Трябва ли чуждестранните компании да събират данък върху продажбите в САЩ? Практическо ръководство за глобални основатели

Чуждестранните компании, които продават в Съединените щати, често приемат, че данъкът върху продажбите има значение само ако имат офис, склад или служители в страната. Това предположение е рисковано. В много щати задължения за данък върху продажбите могат да възникнат дори когато бизнесът е изцяло извън САЩ.

За глобалните основатели истинският въпрос не е само дали сте „базирани“ в Съединените щати. Истинският въпрос е дали вашата компания е създала данъчна връзка, или nexus, с един или повече щати. След като възникне nexus, може да се наложи да се регистрирате, събирате, подавате декларации и внасяте данък върху продажбите за облагаеми продажби към клиенти в тези щати.

Това ръководство обяснява кога чуждестранните компании трябва да събират данък върху продажбите в САЩ, как работи nexus, кои видове продажби могат да бъдат облагаеми и какви практически стъпки ви помагат да останете в съответствие.

Какво представлява данъкът върху продажбите в САЩ

Данъкът върху продажбите в САЩ е данък върху потреблението, наложен на щатско и на някои места и на местно ниво. Обикновено се събира от клиента в момента на продажбата и след това се внася от продавача към съответния данъчен орган.

За разлика от данъка върху доходите, данъкът върху продажбите не е федерален. Няма едно единствено национално правило за данък върху продажбите, което да важи навсякъде. Вместо това всеки щат определя собствените си правила, ставки, освобождавания, изисквания за подаване и процес на регистрация. Това означава, че един и същ продукт може да бъде облагаем в един щат и освободен в друг.

За чуждестранните компании тази разпокъсана система е източникът на повечето проблеми със съответствието.

Кога чуждестранен бизнес може да трябва да събира данък върху продажбите

Чуждестранен бизнес може да трябва да събира данък върху продажбите, ако има nexus в даден щат. Nexus е правната връзка между бизнеса и съответния щат.

Има няколко начина чуждестранен бизнес да създаде nexus.

1. Икономически nexus

Икономическият nexus е най-честият задействащ фактор за отдалечени продавачи. Ако продажбите ви към даден щат надхвърлят прага на този щат, може да се наложи да се регистрирате и да събирате данък върху продажбите там, дори ако нямате физическо присъствие.

Прагът се различава по щати. Някои щати използват само праг по приходи, докато други включват и брой транзакции. Често срещани задействащи фактори са:

• Сума на продажбите към щата
• Минимален брой транзакции, изпратени до щата
• Комбинация от приходи и обем транзакции

За чуждестранен бизнес това означава, че доставките до клиенти в САЩ могат да създадат задължения много преди да отворите офис или да наемете персонал в страната.

2. Физически nexus

Физическият nexus съществува, когато бизнесът ви има осезаема връзка с даден щат. Примери включват:

• Офис или коворкинг пространство
• Инвентар, съхраняван в склад или изпълнителен център
• Служители или изпълнители, работещи в щата
• Временни събития, търговски изложения или инсталации в някои случаи

Чуждестранните онлайн търговци често създават физически nexus, без да го осъзнават, особено когато инвентарът се съхранява при трета страна за логистика в САЩ.

3. Дейност в marketplace

Много бизнеси продават чрез платформи като Amazon, Etsy, Walmart Marketplace или други онлайн marketplace-и. В някои щати платформите-оператори са отговорни за събирането и внасянето на данък върху продажбите от името на продавачите.

Това не означава, че продавачът няма никакви задължения. Вие може все още да трябва да:

• Проследявате продажбите по щати
• Разберете дали marketplace-ът събира данъка от ваше име
• Се регистрирате в щати, където имате друга облагаема дейност
• Водите записи за нуждите на декларации и проверки

Събирането през marketplace може да намали административната тежест, но не елиминира нуждата да разбирате собствения си nexus профил.

Кои продажби могат да бъдат облагаеми

Не всяка продажба се облага по един и същи начин. Дали една транзакция е облагаема зависи от щата, продукта или услугата и местоположението на клиента.

