Как да получите заверено копие на Устава за учредяване в Масачузетс

Ако ви е нужен документ като доказателство за подаване на фирмена регистрация в Масачузетс, завереното копие често е документът, който банки, лицензиращи органи, кредитори и регулатори в други щати искат да видят. В Масачузетс Отделът по корпорации към Секретаря на Общността поддържа официалния регистър за бизнес субектите, а процесът по заявяване се извършва чрез портала на щата за поръчка на сертификати.

Един важен детайл: Масачузетс използва малко различни документи за учредяване в зависимост от типа на субекта. Корпорациите подават Articles of Organization. Дружествата с ограничена отговорност в Масачузетс подават Certificate of Organization. На практика хората често използват израза „заверено копие на articles“, за да означат официалния, заверен от щата учредителен документ за бизнеса.

Това ръководство обяснява какво представлява завереното копие, кога може да ви е нужно, как да го заявите и какво да очаквате след подаване на поръчката.

Какво представлява завереното копие

Завереното копие е официално възпроизвеждане на документ, подаден в щата, което включва заверка от службата по регистрация. То не е същото като обикновено PDF изтегляне или незаверено фотокопие. Именно заверката придава на документа доказателствена стойност за трети страни, които трябва да проверят данните за учредяването на компанията.

За собствениците на бизнес заверени копия най-често се изискват, когато трета страна иска:

• Доказателство, че субектът е бил надлежно учреден в Масачузетс
• Потвърждение на правното име на субекта и историята на подаванията
• Документ, подходящ за лицензиране, финансиране или регистрация като чуждестранен субект в друг щат
• Официално копие от регистрацията за адвокат, счетоводител или екип по съответствие

Articles of Organization срещу Certificate of Organization

Терминологията в Масачузетс има значение.

• Корпорациите се учредяват чрез подаване на Articles of Organization към Секретаря на Общността.
• LLC се учредяват чрез подаване на Certificate of Organization.

Много ръководства използват тези думи свободно, но щатът прави разлика между тях. Ако заявявате записи за LLC в Масачузетс, уверете се, че искате учредителния документ на LLC, а не корпоративно подаване.

Кога може да ви е нужно заверено копие

Завереното копие е полезно винаги, когато държавна институция или частна организация има нужда от официална версия на вашия учредителен документ. Чести случаи включват:

1. Откриване на бизнес банкова сметка
2. Кандидатстване за професионален или отраслов лиценз
3. Регистриране на компанията в друг щат
4. Отговор на искане от кредитор, инвеститор или наемодател
5. Подкрепа на сливане, промяна или друга корпоративна сделка
6. Замяна на изгубен учредителен документ във вашия архив

Ако създавате нова компания или актуализирате документите си за съответствие, съхранявайте заверени копия заедно с учредителните документи, за да не се налага да ги търсите в последния момент, когато някой ги поиска.

Как да заявите заверено копие в Масачузетс

Масачузетс насочва собствениците на бизнес към онлайн процеса за заявяване на сертификати чрез Отдела по корпорации към Секретаря на Общността. Щатът също отбелязва, че можете да използвате базата данни на Corporations, за да откриете или проверите идентификационния номер на субекта преди поръчката.

1. Потвърдете точното правно име

Започнете с правното име на компанията точно както е изписано в щатския регистър. Дори малки разлики в изписването, пунктуацията или липсващите обозначения на типа субект могат да забавят заявката.

Ако компанията е променила името си, използвайте текущото правно име, свързано с документа, който ви е нужен.

2. Открийте идентификационния номер на субекта

Страницата за заявяване на щата указва на подателите да потърсят в базата данни на Corporations, за да намерят или проверят идентификационния номер на субекта. Този номер помага на службата по регистрация да свърже заявката с точния фирмен запис.

3. Използвайте портала за заявяване на сертификати

Формулярът за заявка изисква следната информация:

• Идентификационен номер на субекта
• Име на субекта
• Вид на сертификата
• Предпочитание за доставка по имейл, ако е налично
• Име за контакт и пощенски адрес
• Телефонен номер и имейл адрес
• Специални инструкции по подаването, ако има такива

Порталът също така указва, че стандартният начин на доставка е с обикновена поща, освен ако не е избрана доставка по имейл и тя е налична за съответния тип сертификат.

4. Проверете таксата и подайте плащането

Масачузетс посочва, че таксите се проверяват преди издаването на сертификата. Порталът ще покаже дължимата сума по време на процеса на заявяване.

Службата по регистрация също отбелязва, че ще бъде добавена такса за експресна услуга, когато заявката бъде завършена, така че не приемайте, че първият екран показва крайната цена.

5. Запазете потвърждението

След подаването запазете потвърждението или разписката. Ако се наложи да направите последваща справка с Отдела по корпорации, данните от потвърждението ще улеснят проследяването на заявката.

Какви срокове за обработка да очаквате

Страницата за поръчка на сертификати в Масачузетс дава най-ясните налични от щата насоки за сроковете:

• Ако плащането е направено с пари в брой, паричен превод, банкова чекова бланка или кредитна/дебитна карта преди 19:00 ч., сертификатите могат да бъдат издадени на следващия работен ден.
• Ако плащането е направено с електронен чек преди 19:00 ч., сертификатите могат да бъдат издадени в срок от три работни дни.
• Ако плащането е направено с хартиен чек, сертификатите могат да бъдат издадени в срок от 10 работни дни.

