Наръчник за оцеляване при данъците в електронната търговия за онлайн продавачи

Управлението на онлайн бизнес може да изглежда просто в началото: публикувате продукти, привличате трафик и започвате да продавате. Данъчната страна е по-сложна. Продавачите в електронната търговия трябва да се справят с данък върху доходите, данък върху продажбите, приспадания, проследяване на наличностите, избор на правна форма и водене на отчетност в няколко щата и платформи.

Това ръководство разглежда основните данъчни въпроси, пред които са изправени онлайн продавачите, и показва как да изградите по-чиста и по-изрядна структура още от първия ден. Ако стартирате магазин или формализирате вече съществуващ, учредяването на подходяща бизнес форма навреме може да намали объркването и да ви помогне да отделите бизнес задълженията от личните финанси.

Защо данъците в електронната търговия заслужават ранно внимание

Много основатели чакат данъчния сезон, за да мислят за съответствието с изискванията. Това е грешка. Бизнесите в електронната търговия могат да породят данъчни задължения в повече от един щат, особено когато наличности, служители, складове или клиенти са разположени в различни части на страната.

Най-честите проблеми идват от:

• Смесване на лични и бизнес разходи
• Пренебрегване на данъчен nexus върху продажбите в нови щати
• Липса на проследяване на наличностите и себестойността на продадените стоки
• Пропускане на приспадания, защото касовите бележки и отчетите не са пълни
• Избор на бизнес структура без да се отчита данъчното отчитане

Малко планиране предварително обикновено е по-евтино от поправянето на избегнати грешки по-късно.

Изберете правилната бизнес структура

Структурата на вашата фирма влияе върху защитата от отговорност, данъчното третиране и колко лесно е да поддържате бизнес финансите организирани.

Едноличен търговец

Това е най-простата структура, но не предлага отделяне на отговорността между вас и бизнеса. За продавачите в електронната търговия това може да е рисковано, ако се занимавате със спорове с клиенти, връщания, chargeback-и, претенции за продуктите или проблеми с доставчици.

LLC

Дружество с ограничена отговорност често е най-практичната отправна точка за онлайн продавачи. LLC може да помогне да отделите личните си активи от бизнес операциите, като същевременно ви дава гъвкавост в данъчното облагане.

В зависимост от начина, по който се облага, едно LLC може да се третира като:

• Пренебрегвано лице за едноличен бизнес
• Партньорство при повече от един собственик
• S корпорация или C корпорация, ако е избрано и е подходящо

За много основатели LLC е най-изчистената структура за стартиране, защото е по-лесна за управление от корпорация, като същевременно осигурява професионална правна рамка.

Корпорация

Корпорацията може да има смисъл в някои случаи, особено когато компанията планира да набира капитал, да добавя акционери или да следва по-формална данъчна стратегия. Въпреки това много малки продавачи в електронната търговия не се нуждаят от такава сложност в началото.

Къде се вписва Zenind

Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнеси в САЩ чрез опростен процес, което улеснява създаването на правната основа за онлайн магазин, преди данъчните и комплайънс въпросите да се натрупат.

Разберете основните данъци, които засягат електронната търговия

Съответствието с данъчните изисквания в електронната търговия не е един данък. То е комбинация от няколко задължения.

Данък върху доходите

Данъкът върху доходите се прилага върху печалбата на вашия бизнес, а не само върху приходите от продажби. Печалбата се изчислява след приспадане на допустимите бизнес разходи от брутния доход.

Това означава, че точната счетоводна отчетност е важна. Ако данните ви са непълни, може да платите повече или да отчетете по-нисък доход.

Данък върху продажбите

Данъкът върху продажбите е една от най-объркващите области за онлайн продавачите. В много щати задължението за събиране и внасяне на данък върху продажбите зависи от nexus, който може да се създаде чрез:

• Физическо присъствие, като офис или склад
• Наличности, съхранявани във фулфилмънт център
• Служители или независими изпълнители в даден щат
• Икономическа активност, която надхвърля прага на щата

Ако продавате чрез Shopify, Amazon, Etsy или друга marketplace платформа, не приемайте, че платформата поема всичко. Някои платформи събират и внасят данъка в определени ситуации, но отговорността все пак може да варира според щата и типа транзакция.

Данък за самонаети лица

Ако работите като едноличен търговец или еднолично LLC, облагано като пренебрегвано лице, доходът от бизнеса ви може също да подлежи на данък за самонаети лица.

Авансови данъци

Повечето малки бизнес собственици нямат удържани данъци от бизнес приходите си. Вместо това може да се наложи да правят тримесечни авансови плащания, за да избегнат санкции.

Проследявайте наличностите правилно

Наличностите са основен въпрос за бизнеси, които продават продукти. Непродаденият инвентар може да повлияе както на паричния поток, така и на данъчната отчетност.

Нуждаете се от система, която проследява:

• Начални наличности
• Покупки и разходи за доставка
• Продадени единици
• Крайни наличности
• Повредени, изгубени или остарели артикули

Тази информация влиза в себестойността на продадените стоки, която намалява облагаемия доход. Ако отчетите за наличностите ви са неорганизирани, приспаданията ви може да са неточни.

Непродадени наличности и отписвания

Не всеки продукт, който стои на рафта, може да бъде приспаднат веднага. Данъчното третиране зависи от това дали артикулът все още е част от наличностите, повреден, остарял, дарен или по друг начин изведен от употреба.

