Thu thập mẫu W-9 đã điền trước khi thanh toán cho nhà thầu
• Theo dõi các khoản thanh toán trong năm
• Phát hành mẫu 1099-NEC khi đạt ngưỡng báo cáo
• Lưu hồ sơ chứng minh quan hệ nhà thầu

Ngưỡng báo cáo và quy tắc nộp có thể thay đổi, vì vậy doanh nghiệp nên xác nhận các yêu cầu hiện hành của IRS trước cuối năm.

Rủi ro phân loại sai thường gặp

Phân loại sai là một trong những sai lầm bảng lương tốn kém nhất mà doanh nghiệp có thể mắc phải. Nếu một người lao động được xem là nhà thầu trong khi thực tế cho thấy họ là nhân viên, doanh nghiệp có thể đối mặt với:

• Thuế bảng lương chưa nộp
• Tiền lãi và tiền phạt
• Truy thu lương tối thiểu hoặc làm thêm giờ
• Vấn đề về thuế việc làm cấp tiểu bang
• Tranh chấp liên quan đến phúc lợi
• Rủi ro bị kiểm tra

Rủi ro này không chỉ dành cho các công ty lớn. Doanh nghiệp nhỏ thường dễ bị tổn thương hơn vì họ có thể dựa vào các thỏa thuận không chính thức, thỏa thuận bằng lời nói hoặc sự tiện lợi ngắn hạn.

Các nhóm người lao động đặc biệt

Không phải mọi người lao động đều phù hợp hoàn toàn với mô hình nhân viên hoặc nhà thầu. Một số cách phân loại được điều chỉnh bởi quy tắc đặc biệt theo luật liên bang hoặc luật tiểu bang.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Nhân viên theo luật định
• Người không phải nhân viên theo luật định
• Nhân viên chính phủ
• Các vai trò chịu quy tắc lao động hoặc thuế cụ thể

Vì các nhóm này có thể mang tính kỹ thuật, doanh nghiệp nên tránh cho rằng chỉ cần ghi nhãn trong hợp đồng là đủ quyết định vấn đề.

Khi nào nên thuê nhân viên thay vì nhà thầu

Lựa chọn đúng phụ thuộc vào công việc bạn cần thực hiện.

Nên thuê nhân viên khi:

• Bạn cần hỗ trợ liên tục, thường xuyên
• Bạn muốn kiểm soát trực tiếp quy trình làm việc
• Vai trò đó là trung tâm của hoạt động hằng ngày
• Bạn cần một thành viên được tích hợp vào doanh nghiệp

Nên thuê nhà thầu khi:

• Công việc theo dự án hoặc tạm thời
• Người đó mang đến một bộ kỹ năng chuyên biệt
• Bạn không cần giám sát chặt chẽ
• Bạn muốn có sự linh hoạt mà không tạo ra vai trò bảng lương

Một nguyên tắc chung là nhân viên phù hợp với nhu cầu vận hành liên tục, còn nhà thầu phù hợp với công việc độc lập, chuyên môn hóa.

Danh sách kiểm tra thực tế cho chủ doanh nghiệp

Trước khi đưa ai đó vào làm việc, hãy xem xét thỏa thuận thật kỹ.

Hãy tự hỏi các câu sau:

• Ai kiểm soát cách công việc được thực hiện?
• Ai cung cấp công cụ và thiết bị?
• Người đó có làm việc cho nhiều khách hàng không?
• Mối quan hệ là liên tục hay chỉ giới hạn trong một dự án?
• Vai trò đó có yêu cầu đào tạo hoặc giám sát chặt chẽ không?
• Công việc đó có mang tính cốt lõi đối với doanh nghiệp không?
• Bạn đã sẵn sàng cho các nghĩa vụ bảng lương và khấu trừ chưa?

Nếu câu trả lời nghiêng về kiểm soát, sự tích hợp và phụ thuộc liên tục, người lao động có nhiều khả năng là nhân viên hơn.

Cách thành lập doanh nghiệp hỗ trợ tuân thủ tuyển dụng

Các quyết định tuyển dụng sẽ dễ quản lý hơn khi doanh nghiệp được thành lập và tổ chức đúng cách ngay từ đầu. Một cấu trúc pháp lý rõ ràng có thể giúp tách biệt trách nhiệm của chủ sở hữu với nghĩa vụ lao động và làm cho việc tuân thủ dễ quản lý hơn khi công ty phát triển.

Ví dụ, một LLC hoặc công ty cổ phần mới có thể cần:

• Xin EIN
• Đăng ký thuế bảng lương ở cấp tiểu bang khi áp dụng
• Thiết lập quy trình phê duyệt nội bộ
• Lưu giữ hợp đồng và hồ sơ người lao động
• Theo dõi nghĩa vụ nộp hồ sơ cấp tiểu bang
• Tách biệt lương chủ sở hữu với thanh toán cho nhà thầu và tiền lương

Đó là lý do các nhà sáng lập thường được lợi khi xử lý thành lập doanh nghiệp và tuân thủ cùng lúc thay vì xem đó là hai bước riêng biệt. Zenind giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc hơn với hỗ trợ thành lập và tuân thủ liên tục, giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng hơn khi bắt đầu tuyển dụng.

Hồ sơ mà mọi doanh nghiệp nên lưu giữ

Lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giảm rủi ro nếu quyết định phân loại bị đặt câu hỏi.

Hãy giữ bản sao của:

• Hợp đồng và tài liệu mô tả phạm vi công việc
• Mẫu W-9 của nhà thầu
• Biểu mẫu bảng lương của nhân viên
• Hóa đơn và hồ sơ thanh toán
• Bản mô tả công việc
• Chính sách nội bộ và ghi chú giám sát
• Hồ sơ đăng ký cấp tiểu bang và liên bang

Những tài liệu này giúp cho thấy mối quan hệ được vận hành như thế nào trong thực tế.

Kết luận cuối cùng

Quyết định giữa nhân viên và nhà thầu ảnh hưởng đến thuế, báo cáo và rủi ro pháp lý. Nhân viên tạo ra nghĩa vụ bảng lương và nhiều trách nhiệm hành chính hơn, trong khi nhà thầu mang lại sự linh hoạt và ít khấu trừ thuế trực tiếp hơn. Nhưng nhãn gọi không quyết định kết quả. Chính mối quan hệ làm việc thực tế mới quyết định.

Đối với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, cách an toàn nhất là đánh giá tình trạng người lao động trước khi thực hiện thanh toán đầu tiên, xây dựng quy trình tuân thủ sớm và giữ cho trách nhiệm thành lập doanh nghiệp và bảng lương luôn đồng bộ ngay từ đầu. Sự chuẩn bị như vậy giúp giảm rủi ro và hỗ trợ một lộ trình tăng trưởng ổn định hơn.