Как новите собственици на ресторанти могат да започнат да приемат кредитни карти

Приемането на кредитни карти е едно от първите оперативни решения, които много основатели на ресторанти трябва да вземат. Клиентите го очакват, сервитьорите разчитат на него, а съвременното счетоводство зависи от него. За един нов ресторант правилната система за приемане на карти може да увеличи продажбите, да опрости боравенето с пари в брой и да намали затрудненията при плащане.

Ключът е да подхождате към обработката на плащанията като към част от по-широкото изграждане на бизнеса. Преди да изберете терминал или да подпишете договор за обработка, уверете се, че ресторантът ви е правилно структуриран, банковите ви отношения са уредени и политиките ви са ясни. Тази ранна подготовка може да спести време, да намали таксите и да избегне предотвратими проблеми със съответствието по-късно.

Защо приемането на кредитни карти е важно за новите ресторанти

Много посетители вече приемат, че могат да платят с карта, устройство за безконтактно плащане или мобилен портфейл. Ако не могат, може да поръчат по-малко, да пропуснат удобството на бакшиша или просто да си тръгнат. За ресторант, който се стреми да изгради постоянна клиентела, ограничените начини на плащане могат да се превърнат в реална пречка.

Приемането на карти може също така да помогне за:

• По-висока средна стойност на сметката, тъй като гостите не са ограничени от наличните пари в портфейла си
• По-бързо освобождаване на масите, когато плащанията се обработват бързо
• По-ясно счетоводство, защото картовите транзакции се съгласуват по-лесно от плащанията в брой
• По-добро клиентско изживяване за групи, които разделят сметки или плащат с мобилни портфейли
• По-лесно разширяване към онлайн поръчки, доставка и вземане за вкъщи

Все пак приемането на карти не е безплатно. Таксите за обработка, разходите за оборудване, оспорените плащания и управлението на възстановяванията влияят върху маржа. Новите собственици трябва да разглеждат настройката на плащанията като бизнес решение, а не просто като техническа задача.

Започнете с основата на бизнеса

Преди един ресторант да започне да приема плащания с карта, самият бизнес трябва да бъде правилно създаден. Обработващите компании и банките обикновено искат да видят легално юридическо лице, данъчен идентификационен номер и бизнес банкова сметка.

За много основатели това означава:

• Учредяване на LLC или корпорация
• Получаване на EIN
• Откриване на отделна бизнес банкова сметка
• Регистриране за държавните и местните данъчни изисквания
• Поддържане на организирани документи за собственост и вътрешни одобрения

Ако все още сте във фазата на учредяване, услуги като Zenind могат да помогнат на предприемачите да регистрират компания, да организират документите по учредяването и да подготвят бизнеса за банкови и доставчици onboarding процеси. Чистата настройка улеснява кандидатстването за merchant services и поддържа бизнес и лични финанси отделени от самото начало.

Изберете правилния модел за обработка на плащания

Не всички обработващи компании работят по един и същ начин. Разбирането на ценовия модел преди да се регистрирате е един от най-добрите начини да контролирате разходите.

Плоско тарифно ценообразуване

Плоското тарифно ценообразуване начислява една процентна ставка и фиксирана такса за всяка транзакция. Лесно е за разбиране и може да работи добре за много малки или току-що отворени ресторанти, които искат проста фактура.

Недостатъкът е, че плановете с плоска ставка често са по-скъпи при по-големи сметки или при по-висок обем операции. Удобството може да има по-висока цена.

Ступенесто ценообразуване

Ступенестото ценообразуване групира транзакциите в категории като qualified, mid-qualified и non-qualified. Проблемът е, че правилата за всяко ниво невинаги са прозрачни и действителната цена може да е трудна за предвиждане.

Този модел често е по-неблагоприятен за собственици на ресторанти, които искат ясна видимост върху всеки компонент от таксата.

Interchange-plus ценообразуване

Interchange-plus ценообразуването отделя разхода на картовата мрежа и банката издател от надценката на обработващия доставчик. За много ресторанти това е най-прозрачният модел и често най-изгодният в дългосрочен план.

Той е особено полезен, когато обемът на транзакциите расте и собственикът иска да разбере точно какво се начислява.

Разберете основните такси

Собствениците на ресторанти трябва да познават основните категории такси, преди да сравняват доставчици.

Interchange такси

Тези такси се определят от картовите мрежи и се плащат на банката, издала картата. Те обикновено са най-голямата част от разхода за обработка.

Такси за оценка или мрежови такси

Картовите брандове могат да начисляват допълнителни такси, свързани с мрежата, за поддръжка на платежната инфраструктура.

Надценка на обработващия доставчик

Това е таксата, която начислява самият обработващ доставчик на плащания. Това е най-лесно подлежащата на договаряне част от споразумението и основното място, където ресторантите могат да сравняват оферти.

Разходи за хардуер и софтуер

POS терминали, таблети, принтери, kitchen display системи и софтуерни абонаменти могат да добавят текущи или първоначални разходи.

Такси при оспорване и възстановяване

Ресторантите трябва да разберат какво се случва, когато гост оспори плащане или когато се наложи възстановяване след оплакване или анулиране.

Изберете правилната POS система

Една ресторантска POS система прави повече от това да приема плащания. Тя често свързва обслужването, кухнята и счетоводните системи в един работен процес.