Работете с квалифициран данъчен специалист, преди да правите агресивни отписвания. Документацията има по-голямо значение от предположенията.

Приспадания, които продавачите в електронната търговия често пропускат

Добрата стратегия за приспадане не означава разтягане на правилата. Тя означава да отчетете законните разходи, които вече правите, за да управлявате бизнеса.

Често срещани приспадания са:

• Разходи за хостинг на сайта и домейн
• Такси за e-commerce платформа
• Такси за обработка на плащания
• Продуктови мостри и разходи за тестване
• Опаковки и консумативи за доставка
• Разходи за реклама и маркетинг
• Абонаменти за софтуер
• Бизнес застраховка
• Професионални услуги като правна, данъчна и счетоводна подкрепа
• Офис разходи и разходи за домашен офис, когато са допустими
• Пътувания, пряко свързани с бизнес операциите

Приспадане за домашен офис

Ако управлявате бизнеса си от обособено пространство в дома си, може да имате право на приспадане за домашен офис. Пространството трябва да се използва редовно и изключително за бизнес.

Разходи за маркетинг и съдържание

Много основатели забравят да проследяват такси за агенции, създаване на съдържание, рекламни разходи, плащания към инфлуенсъри и творчески инструменти. Те могат бързо да се натрупат и често са напълно приспадаеми, когато са правилно документирани.

Професионални такси

Услуги по учредяване, счетоводна подкрепа и подготовка на данъчни декларации също могат да бъдат приспадаеми бизнес разходи в много случаи.

Поддържайте изрядна документация от първия ден

IRS не се интересува дали бизнесът ви е малък, нов или се управлява от лаптоп. Интересува го дали документите ви подкрепят данните в декларацията.

Една проста система за отчетност трябва да обхваща:

• Приходи по канал и платформа
• Касови бележки за всички основни покупки
• Банкови и картови извлечения
• Пътни или транспортни дневници, когато е приложимо
• Фактури и договори с доставчици
• Подавания и потвърждения за плащане на данък върху продажбите
• Данни за заплати, ако имате персонал
• Отчети за наличностите и корекции

Ако някога ви направят одит, организираната документация може да спести време, пари и стрес.

Отделете бизнес и лични финанси

Един от най-лесните начини да създадете данъчни главоболия е да използвате една сметка за всичко.

Отворете отделна бизнес банкова сметка и използвайте бизнес платежни инструменти, когато е възможно. Това улеснява счетоводството и помага да се поддържа разграничението между вас и компанията.

Чистото разделение е важно и когато искате да запазите защитата от отговорност, която идва с LLC или корпорация.

Разберете щатския nexus, преди да се превърне в проблем

Nexus е връзката между вашия бизнес и даден щат, която може да създаде данъчни задължения.

За онлайн продавачите nexus може да възникне по-бързо от очакваното. Може да го създадете чрез:

• Изпращане на наличности в склад в друг щат
• Пускане на реклами, наемане на изпълнители или откриване на отдалечен офис там
• Постигане на праг на продажбите в щата
• Участие в събития или временни операции

След като nexus съществува, може да се наложи да се регистрирате, да събирате данък върху продажбите, да подавате декларации или да поддържате допълнителна документация.

Ако магазинът ви расте бързо, преглеждайте риска от nexus редовно, вместо да чакате известие.

Изградете данъчен календар

Закъснелите подавания често се случват, защото основателите не поддържат прост календар за съответствие.

Вашият календар трябва да включва:

• Крайни срокове за подаване на данък върху продажбите
• Дати за авансови данъчни плащания
• Крайни срокове за годишни отчети
• Подновяване на бизнес лицензи
• Крайни срокове за данъци върху заплатите, ако са приложими
• Годишно изчистване на счетоводството

Календарът не премахва работата, но предотвратява избегнати санкции.

Използвайте правилните системи за подкрепа

Управлението на данъците в електронната търговия е по-лесно, когато инструментите ви работят заедно.

Помислете за стек, който включва:

• Счетоводен софтуер
• Софтуер за проследяване на наличностите
• Инструменти за автоматизация на данъка върху продажбите
• Бизнес банкова сметка
• Система за съхранение на документи за касови бележки и декларации
• Професионална подкрепа за учредяване, данъчно подаване и съответствие

Целта не е да усложните бизнеса си. Целта е да направите бек офиса достатъчно предвидим, така че растежът да не разруши процеса ви за съответствие.

Практически стартов контролен списък за нови продавачи

Ако започвате сега, използвайте този контролен списък като база:

1. Учредете правилната бизнес форма.
2. Отворете отделна бизнес банкова сметка.
3. Настройте счетоводството от първия ден.
4. Проследявайте наличностите и разходите последователно.
5. Проверете nexus за данък върху продажбите в щатите, в които оперирате.
6. Съхранявайте касови бележки и фактури в една организирана система.
7. Запишете крайните си срокове за подаване.
8. Прегледайте данъчната стратегия преди пика на сезона.

Заключителни мисли

Успехът в електронната търговия зависи не само от трафика, конверсиите и избора на продукти. Данъчното съответствие е част от оперативния модел. Продавачите, които структурират бизнеса си правилно, проследяват внимателно разходите и стоят преди задълженията за данък върху продажбите, са по-добре позиционирани да растат с по-малко изненади.

Ако стартирате онлайн магазин, учредяването на LLC може да бъде силна първа стъпка към по-организиран и по-изряден бизнес. Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнес структури в САЩ, за да могат да преминат от идея към дейност с по-здрава основа.