Материални стоки

Физическите продукти често са облагаеми, но не винаги. Някои щати освобождават определени категории като храни, дрехи или медицински консумативи. Други облагат почти всички търговски стоки.

Ако продавате физически продукти онлайн, особено към множество щати, трябва да приемете, че може да се прилага облагаемо третиране, докато не потвърдите обратното.

Дигитални продукти

Дигиталните продукти могат да бъдат облагаеми в някои щати. Примери са:

• Изтегляем софтуер
• Онлайн курсове
• Стрийминг съдържание
• Електронни книги
• Дигитални абонаменти

Правилата са силно специфични за отделния щат. Дигитален продукт, който е облагаем в един щат, може да е освободен в друг.

Услуги

Услугите са най-нееднородната категория. Някои щати облагат много услуги, докато други облагат много малко. Консултантска услуга, дизайнерска услуга или SaaS абонамент могат да се третират различно в зависимост от щата и начина, по който е структурирана транзакцията.

Ако бизнесът ви продава услуги в САЩ, прегледайте внимателно всеки релевантен щат, вместо да приемате, че услугите винаги са освободени.

Защо чуждестранните компании често се изненадват

Чуждестранните основатели често се фокусират върху учредяването на компания, обработката на плащания и логистиката на доставките, преди да мислят за данък върху продажбите. Това създава няколко чести слаби места.

„Нямаме офис в САЩ, следователно не носим отговорност.“

Това е едно от най-честите погрешни схващания. Икономическият nexus означава, че физическото присъствие вече не е единственият тест в много щати.

„Платформата се грижи за всичко.“

Платформите за електронна търговия може да изчисляват данъка при checkout, но не решават автоматично регистрацията, подаването на декларации, управлението на освобождавания или воденето на записи.

„Твърде малки сме, за да има значение.“

Малките бизнеси могат да преминат праговете по-бързо от очакваното, особено ако един продукт стане вирусен или marketplace доведе до внезапен ръст.

„Продаваме само няколко артикула на клиенти в САЩ.“

Ниският обем транзакции пак може да създаде задължения, ако щатът използва тест за брой транзакции или ако приходите ви растат бързо.

Контролен списък стъпка по стъпка за съответствие за чуждестранни компании

Ако продавате в Съединените щати, използвайте този списък, за да намалите риска и да останете организирани.

1. Определете къде продавате

Започнете с картографиране на продажбите по щати. Обърнете внимание на:

• Щатите на доставка на клиентите
• Продажбите през marketplace по юрисдикции
• Директните продажби през уебсайта
• Местата, където се съхранява инвентарът
• Служители, изпълнители или представители в САЩ

Един базов отчет за продажбите по щати е основата за всички останали решения.

2. Определете дали имате nexus

Съпоставете дейността си с правилата за физически и икономически nexus на всеки щат. Обърнете внимание на:

• Праг по приходи
• Праг по транзакции
• Местоположения на инвентара
• Партньорства за изпълнение на поръчки
• Участие в търговски изложения или друго присъствие в щата

Тази стъпка често определя дали изобщо трябва да се регистрирате.

3. Регистрирайте се преди да събирате данък

Ако имате nexus, регистрирайте се за разрешение за данък върху продажбите, преди да начислите данък на клиентите. Събирането на данък без регистрация може да доведе до санкции и административни проблеми.

4. Конфигурирайте правилно събирането на данъка

Уверете се, че checkout системата ви е настроена да прилага правилната ставка в правилния щат. Това включва:

• Настройки за облагаемост на продукта
• Обработка на доставка и такси за обработка
• Сертификати за освобождаване, когато са приложими
• Настройки за събиране през marketplace

5. Подавате декларации навреме

Данъкът върху продажбите обикновено се декларира месечно, тримесечно или годишно в зависимост от щата и обема на продажбите ви. Дори когато не дължите данък за даден период, може да се изисква нулева декларация.

6. Поддържайте подробни записи

Съхранявайте записи за:

• Продажби по щати
• Събран данък
• Сертификати за регистрация
• Сертификати за освобождаване
• Подадени декларации и потвърждения за плащане

Добрите записи са важни при проверки и улесняват разширяването в нови щати.