Щатът също отбелязва, че само ограничен брой сертификати са налични по имейл и ако полето за имейл не се показва за даден тип сертификат, той не е наличен в електронен формат.

За бизнеси, които работят с краен срок, методът на плащане има значение. Хартиеният чек може да добави няколко работни дни към времето за обработка, докато плащането с карта или електронен чек може да бъде по-бързо.

Как се доставя документът

По подразбиране Масачузетс изпраща сертификата с обикновена поща, освен ако не е избрана доставка по имейл и тя се поддържа за съответния тип сертификат.

Ако ви е нужен документът за чувствително към времето подаване, не разчитайте само на пощата. Предвидете достатъчно време както за обработка, така и за доставка.

Ако трета страна приема сертификат, изпратен по имейл, проверете дали конкретният сертификат, който ви е нужен, е допустим за електронна доставка, преди да подадете заявката.

Какво да проверите преди да поръчате

Няколко минути подготовка могат да предотвратят забавяния:

• Уверете се, че субектът е активен и е правилно наименуван в щатския регистър
• Потвърдете дали ви е нужен Articles of Organization за корпорацията или Certificate of Organization за LLC
• Проверете идентификационния номер на субекта преди да започнете заявката
• Решете дали ви е нужна доставка по имейл или по пощата
• Проверете крайния срок на банката, кредитора или лицензиращия орган, който изисква документа

Ако заявявате записи за регистрация като чуждестранен субект или за лицензиране, потвърдете дали другата институция иска заверено копие, certificate of good standing или и двете. Това са различни документи.

Чести грешки, които да избягвате

Използване на грешното име на документа

В Масачузетс хората понякога казват „articles“, когато всъщност им е нужен учредителният сертификат на LLC. Съобразете документа с типа на субекта.

Да приемате, че всеки сертификат е наличен електронно

Щатът посочва, че само ограничен брой сертификати са налични по имейл. Ако електронната доставка не е налична за вашия документ, планирайте доставка по пощата.

Избор на бавен метод на плащане

Хартиените чекове могат да удължат срока до 10 работни дни преди издаването. Ако скоростта е важна, използвайте по-бърз метод на плащане, когато е наличен.

Пропускане на идентификационния номер на субекта

Щатът изрично насочва потребителите към базата данни на Corporations, за да открият или проверят номера. Пропускането на тази стъпка може да доведе до излишна кореспонденция и забавяне.

Бъркане на заверените копия със сертификатите за добро състояние

Завереното копие доказва съдържанието на регистрационния запис. Сертификатът за добро състояние удостоверява статуса на субекта. Някои институции искат едното, други искат и двете, а трети използват термините неточно. Питайте преди да поръчате.

Практически съвети за основатели в Масачузетс

Ако учредявате или поддържате компания в Масачузетс, водете основно досие за съответствие, което включва:

• Подадения учредителен документ
• Всички изменения или преработени подавания
• Заверено копие на учредителния документ
• Актуален certificate of good standing, ако е нужен за банкиране или лицензиране
• Копия на годишни отчети и вътрешни одобрения

За основатели, които не искат сами да управляват всеки детайл по подаванията, Zenind може да помогне документите за учредяване и текущо съответствие да бъдат организирани, така че важните записи да се представят по-лесно при поискване.

Често задавани въпроси

Нужен ли ми е оригиналният учредителен документ?

Обикновено не. Завереното копие често се приема, защото идва от официалния щатски регистър.

Мога ли да получа документа същия ден?

Публикуваните от щата срокове се базират на метода на плащане и правилата за обработка. Някои заявки може да бъдат издадени на следващия работен ден, но не бива да разчитате на възможност за същия ден.

А ако платя с хартиен чек?

Очаквайте по-дълъг срок. Масачузетс посочва, че заявките с хартиен чек могат да отнемат 10 работни дни преди издаване.

Мога ли да поръчам по пощата вместо онлайн?

Страницата за заявяване на щата е изградена около онлайн процеса на поръчка. Ако не сте сигурни дали е наличен друг метод за подаване за вашия конкретен тип документ, свържете се с Отдела по корпорации, преди да изпратите хартиена заявка.

Гарантирана ли е доставката по имейл?

Не. Щатът посочва, че само ограничен брой сертификати са налични по имейл и че опцията за имейл се показва само за сертификати, които я поддържат.

Заключение

Завереното копие е един от най-полезните документи, които една компания в Масачузетс може да държи под ръка. Независимо дали учредявате корпорация, управлявате LLC или отговаряте на искане от банка или лицензиращ орган, ключът е да използвате правилния фирмен запис, да проверите идентификационния номер на субекта и да изберете метод на плащане, който отговаря на крайния ви срок.

Ако знаете предварително данните по регистрацията си, поръчката от Секретаря на Общността на Масачузетс се превръща в рутинна административна стъпка, а не в проблем в последния момент.