Когато оценявате POS система, търсете:

• Поддръжка на tap, swipe, chip и мобилни портфейли
• Управление на маси и функционалност за разделяне на сметки
• Подсказки за бакшиши и управление на възнагражденията
• Интеграция с инструменти за инвентар и заплати
• Отчети, които улесняват ежедневното съгласуване
• Съвместимост с вашия обработващ доставчик и хардуер
• Интеграции за онлайн поръчки или доставка, ако са необходими

Най-добрата система за малко кафене може да не е най-добрата за ресторант с пълно обслужване. Съобразете инструмента с реалния си бизнес модел.

Изградете политики преди отваряне

Ясните вътрешни политики помагат да се избегне объркване още от първия ден.

Управление на бакшиши

Решете как бакшишите ще се събират, отчитат и разпределят. Политиката трябва да е в съответствие със законите за заплащане и труд във вашия щат.

Възстановявания и анулирания

Обучете персонала кога се допуска възстановяване, кой може да го одобри и как трябва да се записват анулиранията.

Ценообразуване в брой срещу карта

Ако планирате да предлагате отстъпки за плащане в брой или надбавки за плащане с карта, уверете се, че подходът е разрешен там, където работите, и че табелите са съобразени с изискванията.

Правила за разписки и водене на записи

Съхранявайте транзакционните записи, дневните отчети от приключване и отчетите от обработващия доставчик, за да бъде съгласуването бързо и точно.

Намалете разходите за обработка, без да жертвате обслужването

Ресторантите често могат да намалят ефективните разходи за обработка, като управляват начина, по който се обработват транзакциите.

Полезни практики включват:

• Насърчаване на плащания с карта на място, когато е възможно
• Използване на chip или tap плащания вместо въвеждане на данни ръчно
• Поддържане на сигурността на картовите данни, за да се намали рискът от измами
• Преглед на месечните извлечения за скрити такси или дублирани начисления
• Договаряне на надценката на обработващия доставчик при увеличаване на обема на транзакциите
• Избягване на лизинг на оборудване, който струва повече във времето от директна покупка

Малките оперативни решения могат да имат значително въздействие в рамките на една година.

Защитете бизнеса от измами и chargeback-и

Ресторантите не са имунизирани срещу измами, спорове по плащания или така наречените friendly chargebacks. Една проста стратегия за превенция може да спести време и пари.

Най-добрите практики включват:

• Проверка на необичайни или високостойностни поръчки с повишено внимание
• Съхраняване на подписани или електронни разписки, когато това е необходимо
• Използване на EMV-совместими терминали и токенизирани платежни системи
• Обучение на персонала да разпознава подозрително поведение
• Съхраняване на записите за поръчки при доставка и вземане за вкъщи
• Бърза реакция при спорове с пълна документация

Chargeback-ите се защитават по-лесно, когато бизнесът поддържа организирани записи от самото начало.

Подгответе се за онлайн и мобилни поръчки

Много ресторанти вече приемат плащания извън основния щанд. Онлайн поръчките, вземането от тротоара, приложенията за доставка и връзките за мобилно плащане зависят от платежна система, която може да обработва дистанционни транзакции.

Ако вашият ресторант планира да расте в тази посока, изберете инструменти, които могат да поддържат:

• Card-not-present транзакции
• Сигурни страници за плащане
• Дигитални разписки
• Проследяване и съгласуване на поръчки
• Интеграция с вашия уебсайт или платформа за поръчки от трети страни

Гъвкавата платежна система улеснява бъдещото разширяване.

Контролен списък за стартиране за нови собственици на ресторанти

Преди да приемете първото плащане с карта, потвърдете следното:

• Юридическото лице е учредено и е в добро състояние
• EIN и бизнес банковата сметка са активни
• Заявлението за merchant account е одобрено
• Процентите за обработка и условията по договора са прегледани
• POS хардуерът е инсталиран и тестван
• Персоналът е обучен на работните процеси при плащане
• Политиките за бакшиши, възстановявания и chargeback-и са документирани
• Настройките за сигурност и потребителските права са конфигурирани
• Тестовите транзакции са преминали успешно

Внимателното стартиране намалява оперативните грешки, когато ресторантът е натоварен.

Как Zenind се вписва тук

За много основатели обработката на плащания е само една част от откриването на ресторант. Бизнесът също се нуждае от правилната правна структура, подкрепа при подаването и административна настройка, за да работи гладко.

Zenind помага на предприемачите да изградят тази основа, като подпомага учредяването на компания и свързаните с него стартиращи задачи. Когато юридическото лице е организирано правилно, много по-лесно е да се открие бизнес банкова сметка, да се кандидатства за merchant services и да се управлява ресторант с ясна граница между бизнес и лични финанси.

Тази структура е важна не само за плащанията, но и за дългосрочния растеж, съответствието и доверието на доставчици и финансови партньори.

Заключителни мисли

Приемането на кредитни карти не е просто удобство. За един нов ресторант то е част от базовия оперативен модел. Най-добрите резултати идват от комбинацията между правилна правна структура, правилен обработващ доставчик, правилна POS система и ясни вътрешни политики.

Собствениците, които планират внимателно, могат да намалят таксите, да подобрят клиентското изживяване и да създадат работен процес за плащания, който расте заедно с бизнеса. Колкото по-рано се изградят тези системи, толкова по-гладко ще протекат отварянето и растежът на ресторанта.