Чести грешки, които да избягвате

Чуждестранните компании често допускат едни и същи предотвратими грешки.

• Изчакване до след увеличение на продажбите, за да се прегледа nexus
• Предположение, че всички щати в САЩ имат едни и същи правила
• Оставяне на инвентар в центрове за изпълнение на поръчки без проверка за физически nexus
• Непроследяване на данъка, събиран от marketplace, отделно от директните продажби
• Събиране на данък преди регистрация
• Пренебрегване на задълженията за подаване след регистрация
• Третиране на дигитални продукти или услуги като автоматично освободени

Всяка от тези грешки може да доведе до санкции, лихви или обратно начислена данъчна отговорност.

Как се вписва учредяването на US компания

Съответствието по данък върху продажбите не е същото като учредяването на юридическо лице, но двете често се припокриват.

Много чуждестранни основатели избират да учредят US LLC или корпорация, за да подпомогнат банкови сметки, обработка на плащания, достъп до marketplace-и и оперативна достоверност. Правилно учреденото US дружество може също да помогне за по-ясна структура при регистрациите в щатите и текущите задачи по съответствие.

Zenind помага на основатели да учредяват US компании и да управляват административната работа на щатско ниво, която идва с оперирането в Съединените щати. За глобалните предприемачи тази структура може да бъде важна първа стъпка преди да се пристъпи към данъчни регистрации, изисквания за отчетност и разрастване в нови щати.

Практически сценарии

Ето няколко примера, които показват как могат да възникнат задължения за данък върху продажбите.

Пример 1: Чуждестранна марка, която продава физически продукти онлайн

Бизнес, базиран извън САЩ, продава козметични продукти чрез свой уебсайт. Продажбите бързо нарастват в Тексас и Флорида. Компанията съхранява инвентар в център за изпълнение на поръчки в САЩ.

Резултат: Компанията може да създаде както физически, така и икономически nexus и вероятно трябва да се регистрира и събира данък в един или повече щати.

Пример 2: SaaS компания, която продава абонаменти

Чуждестранна софтуерна компания продава месечни абонаменти на клиенти в САЩ. Някои щати облагат SaaS, а други не.

Резултат: Компанията трябва да прегледа правилата във всеки щат, в който надхвърля праговете за nexus.

Пример 3: Създател на дигитални курсове

Основател извън САЩ продава курсове за изтегляне и платени членства на американски клиенти.

Резултат: Облагането зависи от щата и конкретната структура на продукта. Основателят може да трябва да събира данък в някои щати, но не и в други.

Въпроси, които чуждестранните основатели трябва да зададат

Преди да разширите по-нататък в САЩ, запитайте се:

• Къде се намират нашите клиенти?
• Превишаваме ли някой от щатските прагове за икономически nexus?
• Съхраняваме ли инвентар в САЩ?
• Marketplace-ите събират ли данък вместо нас автоматично?
• Нашите продукти или услуги облагаеми ли са в щатите, в които продаваме?
• Регистрирали ли сме се преди да събираме данък?
• Подаваме ли декларациите навреме във всеки щат, в който сме регистрирани?

Ако не можете да отговорите уверено, време е да прегледате настройката си за съответствие.

Финален извод

Чуждестранните компании трябва да събират данък върху продажбите в САЩ, когато създадат nexus в даден щат и продават там облагаеми продукти или услуги. За много глобални основатели този момент настъпва по-бързо от очакваното чрез онлайн продажби, съхранение на инвентар или дейност в marketplace.

Най-сигурният подход е да проследявате продажбите си по щати, да разбирате nexus, да се регистрирате преди да събирате данък и да водите надеждни записи. Ако изграждате бизнес в САЩ от чужбина, стабилното учредяване на компания и дисциплината по съответствие от самото начало могат да спестят значително време и разходи по-късно.

Отказ от отговорност

Тази статия е само за обща информационна цел и не представлява правен или данъчен съвет. Правилата за данък върху продажбите се различават по щати и бизнес модел, затова се консултирайте с квалифициран специалист за насоки по вашата ситуация.