EIN за организации с нестопанска цел: изисквания, специални съображения и как да кандидатствате

Създаването на организация с нестопанска цел е сериозен ангажимент. Преди да можете да откриете банкова сметка, да подадете заявление за освободен от данъци статут, да наемете персонал или да кандидатствате за грантове, вашата организация трябва да има подходяща федерална данъчна идентификация. За повечето организации с нестопанска цел в Съединените щати това означава да получите Employer Identification Number, или EIN.

EIN е повече от формалност. Това е номерът, който IRS използва, за да идентифицира вашата организация за данъчни цели и целите на отчетността. Дори ако вашата организация с нестопанска цел няма служители, тя обикновено пак се нуждае от EIN, за да работи ясно и професионално. Ако създавате корпорация с нестопанска цел, тази стъпка трябва да бъде в ранния ви контролен списък.

Това ръководство обяснява какво е EIN, защо организациите с нестопанска цел се нуждаят от него, каква информация трябва да имате преди да кандидатствате и кои специални съображения могат да повлияят на заявлението ви.

Какво е EIN?

EIN е деветцифрен федерален данъчен идентификационен номер, издаван от IRS. Той се използва за идентифициране на бизнес или организация по същия начин, по който номерът на социална ос идентифицира физическо лице.

За организациите с нестопанска цел EIN обикновено се използва за:

• Откриване на бизнес банкова сметка
• Подаване на федерални данъчни формуляри
• Кандидатстване за освободен от данъци статут по 501(c)(3)
• Наемане на служители и обработка на заплати
• Получаване на грантове и дарения
• Настройване на акаунти при доставчици, доставчици на payroll услуги и платежни процесори

Организацията с нестопанска цел може да не е традиционен бизнес, но въпреки това се нуждае от ясна правна и финансова идентичност. EIN помага да се отдели организацията от нейните основатели, членове на управлението и служители.

Защо организациите с нестопанска цел се нуждаят от EIN

EIN за организация с нестопанска цел подпомага както спазването на изискванията, така и оперативната дейност. На практика той позволява на организацията да функционира като отделно юридическо лице.

1. Банково и финансово обслужване

Повечето банки изискват EIN, преди да открият сметка на името на организацията с нестопанска цел. Без отделна сметка е много по-трудно да се проследяват дарения, разходи и ограничени средства.

2. Данъчни заявления за освободен от данъци статут

Ако вашата организация планира да търси федерално освобождаване от данъци, IRS ще изисква EIN като част от процеса на кандидатстване. Това е един от първите идентификатори, свързани с официалното досие на организацията.

3. Заплати и наемане на персонал

Ако вашата организация с нестопанска цел наема служители, EIN се използва за отчитане на заплати, удържане на данъци и подаване на формуляри, свързани с payroll. Дори организации, които разчитат на доброволци, с времето може да се нуждаят от служители или независими изпълнители.

4. Грантове и дарения

Организации, които отпускат грантове, фондации и големи дарители, често искат EIN, за да проверят вашата организация. Това добавя доверие и помага да се потвърди, че вашата организация с нестопанска цел е легитимно юридическо лице.

5. Отношения с доставчици и платежни услуги

Платежни процесори, счетоводни системи, застрахователи и доставчици могат да поискат EIN, за да настроят акаунти или да завършат проверки за съответствие.

6. Разделяне на бизнеса и контрол на риска

Поддържането на финансите на организацията отделно от личните финанси помага да се защити организацията и улеснява отчетността. Това разделяне започва с EIN и правилните документи за учредяване.

Специални съображения за организации с нестопанска цел

Кандидатстването за EIN е сравнително лесно, но организациите с нестопанска цел трябва да обърнат внимание на няколко подробности, които често създават объркване.

Уверете се, че организацията е правилно учредена

Преди да кандидатствате, вашата организация с нестопанска цел обикновено трябва да бъде учредена съгласно законодателството на съответния щат. Това често означава подаване на учредителни документи към съответната държавна агенция.

Вашата организация също трябва да има ясно юридическо име, пощенски адрес и определена отговорна страна. Ако тези данни не съвпадат между документите за учредяване и данъчното заявление, могат да възникнат забавяния.

Изберете правилната отговорна страна

IRS изисква посочване на отговорна страна при издаване на EIN. Това обикновено е основният служител, основателят или друго лице, което контролира или ръководи организацията.

За организациите с нестопанска цел тази роля трябва да бъде определена внимателно. Подадената информация трябва да е точна, защото тя става част от федералното досие на организацията.

Използвайте точното юридическо име

Юридическото име на организацията в заявлението за EIN трябва да съвпада с името в държавните документи за учредяване. Малки разлики могат да създадат избегаеми проблеми по-късно при откриване на сметки или подаване на документи.

Разберете връзката със статута на освободена от данъци организация

EIN не е същото като освободен от данъци статут. Това е просто федералният идентификационен номер на организацията.

Ако вашата организация с нестопанска цел иска признаване по раздел 501(c)(3) или друга категория освобождаване, ще трябва да подадете отделно заявление до IRS. EIN е една от първите стъпки в този процес, а не последната.

Подгответе устав и документи за учредяване

Макар че уставът невинаги е задължителен за самото заявление за EIN, той е важен за цялостната структура на съответствие на организацията с нестопанска цел. Също така трябва да поддържате организирани и лесно достъпни учредителните документи и всички вътрешни управленски записи.

Внимавайте при множество заявления

Ако вашата организация с нестопанска цел също се регистрира в щатски офис за благотворителни организации, кандидатства за данъчно освобождаване или настройва payroll, уверете се, че информацията е последователна във всички заявления. Несъответстващи данни могат да забавят одобренията и настройката на акаунти.

Какво ви е нужно преди да кандидатствате

Заявлението към IRS е много по-лесно, когато предварително сте подготвили информацията си.

Съберете следното:

• Юридическо име на организацията с нестопанска цел
• Пощенски адрес
• Име на отговорната страна и неин/негов данъчен идентификационен номер
• Щат на учредяване
• Тип на юридическото лице
• Причина за кандидатстване
• Дата на учредяване или придобиване на организацията
• Основни дейности на организацията с нестопанска цел

За повечето организации подготвянето на тези елементи преди започване предотвратява ненужни прекъсвания.

Как да кандидатствате за EIN

Повечето организации с нестопанска цел кандидатстват за EIN чрез IRS. В много случаи онлайн заявлението е най-бързият вариант, докато пощата и факсът остават алтернативи при нужда.

Онлайн заявление

Онлайн заявлението обикновено е най-бързият метод. Ако организацията и отговорната страна отговарят на изискванията на IRS, EIN може да бъде издаден незабавно след завършване на заявлението.

Този вариант е особено полезен, когато трябва бързо да откриете банкова сметка, да подадете заявление за данъчно освобождаване или да финализирате настройките.

Заявление по поща или факс

Ако онлайн подаването не е налично или не е практично, организацията може да попълни Form SS-4 и да го изпрати по пощата или по факс. Този начин отнема повече време, така че е най-подходящ, когато срокът не е спешен.

Помощ от трета страна

Някои основатели предпочитат да използват услуга за учредяване или професионална подкрепа, която да се погрижи за процеса по EIN, особено когато организацията с нестопанска цел се създава едновременно с други задачи по настройката на юридическото лице.

Това може да бъде полезно, когато:

• Основателите са нови в учредяването на юридически лица в САЩ
• Организацията трябва да действа бързо
• Информацията за отговорната страна все още се уточнява
• Организацията с нестопанска цел се учредява заедно с банкови и съответствени настройки

EIN и статут 501(c)(3)

Много хора бъркат EIN със статута на организация с нестопанска цел, освободена от данъци. Те са свързани, но не са едно и също нещо.

EIN идентифицира организацията. Данъчното освобождаване показва как IRS третира организацията за целите на федералния данък върху дохода.

Ако целта ви е да станете обществена благотворителна организация по 501(c)(3) или друг вид освободена организация, ще трябва да завършите отделното заявление към IRS след като организацията бъде учредена и EIN бъде издаден.

Това заявление може да изисква:

• Учредителни документи
• Устав
• Описание на дейностите
• Финансова информация
• Данни за управлението
• Такси за подаване към IRS, в зависимост от използвания формуляр

Тъй като процесът за данъчно освобождаване е по-подробен, е разумно да поддържате документите за учредяване точни от самото начало.

Чести грешки, които да избягвате

Няколко прости грешки могат да забавят заявлението за EIN или да създадат допълнителна работа по корекции по-късно.

Използване на грешно име на юридическото лице

Юридическото име трябва да съвпада с подаденото в щатските документи. Ако заявлението използва прякор, съкращение или остаряло име, това може да доведе до несъответствия.

Въвеждане на грешна отговорна страна

IRS очаква реално лице, което има правомощия над организацията с нестопанска цел. Не използвайте това поле като временно решение.

Кандидатстване преди организацията да е учредена

В повечето случаи юридическото лице трябва вече да съществува в правен смисъл, преди да кандидатствате за EIN. Започнете с учредяването, а след това преминете към данъчната идентификация.

Смесване на лична и организационна информация

Организацията и отговорната страна са отделни. Поддържайте записите ясни и не ги смесвайте при изграждането на банкови, данъчни или payroll акаунти.

Пренебрегване на бъдещото използване

Мислете отвъд самото заявление. EIN ще се използва в банкиране, набиране на средства, payroll и данъчна отчетност. Уверете се, че структурата, която създавате днес, ще работи и когато организацията се разрасне.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на основателите да учредяват бизнес структури в САЩ чрез опростен процес и практическа подкрепа. За основателите на организации с нестопанска цел това означава по-лесно управление на първоначалните стъпки, така че организацията да може да продължи към банкови услуги, подаване на документи и съответствие с по-малко затруднения.

Ако изграждате корпорация с нестопанска цел, Zenind може да ви помогне да се организирате с правилния процес на учредяване и да се подготвите за етапа с EIN с по-малко забавяния. Това е особено полезно, когато екипът на основателите е малък, срокът е кратък или документите трябва да бъдат подадени правилно от първия път.

Заключителни мисли

EIN е една от най-важните ранни стъпки за организация с нестопанска цел. Той помага да се установи федералната идентичност на организацията, подпомага банковите услуги и payroll и създава основа за кандидатстване за данъчно освобождаване и дългосрочно съответствие.

Ако стартирате организация с нестопанска цел, третирайте EIN като част от основата, а не като нещо второстепенно. Учредете юридическото лице, съберете правилната информация и се уверете, че заявлението съвпада с вашите щатски и IRS записи.

Чистата настройка в началото може да спести време, да намали затрудненията и да улесни фокуса върху мисията напред.